Näiden vaiheiden avulla voit kirjoittaa Outlook-sähköpostin nopeasti
Sähköpostien kirjoittaminen on osa useimpien ihmisten jokapäiväistä elämää. On tullut normaalia laatia henkilökohtaisia tai yrityssähköposteja, koska sähköpostiviestinnän edut ovat ilmeisiä. Ennen kaikkea sitä nopeutta, jolla viesti saapuu vastaanottajalle, on vaikea voittaa. Tunnettujen messenger-palveluiden, kuten WhatsAppin tai Telegramin, lisäksi sähköposti on edelleen yksi tärkeimmistä ja hyväksytyimmistä kansainvälisistä viestintävälineistä.
Tämä johtuu myös siitä, että sähköpostin kirjoittaminen vaatii vain vähän vaivaa. Lähes jokaisella on tällä hetkellä oma sähköpostiosoite. Tunnetuin sähköpostiviestintäohjelma on Microsoft Outlook. Miljoonat käyttäjät käyttävät sitä päivittäin sekä Windows -tietokoneiden maksullisessa versiossa että tablet -laitteissa ja älypuhelimissa maksuttomassa versiossa. Perinteisen sähköpostin kirjoittamisen lisäksi Outlookin viestejä voidaan luoda myös mallista. On myös mahdollista tallentaa tekstimoduuleja ja lisätä niitä sähköposteihin, jotta sähköpostit voidaan suunnitella tehokkaammin.
Video -opetusohjelma: sähköpostin kirjoittaminen ja lähettäminen Outlookissa
Kirjoita sähköposti Outlookissa - näin se toimii
Jos haluat kirjoittaa sähköpostiviestin Microsoft Outlookissa, siirry ensimmäisessä vaiheessa "Käynnistä" -välilehdelle. "Käynnistä" -välilehden ylävalikon alueelta löytyy "Uusi" -painike " Uusi ”-painiketta.
Kun napsautat "Uusi sähköposti" -kenttää, uusi ikkuna avautuu. Viesti -ikkunassa voit kirjoittaa ja lähettää uuden postin.
Jos haluat kirjoittaa viestin eri kirjelomakkeelle, valitse "New Items" -painike "New E-Mail" -kohdan sijasta.
"Sähköpostiviesti> Muut paperitavarat" -vaihtoehdossa voit avata ja tallentaa toisen paperitavaran sähköpostin taustaksi.
Valintakentät "Lähettäjä", "Vastaanottaja", "Kopio" ja "Piilokopio" sekä aihe ovat välttämättömiä uuden viestin luomiseksi. Seuraava merkitys on piilotettu yksittäisten kenttien ja lyhenteiden taakse:
|
ala |
merkitys |
|
alkaen |
Kirjoita Lähettäjä -kenttään sähköpostitili, josta viestisi lähetetään. Jos hallinnoit useita tilejä Outlookissa, voit valita, mistä tilistä sähköposti lähetetään. |
|
Klo |
Vastaanottajan sähköpostiosoite on kirjoitettava Vastaanottaja -kenttään. Nimien järjestys sähköpostiosoitteita valittaessa voidaan näyttää aakkosjärjestyksessä Vastaanottaja-kentässä. Kärki: Microsoft Outlook tallentaa kaikki syötetyt sähköpostiosoitteet ns. Automaattisen täydennyksen luetteloon. Ohjelmisto ehdottaa tallennettujen tietojen perusteella sopivia osoitteita, kun syötät ne. Ilmaiset työkalut voivat auttaa muokkaamaan automaattisen täydennyksen luetteloa. |
|
Kopio |
Lyhenne "Cc" tarkoittaa kirjaimellisesti "kopiota" ja tarkoittaa kopiota saksaksi. Jos vastaanottaja vastaanottaa viestin kopiossa, käy selväksi, ettei hän ole päävastaanottaja. |
|
Piilokopio |
"Piilokopio" -kenttä tarkoittaa kirjaimellisesti "sokea kopio." Englanninkielinen termi voidaan kääntää "piilotetuksi tai näkymättömäksi kopioksi". Jos sähköpostiosoite on syötetty Piilokopio-kenttään, muut viestin vastaanottajat eivät näe, kenelle sähköposti on lähetetty. Jos haluat jälkikäteen tietää, mitkä vastaanottajat ovat saaneet sinulta sähköpostiviestin Piilokopiossa, siirry sähköpostin ominaisuuksien "Tiedot" -valintakenttään. |
|
viite |
Viestin aihe näyttää viestin aiheen tai "punaisen säikeen". On hyvä lomake täyttää "Aihe" -kenttä ymmärrettävällä otsikolla. Jos viestiin ei kirjoiteta aihetta, vastaanottajan roskapostisuodatin voi aiheuttaa sen, että posti tunnistetaan ja lajitellaan roskapostiksi. Kun aiheessa on ymmärrettävä tunniste tai lyhenne, voit näyttää vastaanottajalle viestin tärkeyden. Lyhenteet osoittavat, että tämä on yksinomaan tietoposti, kysely tai tilaus. |
Mainittujen kenttien lisäksi, jotka ovat välttämättömiä viestin lähettämiselle, jokainen sähköposti tarvitsee erityistä sisältöä.
Tämä voidaan kirjoittaa yksitellen viestin tekstikenttään. Kun napsautat tekstikenttää, kohdistin ilmestyy näytön ensimmäiselle riville. Tämän seurauksena sähköposti voi koostua nimenomaan tekstistä tai muista tyylielementeistä. Seuraavat muotoiluvaihtoehdot ovat käytettävissä Viesti -välilehdellä:
Kopioi kuvat ja teksti leikepöydältä
Voit kopioida elementtejä, tekstiä tai kuvia leikepöydältä ja samalla kopioida tekstin muodon, esimerkiksi fontin, sähköpostiisi. Kuvia ja grafiikkaa voidaan lisätä tekstiin tai liittää sähköpostiviestiin liitetiedostona. Jos kuva on liian suuri ja sen tiedostokoko on useita megatavuja, voit pienentää tiedoston kokoa Outlookissa. Tämä toimii merkitsemällä lisättävä kuva ja muokkaamalla kuvan liitteitä "Tiedosto" -välilehden "Tiedot" -välilehdellä. Tiedosto pienennetään automaattisesti napsauttamalla valintakenttää "Säädä suurten kuvien kokoa viestin lähettämisen aikana".
Upota vastaanottajien muistutukset sähköposteihin ja lainaa oikein
Viesti -välilehden Flag for Recipients -komento on riittävä työkalu, jonka avulla voit automaattisesti muistuttaa vastaanottajia vastaamaan sinulle. Tämä toimenpide säästää yhden tai useamman muistutusviestin.
Sen sijaan, että lainaisit jokaista sähköpostiviestiä kokonaisuudessaan, kun vastaat ja liität sisältöä, voit määrittää Outlookissa, että vain viimeinen sähköposti on liitetty. Tämäntyyppinen sähköpostin lähettäminen on monissa tapauksissa tehokkaampaa ja auttaa pitämään asiat selkeinä.
Esiasetettua lyhennettä "FW:", joka tarkoittaa "eteenpäin" sähköpostiviestinnässä, voidaan muuttaa ja alkuperäinen teksti voidaan tunnistaa esimerkiksi sisennyksellä tai erikoismerkeillä.
"Teksti" -valikko - yksittäisen muotoilun komentokeskus
Jos kirjoitat tekstikenttään henkilökohtaista tekstiä, löydät "Teksti" -valikosta erilaisia painikkeita tekstin muotoiluun. Sen lisäksi, että teksti näkyy lihavoituna, kursivoituina ja alleviivattuna, voit lisätä luettelomerkkejä tai numerointeja. Voit myös päättää, haluatko tekstin olevan keskitetty, oikealle, oikealle vai vasemmalle ja mitä väriä ja fonttia käytetään. Jos Outlook poistaa rivinvaihdot tavallisista tekstiviesteistä ilman HTML-muotoilua, asetusten muuttaminen auttaa ratkaisemaan tämän ongelman.
"Lisää" -valikko - liitä viesteihin liitteet ja käyntikortit
Valikkokohdassa "Lisää" voit lisätä tiedoston tai elementin sähköpostisi liitteeksi. Voit myös lähettää vastaanotetut sähköpostit liitetiedostona. Tämä voi olla välttämätöntä, kun lähetät sähköpostitse yritysasiakirjoja PDF -muodossa tai tärkeitä piirustuksia.
Jos haluat varmistaa, että jokaisella sähköpostitse vastaavalla henkilöllä on nykyiset yhteystietosi, voit liittää ne automaattisesti jokaiseen sähköpostiin digitaalisen käyntikortin (vCard) muodossa ja lähettää sen mukana. Lisäksi voit hallita allekirjoituksiasi Lisää -valikon kohdassa. Allekirjoitus on sähköpostin lopussa oleva tekstiosa, joka sisältää tietoja lähettäjästä. Allekirjoituksia vaaditaan laissa yrityssähköposteissa.
Jos haluat myös lisätä nykyisen päivämäärän sähköpostiviestiin, voit lisätä sen pikanäppäimellä ALT + VAIHTO + D.
Sähköpostin merkitseminen ja osuvuuden asettaminen
Microsoft Outlookissa on mahdollista merkitä yksittäiset viestit merkityksellisyyshuomautuksella. Erittäin tärkeät sähköpostit näytetään vastaanottajalle erikseen. Tästä tunnisteesta huolimatta ei ole mitään takeita siitä, että vastaanottaja käsittelee tällä tavalla merkityt sähköpostit nopeammin. Tästä syystä on kiistanalaista, onko merkintä "erittäin tärkeä" järkevä vai onko henkilökohtainen kutsu aikakriittiseen kysymykseen tuottavampi.
Oikeinkirjoitus ja välimerkit - työkalut ammattimaiseen tekstinkirjoitukseen
"Viesti" -välilehden vaihtoehtojen lisäksi "Lisää" ja "Muotoile teksti" -välilehdet tarjoavat lisävaihtoehtoja viestin mukauttamiseen.
Kun kirjoitat tekstiä, on myös tärkeää, että tekstin oikeinkirjoitus ja välimerkit ovat ammattimaisia. Ilmaisu- tai pilkkuvirheet häiritsevät ja vaikuttavat vastaanottajan kielteisesti. Tästä syystä voit tarkistaa tekstin automaattisesti "Tarkista" -välilehdessä "Oikeinkirjoitus ja kielioppi" -valikkokohdassa.
Jos haluat, että oikeinkirjoituksen tarkistus sisällyttää aiheen tekstin lisäksi, sinun on määritettävä tämä Outlook -asetuksissa.
Vanhemmissa Outlook -versioissa Duden -korjaus oli saatavana ammattimaisena korjausohjelmana vaihtoehtona integroidulle oikoluvulle.
"Review" -välilehdessä on myös mahdollisuus, että tietokone lukee tai kääntää tekstin. Tesaurus auttaa sinua löytämään merkityksellisiä synonyymejä tarpeettomille sanoille ja termeille.
Lähetä sähköpostit vastaanottajille "Lähetä" -painikkeen avulla
Kun olet kirjoittanut ja tarkistanut viestisi tekstin, sinun on lähetettävä se viimeisessä vaiheessa. Tämä tehdään teksti-ikkunassa napsauttamalla "Lähetä" -kenttää.
Kun olet napsauttanut Lähetä-kenttää aktivoimatta automaattista tallennustoimintoa, viestisi saapuu vastaanottajan postilaatikkoon muutaman sekunnin kuluessa.
Kärki:
Voi tapahtua, että sähköposti ei tavoita vastaanottajaa sen lähettämisen jälkeen. Useimmissa tapauksissa saat virheilmoituksen palveluntarjoajalta. Tällöin kaikissa Microsoft Outlookin aiemmissa ja nykyisissä versioissa on mahdollisuus lähettää sähköpostiviesti uudelleen vain muutamassa vaiheessa. Tämä toimii napsauttamalla "Lähetä tämä viesti" -painiketta "Viesti" -välilehdessä.
Jos sähköpostiviestejä ei lähetetä ulkomailla ollessasi, tämä voi johtua virheellisistä tiliasetuksista. Tässä tapauksessa on hyödyllistä tarkistaa asetukset ja SMTP -portti.
yhteenveto
Microsoft Outlookin pitkäaikaisille käyttäjille ja kokemattomille käyttäjille on helppo kirjoittaa sähköpostiviesti Microsoft Outlookilla ja lähettää se vastaanottajalle. Koti-välilehden Uusi sähköposti -painike johtaa uuden viestin teksti-ikkunaan. Tämä voidaan muotoilla ja ammattimaistaa linkkien, kuvien ja allekirjoituksen avulla. Muut välilehdet ja vaihtoehdot takaavat, että sähköpostit voidaan koota ja lähettää milloin tahansa. Näin osaava viestintä sähköpostitse on mahdollista sekä ammatillisessa että yksityisessä ympäristössä.
