Outlookin mukauttaminen - vinkkejä ja asetuksia

Näiden vinkkien avulla voit mukauttaa Outlookin

Ohjelmistokäyttäjänä on tärkeää tehdä henkilökohtaisia asetuksia ja mukauttaa ohjelma jatkuvasti. Tämä koskee Microsoft Outlookia ja muita sovelluksia, joita käytetään säännöllisesti ammattimaisessa tai yksityisessä ympäristössä.

Outlookin tietyt asetukset ovat tärkeitä, jotta voit aina nähdä, kuka kirjoitti sähköpostin ja mistä laitteesta se lähetettiin. Lisäksi jokainen Outlook -käyttäjä haluaa pystyä käyttämään ohjelmaa tehokkaasti ja toiminnallisesti.

Microsoft Outlookin työpöytäversion perusmukauttaminen alkaa asennuksella. Outlookin käyttämiseen tarvitaan Microsoft -tili. Microsoft Outlookin on oltava yhteydessä Microsoft -tiliin ensimmäisen asennuksen aikana. Asetuksia voi tarkastella ja muuttaa milloin tahansa siirtymällä "Tiedosto" -välilehteen ja napsauttamalla sitten "Office -tili" -valikkovaihtoehtoa.

Microsoft Outlookin tablet -laitteille tai älypuhelimille tarkoitettu mobiiliversio on ilmainen, eikä sitä tarvitse muokata Office -tilin suhteen.

Personoi Outlook - käytännöllisiä vaihtoehtoja, jotka säästävät aikaa

Office -tilin lisäksi, joka ei ole käytettävissä työpöytäversiossa, on myös muita vaihtoehtoja Microsoft Outlookin mukauttamiseen. Seuraavat vaihtoehdot ja toiminnot ovat käytettävissäsi, jotta voit muokata ohjelmistoa nimikirjainten, nimesi ja muiden asetusten suhteen. Lukualueen tai työpöydän linkkien perusnäkymän lisäksi käytettävissä on lukemattomia muita toimintoja ja vaihtoehtoja.

Voit esimerkiksi valita, että sekä postilaatikkosi että kalenterisi näkyvät samanaikaisesti. Jos työskentelet monta tuntia päivässä Outlookin kanssa ja käytät suurta, korkearesoluutioista näyttöä, on järkevää pitää kaksi Outlook-ikkunaa auki vierekkäin. Tällä tavalla teksti esitetään paremmin ja se on irrotettu muista toiminnoista. Voit esimerkiksi avata kalenterin tai osoitekirjan ja postilaatikon seuraavassa kentässä. Tämä näkymän mukauttaminen antaa sinulle paremman yleiskuvan ja mahdollistaa työskentelyn tehokkaammin.

Tilanne on samankaltainen liitteiden vakiokansion kanssa. Windows 10 -latauskansio on yleensä ehdotettu oletuskansioksi.

Mukauta työkalurivejä ja linkkejä - näin se toimii

Outlookissa on vakiona kaksi työkaluriviä painikkeilla tärkeitä toimintoja varten:

• Vakiotyökalurivi.
• Laajennettu työkalurivi.

Vakiotyökalurivin koostumus riippuu Outlook -moduulista. Kuten kaikissa muissa Office -ohjelmissa, sitä voidaan mukauttaa lisäämällä työkaluriville valikkokomentojen lisäpainikkeita. Periaatteessa voit muokata kaikkia Outlookin työkalurivejä ja räätälöidä ne omien tarpeidesi mukaan. Tämä on hyödyllistä voidakseen työskennellä tehokkaammin ja kohdennetummin.

Tilanne on samanlainen pikanäppäimillä, jotka voit upottaa Windowsin työpöydälle tai Käynnistä -valikkoon tietyn Outlook -moduulin käynnistämiseksi. Käyttäjät, jotka työskentelevät useiden Outlook -profiilien kanssa, voivat käyttää komentokehotteessa olevaa komentoa päättääkseen, millä profiililla Outlook aloitetaan. Jos haluat avata Outlookin useammin samoilla käynnistysparametreilla, on suositeltavaa määrittää vastaava pikakuvake työpöydälle.

Tiedosto -välilehti: Muokkaa automaattisia vastauksia ja lähde lomalle rauhassa

Outlookin toimiston ulkopuolella oleva avustaja on tärkeä sujuvan viestinnän kannalta. Jos et voi lähettää tai vastaanottaa viestejä tietyn ajan kuluessa, automaattiset vastaukset -toiminto on kohdennettu ja tehokas. Jos saat sähköpostiviestin, lähettäjälle ilmoitetaan automaattisesti, kuinka kauan et ole tavoitettavissa ja kuka korvaa sinut. Henkilökohtaiset automaattiset vastaustoiminnot takaavat, että asiakkaat, kiinnostuneet osapuolet tai työtoverit saavat aina tiedon poissaolosta, esimerkiksi lomasta johtuen.

Fonttien mukauttaminen Outlookissa ei ole vaikeaa

Yksi Outlookin suosituimmista mukautusvaihtoehdoista on oletusfonttien mukauttaminen. Jokaisella on erilaiset toiveet viestiensä ulkonäöstä. Tästä syystä on järkevää muokata fontteja tai muita tyylillisiä laitteita. Muutosten toteuttaminen ei ole vaikeaa. Jos työskentelet ilman mallia, fonttia voidaan helposti säätää "Teksti" -valikon "Viesti" -välilehdellä.

Jos käytetään muotoilumalleja, malli on vaihdettava kerran. Lisäksi käytössä olevasta Outlook -versiosta riippuen mallien fontin vaihtamiseen on erilaisia valikkovaihtoehtoja.

Kärki:

Asetuksista riippuen saat sähköpostiviestejä joko pelkkänä tekstinä tai html-muodossa. Jos haluat siirtyä nopeasti HTML -muotoon nähdäksesi sähköpostin tiedot, voit tehdä tämän pikanäppäimellä ALT + VAIHTO + H.

Muokkaa Outlookin näkymäasetuksia - aseta Outlook haluamallasi tavalla

Outlookin vakionäkymän lisäksi sinulla on muita käytännön vaihtoehtoja näytön jakamiseen ja sähköpostien näyttämiseen. Esimerkiksi Outlookin esikatseluikkuna tarjoaa ainutlaatuisen vaihtoehdon. Saapuneet-kansiossa valittujen sähköpostiviestien sisältö näkyy tässä pienessä muodossa, eikä sinun tarvitse avata sähköpostia kaksoisnapsauttamalla.

Muokatut näkymät voidaan nollata milloin tahansa Outlookissa. Tämä voidaan tehdä manuaalisesti tai vaihtoehtoisesti Windows -komennolla. Samaan aikaan voit sijoittaa esikatseluikkunan yksitellen ja näyttää sen esimerkiksi viestiluettelon oikealla tai alapuolella.

Huolimatta käyttäjäystävällisestä näkymästä esikatseluikkunan kautta, jotkut käyttäjät ovat päättäneet poistaa esikatselun käytöstä Outlookissa periaatteessa. Taustalla on riski, että virus tai haittaohjelma tarttuu automaattisesti järjestelmään ennen kuin haitallinen viesti avataan. Jos haluat olla turvassa, voit sulkea esikatseluikkunan, estää ulkoisten kuvien ja sisällön lataamisen tai sallia HTML -sähköpostien näyttämisen vain pelkkänä tekstinä.

Käytä valmiita näkymävaihtoehtoja ja säädä navigointialue - näin se toimii

Ensimmäisten Outlook-versioiden käyttäjät arvostivat monia valmiita näkymävaihtoehtoja, jotka eivät ole enää käytettävissä Outlook 2010: ssä tai nykyisessä Outlook 365 -versiossa. Voit esimerkiksi näyttää vain nykyisen kansion lukemattomat viestit. Mahdollisuus rajoittaa näyttöaikaa ja esimerkiksi näyttää ensisijaisesti viimeisten seitsemän päivän sähköpostiviestejä oli myös hyödyllinen. Huolimatta siitä, että uudemmissa versioissa ei ole esiasetuksia, rakastetut näkymät voidaan määrittää ja tallentaa Outlook 2010: een ja uudempiin versioihin.

Periaatteessa on myös suositeltavaa mukauttaa Outlookin navigointialue henkilökohtaiseen työskentelytapaan. Voit muun muassa näyttää ja piilottaa navigointipalkin, käyttää pikanäppäimiä vaihtaaksesi nopeasti toiseen valikkoon tai määrittää toisen aloituskansion. Kuten postilaatikossa, voit myös ottaa muistilappusi lukualueen käyttöön. Tässä tapauksessa Outlook näyttää valitun muistiinpanon sisällön ikkunan alaosassa.

Aseta kalenteri, tehtävät ja tapaamistoiminnot tarpeidesi mukaan

Voit myös mukauttaa kalenterin Outlookissa ja muun muassa määrittää tapaamisten merkitsemisen väriluokkien järjestyksen. Jos haluat luoda tapaamisen, napsauta tapaamisvalintaikkunan Label -kenttää ja valitse sopiva väri. Voit poistaa kokouspyynnöt automaattisesti postilaatikostasi heti, kun olet vastannut niihin. Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti aktivoitu Outlookissa, ja se voidaan joko deaktivoida tai aktivoida.

Joka tapauksessa sinun tulee laajentaa navigointipalkin linkkiä tiedostojärjestelmään. Hyödyllisten linkkien avulla voit integroida kiintolevyn kansioita tai tiedostoja, joita tarvitaan säännöllisesti. Näiden pikavalintojen avulla voit mukauttaa Outlookin kestävästi.

Määritä säännöt Outlookin automatisoimiseksi

Outlook tarjoaa mahdollisuuden sääntöjen ja makrojen käyttämiseen Outlookin automatisoimiseksi. Säännöt on mukautettava Outlookissa. Voit määrittää kaikki Outlookin säännöt "Säännöt ja ilmoitukset" -valikkokohdan "Tiedosto" -välilehdellä.

Ota työpöytäilmoitukset käyttöön Outlookissa

Jos haluat saada tietoa Outlookista tulevista sähköpostiviesteistä, voit aktivoida työpöytäilmoituksen. Kuinka tehdä se:

1. Outlookissa versioon 2007 asti kutsut komennon "Työkalut, säännöt ja ilmoitukset". Siirry Outlook 2010: ssä kohtaan "Hallitse tiedostoja, sääntöjä ja ilmoituksia".

2. Valitse sääntö ja napsauta "Muuta sääntöä" ja sitten "Muokkaa säännön asetuksia".

3. Napsauta "Seuraava" siirtyäksesi valintaikkunaan, jossa voit valita toiminnot.

4. Tässä aktivoit vaihtoehdon "Näytä työpöytäilmoitus" (sekä "Älä käytä muita sääntöjä", jos tämä vaihtoehto ei ole jo käytössä).

5. Napsauta sitten "Valmis".

Säännöt ovat yksilöllisiä siinä mielessä, että ne suoritetaan vain ohjeiden mukaan automaattisen sovelluksen sijasta. Jos haluat ajaa sääntöjä manuaalisesti, poista valintamerkki säännön nimen edestä viestisäännöistä.

Voit myös lajitella postilaatikkosi automaattisesti sääntöjen avulla. Tässä tapauksessa tietyt ehdot täyttävät sähköpostit määritetään ennalta määriteltyihin luokkiin. Automaattinen arkistointi on yksi Outlookin tärkeimmistä sääntöpohjaisista toiminnoista. Periaatteessa se voidaan mukauttaa erityisesti. Arkistojen nimet voidaan tarvittaessa muuttaa, jotta vältetään irtisanomiset ja ylläpidetään yleiskatsausta. Makroja voidaan käyttää myös automaattisesti sähköpostin siirtämiseen, joka sisältää ennalta määritetyn avainsanan.

Selkeyden säilyttäminen Outlookissa - kuinka helppoa se on

Lisäksi voit valita yksittäisille Outlook-moduuleille, esimerkiksi sähköpostiviesteille tai postilaatikon yksittäisille kansioille, asetukset, jotka poikkeavat vakioasetuksista. Esimerkiksi ”Päiväkirja” -toiminto on mielenkiintoinen. Päiväkirjatoiminnon avulla voit seurata elementtejä, kuten sähköpostiviestejä tai kokouksia Microsoft Outlookissa. Voit myös seurata muita Microsoft Office -tiedostoja, kuten Word -asiakirjoja. Päiväkirjatoiminto on lisäarvostaan huolimatta muistia vaativa. Jos et halua käyttää päiväkirjatoimintoa tai et enää halua käyttää sitä, on suositeltavaa kytkeä se pois päältä. Tämän seurauksena PST -tiedosto on hallittavissa kokonsa puolesta.

Yhteenvetona voidaan todeta, että selkeys on ratkaisevan tärkeää Outlookin menestyksen kannalta. Saapuneet -kansio, kalenteri, osoitekirja ja muut toiminnot tukevat päivittäistä työtä vain, jos ne on esitetty tehokkaasti ja ymmärrettävästi. Tämän saavuttamiseksi voit hiiren avulla säätää manuaalisesti sarakkeiden leveyttä taulukkonäkymissä, esimerkiksi tapaamiskalenterissa.

Mukauta postilaatikko ja saapuvat ja lähtevät sähköpostit - mitkä asetukset ovat järkeviä

Näkymän mukauttamisen lisäksi yksi tärkeimmistä vaiheista on Outlookin postilaatikon mukauttaminen ja ulkoasun mukauttaminen. Outlookissa postilaatikossa on mahdollisuus määrittää, kuinka usein sähköpostit tulee hakea. Sen sijaan, että soittaisit viestejä 15 minuutin välein, on järkevää pidentää aikaväliä, jotta voit työskennellä pidempään häiriöttömästi.

Periaatteessa voidaan todeta, että on tärkeää käyttää Outlookia työvälineenä eikä antaa Outlookin keskeyttää työtäsi. Jokaisen, joka työskentelee keskittynyt tehtävään, tulisi poistaa kaikenlaiset häiriöt tai minimoida ne niin paljon kuin mahdollista tehokkaan työn edistämiseksi. Häiriötekijöitä voivat olla saapuvat sähköpostiviestit tai työpöytäilmoitukset sähköpostiviestejä vastaanotettaessa. Saapuneet -kansiossa olevien ajanjaksojen, äänien ja ilmoitusten mukauttaminen on välttämätöntä jokaiselle Outlook -käyttäjälle.

Outlook -käyttäjien, jotka haluavat muuttaa POP3 -tilien palvelimen aikakatkaisua, on tehtävä tämäntyyppinen mukauttaminen rekisterissä, koska järjestelmä tarjoaa jopa 10 minuutin palvelimen aikakatkaisun.

Mukauta ja automatisoi lukukuittauksia - tämä säästää aikaa

Jos saapuvat viestit sisältävät lukukuittauksia, tämä lisää tietoisuutta. Jos saat lukuvahvistuksia liian usein samanaikaisesti, esimerkiksi sarjapostin tapauksessa, voit kytkeä näytön pois päältä Outlookissa tai vaihtoehtoisesti lähettää lukuvahvistuksen. Molemmat vaihtoehdot voivat olla hyödyllisiä, jotta he voivat häiritä harvemmin työnkulkua päivän aikana. Vanhemmissa Outlook -versioissa 2000, 2003 ja 2007 lukukuittaus on kytkettävä pois päältä muulla tavalla historiavaihtoehdoissa.

Muokkaa käyntikortteja ja tallenna liitteet automaattisesti - miksi tämä on tärkeää

Outlookin käyttäjät arvostavat kykyä liittää sähköpostiviesteihin käyntikortteja lähettäjätiedoillaan. Yksilöllisesti räätälöidyt käyntikortit, joissa on oikeat yhteystiedot, ovat tärkeitä, jotta vastaanottajat voivat kommunikoida kanssasi ammattimaisesti ja ilman häiriöitä. On myös mielenkiintoista käyttää seurantavaihtoehtoa personoidaksesi viestin aihe punaisella. Vastaanottaja lukee nopeammin tärkeät viestit, koska ne näytetään tietyllä värillä.

Jos saat päivittäin tai viikoittain suuren määrän viestejä, joissa on liitteitä, esimerkiksi laskuasiakirjoja tai piirustuksia, voit käyttää ilmaista automaattista tallennustyökalua Outlook 2007: een asti. Outlook 365: n nykyisessä versiossa Outlook Attachement Extractor on vaihtoehtoinen ulkoinen työkalu, jonka avulla liitteet tallennetaan välimuistiin automaattisesti sääntöjen perusteella.

Poista tai pienennä suosikkikansioita ja muokkaa pikakäyttöpalkkia

Microsoft Outlook näyttää suosikkikansion siirtymispalkissa sähköpostikansion yläpuolella. Jos tätä kansiota ei käytetä, se voidaan poistaa tai pienentää Outlook 2007: n versiosta. Outlook 2007: ssä ja kaikissa myöhemmissä versioissa on kaksi kokeiltua tapaa minimoida kansio. Näin säästät tilaa ja varmistat kansiorakenteen selkeyden.

Käyttäjät arvostavat Outlookin ja muiden Microsoft Office -sovellusten pikakäyttöpalkkia, koska se tukee tehokasta työtä. Tämän pikakäytön voi muokata vain muutamalla napsautuksella. Voit tehdä tämän napsauttamalla symbolia pikakäyttöpalkissa: "Viiva / nuoli alas".

Tämän seurauksena avautuu valintaikkuna, jossa voit integroida muita toimintoja pikakäyttöpalkkiin. Aseta rasti yhden komennon eteen lisätäksesi vastaavan painikkeen palkkiin. Toisaalta poista valintamerkki niiden komentojen edessä, joiden palkki ei saa sisältää painikkeita.

QuickSteps - hyödyntää tehokkaasti Outlookin tehokkaita apulaisia

SmartTyökaluina toimitetut QuickSteps -vaiheet Outlook 2010 -version jälkeen on mukautettava, ennen kuin niitä voidaan käyttää ensimmäistä kertaa, jotta niitä voidaan käyttää tehokkaasti. Löydät QuickStepsin Käynnistä -välilehdestä.

Valmiiden pikatoimintojen, kuten "Team E-Mail" tai "Done", lisäksi voidaan lisätä muita yksittäisiä pikavaiheita, jotka mukauttavat ja yksinkertaistavat Outlookin käyttöä.

Tulostusmuotojen mukauttaminen omien vaatimusten mukaan säästää aikaa ja rahaa

Outlook tarjoaa laajan valikoiman vaihtoehtoja ja toimintoja asiakirjan tulostusmuodon mukauttamiseen. Tämä voi johtaa ongelmiin ja tulostusvirheisiin erityisesti silloin, kun useita työntekijöitä työskentelee yhdellä tietokoneella. Virheellisten tulosteiden minimoimiseksi on hyödyllistä palauttaa tulostusmuoto oletusarvoihin ennen tulostamista uudelleen. Tämä voidaan tehdä vain muutamalla napsautuksella Outlook -asetuksissa.

Mukauta tehtäväpalkki ja navigointialue keskittyäksesi tärkeään

Microsoft Outlookin tehtäväpalkissa näkyy yleensä päivämääränavigaattori sekä nykyiset tapaamiset ja tehtävät.

Tässä tapauksessa henkilökohtaistaminen tarkoittaa tärkeiden asioiden priorisointia, jotta tärkeät tapaamiset ja tehtävät eivät koskaan unohdu.

Jos näytössäsi ei ole paljon tilaa tai haluat tuoda sähköpostisi etualalle, voit pienentää Outlookin navigointipalkin. Tässä tapauksessa painikkeet, joita käytät eri Outlook -moduulien valitsemiseen, ovat kuvakkeiden muodossa.Tämä takaa, että sähköpostien lukemiseen on enemmän tilaa. Asetukset voidaan muuttaa halutessaan.

Tämä koskee myös suosittuja ja käytännöllisiä työpöytäilmoituksia. Niiden enimmäiskesto on 30 sekuntia. Jos haluat lisätä näyttöä tämän enimmäisalueen ulkopuolelle, sinun on puututtava rekisteriin tämän tyyppisten mukautusten osalta.

Näytä taulukot yksitellen Outlookissa - näin säilytät selkeyden

Microsoft Outlook on:

• Saapuneet -kansiossa
• Kalenterissa
• Osoitekirjassa ja
• Muita toimintoja varten

rakennettu kuin pöytä. Taulukot takaavat selkeän esityksen. Taulukonäkymiä, esimerkiksi postilaatikossa, voidaan säätää manuaalisesti hiirellä sarakkeiden leveyden mukaan.

Mukauta integroidut navigointiohjelmat

Microsoft Outlook tarjoaa sinulle mahdollisuuden avata katukartta Microsoftin Bing Mapsissa yhteystiedolle käyttämällä "Määritä" -painiketta. Tämä näyttää yhteyshenkilön osoitteen. Katukartan näyttö voidaan valita heti, kun olet antanut yhteyshenkilön postiosoitteen Outlookissa.

Luo tai muokkaa lomakkeita - näin personoit oikein

Lomakkeiden käyttäminen Microsoft Outlook -kehitystyökaluissa ei ole arkipäivää.

Jos haluat esimerkiksi luoda tehtävälomakkeen, Outlook antaa sinulle mahdollisuuden muokata lomaketta kehittäjätyökaluissa. Kun lisäät kenttiä lomakkeeseen, Outlook sijoittaa syöttökentän ja tunnisteen automaattisesti yhteen. Heti kun napsautat jompaakumpaa kahdesta elementistä myöhemmin, vain tämä elementti valitaan. Molempien elementtien siirtämiseksi samanaikaisesti on järkevää yhdistää molemmat elementit toisiinsa. Tämä tehdään "ryhmän" kanssa.

Yhteenveto ja johtopäätös: Jos mukautat Outlookin, säästät aikaa ja työskentelet tuottavammin

Aivan kuten jokaisella on henkilökohtainen maku kodin sisustusta valittaessa, myös Microsoft Outlookin tulee olla jokaisen käyttäjän suunnittelema ja yksilöllinen. Ohjelmistosovelluksen toiminnot tulee sovittaa käyttäjän ja hänen tarpeidensa mukaan. Henkilökohtaiset valikkorivit, yksilöllisesti mukautettu postilaatikko ja muut ohjelmistoasetukset ovat tärkeitä, jotta ne voivat toimia mahdollisimman tehokkaasti.