Ohjeiden ja vinkkien avulla
Allekirjoitus on yksittäinen tekstiosa, joka sisältää tietoja sähköpostiviestin lähettäjästä ja hänen yhteystiedoistaan. Allekirjoitukset liitetään säännöllisesti sähköpostien loppuun. Ne löytyvät myös Internet -foorumeilta viestien tai tekstien luojan tunnistamiseksi. Mozilla Thunderbirdissä voit luoda kullekin tilille erillisen pääallekirjoituksen ja muita alias -identiteettejä.
Pääallekirjoitus on oletusarvoisesti liitetty jokaiseen viestiin. Vaihtoehtoisesti alias -identiteetit voidaan valita sähköpostin suunnittelussa. Voit rakentaa allekirjoituksen pelkkänä tekstinä Thunderbirdissä. Tiedostot voidaan valinnaisesti liittää teksti-, HTML- tai grafiikkatiedostoina.
Video -opetusohjelma: Kuinka luoda henkilökohtainen sähköpostin allekirjoitus Thunderbirdissä
Allekirjoitustekstin kirjoittaminen Thunderbirdiin
Uusi allekirjoitus Thunderbirdissä voidaan helposti määrittää seuraavien 4 vaiheen avulla:
-
Napsauta avataksesi Thunderbird -sovellusvalikon, jossa voit tehdä kaikki ohjelman asetukset. Sovellusvalikko näkyy kuvakkeena, jossa on kolme viistopalkkia.
-
Vaihda sitten asetuksiin, jotka voit tunnistaa ratasymbolista. Näkyviin tulee ikkuna, jossa voit siirtyä tilialueelle "Tiliasetukset" -kentän kautta.
-
Tilin asetuksissa voit tehdä laajoja asetuksia sähköpostitilillesi. Tilin asetusten pääsivulla allekirjoitus voidaan määrittää lisäämällä teksti rivi riviltä allekirjoituksille varattuun kenttään.
Voit kirjoittaa allekirjoitustekstin tavallisena tekstinä useilla riveillä. Voit myös käyttää HTML -muotoista muotoilua lihavoitujen fonttien tai muiden muotoasetusten sisällyttämiseksi. Napsauta HTML -valintaruutua kohdan "Käytä HTML -koodia" edessä. Vaihtoehtoisesti voit liittää allekirjoituksen myös tiedostoon. Sinulla on vaihtoehtoja:
- Tekstitiedosto,
- HTML -tiedosto tai
- Kuvatiedosto tai grafiikka käytettävissä
Sähköpostiviestiin voidaan liittää myös vcard- tai muita käyntikorttitiedostoja. Allekirjoitus tallennetaan napsauttamalla "OK".
Käytä erilaisia identiteettejä
Mozilla Thunderbird tallentaa jokaisen sähköpostitilin pääidentiteetin. Päätilitiedot ja pääallekirjoitus tallennetaan tähän pääidentiteettiin. Pääidentiteetin lisäksi ohjelma tarjoaa sinulle mahdollisuuden rakentaa lisäidentiteettejä extroina. Esimerkiksi yksityinen ja yritysidentiteetti eri allekirjoituksilla olisi mahdollista. Pääidentiteetti ja sen allekirjoitusteksti liitetään aina jokaiseen sähköpostiin vakiona.
Voit luoda aliaksen identiteetin napsauttamalla "Muut identiteetit" -kenttää.
Voit sitten määrittää identiteetin tekniset tiedot ja allekirjoitustekstin "Uusi identiteetti" -ikkunassa ja tallentaa sen alias -identiteettinä tietyn nimen alle. Jos luot myöhemmin uuden sähköpostiviestin Thunderbirdin viesti-ikkunaan, voit valita sopivan identiteetin. Tietty allekirjoitus toistetaan valitun identiteetin mukaan.
Tämän testatun menettelyn avulla voit luoda ja hallita erilaisia allekirjoituksia Thunderbirdissä. Alias-identiteettien määrittelyn lisäksi ammattimainen lisäosa on valinnaisesti saatavilla Mozilla Thunderbirdissä. Tämän avulla voit vaihtaa eri allekirjoitusten välillä käyttäjäystävällisesti.
Oikea allekirjoitus jokaiselle vastaanottajalle - allekirjoituskytkimellä
Jos käytät Mozilla Thunderbirdiä sekä yksityisesti että ammattimaisesti, voi tapahtua ei -toivottuja virheitä. Esimerkiksi yksityisten sähköpostien tapauksessa ei ole asianmukaista liittää toimistoosoitetta ja asema yrityksessä allekirjoitukseksi. Sama koskee yrityssähköposteja, joiden yksityistä matkapuhelinnumeroa ei myöskään pitäisi luetella allekirjoituksessa. Yksi mahdollisuus välttää nämä ongelmat on yksityisen ja liike-elämän kirjeenvaihdon ammatillinen erottaminen sähköpostiviestinnässä. Useat sähköpostiosoitteet ja tilit, joilla on eri allekirjoitukset, takaavat, että yksityiset ja ammatilliset voidaan erottaa milloin tahansa.
Toinen vaihtoehto on käyttää Mozilla Thunderbirdin Signature Switch -lisäosaa. Asennuksen jälkeen voit selata määritettyjä näppäinyhdistelmiä kaikkien suunniteltujen allekirjoitusten läpi ja valita allekirjoituksen, jota haluat käyttää nykyisessä sähköpostissasi.
Lisäosassa on mahdollista vaihtaa allekirjoituksia manuaalisesti hiiren napsautuksella tai käyttää sisäänrakennettua automaattista järjestelmää. Tällä voit määrittää eri allekirjoituksia eri sähköpostiosoitteisiin. Tällä menetelmällä ystävät ja tuttavat saavat erilaisen allekirjoituksen kuin yritysasiakkaat. Voit määrittää ylimääräisen, erityisen allekirjoituksen kollegoillesi. Muokatut ja varatut allekirjoitukset ovat pohjimmiltaan järkeviä ja tarkoituksenmukaisia. Tällä tavalla voit esimerkiksi ilmoittaa kollegoillesi tulevasta lomastasi allekirjoituksella, kun taas asiakkaat saavat uuden tarjouksen allekirjoituksella.
Allekirjoituskytkimen asentaminen onnistuneesti
Allekirjoituskytkin voidaan asentaa helposti Thunderbird-lisäosien hallinnan avulla. Lataa Signature Switchistä: https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/611/.
Asennuksen jälkeen löydät lisäohjelman, kun kirjoitat sähköpostia "Asetukset" -kohdasta. Perusasetuksessa voit kytkeä olemassa olevan allekirjoituksen päälle ja pois päältä. Jos haluat käyttää lisäallekirjoituksia, siirry Allekirjoituksen vaihto -valikkoon. Valikossa voit luoda tekstieditorilla useita tiedostoja allekirjoituksilla, joiden välillä voit myöhemmin vaihtaa tarpeen mukaan.
Kärki:
Älä käytä vakiokirjoitusohjelmia, kuten Microsoft Word tai Open Office, allekirjoitusten suunnitteluun. On suositeltavaa kääntyä tietyn tekstieditorin, kuten Notepad ++: n puoleen, jotta allekirjoitukset näyttävät päteviltä.
Avaa seuraavassa vaiheessa yksi allekirjoitustiedostoistasi ja anna sille ymmärrettävä ja selkeä kuvaus. Valintaikkunan alaosaan voit myös syöttää sähköpostiosoitteet, joille tämä allekirjoitus tulee automaattisesti määrittää. Heti kun olet yhdistänyt yhden tai useamman allekirjoituksen tällä tavalla, ne näkyvät pikavalikossa ja Signature Switch -vaihtoehdoissa. Ne voidaan aktivoida yksinkertaisella hiiren napsautuksella.
Jos kyseessä on sähköpostiosoite, jolle allekirjoitus on määritetty automaattisesti, Thunderbird lisää sopivan allekirjoituksen heti, kun osoite on kirjoitettu vastaanottajakenttään. Yhteenvetona voidaan todeta, että Signature Switch -laajennus on ammattimainen laajennus käyttäjille, jotka haluavat käyttää monia erilaisia allekirjoituksia. Lisäosa on helppo asentaa ja sitä voidaan käyttää hiiren napsautuksella asennuksen jälkeen.
Johtopäätös: Allekirjoitusten luominen ja hallinta Thunderbirdissä
Mozilla Thunderbird antaa käyttäjille mahdollisuuden käyttää oletusarvoista allekirjoitusta jokaiselle sähköpostitilille. Allekirjoitusteksti voidaan kirjoittaa pelkkänä tekstinä tilin asetuksissa. Vaihtoehtoisesti kuva, teksti tai HTML -tiedosto voidaan liittää jokaiseen sähköpostiin allekirjoituksena. Lisäksi Thunderbird -käyttäjillä on mahdollisuus luoda lisäidentiteettejä aliaksiksi ja käyttää siten erilaisia allekirjoituksia sähköpostitilillä.
Signature Switch -lisäosa on myös käyttäjäystävällinen ja testattu. Tämän lisäohjelman avulla käyttäjät voivat vaihtaa eri allekirjoitusten välillä. Tämä lähestymistapa on erityisen tehokas ottaen huomioon, että allekirjoitukset ovat osa ammattimaista sähköpostiviestintää ja ne vaaditaan laissa yrityssähköpostien osalta.
