Asiantuntijavinkkejä Outlookin kanssa työskentelyyn
Microsoft Outlook on yksi suosituimmista viestintäohjelmista, joita miljoonat ihmiset ympäri maailmaa käyttävät päivittäin. Outlookin pitäisi auttaa muun muassa tehostamaan sähköpostitse tapahtuvaa kirjallista viestintää tehokkaammin ja ammattimaisemmin. Tämän varmistamiseksi Outlookilla on lukuisia toimintoja. Lajittelutoiminto on välttämätön vaihtoehto jokapäiväisessä työssä.
Sähköpostien, liitteiden ja tietojen lajittelu ja kohdennettu arkistointi on tärkeää sekä Outlookissa että yleensä analogisessa toimistoviestinnässä. Rekisterit ja kansiot ovat välttämättömiä toimistoissa, esimerkiksi offline -asiakirjojen tallentamiseksi ymmärrettävillä kriteereillä. Hyvin harkittu kansiorakenne ja Outlookin lajittelutoiminto takaavat myös, että tärkeät tiedot ja sähköpostiviestit ovat saatavilla vain muutamalla napsautuksella.
Lajittelutoiminnon käyttäminen Outlookissa
Jotkut Outlook -käyttäjät saavat satoja sähköpostiviestejä päivässä. Kun on niin paljon tietoa, on vaikea seurata asioita ja valita oikea näkymä. On tärkeää, että viestit voidaan näyttää automaattisesti määriteltyjen kriteerien mukaisesti. Microsoft Outlookin sisäinen lajittelutoiminto voi auttaa sinua lajittelemaan viestit tehokkaasti ja käyttäjäkeskeisesti. Voit käyttää lajittelutoimintoa seuraavasti:
-
Siirry mihin tahansa kansioon. Hakemiston sisältämien sähköpostien yläpuolella on Microsoft Outlookin lajittelu- ja suodatustoiminto.
-
Voit suodattaa viestit muun muassa seuraavien kriteerien mukaan:
- Luetut tai lukemattomat viestit.
- Ensisijaisesti.
- Aloitus- tai eräpäivän mukaan.
- Koon mukaan.
- Aiheen mukaan.
- Lähettäjän mukaan.
- Tyypin mukaan.
- Kasvien mukaan.
- Tilien mukaan.
Lisäksi voit määrittää "Lajittele" -valintaikkunassa, näkyykö uusin vai vanhin elementti aina yläreunassa.
Lukuisat valintavaihtoehdot, jotka tunnistat, kun punkit aktivoivat ne, mahdollistavat kansioiden sisällön järjestämisen erikseen. Näin näet yhdellä silmäyksellä, mitkä tehtävät, tiedot ja viestit ovat tärkeitä ja joita on käsiteltävä. Suodatintoimintojen asetukset ovat itsestään selviä ja niitä voidaan muuttaa sekunneissa.
Outlookin lajittelu ja rakenne - 2 tärkeää asiantuntijavinkkiä
Microsoft Outlookin tärkeän lajittelutoiminnon lisäksi voit rakentaa viestintäohjelman ammattimaisesti muutamalla muutoksella. Kaksi olennaista asiantuntijavinkkiä voivat auttaa sinua tässä:
Asiantuntijan vinkki 1: Luo kansioita sähköpostien tallentamiseksi aiheen mukaan
Saapuneet -kansiossa on useita satoja viestejä, joten on helppo menettää asiat. Toimintojen "Lajittele" ja "Haku" käyttö Outlookissa voi auttaa etsimiesi sähköpostien näyttämisessä nopeammin. Samaan aikaan molemmat toiminnot eivät ole ihmelääke, kun on kyse jäsennellystä työstä Outlookin kanssa. Rakenteen rakentamiseksi Outlookissa on tärkeää työskennellä henkilökohtaisen kansiojärjestelmän kanssa. Henkilökohtaiset kansiot ovat hyödyllisiä, koska niitä voidaan käyttää sähköpostiviestien lajitteluun ja tallentamiseen aiheittain.
Voit helposti luoda henkilökohtaisen kansion postilaatikkosi kansiorakenteeseen. Tämä toimii napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella aluetta, jolle henkilökohtainen kansio luodaan. Valitse avautuvasta valintaikkunasta "Uusi kansio" ja määritä nimi. Tämän seurauksena kansio kuuluu henkilökohtaiseen kansiojärjestelmääsi ja näkyy näkymässäsi.
Hyvin harkittu kansiorakenne ja kansiojärjestelmä ammattimaistavat työskentelyn Outlookin kanssa ja ovat osa tulevaisuuteen suuntautuvaa toimistoorganisaatiota.
Asiantuntijan vinkki 2: luokittele sähköpostit Outlookissa
Et lajittele sähköpostiviestejä Microsoft Outlookissa yksinomaan sisäisen lajittelutoiminnon avulla. Lisäksi luokat voivat auttaa sinua luokittelemaan sähköpostisi ja järjestämään postilaatikon. Voit esimerkiksi nimetä luokkia osastojen tai asiakkaiden nimien mukaan tai selventää käsittelyn tilan luokalla. Avainsanat, kuten "valmis" tai "erääntynyt", ovat lajitteluparametreja, jotka auttavat sinua järjestäytymään paremmin.
Jos haluat luoda uuden luokan, siirry "Etusivu" -välilehden "Luokat" -valikkoalueelle ja valitse avattavasta valikosta "Kaikki luokat". Napsauta valintaikkunassa "Uusi" -painiketta. Kun olet antanut uuden luokan nimen, vahvista prosessi OK -painikkeella. Tämän seurauksena voit jakaa sähköpostisi tiettyihin luokkiin ja visualisoida ne tarkemmin värikoodauksen avulla.
Outlookin lajittelutoiminto voi auttaa järjestämään sähköpostit ammattimaisesti
Microsoft Outlookin lajittelutoiminto on tärkeä työkalu. Se auttaa lajittelemaan ja näyttämään sähköpostit erikseen postilaatikossa tai muissa kansioissa. Valikoima luokkia takaa, että lajittelu voidaan suorittaa suunnitelman mukaisesti.
Lisäksi on järkevää luoda ymmärrettäviä kansiorakenteita tulevan viestinnän järjestämiseksi Outlookissa. Outlookin luokkatoiminto on välttämätön, jos haluat segmentoida sähköpostit aihealueen mukaan. Kaikki vaihtoehdot yhdessä ovat tehokkaita, jotta sähköpostit voidaan lajitella, tallentaa ja löytää Outlookista milloin tahansa.
