Seuraavassa artikkelissa opit selvittämään, mitkä ulkoiset viitteet ovat Excel -taulukoissasi ja miten voit muokata ja muokata niitä onnistuneesti kopion jälkeen.
Ulkoisten viitteiden rakenne Excelissä
Ulkoiset viittaukset on aina rakennettu saman kaavan mukaan. Käytä ensin työkirjan nimeä hakasulkeissa. Tätä seuraa laskentataulukon nimi. Tätä seuraa huutomerkki ja soluviittaus.
Jos luot ulkoisen viitteen, joka viittaa laskentataulukkoon, jonka nimi sisältää välilyöntejä, kansion ja taulukon nimi on lainausmerkeissä.
Jos kansio, johon ulkoinen viittaus viittaa, ei ole avoinna, polku, josta tämä kansio löytyy, näkyy työkansion nimen edessä.
Pohjimmiltaan Excel luo aina ulkoisia viittauksia absoluuttisina viitteinä. Voit päätellä siitä, että ne sisältävät dollarimerkkejä.
Excel -taulukoiden ulkoisten viitteiden kopioiminen ja mukauttaminen oikein
Kun kaavoja kopioidaan, Excel säätää automaattisesti viittauksia, jos ne eivät ole absoluuttisia viittauksia. Valitettavasti tämä ei toimi, jos viittaukset käyttävät useita muita taulukoita ja taulukon nimeä on mukautettava. Kuvittele seuraava tilanne:
Haluat aina lukea arvoja samasta solusta eri taulukoista nimillä 01.xls, 02.xls jne. Viittauksilla on sitten seuraava rakenne:
= ’C: \ Omat tiedostot \ [01.xls] Taulukko 1’! A1
= ’C: \ Omat tiedostot \ [02.xls] Taulukko 1’! A1
Jos kopioit tällaisen viittauksen taulukkoosi, vain viittausta solun osoitteeseen lopussa säädetään. Jos kuitenkin haluat vaihtaa koko kannen helposti ja mukavasti, toimi seuraavan menetelmän mukaisesti.
Luo ensin sarake, johon tiedostonimen muuttuva osa voidaan kirjoittaa. Tästä koot sitten halutun kaavan, jonka voit kopioida. Se toimii näin:
Luo laskentataulukkoosi sarake, johon muuttujaosa (tässä tapauksessa tiedostonimi) syötetään. Sinun on määritettävä tämä sarake tekstinumeromuodossa. Kirjoita sitten tiedostonimen muuttuvat osat sarakkeeseen seuraavan kuvan mukaisesti:
Kirjoita sitten seuraava kaava soluun B1:
= "= 'C: \ Omat asiakirjat \ [" & A1 & ". Xls] Taulukko1'! $ A $ 1"
Kopioi tämä kaava alla oleviin soluihin. Taulukon tulos näkyy seuraavassa kuvassa:
Excel tulkitsee kaavan tuloksen aluksi tekstiksi. Jotta voit laskea näillä kaavoilla, sinun on muunnettava ne:
- Valitse kaikki solut, joiden kaavat on kopioitu - tässä esimerkissä solualue B1: B20.
- Käytä "Muokkaa - Kopioi" -komentoa tallentaaksesi solun sisällön leikepöydälle.
- Jätä solut valituiksi ja valitse komento "Liitä erityinen" "Muokkaa" -valikosta.
- Aktivoi tässä ruudussa "Arvot" -vaihtoehto.
- Vahvista tämä "OK" -painikkeella.
Kaavojen sijaan tulokset ovat nyt soluissa. Jälleen jätä solut valituiksi ja valitse "Teksti sarakkeissa" -komento "Tiedot" -valikosta käynnistääksesi ohjatun tekstimuunnoksen.
Täällä voit suoraan vahvistaa aloitusnäytön "Valmis" -painikkeella. Kaavat kootaan sitten haluttuun muotoon ja ne osoittavat vastaavan tuloksen.
Ulkoisten viitteiden löytäminen Excel -taulukoista
Jos haluat löytää ulkoisia viittauksia kansioistasi, sinun ei tarvitse tehdä tätä manuaalisesti. Anna Excelin luoda yleiskatsaus kaikista viitteistä sinulle.
Tästä on hyötyä myös silloin, kun työkirjassa on viittaus, mutta et tiedä tarkalleen mihin tietolähteeseen se viittaa.
Saat luettelon kaikista työkirjasi viitteistä seuraavasti:
- Aktivoi työkirja, josta olet kiinnostunut viitteistä.
- Excel 2010: Napsauta TIEDOSTO -valikkoa. Valitse sitten komento VALMISTA - MUOKKAA LINKIT TIEDOSTOIHIN.
- Excel 2007: Napsauta Office -painiketta. Valitse sitten komento VALMISTA - MUOKKAA LINKIT TIEDOSTOIHIN.
- Excel 2003: Kutsu komento EDIT - LINKS.
Excel näyttää luettelon taulukon linkeistä.
Linkkien luettelossa näet kaikki linkitetyt työkirjat. Voit avata kansioita tästä luettelosta OPEN SOURCE -painikkeen avulla, kun olet napsauttanut vastaavaa tiedostonimeä luettelossa.
