Excel -mallit: Ajan tallennus on helppoa

Näin voit työskennellä Excel -taulukon kanssa

Erityisesti kotoa käsin työskennellessä työntekijöiden ja työnantajien voi olla vaikeaa seurata työtunteja, lomien suunnitteluun käytettyjä lomapäiviä tai taukoja. Jos et käytä ohjelmaa ajan tallennukseen, voit käyttää Excel -malleja. Microsoft Office -ohjelma tarjoaa lukuisia työaikatauluja työntekijöille ja esimiehille, jotta he voivat kirjata läsnäolonsa ja poissaolonsa. Laskentataulukoiden valmiiksi muotoiltujen sarakkeiden ja rivien avulla voit ilmoittaa työ- ja taukoajat, loma- ja sairauspäivät kätevästi ja laskea työtunnit automaattisesti viikoittain tai kuukausittain.

Mistä löydän Excel -malleja ajan tallennukseen?

Luo ilmaisia Excel -malleja omaan aikaseurantaan seuraavasti:

1. Avaa Microsoft -ohjelma.

2. Siirry etusivun kohtaan "Lisää malleja".

   

3. Kirjoita hakukenttään "ajan seuranta".

   

4. Valitse haluamasi malli ja avaa se.

Excel tarjoaa työntekijöille ja esimiehille erilaisia malleja, joilla voidaan tallentaa työajat. Täällä voit valita eri mallien viikoittaisten aikataulujen välillä. Excel -mallit ovat erityisen sopivia, jos työajat ekstrapoloidaan automaattisesti työaikaraporttiin. Muita etuja ovat:

• Poissaoloaikojen, kuten loman, tauon tai sairauden, huomioon ottaminen
• Muotoiluvaihtoehdot päivien tai viikkojen korostamiseksi värillisinä
• Siirrä ylityöt tai jäljellä olevat lomapäivät edelliseltä vuodelta

Ajan tallennukseen käytettävien Excel -mallien avulla työajat ja tavoiteajat voidaan tallentaa läpinäkyvästi. Poissaolot, ylityöt tai lomapäivät lasketaan automaattisesti ja mahdollistavat työtuntien tarkan kirjaamisen. Jos aikatauluja tarvitaan, ne voidaan tulostaa yhdellä napsautuksella tai lähettää PDF -tiedostona sähköpostitse.

Excel -ajan tallennuksen mahdolliset osat

Excel tarjoaa lukuisia laskentataulukoita, joissa on erilaisia malleja eri tiedoista, jotka voidaan syöttää sarakkeisiin ja riveihin. Keskiosat ovat

• Päivämäärät, päivittäinen työajan alku ja loppu sekä tauko ja loma -aika
• Työntekijän tiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tiedot johtajasta tai työnantajasta
• työtunnit, tavoiteajat, ylityöt ja palkat, jotka lasketaan automaattisesti integroitujen kaavojen ja Excel -toimintojen avulla

He itse päättävät, mitkä Excel -mallin käyttäjät valitsevat. Aikataulua voidaan käyttää henkilökohtaisena yleiskatsauksena tai työnantajat voivat käyttää viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain työtuntien ja työntekijöiden poissaolojen kirjaamiseen. Säännöllisten työaikojen yksilöllisen syöttämisen ansiosta työaikataulut eivät sovi vain kokopäivätyöntekijöille, vaan myös minityöntekijöille, lyhyt- tai osa-aikatyöntekijöille.

Miten työajan kirjaamiseen liittyvät tiedot lasketaan?

Työtuntien, kokonaistyöajan, palkan tai kokonaispalkan laskemiseksi on käytettävä kaavoja.

• Laske työajat: Käytä kaavaa = Työn loppu, työn alku, tauko.
• Laske työaika: Käytä kaavaa = Työaika * 24. 6 tuntia näytetään 6.00 tuntia kello 06.00 (työaika) sijasta. Tätä varten sinun on kuitenkin muotoiltava solu numeroksi, jotta näyttö voidaan näyttää oikein.
• Laske palkat: Voit käyttää työaikaa päivittäisen palkan laskemiseen. Kaava on = Työaika * tuntipalkka.
• Laske kokonaispalkka: Laske automaattisesti päivän palkat Automaattinen summa viikko- tai kuukausipalkkaa varten.

Olemassa olevat Excel -mallit ajan tallennukseen: ei oikea?

Ajan tallennusta on mahdollista mukauttaa mallin perusteella tai luoda yksilöllinen aikataulu. Tällä tavalla voit itse päättää, mitkä tiedot ovat merkityksellisiä ja mitkä on tallennettava. Voit myös määrittää, onko työajat dokumentoitava viikossa, kuukaudessa tai vuodessa. Jos haluat luoda oman Excel -taulukon työaikaa varten, toimi seuraavasti:

1. Avaa uusi työkirja, jossa on tyhjä laskentataulukko.

2. Kirjoita ensimmäiselle riville taulukon otsikko, henkilökohtaiset tiedot ja työnantajan tiedot, jos taulukkoa käytetään aikataulukkona.

3. Toiselle riville merkitse Excel -sarakkeet päivämäärä, leimausaika, leimausaika, taukoaika ja viimeiset päivässä tehdyt tunnit.

4. Tee muotoilu, esimerkiksi voit asettaa haluamasi päivämäärän tai kellonajan muodon.

5. Jos taulukossa on viikonloppu- tai pyhäpäiviä, koska haluat tallentaa työaikasi kuukausittain, voit käyttää niitä ehdollisen muotoilun avulla korostamaan ne värillisinä. Tämä helpottaa työpäivien ja vapaapäivien erottamista toisistaan.

6. Jotta Excel laskee työtunnit automaattisesti, käytä yksinkertaista vähennyskaavaa, joka vähentää työn alkamisen työn lopusta. Taukoaika vähennetään vuorostaan työaikaerosta. Oletetaan esimerkiksi, että työaika alkaa klo 8.00 ja työ päättyy klo 16.30. Työaikana pidettiin 30 minuutin tauko. Laskentakaava näyttää tältä: =16:30 - 8:00 - 0:30. Teit siis 8 tuntia töitä sinä päivänä.

7. Jos haluat laskea viikon tai kuukauden kokonaistyöajan, voit käyttää tätä "AutoSumum" -toiminnolla. Voit tehdä tämän valitsemalla tyhjän solun suoraan syötetyn työajan sarakkeesta ja napsauttamalla "AutoSum".

8. Jos haluat laskea kuukausipalkkasi tehtyjen tuntien perusteella, kerro kaikki työtunnit tuntipalkalla. Voit tehdä tämän kirjoittamalla otsikon "Palkka" uuteen soluun ja lisäämällä tuntipalkkasi mihin tahansa soluun. Olettaen, että kokonaistunnit ovat solussa G35 ja tuntipalkka J35: ssä, syötä seuraava kaava sopivaan soluun: = G35 * J35.

Muut Excel -mallien käyttöalueet ajan tallennukseen

Excelin aikatietoa voidaan käyttää myös muihin tarkoituksiin kuin työaikojen ja poissaolojen dokumentointiin. Ajan tallennuksen Excel -mallit sisältävät pääasiassa aika -akseleita projektisuunnittelua varten, jotta voidaan tallentaa projektin eteneminen. Mallit sisältävät aikatauluja edistyksen ja virstanpylväiden korostamiseksi ja visualisoimiseksi. Ajan tallennuksella voidaan myös luoda yleiskatsaus nykyisistä hankkeista, niiden etenemisestä ja määräajoista.

Excel -mallit: Ajan tallennus automaattisesti ja nopeasti työaikataululla

Jos haluat saada nopean yleiskuvan työtunneista ja lomien suunnittelusta, voit käyttää ilmaisia Excel -malleja ajan tallennukseen. Valmiiksi muotoillut työaikataulut sisältävät merkityt rivit ja sarakkeet sekä toiminnot työtuntien tai palkan laskemiseksi. Mallit voidaan räätälöidä tarvittaessa. Mutta on myös mahdollista luoda työaikataulu itse ja muotoilla se haluamallasi tavalla. Työajan tallennus Excelissä ei sovellu vain kokopäivätyöntekijöille, vaan myös lyhytaikaisten, osa-aikatyöntekijöiden tai pienityöläisten työntekijöille. Ajan tallennuksen Excel -malleja voidaan käyttää myös projektien edistymisen dokumentointiin ja visualisointiin aika -akselin avulla.

Tärkeitä usein kysyttyjä kysymyksiä

Miten löydän Excel -malleja ajan seurantaa varten?

Avaa Excel. Napsauta etusivulla Lisää malleja ja kirjoita hakukenttään "ajan seuranta".

Kuinka lasken yli 24 tunnin työajan?

Kaavan kanssa= JOS (B2-A2Excel voi laskea yli 24 tunnin työajan. Muotoile sitten solu haluamallasi numeromuodolla.

Miten lasken taukoajan?

Käytä kaavaa= (Työn loppu-työn alku-tauko) * 24laskea taukoaika ja käyttää sitä lisälaskelmiin.