Sivunumeroiden luominen ja muuttaminen Word -asiakirjoissa
Jokainen, joka työskentelee paljon tekstitiedostojen ja asiakirjojen parissa, tietää, kuinka tärkeää on pitää yleiskatsaus: Tekstin rakenne määrittää, kuinka ymmärrettävää sisältö on lukijoille ja kuinka houkutteleva rakenne näyttää heille. Lisäksi tietoja ei menetetä hyvin harkitun organisaation kautta. Tästä syystä Microsoft Word tarjoaa käyttäjille erilaisia työkaluja, jotka yksinkertaistavat asiakirjojen jäsentämistä. Tämä sisältää muun muassa sivunumerot.
Työskentele selkeästi sivunumeroiden kanssa Wordissa
Microsoft Word tarjoaa käyttäjille erilaisia ominaisuuksia, kuten työkaluja tekstin muokkaamiseen. Ohjelmassa asiakirjoja ei voida jakaa vain useille tasoille otsikoiden avulla. Eri fontit ja koot auttavat myös selventämään tekstejä.
Jotta asiakirjat eivät vaikuttaisi sekavalta eivätkä hukuttaisi lukijaa, kannattaa asettaa marginaalien ja leikkausvälejen leveys vastaavasti. Riviväli sekä otsikot ja alatunnisteet ovat myös tärkeässä asemassa. Nämä ovat muutamia tekijöitä, jotka on otettava huomioon sivua määritettäessä. Jos huomaat epäjohdonmukaisuuksia vain tekstin luontiprosessin aikana, niitä voidaan myös tarkistaa myöhemmällä kurssilla.
Näin se toimii: Lisää sivunumerot Word -asiakirjoihin
Sivunumeroiden määrittäminen voi olla erittäin hyödyllistä, varsinkin kun käsittelet asiakirjoja, joissa on monia sivuja ja joitain osittaisia taukoja. Sinä ja muut lukijat löytävät tietyt tekstin osat nopeammin lisätietojen perusteella. Jos useat ihmiset viittaavat tekstitiedostoon myöhemmin, sisällönvaihto on helpompaa sivunumeroiden ansiosta.
Voit myös viitata grafiikkaan, käännöksiin, taulukoihin tai lainauksiin paremmin sivunumeroiden ansiosta. Siksi voit lisätä sivunumeroita lainaukseen Wordissa. Mutta miten voit lisätä sivunumerot Wordiin? Näillä ohjeilla se toimii:
-
Avaa välilehti "Lisää" Word -tiedostosi valikkonauhassa.
-
Etsi "Ylä- ja alatunniste" -alue ja napsauta "Sivunumerot" -painiketta.
-
Näyttöön tulee toinen valintaikkuna, joka näyttää useita vaihtoehtoja, joista voit valita.
-
Napsauta haluamiasi tietoja: Voit määrittää, näytetäänkö sivunumerot ylhäällä, alhaalla, keskellä, vasemmalla vai oikealla. Etkö pidä suunnittelusta? Älä huoli: asiakirjassa voi tehdä muutoksia milloin tahansa.
Näiden ohjeiden avulla et voi lisätä vain sivunumeroita. Voit myös määrittää, mihin sijoitat ne sivullasi ja mitkä sivut annat numeroinnin ensiksi.
Luovat muokkaukset: integroi sivunumerot yksittäisiin käsitteisiin
Sivunumeroinnin avulla lukijat voivat seurata tekstiä. Sivunumerot auttavat myös paikantamaan ja korjaamaan virheitä asiakirjan tarkistamisen aikana. Riippuen siitä, mitä vaatimuksia on täytettävä ja mitä ajatuksiasi tekstin tuloksesta ovat, erilaiset sivunumerointimuotot sopivat.
Sivunumerot voidaan sijoittaa eri paikkoihin. Numerointi lisätään usein alatunnisteen sivun alareunaan. Voit kuitenkin vapaasti määrittää asianomaisen alueen. Voit myös lisätä sivunumeroinnin otsikkoon tai ilmoittaa sivunumerot aina ulkoreunalla.
Jos olet valinnut vaihtoehdon tässä, herää myös kysymys siitä, mitkä sivut tulisi sisällyttää numerointiin. Joskus tiedostot sisältävät kansilehden tai otsikkosivun, joita ei ole varustettu sivunumeroilla.
Microsoft Word sallii tässä vaiheessa erilaisia poikkeuksia. Voit toisaalta aloittaa sivunumerot esimerkiksi numerolla 3. Toisaalta ohjelma ei salli sivunumeroiden määrittämistä tietyille tasoille sisällysluettelossa.
Tekstisuunnitteluvaihtoehdot: käytännön sovelluksia ja ideoita
Sivunumerointiasetusten lisäksi Wordissa on muita toimintoja, jotka tehostavat työtäsi. Vain muutamalla napsautuksella voit lisätä uusia tietoja pikavalikon kautta tai esimerkiksi säätää fonttia tai kokoa. Jotta tekstiasiakirjojen sivunumeroiden määrittely olisi mahdollisimman yksinkertaista, sivut voidaan numeroida esimerkiksi kappaleittain.
Voit siis lisätä sivunumeroita vain tiettyihin osiin
Haluatko, että sivunumerot alkavat sisällysluettelon ja kuvataulukon jälkeen - mutta esimerkiksi suuremmalla numerolla? Ei hätää, koska löydät kaiken tarvitsemasi valintanauhan Asettelu -välilehdeltä: Tauot.
Osionvaihto ei ole näkyvissä Word -asiakirjassa, mutta se auttaa sivunumeroiden määrittämisessä asiakirjan tiettyihin osiin. Haluatko vain lisätä sivunumeroita työsi runkoon? Toimi sitten seuraavasti:
-
Lisää jaksonvaihto heti tekstin eteen. Voit tehdä tämän seuraavasti: Asettelu> Tauot> Osien tauot> Seuraava sivu.
-
Seuraavalla sivulla voit nyt muotoilla sivunumerot yllä kuvatulla tavalla: Lisää> Sivunumero.
-
Haluatko, että sivunumerointi alkaa numerolla 3, koska kaksi sivua hakemistoja on jo sen edellä? Valitse sitten "Muotoile sivunumerot" ja napsauta "Aloita osoitteesta". Lisää nyt numero, jolla haluat sivusi numeroinnin alkavan.
Tämän toiminnon lisäksi Office -ohjelma tarjoaa useita kenttätoimintoja, joilla voit täydentää ylä- tai alatunnistetta. Sivulta löydät sivunumeron lisäksi esimerkiksi luvun otsikon, luvun numeron, päivämäärän tai asiakirjan otsikon.
kärki: Säännöllisesti käytetyt merkinnät voidaan tallentaa esimerkiksi pikakuvakkeiksi ja käyttää ns. Makroina milloin tahansa. Lue täältä, kuinka voit näyttää sivujen kokonaismäärän ilman esittelyä.
Suunnittele sivunumerot: tee muutoksia
Alussa olet sijoittanut sivunumerot ideoidesi mukaan. Sillä välin mielipiteesi tai vastaavat vaatimukset ovat muuttuneet. Mutta miten uudet ideat voidaan toteuttaa?
Jos haluat muuttaa sivunumeroita, sinulla on useita vaihtoehtoja. Toisaalta voit tehdä muutoksia kaksoisnapsauttamalla kohdistimen ylä- tai alatunnistetta. Toisaalta Wordissa voidaan käyttää myös erilaisia alatunnistustyökaluja. Voit tehdä tämän seuraavasti:
Voit tehdä tämän avaamalla alatunnisteen tai ylätunnisteen asettamisen ikkunan tiedoston valikkonauhan "Lisää" -välilehden alla.
Tässä vaiheessa sivunumeroinnin numeromuoto voidaan määrittää yksilöllisten vaatimusten mukaan.
Valitse esimerkiksi roomalaiset numerot tai muu numerointi (A, B, C tai i, ii, iii).
Alatunnistetyökalujen ansiosta voit silti tehdä muutoksia tekstin suunnittelun jälkeen ja muotoilla ylä- tai alatunnistealueen ideoidesi mukaan.
Käytännön tietoa: mitä Word voi tehdä
Sivunumerot ovat hyödyllinen työkalu asiakirjan paremman rakenteen luomiseen. Mutta ne eivät ole kaikki Microsoft Wordin tarjoamat. Tekstinkäsittelyohjelma on todellinen apu pidempien asiakirjojen vianetsinnässä: Pienet virheet numeromuodossa, pilkuissa tai oikeinkirjoituksessa sekä nimien tai päivämäärän määrityksissä hiipivät nopeasti sisään. Tässä on hyödyllistä lukea valmis tekstisi uudelleen kokonaisuudessaan ja kiinnittää huomiota yksityiskohtiin. Voit helposti korjata myöhemmät virheet "Etsi ja korvaa" -toiminnolla. Näin voit välttää virheitä asiakirjojen suunnittelussa:
- Sisällysluettelo: Otsikoista ilmenee, oletko sisällyttänyt kaikki sisällön kannalta olennaiset aiheet.
- Lausunto: Voit tarkastella tiedostoa eri näkökulmista "Näytä" -välilehden kautta. Huomaat nopeasti virheitä muodossa ja asettelussa.
- Hyperlinkit: Avaa verkkosivusto kaksoisnapsauttamalla integroituja linkkejä ja tarkista, onko linkki luotu oikein.
- Oikeinkirjoitus ja välimerkit: Vaikka Word tarjoaa kattavaa tukea oikeinkirjoituksen korjaamiseen, kannattaa tehdä viimeinen manuaalinen tarkistus. Voit tarkistaa nimet ja vieraat sanat uudelleen jaksoittain.
Kun olet tarkistanut asiakirjan perusteellisesti ja korjannut virheet, voit tallentaa tiedoston PDF -tiedostona tai lähettää sen suurelle määrälle ihmisiä lomakekirjeenä. Voit myös lisätä lähdeluettelon. On tärkeää antaa asiakirjalle johdonmukainen nimi ja tallentaa tiedosto paikkaan, joka on helppo löytää. Ilman yksittäisiä vaatimuksia voit myös käyttää tietyn standardin mukaisia malleja.
Johtopäätös: lisää ja muotoile sivunumerot
Microsoft Word tarjoaa erilaisia toimintoja asiakirjojen jäsentämiseksi mahdollisimman selkeästi. Yksi, joka tarjoaa heti selkeän rakenteen, on sivunumeroiden määrittely. Yksittäisten sivujen numerointi auttaa tekijää löytämään yksittäisiä tekstielementtejä osia vaihdettaessa. Toisaalta sivun alareunassa olevat numerot auttavat myös lukijoita: Sivuviitteiden tapaan sivuviitteet tarkoittavat, että teksti pysyy luettavana ja selkeästi jäsenneltynä.
Koska jokaisella yrityksellä ja jokaisella henkilöllä on erilaiset vaatimukset tekstiasiakirjoille, toiminto voidaan yksilöidä Wordissa: Voit järjestää sivunumeroinnin ylä- ja alatunnistealueelle. Sijoittaminen arkin reunaan tai keskelle on myös mahdollista.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka voin integroida sivunumerot Word -asiakirjaani?
Sivunumerot määritetään Wordissa vain muutamassa vaiheessa. Voit avata Otsikko ja alatunniste -valintaikkunan Lisää -välilehden kautta. Täältä löydät muita asetusvaihtoehtoja, jotka sisältävät myös alatunnistetyökalut: Voit valita sivunumeroinnin sijainnin. Numeroita ei välttämättä tarvitse sijoittaa sivun alareunaan. Otsikko tarjoaa myös tilaa numerointiin.
Aloitetaanko sivunumerointi aina ensimmäiseltä sivulta?
Usein tarvitaan kansilehti tai otsikko. Tätä ei pääsääntöisesti pitäisi sisällyttää numerointijärjestelmään. Tästä syystä voit määrittää sivunumerot henkilökohtaisten toiveidesi mukaan. Esimerkiksi numerointi voidaan aloittaa numerolla 3 kolmannella sivulla.
