Tunnetko tämän: Kirjoitat tärkeää asiakirjaa ja sinulle tulee mieleen jotain, jonka haluat tallentaa Outlookin tehtävänä. Heti kun olet Outlookissa, katso nopeasti sähköpostiviestejä - ja olet poissa työnkulusta. Wi
Yksi ajanhallinnan perussäännöistä on: "Kirjoita se muistiin." Kirjoita ideat ja tehtävät heti muistiin, muuten unohdat ne tai joudut käyttämään osan keskittymisestäsi niiden muistamiseen. Kirjoittaminen paperille tai toiseen Word -asiakirjaan on vaihtoehto, mutta sinun on sitten siirrettävä tehtävät Outlookiin myöhemmin, mikä vaatii lisätoimia.
Kokemus on osoittanut, että hypätä Outlookiin nopeasti päästäksesi tehtävään ei ole hyvä idea. Ja silloin on suuri riski, että katsot "nopeasti" sähköpostin postilaatikkoon. Usein se ei jää "katson pikaisesti, onko kollega Meier vastannut". Monet toimistotyöntekijät avaavat lisää sähköpostiviestejä, ehkä vastaavat niihin heti, avaavat linkitetyn verkkosivuston jne. Kuten Microsoft selvitti tutkimuksen aikana, tällainen keskeytys voi nopeasti lisätä jopa 15-20 minuuttia. Ja kun he palaavat asiakirjaan, jota he työskentelivät aiemmin, kestää usein vielä 5–15 minuuttia, ennen kuin he voivat poimia langan uudelleen. Mitä monimutkaisempi ajatusketju olet juuri käsitellyt, sitä kauemmin kestää ennen kuin voit jatkaa tuottavaa työtä.
Se on helpompaa näin: Voit lisätä painikkeen Wordiin, Exceliin ja muihin Office -ohjelmiin, joiden avulla voit nopeasti luoda tehtävän Outlookissa vastaavasta ohjelmasta ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa Outlook -ikkunaan. Toisin sanoen: pysyt tutussa ympäristössä ja vähennät häiriötekijöiden riskiä.
Lisää painike Wordissa ja Excelissä versioon 2003 asti Luo Microsoft Office Outlook -tehtävä jossakin työkalurivistä (vain PowerPointissa ja Publisherissa Office 2007: stä). Office 2007: ssä integroit vastaavan painikkeen pikakäyttöpalkkiin. Office 2010: ssä on myös mahdollista luoda oma välilehti tai ryhmä välilehdelle ja lisätä painike sinne. Onenotessa on oletusarvoisesti Outlook -tehtävien painike.
Lisää -painike Wordissa / Excelissä vuoteen 2003 asti
Lisää Word- ja Excel -työkaluriville kuvake, jolla voit luoda tehtävän Outlookissa vastaavasta ohjelmasta.
Teet tämän seuraavasti:
- Soita komento Wordissa tai Excelissä Työkalut → Mukauta päällä.
- Avaa rekisteri Komennot.
- Valitse ikkunasta Luokat vaihtoehto Kaikki tilaukset loppu.
- Katso sitten ikkunasta Komennot sisäänkäynti TaskCreate (Wordissa) tai Luo Microsoft Office Outlook -tehtävä (Excelissä).
- Vedä tämä merkintä hiirellä johonkin Word- tai Excel -työkaluriviin ja pudota se kohtaan, jossa kuvake pitäisi näkyä.
- Sulje valintaikkuna.
Lisää -painike Office 2007: ssä
Wordissa, Excelissä, Powerpointissa ja Publisher 2007: ssä voit asentaa kuvakkeen vain pikakäyttöpalkkiin. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Napsauta painiketta Wordin (tai haluamasi ohjelman) pikakäyttöpalkissa Mukauta pikakäyttöpalkki ja soita Lisää komentoja päällä.
- Alla Valitse komennot valita Komennot eivät ole nauhassa (Office 2007) tai Komennot eivät ole nauhassa (Office 2010).
- Etsi merkintä vierittämällä aakkosjärjestyksessä olevaa komentojen luetteloa alaspäin Luo Microsoft Office Outlook -tehtävä.
- Valitse tämä merkintä ja napsauta Lisätälisätäksesi kuvakkeen pikatyökaluriville.
- Siirrä merkintä haluamaasi kohtaan nuolinäppäimillä.
- Jos et halua tehdä muita muutoksia pikakäyttötyökaluriviin, sulje valintaikkuna.
- Toista vaiheet 1–6 muille Office -ohjelmille, joista haluat luoda Outlook -tehtäviä.
Lisää -painike Office 2010: ssä
Helpoin tapa on lisätä painike pikakäyttöpalkkiin, kuten Office 2007: ssä. Vaihtoehtoisesti nykyisessä Office -versiossa on myös mahdollista integroida painike valikkonauhaan. Sinun on kuitenkin ensin luotava oma välilehti tai ryhmä olemassa olevaan välilehteen.
Luo tehtävä
Heti kun napsautat kuvaketta Wordissa tai Excelissä Luo Microsoft Office Outlook -tehtävä uusi tehtäväikkuna avautuu Outlookissa - vaikka Outlook ei ole tällä hetkellä käynnissä. Outlook määrittää aiheeksi parhaillaan Wordissa tai Excelissä muokattavan asiakirjan nimen; asiakirja on myös linkitetty tehtävään. Jos tehtävällä ei ole mitään tekemistä asiakirjan kanssa, jota parhaillaan käsittelet, poista asiakirjan kuvake tehtäväikkunasta ja kirjoita toinen aihe.
Jos parhaillaan avatulla asiakirjalla ei vielä ole nimeä Wordissa, näyttöön tulee viesti, jossa sanotaan, että sinun on ensin tallennettava asiakirja, ennen kuin voit luoda siitä tehtävän. Vahvista tämä viesti painikkeella OK, tallenna asiakirja (tai vaihda aiemmin tallennettuun asiakirjaan) ja napsauta sitten kuvaketta uudelleen Luo Microsoft Office Outlook -tehtävä.
Toisaalta Excel ei kehota sinua tallentamaan, jos napsautat tyhjän taulukon kuvaketta. Tämä pätee myös, jos et ole vielä tallentanut muutoksia nykyiseen taulukkoon. Tämäkään ei ole ongelma, koska taulukon tietoja ei tallenneta tehtävän mukana, vaan vain linkki taulukkoon.
