Excel -laskentataulukot: värjää tyhjät solut automaattisesti

Näin varmistat, että kaikki Excel -taulukon pakolliset kentät ovat täynnä sisältöä

Laskentataulukot on usein rakennettu siten, että tiedot on syötettävä tiettyihin soluihin, jotta laskenta voidaan suorittaa oikein. Monimutkaisissa ja sekavissa Excel -taulukoissa voi tapahtua nopeasti virheitä, jos arvoja ei syötetä tietyssä kohdassa. Tällaisessa tapauksessa vianetsintä voi olla työlästä ja aikaa vievää. Tästä syystä Excel antaa sinulle mahdollisuuden välttää syöttövirheet värjäämällä huomattavasti tyhjät solut.

Ohjevideo - Microsoft Excel: Väritä taulukon tyhjät solut automaattisesti

Värjätä solut automaattisesti

Jotta solut voidaan automaattisesti värikoodata, tallenna solu ehdollisella muotoilulla. Microsoft Excel värittää solun automaattisesti valitsemallasi värillä heti, kun siinä ei ole sisältöä. Upota ehdollinen muotoilu seuraavasti:

1. Korosta solu, jonka haluat tarkistaa. Voit myös valita solualueen tai pitää CTRL -näppäintä painettuna ja valita sarjan soluja, jotka eivät ole vierekkäin.

2. Soita komento "KÄYNNISTÄ> MUOTOI MALLIT - EHDOLLINEN MUOTO - UUSI SÄÄNTÖ - KÄYTÄ KAAVA MÄÄRITETTÄVIEN SOLUJEN MÄÄRITTÄMISEKSI".

   Excel aina versioon 2003 asti: Soita komento "FORMAT - CONDITIONAL FORMATTING". Valitse avautuvassa valintaikkunassa merkintä "FORMULA IS" vasemmalla olevasta luettelokentästä.

   

3. Kirjoita lopuksi syöttökenttään seuraava kaava:

   = ON TYHJÄ (A1)

   Anna solun osoitteen A1 sijaan merkityn solun osoite. Jos olet valinnut useamman kuin yhden solun, käytä ensimmäisen solun osoitetta.

Syöttämällä ehdollisen muotoilun olet ottanut ensimmäisen ja tärkeimmän askeleen löytääksesi laskentataulukon tyhjät solut automaattisesti. Seuraavassa vaiheessa sinun on määritettävä, mitä väriä käytetään tyhjien solujen merkitsemiseen.

Valmista tyhjien solujen värillinen merkintä - näin se toimii

1. Napsauta FORMAT -painiketta (Excel aina versioon 2003 saakka: FORMAT).

2. Valitse TÄYTÄ -välilehti (Excel aina versioon 2003 asti: SAMPLE).

3. Napsauta solun haluttua väriä, esimerkiksi punaista. Excelin pitäisi käyttää tätä väriä tyhjien solujen tallentamiseen alueelle.

   

4. Sulje valintaikkuna OK -painikkeella.

Vain Excel-taulukon tyhjät solut on värikoodattu ehdollisen muotoilun syöttämisen jälkeen. Tämä merkintä on myös dynaaminen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että värimerkintä katoaa heti, kun syötät sisältöä soluihin. Jos poistat sisällön, esimerkiksi numeron tai kaavan, Excel korostaa solun uudelleen.

Värillä korostamisen lisäksi sinulla on muita ehdollisen muotoilun vaihtoehtoja. Muun muassa voit muotoilla fontteja tai lisätä kehyksen. Tyhjien kenttien löytämiseksi värillinen merkintä ja toiminto "ISERROR" on paras vaihtoehto.

ISLEER -toiminto ja vaihtoehdot

"IS ERROR" -toiminnon lisäksi, jolla voit näyttää kaikki kentät, joita ei ole täytetty, voit myös käyttää IS EMPTY -toimintoa osana ehdollista muotoilua. Jotta voit käyttää ISBLANKia funktiona, merkitse taulukon alue, jonka haluat tarkistaa, ja valitse ISERROR -toiminnon tavoin vaihtoehto: "KÄYTÄ KAAVAA MÄÄRITETTÄVIEN SOLUJEN MÄÄRITTÄMISEKSI". ISERRORin jälkeinen aktiivinen solu on tutkittava, esimerkiksi: IS EMPTY (B5).

Kun olet valinnut värin FORMAT -kohdassa, kaikki solut ilman merkintöjä näytetään automaattisesti halutulla täyttövärillä. Värikoodaus on jälleen dynaamista. ISBLANK -toiminnolla, kuten ISERROR -toiminnolla, et enää unohda solumerkintöjä.

Ero ISERRORin ja ISBLANKin välillä

Ero näiden kahden toiminnon välillä on helppo selittää. ISBLANK -toiminto tarkistaa automaattisesti, onko solun sisältö tyhjä. Tuloksena on totuusarvo TOSI tai EPÄTOSI. ISBLANK yhdistetään usein IF -toimintoon. Sitä vastoin ISERROR -toimintoa voidaan käyttää määrittämään, onko virhetyyppi läsnä. Microsoft Excelin ISERROR -TOIMINTO on erityisen hyödyllinen erittäin pitkille taulukoille. Värikoodattujen virheiden tai epätäydellisesti täytettyjen taulukon solujen lisäksi voit käyttää ISERROR-toimintoa monimutkaisempien kaavojen tai laajojen vianmääritysten luomiseen.

Asiantuntijan vinkki: Nolla -arvojen näyttäminen ja piilottaminen soluissa

Jotkin laskentataulukot eivät halua nolla -arvojen näkyvän. Muissa katsauksissa nolla -arvot ovat tärkeitä, jotta voimme ymmärtää laskennan kokonaistiedot. Teet asetukset Excel-asetuksissa (KÄYNNISTÄ> VALINNAT) LISÄASETUKSET-alikohdassa. Aktivoimalla valintaruutu "Näytä nolla soluissa, joissa on nolla -arvo", nolla -arvo näkyy taulukossasi. Jos valintaruutu on poistettu käytöstä, nollakenttä jää tyhjäksi.

Yhteenveto ja johtopäätös: ISERROR -toiminnon käyttäminen puuttuvien merkintöjen korostamiseen väreissä ei ole vaikeaa

On tehokasta käyttää ISERROR-toimintoa puuttuvien merkintöjen löytämiseen suuresta, monisivuisesta Excel-laskentataulukosta. Värinäyttö näyttää heti, mitkä rivit tai sarakkeet puuttuvat. Lisäksi ISERROR -toimintoa voidaan käyttää monimutkaisiin kaavoihin tai kaavavirheiden etsimiseen Excelistä. ISBLANK -toiminto tarjoaa vaihtoehdon, joka antaa tuloksena vain totuusarvon TOSI tai EPÄTOSI.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä ISERROR -toiminto tekee Excelissä?

ISERROR -toiminnolla voit merkitä virheet taulukoihin yhdessä ehdollisen muotoilun kanssa tai näyttää epätäydellisesti täytetyt solut.

Miksi ISERROR -ominaisuuden käyttäminen on käytännöllistä?

Erityisesti suurissa laskentataulukoissa ei ole helppoa tehdä kaikkia merkintöjä oikein. ISERROR -toiminto voi auttaa tunnistamaan epätäydelliset tai virheelliset merkinnät ja suunnittelemaan taulukon tehokkaammin.