Skannaa asiakirjoja: ohjeet ja ilmaiset ohjelmat

Saavuta tavoitteesi helposti näiden vaiheittaisten ohjeiden avulla

Jos sinulla on kotona paperiasiakirjoja, jotka haluat turvata digitaalisesti, voit skannata ne. Jopa monissa toimistoissa on edelleen vanhoja tiedostoja ja asiakirjoja, jotka on siirrettävä digitaaliseen maailmaan. Skannerilla on helppo luoda digitaalisia kuvia analogisista asiakirjoista. Jopa valokuvia tai dioja voidaan skannata, eikä arkistointi ole vain kellarissa olevissa laatikoissa ja valokuva -albumeissa. Skannaus luo 2D -tulosteen analogisesta asiakirjasta, jota voidaan sitten muokata tietokoneessa tarpeen mukaan.

Asiakirjojen skannaaminen: tästä syystä se on järkevää

Kun skannaat asiakirjan, se luo siitä digitaalisen version, jonka voit tallentaa tietokoneellesi. Skannauksen ansiosta voit:

• varmistaa
• Järjestä
• muokata
• kaksoiskappale
• lähettää

Skannatun asiakirjan luoma tiedosto toistaa alun perin alkuperäisen asiakirjan tiedot. Voit sitten muokata tiedostoa haluamallasi tavalla sopivalla skannausohjelmistolla. Olitpa värien säätö tai eri skannausten yhdistäminen - päätät, haluatko muuttaa skannaustasi ja miten.

Skanneri: Voit valita näistä kahdesta vaihtoehdosta

Asiakirjojen skannaamiseen tarvitaan skanneri. Valittavana on kaksi vaihtoehtoa:

• Litteän kartongin skannerilla sinulla on kompakti laite, jolla voit skannata DIN A4 -muotoja ja pienempiä asiakirjakokoja.
• Monitoimilaitteen avulla voit paitsi skannata, myös tulostaa ja kopioida. Aiemmin moniin monitoimilaitteisiin oli integroitu myös faksitoiminto, nykyään se on enemmän kuin WLAN tai Bluetooth, joka on sisäänrakennettu laitteisiin.

Monitoimilaitteet ovat huomattavasti suurempia kuin tasoskannerit, ja siksi niitä käytetään useammin toimistoissa tai työympäristöissä. Jos sinulla on monitoimilaite ja jos skannaat ja tulostat usein, on parasta ostaa sellainen asiakirjansyöttölaitteella, jotta sinun ei tarvitse ladata jokaista paperiarkkia erikseen.

Asiakirjojen skannaus: näin se toimii

Asiakirjojen skannaamiseen tarvitaan tietokone ja skanneri.

Liitä skanneri tietokoneeseen.

Aseta asiakirja skannattava puoli alaspäin kytketyn skannerin lasilevylle.

Paina sitten "Skannaa" -painiketta ja näet asiakirjan kuvan tietokoneen näytöllä muutaman sekunnin kuluttua yhdellä napsautuksella.

Tallenna asiakirja, kun olet tyytyväinen siihen.

Jos haluat muuttaa jotain, voit toistaa skannauksen, kun olet säätänyt asetuksia.

Muokkaa skannauksen jälkeen asiakirjaa haluamallasi tavalla käyttämällä valittua ohjelmistoa. Jos esimerkiksi skannaat sen kulmassa, voit suoristaa sen Scantailorin kaltaisella ohjelmalla.

Tallenna se heti, kun olet lopettanut sen muokkaamisen.

Oikealla ohjelmistolla, kuten iCopy, voit myös tulostaa skannauksesi suoraan, jos tietokoneeseen on liitetty tulostin. Sähköpostiohjelmien, kuten Microsoft Outlookin, Thunderbirdin tai Windows Mailin, avulla voit lähettää skannauksia suoraan sähköpostitse. Voit digitoida ja jakaa paperiasiakirjoja välittömästi. Muuten Microsoft Outlookin toimitus sisältää myös ScanPST: n - voit korjata tämän ohjelman avulla henkilökohtaisen kansion Outlookissa.

kärki

Varmista, että olet asettanut skannerin oikeaan resoluutioon ennen skannausta. Muussa tapauksessa tekstielementit voivat näyttää sumeilta. Valitse 300 dpi: n resoluutio mustavalkoisille tekstiasiakirjoille. Jos käsittelet tekstiä värillisellä paperilla, voit myös säätää skannauksen kirkkautta ylöspäin - 10 prosenttia.

Mitä enemmän värejä ja grafiikkaa skannaat, sitä suurempi tiedosto lopulta on. Jos haluat säästää tallennustilaa ja nopeuttaa skannausta, voit asettaa skannauksen väriasetuksiksi mustavalkoiset, jos värit eivät ole niin tärkeitä digitaaliselle asiakirjallesi.

Sinun ei tarvitse ladata muita ohjelmistoja Internetistä skannausta varten. Tarvitset tätä vain, jos haluat muokata digitaalista asiakirjaasi myöhemmin. Useimpien skannerien mukana tulee ohjelmisto, jonka avulla voit skannata ja tehdä perusasetuksia. Windows 10: ssä et tarvitse ohjelmistoa skannaamiseen.

Skannaus Windows 10: ssä

1. Asenna skanneri ennen aloittamista.

2. Avaa vasemmassa alakulmassa oleva Käynnistä -valikko ja kirjoita hakutoimintoon "Windowsin faksi ja skannaus".

3. Napsauta ohjelmaa ja siirry sitten kohtaan "Uusi tarkistus".

4. Esikatselu -kohdassa voit säätää skannattavaa aluetta haluamallasi tavalla.

5. Nyt voit valita skannaustiedostomuodon. On myös mahdollista tallentaa skannaus PDF -tiedostona.

6. Skannauksen jälkeen löydät skannatut asiakirjat kansiosta "Dokumentit" -> "Skannatut asiakirjat"

7. Voit myös lähettää tiedoston muille henkilöille sähköpostitse tai faksina skannauksen aikana.

   

Tallenna skannauksesi tässä muodossa

Skannaukset tallennetaan pääsääntöisesti JPEG.webp- tai JPG.webp -muodossa (Joint Photographic Experts Group). JPEG.webp -muoto on suosituin kuvatiedostojen tallennusmuoto, koska skannaus on vain kuvatiedosto. JPEG.webp toimii pikselipohjaisesti, ja yhteensopivuus ja käytettävyys ovat korkeat. Lähes kaikki ohjelmistot voivat myös avata JPEG.webp -muodon tai muuntaa muita tiedostomuotoja JPEG.webp -muotoon. Skannauksen aikana laatu saattaa kuitenkin heiketä hieman, jos asiakirja tallennetaan JPEG.webp -muodossa. Vakavien poikkeavuuksien ilmetessä tämä voidaan kuitenkin yleensä korvata ja muokata ohjelmistolla.

Muita formaatteja ovat PNG- ja TIFF -muodot. PNG on erityisen sopiva silloin, kun kuvatiedostoja pakataan. TIFF mahdollistaa tiedostojen muuntamisen ilman laadun heikkenemistä. Tiff-muodossa olevia tiedostoja voidaan myös käsitellä erityisen hyvin grafiikkaohjelmistolla.

Tallenna skannaukset PDF -muotoon Adobe Acrobatilla

Skannauksen tallentamiseksi PDF -tiedostona tarvitaan tekstintunnistus, joka tunnetaan myös nimellä OCR (Optical Character Recognition). Tämä optinen merkkitunnistus mahdollistaa myös kuvien tai grafiikan etsimisen tekstielementtejä varten, jotta ne muunnetaan ja muunnetaan muokattaviksi ja haettavissa oleviksi tiedostoiksi. JPEG.webp -muodossa olevia kuvatiedostoja ei esimerkiksi käytetä Windows 10 -käyttöjärjestelmässä. Voit tallentaa skannauksesi PDF -tiedostona suoraan skannausta luodessasi. Jos käytät Adobe Acrobat -ohjelmaa, voit tallentaa skannatut tiedostot suoraan PDF -tiedostona. Voit sitten skannata paperiasiakirjan automaattisella väritunnistuksella ja tallentaa sen PDF-tiedostona, tai voit määrittää omat henkilökohtaiset tiedot kohdassa "Käyttäjän määrittämä skannaus".

Voit valita seuraavista oletusasetuksista:

• Automaattinen väritilan tunnistus
• Värillinen asiakirja
• Mustavalkoinen asiakirja
• Harmaasävyinen asiakirja
• Värillinen valokuva

Voit myös valita, haluatko skannata useita tiedostoja PDF -tiedostona samanaikaisesti. Voit sitten optimoida skannatut PDF -tiedostot. Valitettavasti Adobe Acrobat ei ole ilmainen, jos haluat käyttää sitä pitkällä aikavälillä - kokeiluversio on saatavilla ilmaiseksi.

Top 5: Näitä ilmaisia skannaus- ja tulostusohjelmia suositellaan

ABBYY Fine Reader

FineReaderin avulla voit skannata, muokata skannauksia ja muuntaa skannauksesi PDF -asiakirjoiksi. Voit lisätä merkintöjä asiakirjoihin ja jakaa ne muiden kanssa samalla, kun seuraat tiedostoosi tehtyjä muutoksia. Skannauksesi voidaan myös muuntaa Excel- tai Word -tiedostoiksi.

Readiris Pro

Readiris Pro -ohjelmisto on yhteensopiva Windows 7,8: n ja 10: n kanssa. Voit muuntaa skannauksesi PDF -muotoon, e -kirjaformaattiin ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF ja paljon muuta. Sinun ei tarvitse rajoittua pelkästään tekstipohjaisiin asiakirjoihin. Ohjelmisto voi myös lukea tekstielementtejä kuvista ja poimia vain nämä. Jos tallennat skannaamasi PDF -tiedostona Readiris Prolla, voit myös käyttää ohjelmistoa PDF -tiedostojen yhdistämiseen, pakkaamiseen ja järjestämiseen.

PaperScan

PaperScanin avulla voit skannata asiakirjoja, piirustuksia ja valokuvia. Voit kääntää, siirtää, peilata tai poistaa skannauksia haluamallasi tavalla. Tiedostojen korjaukset voidaan tehdä myös napin painalluksella, esimerkiksi säätämällä halkeamia tai reikiä, jotka ovat analogisessa mallissa. Voit myös säätää värejä haluamallasi tavalla ja asiakirjasi voidaan muuntaa harmaasävyiseksi tai mustavalkoiseksi. Voit myös valita monista suodattimista. Seuraavat muodot voidaan valita:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 tarkoittaa "Not Another PDF Scanner" ja on yksinkertainen työkalu asiakirjojen ja kuvien skannaamiseen. Skanneria ei tarvitse asentaa erikseen ohjaimen kautta, vaan ohjelma tunnistaa sen automaattisesti. Voit muokata skannaustasi ennen skannausta esimerkiksi määrittämällä kuvaosion. Automaattisen tekstintunnistuksen ansiosta voit nopeasti kopioida tekstin asiakirjoista. Voit tallentaa skannauksesi tavalliseen JPG.webp-, PNG-, TIFF- ja tietysti PDF -muotoon.

VueScan Free Edition

VueScan Free Edition tukee yli 1850 skanneria. Ilmaisen ohjelmiston avulla voit skannata asiakirjojen lisäksi myös kuvia ja elokuvia. Voit valita eri laatutasojen välillä, jotta mallit digitoidaan mahdollisimman hyvin. Voit myös rajata skannauksesi etukäteen, säätää värejä ja valita erilaisia suodatinvaihtoehtoja.

Kärki:

Asiakirjat voidaan skannata myös älypuhelimella. Adobe Scanin tai CamScannerin kaltaisilla sovelluksilla voit helposti ottaa kuvia asiakirjoista älypuhelimesi kameralla. Adobe Scan mahdollistaa jopa tekstintunnistuksen tekstintunnistuksen avulla. Skannausprosessin jälkeen voit tallentaa kuvan älypuhelimeesi, lähettää sen tai ladata sen pilveen.

Johtopäätös: skannaa asiakirjat ja muokkaa niitä haluamallasi tavalla

Jos haluat digitoida paperiasiakirjoja, et voi välttää niiden skannaamista. Tämä voidaan tehdä älypuhelimella, mutta skanneri on parempi ja siinä on enemmän vaihtoehtoja. Riippuen siitä, kuinka paljon skannaat, tulostat ja kopioit, ostat joko tasoskannerin tai monitoimilaitteen. Windows 10 -käyttöjärjestelmässä et enää tarvitse lisäohjelmistoa asiakirjojen skannaamiseen. Jos haluat muokata, muuntaa, leikata tai yhdistää skannauksesi, tarvitset lisäohjelman, kuten VueScanin tai Readiris Pron. Käyttöjärjestelmästä riippuen saatat tarvita myös lisäohjelmistoa skannaustesi muuntamiseksi PDF -tiedostoksi. Varmista, että tämä sisältää myös optisen tekstintunnistuksen (OCR), jotta skannauksesi ovat muokattavissa ja haettavissa.