Excel: Luo viittaus toiseen laskentataulukkoon

Microsoft Excelin käyttäjät arvostavat mahdollisuutta luoda viittauksia muihin aktiivisen kansion laskentataulukoihin. Erityisesti suurilla laskentataulukoilla, joissa on monia kaavoja, tietoja ja funktioita, on hyödyllistä luoda viitteitä, jotta kaiken tiedon kanssa voidaan työskennellä tehokkaasti. Tämä säästää työlästä manuaalista kaksoissyöttöä tai kopioi ja liitä, mikä on aikaa vievää ja virhe altista.

Tässä artikkelissa opit, kuinka voit linkittää Excel-laskentataulukot yhteen muutamalla napsautuksella ja suorittaa siten laskelmia useissa laskentataulukoissa.

Kuinka luot viittauksen toiseen laskentataulukkoon?

Luot linkin kahden Excel-laskentataulukon välille käyttämällä kohdelaskentataulukossa olevaa kaavaa ja ulkoista viittausta.

Esimerkissämme taulukosta 1 näkyy, kuinka monta työntekijää yrityksessä on eri paikkakunnilla Saksassa ja muissa Euroopan maissa. Toisessa taulukossa tulee ilmoittaa vain Passaun sivuliikkeen työntekijöiden lukumäärä. Kahden taulukon välinen linkki varmistaa, että jos taulukon 1 tiedot muuttuvat, taulukon 2 tiedot päivittyvät automaattisesti.

Luo viittaus toiseen laskentataulukkoon avaamalla ensin molemmat laskentataulukot Microsoft Excelissä. Napsauta sitten kohdetaulukossa kohdesolua, jossa haluat näyttää lähdetiedoston tiedot. Käytännön esimerkissämme tämä on kohdesolu B1.Linkin kaava alkaa aina yhtäläisyysmerkillä. Kirjoita "="aiemmin valittuun soluun.

Vaihda seuraavassa vaiheessa työntekijätietojen taulukkoon ja korosta numero 55 solussa C9. Tämä on Passaun sivuliikkeen työntekijöiden määrä.

Paina Enter lopettaaksesi pikakuvakkeen. 55 työntekijän määrä näkyy nyt taulukossa 2, koska olet tehokkaasti linkittänyt molempien laskentataulukoiden solut toisiinsa.

Jos haluat luoda viitteen manuaalisesti näppäimistön avulla, käytä seuraavaa syntaksia:

=taulukonnimi!solu

Syötä taulukon nimeä varten sen taulukon nimi, jonka soluun haluat viitata. Esimerkissämme taulukon nimi on "Taulukko1" . Solun otsikko määrittää viittauksen Sheet1:n soluihin, joihin haluat viitata.

Kuinka tehdä laskelmia useissa Excel-taulukoissa?

Usein tapahtuu, että laskelmat on suoritettava useiden laskentataulukoiden kautta. Esimerkkityökirjassamme on useita laskentataulukoita, joilla on identtinen rakenne. Taulukossa on kuvattu yrityksen eri laitosten sähkökustannukset yhden vuoden aikana kuukausittain. Työkirja sisältää tiedot vuosilta 2016-2021. Summit ja maksimiarvot lasketaan yhteenvetolomakkeella.

Käyttäjät, jotka työskentelevät satunnaisesti Excelin kanssa, osaavat suorittaa laskutoimituksia useille työkirjan laskentataulukoille. Harvat ihmiset tietävät, että useiden laskentataulukoiden välillä laskettaessa voidaan siirtää alueita, jotka lyhentävät kaavoja merkittävästi ja tekevät niistä selkeämpiä.

Tärkeää: On erittäin tärkeää, että kaikki laskelmaan sisällyttämäsi laskentataulukot on rakennettu identtisesti saman kaavan mukaan. Vain tässä tapauksessa kaavat antavat oikeat tulokset. Varsinkin laajoissa laskentataulukoissa, joissa on paljon dataa, sen ei välttämättä tarvitse olla tuloksessa havaittavissa, jos jossakin taulukossa tietoaluetta siirretään rivillä tai sarakkeella. Samalla tulos on väärä.

Seuraavassa esimerkissä lasketaan yhteen viime vuosien sähkökustannukset. Kuvassa näkyy yksittäisten arkkien rakenne:

Taulukoiden yhtenäisen rakenteen lisäksi arkkien järjestys työkirjassa on tärkeää. Varmista, että tarvitsemasi laskentataulukot ovat vierekkäin työkirjassa.

Seuraava kuva näyttää laskentataulukoiden järjestyksen esimerkkityökirjassa:

Kun valmistelut on tehty, voit aloittaa kaavojen kirjoittamisen.

Kuinka laskea useiden laskentataulukoiden summa Excelissä?

Esimerkkitaulukossamme kaikkien vuosittaisten summien kokonaistulos määritetään yhteenvetolomakkeella. Yksittäisten vuosien summat ovat vastaavissa taulukoissa solussa H16.

Summaan tarvittavalla kaavalla on seuraava rakenne:

=SUM('FirstSheet:LastSheet'!Range)

" FirstSheetillä välität ensimmäisen laskelmaan sisällytettävän arkin nimen. Lastsheet-argumentti määrittää laskennan viimeisen arkin nimen. Kaikki näiden kahden arkin välissä olevat levyt otetaan myös huomioon.Alue määrittää alueen, jonka haluat summata."

Laske laskentataulukoiden 2016–2021 solujen H16 arvojen summa seuraavalla kaavalla:

=SUM('2016:2021'!H16)

Seuraava kuva näyttää tämän kaavan käytön esimerkkitaulukossa:

Tätä yksinkertaista kaavaa mukauttamalla on mahdollista tehdä kyselyjä myös muista soluista. Jos esimerkiksi haluat tietää, kuinka paljon sähköä kului Frankfurtin tehtaalla huhtikuussa 2016–2021, korvaa viittaus soluun H16 solulla F7 kaavassa.

Kun lasket useista laskentataulukoista, et rajoitu laskentataulukoiden yksittäisiin soluihin. Voit siirtää kokonaisia alueita funktiolle milloin tahansa.

Kuinka laskea useiden laskentataulukoiden enimmäisarvo Excelissä?

Esimerkkitaulukossamme, jossa verrataan eri laitosten sähkökustannuksia vuosina 2016-2021, määritetään kaikkien vuosien yksittäisten arvojen absoluuttinen maksimiarvo. Yksittäiset arvot ovat taulukoissa 2016-2021 soluissa B4:G15.

Käytä seuraavaa kaavaa määrittääksesi kaikkien yksittäisten arvojen enimmäisarvon vastaavien vuosien viiden laskentataulukon aj alta:

=MAX('2016:2021'!B4:G15)

Seuraava kuva näyttää tämän kaavan käytön esimerkkitaulukossa:

Kuinka lasket eri laskentataulukoiden keskiarvon?

Maksimiarvojen lisäksi useiden laskentataulukoiden keskiarvo voidaan laskea yhdellä kaavalla. Käytä tätä varten seuraavaa syntaksia.

=KESKIMÄÄRÄ('aloitustaulukko:lopputaulukko'!solualue)

Kaavalla välität yhteensä kolme argumenttia:

• Aloituslomakkeella annat ensimmäisen laskelmaan sisällytettävän arkin nimen.
• Loppusivun nimeä käytetään määrittämään laskennan viimeisen arkin nimi. Kaikki näiden kahden arkin välissä olevat levyt otetaan mukaan laskelmaan.
• CellRangea käytetään määrittämään laskennan solualue.

Näytetaulukossamme kaava ja tulos näyttävät tältä:

=KESKIARVO('2016:2021'!B4:G15)

Miten muiden asiakirjojen arvoja voidaan linkittää?

Jos käytät usein Exceliä, sinun on joskus linkitettävä laskentataulukon soluviittauksia, jotka eivät ole samassa asiakirjassa.Tämä toimii ilman ongelmia lisäämällä asiakirjan nimi yllä kuvattuun soluviittaukseen. Tämä on merkitty hakasulkeilla (" [" tai "]" ).

Esimerkki:=[Dokumentti1]Alkuperä!G9

Käytä tätä vaihtoehtoa, jos toinen kansio nimeltä "Dokumentti1" on auki. Toisa alta, jos dokumentti ei ole auki, käytä polkua, johon se on tallennettu.

Esimerkki:=C:\Files\FolderName\[Document1]Origin!G9

Kuinka linkitän soluviittauksia hiirellä?

Soluviittauksia muihin asiakirjoihin ei välttämättä tarvitse syöttää manuaalisesti, sillä voit helposti linkittää soluja muutamalla hiiren napsautuksella. (LISÄÄ KUVA)

Kuinka korjataan soluviittausvirhe?

Laskentataulukoita linkitettäessä ja viittauksia käytettäessä Microsoft Excel saattaa näyttää virheen soluviittauksessa. Jos näin on, kaava sisältää virheen tai virhe tapahtui valittaessa aluetta hiirellä

Viitevirhe ilmenee myös, jos soluviittaus syötettiin toiseen laskentataulukkoon, joka on poistettu tai nimetty uudelleen. Tätä virhettä voidaan verrata kirjeen toimittamiseen tiettyyn osoitteeseen. Heti kun postinumero on vaihdettu, kirjettä ei voida enää toimittaa, koska osoite on väärä.

Yhteenveto, usein on järkevää työskennellä viitteiden kanssa Excelissä. Linkkien kanssa työskentelyn tärkein etu on, että voit tehdä työsi tehokkaammin ja nopeammin.

Linkkien avulla voit käyttää olemassa olevia tietoja tarvitsematta kirjoittaa niitä uudelleen. Tämä säästää aikaa ja estää lähetysvirheet. Excelissä viitteitä voidaan käyttää myös laskelmien suorittamiseen. Viittauksia voidaan luoda muihin työkirjan soluihin tai toisen työkirjan soluihin. Ne ovat hyödyllisiä tietojen järjestämisessä ja laskelmien suorittamisessa.Linkkejä voidaan käyttää myös tiedon suodattamiseen ja lajitteluun. Viitteet ovat siis tehokas työkalu Excelissä, joka auttaa sinua tekemään työsi tehokkaammin.