Tämä tapahtuu yhä useammin: Jos käytät Excel -työkirjaa tietolähteenä lomakekirjeessä Word 2003/2002: ssa, päivämäärän muodossa voi ilmetä ongelmia. Näin voit kiertää tämän vaikeuden.
Jos esimerkiksi päivämäärä on tarkoitus siirtää lomakekirjeeseen Excel -taulukon päivämääriä sisältävästä sarakkeesta, päivämäärä näkyy aina Wordissa muodossa "KK / PP / VVVV" riippumatta siitä, miten olet muotoillut sen. Se on ärsyttävää!
Ongelma ilmenee aina Word 2003/2002: ssa, kun Word määrittää tuontisuodattimen itse tietolähteelle Excel -taulukoita käytettäessä. Sitten käytetään suodatinta, joka ei muotoile päivämäärää oikein ja siirtää sen sijaan vakiopäivämäärän muodossa.
Vältä tätä muotoiluvirhettä ja aseta Word, jotta voit määrittää tuontisuodattimen itse. Valitse sitten tuontisuodattimeksi vaihtoehto "Microsoft Excel -arkit muuntimen kautta" tai "MS Excel -arkit DDE: n kautta" Word -versiosta ja asennetusta suodattimesta riippuen. Näin se toimii:
- Avaa EXTRAS - OPTIONS -valikko ja vaihda YLEISTÄ -välilehteen. Aktivoi valintaruutu "Vahvista muuntaminen avattaessa". Poistu valintaikkunasta painamalla OK. Sinun on suoritettava tämä vaihe vain kerran; Word muistaa tämän asetuksen pysyvästi.
- Huomaa: Word ei yleensä määritä tuontisuodatinta, kun ladataan tiedosto, joka ei ole Word -muodossa, mutta ei muutoksia EXTRAS - OPTIONS -valikon GENERAL -välilehdessä. Tämä ei koske vain lomakekirjeiden tietolähdettä, vaan myös tavallisia asiakirjoja, jotka haluat ottaa haltuun kolmannen osapuolen tekstinkäsittelyohjelmasta tai jotka koostuvat puhtaasta tekstitiedostosta. Vain jos aktivoit "Vahvista muunnos avattaessa" -valintaruudun, sinulta kysytään aina haluttua muotoa ja voit päättää itse.
- Luo nyt lomakekirjeesi kutsumalla valikko EXTRAS - KIRJEET JA POSTIKIRJAT - SARJAKIRJEEN LUOMINEN (Word 2003) tai EXTRAS - LETTERS AND MAILINGS - SARJATULOSTUSOHJELMA (Word 2002).
- Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisessä vaiheessa haluamasi asiakirjatyyppi, esimerkiksi: "Kirjaimet".
- Ohjatun toiminnon toisessa vaiheessa Käytä Käytä nykyistä asiakirjaa -vaihtoehtopainiketta voit määrittää, että nykyistä asiakirjaa käytetään lomakekirjeenä.
- Valitse kolmannessa vaiheessa "Käytä olemassa olevaa luetteloa" ja napsauta "Selaa". Vaihda sitten kansioon, jossa Excel -tiedostosi sijaitsee. Valitse Excel -tiedosto ja napsauta "Avaa".
- Koska olet määrittänyt ensimmäisessä vaiheessa, että haluat määrittää tiedostomuodon itse, kun avaat "vieraita" tiedostoja, nyt avautuu valintaikkuna, jossa voit määrittää tietolähteen tyypin. Valitse Word -versiosta ja asennetuista tuontisuodattimista riippuen vaihtoehto "Microsoft Excel -arkit muuntimen kautta (* .XLS;*. XLW)" tai "MS Excel -arkit DDE: n (* .XLS) kautta". Vahvista valintasi painamalla OK ".
- Esiin tulee toinen valintaikkuna: Jos olet valinnut tuontisuodattimeksi "Microsoft Excel -arkit muuntimen kautta ( * .xls; *. Xlw)", näkyviin tulevan valintaikkunan otsikko on "Avaa laskentataulukko". Tuontisuodattimella "MS Excel -arkit DDE: n kautta (* .xls)" kuitenkin "Microsoft Excel" -valintaikkuna tulee näkyviin. Riippumatta siitä, mikä ikkuna tulee näkyviin, voit valita haluamasi laskentataulukon, joka sisältää osoitetietosi. Vahvista sitten valintaikkuna valitsemalla "Ok".
- Yhdistyksen vastaanottajan valintaikkuna tulee nyt näkyviin, jossa voit valita osoitteen. Täällä voit asettaa osoitesuodattimia ja / tai poistaa yksittäisiä osoitteita osoiteluettelosta poistamalla vastaavan valintaruudun käytöstä.
- Kun olet vahvistanut yhdistämisen vastaanottajan valintaikkunan OK -painikkeella, voit lisätä yhdistämiskentät asiakirjaasi ohjatun yhdistämisen ohjatun toiminnon neljännessä vaiheessa.
Päivämääräkentät on nyt otettu käyttöön oikein valitsemasi tuontisuodattimen vuoksi ja ne näkyvät täsmälleen Excelissä määrittämässäsi muodossa.
Näistä artikkeleista löydät vielä enemmän tietoa ja hyödyllisiä vinkkejä lomakekirjeistä.
