Jos ajattelet pilvitallennusta ja ratkaisuja ulkoiseen tietojen tallennus- ja varmuuskopiointiin, useimmat käyttäjät ajattelevat ensin tuotteita, kuten OneDrive, Google Drive tai iCloud. Amerikkalainen yritys Box ja Box Cloud ovat enimmäkseen tuntemattomia yksityiskäyttäjille Saksassa. Koska Box Cloud monipuolisine toimintoineen on mielenkiintoinen vaihtoehto tavallisille pilviratkaisuille varsinkin yrityksille.
Box ei ole niinkään klassinen pilvitallennus, vaan ECM-ohjelmisto, jonka ominaisuuksiin ja päätoimintoihin kuuluu suojattu pilvitallennustila nimeltä Box Cloud.
Mikä erottaa ECM-ohjelmiston pilvestä?
ECM on lyhenne englanninkielisestä termistä Enterprise Content Management. ECM-ohjelmistoa käytetään sisällön luomiseen, järjestämiseen, tallentamiseen ja jakeluun. ECM-ohjelmistolla voidaan myös automatisoida prosesseja ja yksinkertaistaa tiedonkulkua eri osastojen ja organisaatioyksiköiden välillä.
ECM-ohjelmiston edut ovat moninaiset. ECM-ohjelmistot voivat auttaa yrityksiä vähentämään kustannuksia digitoimalla ja automatisoimalla sisältöä. Se voi myös auttaa lisäämään tehokkuutta ja poistamaan työnkulujen tehottomuutta. ECM-ohjelmistotuotteet, kuten Box, voivat auttaa yrityksiä hallitsemaan tietojaan paremmin ja minimoimaan tietoturvariskejä.
ECM-ohjelmistoa käyttävät usein suuret yritykset hallitakseen sisältöä ja prosesseja ammattimaisesti ja digitaalisesti.Esimerkiksi sveitsiläinen vakuutusyhtiö Zurich, DEKA-Immobilien Saksasta tai MED EL, joka on myös Saksassa toimiva sähkölääketieteen valmistaja, sekä monet muut tunnetut yhtiöt tekevät yhteistyötä Boxin kanssa. Boxin mukaan yli 100 000 yritystä ympäri maailmaa luottaa Boxiin ja Box Cloudiin. ECM-ohjelmistoa voivat käyttää myös pienet ja keskisuuret yritykset tai yksityiset käyttäjät. ECM Software on joustava ja muokattavissa oleva ratkaisu, joka täyttää minkä tahansa yritys- tai kotikäyttäjän tarpeet.
Toisin kuin tyypillinen pilvitallennus, ECM-ohjelmistot, kuten Box, tarjoavat kattavan ohjelmistoratkaisun tietojen varmuuskopiointiin, verkkoyhteistyöhön ja yksinkertaistettuihin työnkulkuihin – tehtäviin, joita tyypilliset pilvitallennusratkaisut eivät yksin pysty suorittamaan.
Mitkä ovat Box Cloudin edut?
The Box Cloud on sisältöpilvi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että se ei toimi vain tietovarastona ja tietojen varmuuskopiointiin, vaan keskittyy myös yritysasiakirjojen yhteistyöhön.Tämä innovatiivinen sisältölähestymistapa, jossa painopiste on sisällössä eikä asiakirjoissa (tiedostoissa), kiinnostaa erityisesti maailmanlaajuisesti toimivia yrityksiä.
Riippumatta siitä, onko kyseessä tuotteiden markkinointitiedot, ostosopimukset, henkilöstöosaston sopimusasiakirjat tai kuvat ja videot – kaikki nämä asiakirjat ovat erittäin tärkeitä yritysorganisaatiolle. Varsinkin kun eri divisioonit eri maissa työskentelevät samojen tuotteiden ja palvelujen parissa, on tärkeää, että sama sisältö on saatavilla kaikilla alueilla. Tämä ei ole tärkeää vain yhtenäisen yritysidentiteetin vuoksi, vaan myös säästää aiheutuvia kustannuksia. Box Cloud varmistaa keskitetyn, digitaalisen ja suojatun tiedontallennustilan koko yritysryhmälle.
Box Cloud on myös suunniteltu koko sisällönkäyttösyklille. Tämä tarkoittaa, että jokainen tiedosto säilyy alustalla, ja sitä voidaan muokata ja käyttää yhdessä, tietojen alkuperäisestä tallentamisesta ja luovuttamisesta sähköiseen allekirjoitukseen ja luokitukseen.
Sisältöpilvenä ECM-ohjelmistot, kuten Box with the Box Cloud, auttavat ratkaisevasti varmistamaan, että prosessit pysyvät keveinä, tiedot jokaiselta osa-alueelta ovat saatavilla ja yrityksen arkaluontoiset tiedot ovat aina suojattuja.
Mitkä ovat Box Cloudin kolme tärkeintä lisäarvoa?
ECM-ohjelmistosovelluksena Box voi auttaa eri yritysosastoja työskentelemään tehokkaasti ja yhteistyössä. Ennen kaikkea seuraavat neljä lisäarvoa puhuvat Boxin käytöstä yrityksissä tai yksityiskäytössä, mikä on myös mahdollista Box Cloudilla:
1. Turvallisuus, vaatimustenmukaisuus ja alueellinen tallennus
Jokaisessa yrityksessä on suuri määrä dataa, joka on suojattava. Sekä henkilöstöosaston henkilötiedot että kehitys- tai myyntiosaston tuotetiedot on suojattava ja suojattava luvattom alta käytöltä.Lisäksi yritykset ovat velvollisia noudattamaan kunkin käyttömaan vaatimustenmukaisuusvaatimuksia ja tietosuojamääräyksiä. Saksalle tämä tarkoittaa muun muassa Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten noudattamista.
Box Cloud tekee vaikutuksen tällä alueella ammattimaisella tietoturva-arkkitehtuurilla, tekoälyä käyttävillä pääsynvalvontajärjestelmillä tietoturvapuutteiden havaitsemiseen ja pilvipohjaisella hallinnolla, joka välttää juridiset ristiriidat.
Sisäänrakennetut Zero Trust -suojaustoiminnot pyrkivät varmistamaan, että jokainen käyttäjä voidaan tunnistaa yksilöllisesti ennen tietojen hakemista pilvestä. Lisäksi Box Cloud on FIPS 140-2 -sertifioitu. Yhdysv altain hallituksen salausmoduuleissa käyttämä suojausstandardi määrittelee vaatimukset salaustoimintoja suorittaville moduuleille, mukaan lukien moduuleille, jotka luovat, käyttävät tai tallentavat avaimia.Niissä on oltava väärentämisen estävät laitteisto- ja ohjelmistomekanismit, joilla estetään luvaton pääsy avaimiin ja muihin arkaluontoisiin tietoihin.
Lisäksi jokainen Box Cloudiin tallennettu tiedosto on varustettu 256-bittisellä AES-salauksella sekä lepotilassa että lähetyksen aikana. Box Shields -ominaisuus voi myös havaita ja korjata tietovuodot ja tietoturvavirheet reaaliajassa.
Tärkeää: Box tarjoaa asiakkailleen mahdollisuuden tallentaa kaikki tiedot alueellisesti Box Cloudiin. Tämä vaihtoehto mahdollistaa saksalaisten käyttäjien tietojen tallentamisen eurooppalaisille palvelimille lainmukaisella, turvallisella tavalla ja GDPR:n vaatimusten mukaisesti. Alueellisen tallennuksen mahdollistava Box Zones -toiminto tarjoaa saksalaisille ja eurooppalaisille asiakkaille korkeimman mahdollisen tietosuojan.
2. Yhteistyö tiimirakenteissa
Suurissa yrityksissä on tavallista, että osastot tekevät yhteistyötä kansainvälisesti.Box Cloudin avulla tiimit voivat työskennellä yhdessä missä tahansa ja pilven laitteistosta, käyttöjärjestelmästä tai ohjelmistosta riippumatta. Tämän tekee mahdolliseksi yrityssovellusten, kuten Microsoft 365, Google Workspace, Teams tai Zoom, saumaton integrointi.
Sovellusten integrointi ja tiedostojen katselu Box Cloud -työympäristössä on käyttäjäystävällistä ja innovatiivista käyttäjilleen. Sen lisäksi, että Box Cloudia voi käyttää verkkopohjaisesti verkkoselaimen kautta, saatavilla on myös sovelluksia yleisiin mobiilikäyttöjärjestelmiin. Box Drive -toiminto varmistaa, että pöytätietokoneeseen voidaan integroida WebDAV-protokollan kautta virtuaalinen asema, johon voidaan myös tallentaa ja jakaa sisältöä.
3. Työnkulut ja sähköiset allekirjoitukset
Ajat, jolloin työntekijät jakoivat sopimusasiakirjat tai muut tärkeät asiakirjat toisilleen paperimuodossa, ovat kauan menneet.Nykyään yritykset työskentelevät digitaalisten työnkulkujen parissa, joissa esimerkiksi tärkeä sopimus voidaan tarkastella, muokata, luokitella ja hyväksyä verkossa luomisesta hyväksymiseen.
Työkulun automaation työkalut tarjoavat maksimaalisen käytettävyyden ja mukavuuden sekä auttavat nopeuttamaan hyväksymisprosesseja yrityksissä. "Box Sign" -toiminto tarjoaa käyttäjille myös mahdollisuuden sisällyttää sähköisiä allekirjoituksia digitaalisiin asiakirjoihin ja allekirjoittaa ne digitaalisesti. Digitaalinen allekirjoitus on mahdollista lähettää Boxista tai vaihtoehtoisesti muista yrityssovelluksista, kuten Salesforcesta tai Microsoft 365:stä, jos ne on yhdistetty Box Cloudiin.
Onko Box Cloud kannattava myös yksityisille käyttäjille?
Box Cloudin avulla yrityskäyttäjillä on pääsy laajaan valikoimaan toimintoja työskennelläkseen tehokkaasti yhdessä ja käyttääkseen Boxia paitsi tietojen tallennukseen tai varmuuskopiointiin, myös ammattimaisena sisältöpilvenä.
Samaan aikaan Box Cloud kiinnostaa myös yksityisiä käyttäjiä, vaikka yksittäiset käyttäjät eivät osaakaan käyttää Boxin eri vaihtoehtoja ja toimintoja yksityiskohtaisesti.
Yksityishenkilöille Box tarjoaa mielenkiintoisen vaihtoehdon perinteisille Microsoftin, Googlen tai Applen pilviratkaisuille ilmaisella yhden käyttäjän tariffilla. 10 Gt ilmaista tallennustilaa ja enintään 250 Mt:n latausta tiedostoa kohti pilvipalvelu tarjoaa hyvän valikoiman toimintoja yksityiskäyttäjille, jotka haluavat varmuuskopioida Office-tiedostoja tai -kuvia.
Box on rajoitettu tiedostoversioissa, koska vain nykyinen tiedostoversio tallennetaan. Pääsy ilmaiseen Box Cloudiin voi olla sekä mobiili että kiinteä. Ilmaisversioon sisältyy myös Microsoft 365:n ja Google Workspacen integraatio, joten Box Cloud sopii joka tapauksessa myös yksityisille käyttäjille.
Jos tarvitset lisää tallennustilaa yksityisenä käyttäjänä, voit saada jopa 100 Gt tallennustilaa ja mahdollisuuden ladata jopa 5 Gt tiedostoja Personal Pro -sopimuksessa. Vuositilauksella Box Cloud -käyttäjät maksavat päivityksestä 9 euroa kuukaudessa.
Kuinka paljon Box Cloud maksaa yrityksille?
Box Cloud tarjoaa suurille yrityksille, keskisuurille yrityksille ja pienemmille yritystiimeille yksilöllisiä tarjouksia jokaiseen tarpeeseen. Business Starter -vuosisuunnitelmalla, jossa on oltava vähintään 3 käyttäjää, tiimeillä on käytettävissään jopa 100 Gt tallennustilaa ja innovatiivinen Box Cloud -käyttöliittymä, joka takaa parhaan käytettävyyden. Kolmen käyttäjän tiimi maksaa 13,50 euroa kuukaudessa pääsystä Box-pilveen pienimmällä Box-tariffilla.
Yritystariffit, jotka maksavat 13,50 euroa kuukaudessa edullisesta paketista, sisältävät lisätoimintoja, jotka ylittävät pelkän pilvipalvelun. Box Sign digitaalisille allekirjoituksille, Box Relay työnkulkujen automatisointiin, ammattimaiset hakusuodattimet ja monet muut suojaustoiminnot ovat kaikkien käyttäjien saatavilla paketista riippuen.
Yhteenvetona, mitkä ovat Boxin edut pilvipalveluntarjoajana?
Box ammattimaisena ECM-ohjelmistona on houkutteleva vaihtoehto kaiken kaikkiaan ja enemmän kuin pelkkä tietovarasto tai tietojen varmuuskopiointityökalu. Tärkeä ominaisuus on mahdollisuus käyttää Box Cloudin tiedostoja mistä tahansa laitteesta, jossa on Internet-yhteys.
Tämä tarkoittaa, että käyttäjät voivat käsitellä asiakirjoja tai tarkastella tiedostoja Box-tililtään missä tahansa. Lisäksi Box tarjoaa korkeatasoista tietoturvaa useilla suojakerroksilla ja paketista riippuen erilaisia toimintoja ja työkaluja turvallisuuden ja yhteistyön alueilla. Boxin merkittävä lisäarvo on mahdollisuus integroida joukko suosittuja tuottavuussovelluksia sisältöpilveen, jotta tiimit voivat työskennellä tehokkaasti, ammattimaisesti ja mahdollisimman pienellä tuhlauksella.
