Outlook -kalenteri: Vinkkejä tapaamisten järjestämiseen

Outlookin kalenteritoiminto yhdellä silmäyksellä

Video -opetusohjelma - Ota kaikki irti Outlook -kalenteristasi

Jokainen päivä koostuu eri päivämääristä ja tehtävistä. Hyvin harkittu ajanhallinta on tärkeää sekä työelämässä että yksityiselämässä. Microsoft Outlookin kalenteri voi taitavasti auttaa käyttäjiä heidän pyrkimyksissään:

• Suunnittele työsi ammattimaisesti.
• Näytä kaikki tapaamiset selkeästi kalenterissa.
• Ilmoita vastaanottajille selvästi tapaamisista.
• Järjestä joka päivä tehokkaasti tehtävälistojen ja muistutusten avulla.

Siirry Outlook -kalenteriin ja sen toimintoihin napsauttamalla kalenteripainiketta tai navigointialueen kalenterikuvaketta.

Tärkeimmät tiedot Outlookin kalenteriosasta

Outlook-kalenteri tekee vaikutuksen käyttäjäystävällisellä valikkosivustolla ja lukuisilla innovaatioilla, joita ei löydy muista ilmaisista digitaalisista tai analogisista kalentereista. Se tukee käyttäjiä osaamisensa ajankäytön rakentamisessa ja tekee vaikutuksen myös verkottumisessa muiden Microsoft -ohjelmien, kuten Skypen tai OneNoten, kanssa.

Lisäksi käyttäjillä on mahdollisuus kommunikoida muiden ihmisten kanssa Microsoft Exchangen tai kalenterin jakamisen kautta. Voit myös työskennellä tehokkaammin käyttämällä sähköpostin, tehtävälistan ja osoitekirjan toimintojen yhdistelmää.

Outlook erottaa periaatteessa kahdenlaisia tapaamisia:

• Säännölliset tapaamiset, joilla on selvästi määritetty aloitus- ja päättymisaika. Tällaiset tapaamiset voidaan suunnitella useiksi päiviksi tai kestää lyhyemmän ajan.

• Koko päivän tapahtumat, joille ei ole annettu alkamis- ja päättymisaikaa.

Microsoft Outlookin vakionäkymässä näet seuraavat tiedot kalenterissa:

Navigointialueen vasemmalla puolella näkyy sekä kuluvan kuukauden että seuraavan kuukauden kalenterinäkymä. Tämä näkymä on erittäin hyödyllinen esimerkiksi, jos tarvitset yksinkertaisen yleiskatsauksen seuraavista päivistä puhelun aikana. Jos haluat näyttää ajanjakson, joka on pidempi kuin viikko tai kuukausi, voit merkitä päivät tai viikot kalenterinäkymään hiiren napsautuksella. Jos haluat nähdä enemmän päiviä kalenterin esikatselussa, sinulla on toinen asetusvaihtoehto. Windows -rekisterin muokkauksen vuoksi kalenterin esikatselussa näkyy oletuksena enemmän päiviä.

Nykyinen päivämäärä näkyy yleensä lihavoituna Outlook -kalenterissa. Kuluva viikko on selvyyden vuoksi korostettu väreillä. Kaikki päivät, joissa kalenterissa on tapaamisia, on merkitty lihavoituna vasemmanpuoleisen yleiskatsausvalikon pienessä kalenterissa. Nuolilla vasemmalle tai oikealle voit siirtää kalenteria kuukausien ja vuoden suhteen.

Mitkä eri kalenterinäkymät voidaan valita

Olennainen ja käytäntöön liittyvä toiminto on mahdollisuus näyttää erilaisia kalenterinäkymiä.

Päivänäkymä	Päivänäkymässä voit näyttää päivän suunnittelun selvästi. Sinulla on riittävästi tilaa uusien tapaamisten kirjoittamiseen tai tapaamisten näyttämiseen pitkällä aiherivillä.
Työviikko	Jos haluat nähdä vain työviikon tapaamiset, valitse Työviikon kalenterinäkymä. Viikonloppu on piilossa. Tämä kalenterinäkymä on erityisen tärkeä ammattialalla.
viikko	Koko viikko maanantaista sunnuntaihin näkyy “Viikko” -kalenterinäkymässä. Erityisesti silloin, kun tapaamisia on paljon, yksittäiset tapaamiset näyttävät pieniltä, mutta ne on järjestetty selkeästi samanaikaisesti.
kuukausi	Kuukausinäkymä on välttämätön, kun on suunniteltava kokonaisia päiviä. Kuukausinäkymässä käyttäjät näkevät yhdellä silmäyksellä, mitkä päivät ovat vielä avoinna. Samanaikaisesti yksittäisten päivien tapaamisia voidaan siirtää yhdellä napsautuksella tässä näkymässä.
Suunnittelunäkymä	Suunnittelunäkymässä näet päivän tapaamiset selvästi järjestettyinä yksittäisiin valintaruutuihin.

Toinen vaihtoehto Outlookin kalenterin näkymän mukauttamiseen löytyy Näytä -valikkokohdasta.

"Näytä" -valikossa mm.

• Erilaiset kalenterinäkymät asetettu,

• Värilliset näkymäasetukset tehty,

• Myös kalenterin väri muuttui

• Aikatauluja voidaan säätää.

• On myös mahdollista määrittää pikanäppäimet väreille.

Tällä tavalla tapaamisille voidaan antaa tiettyjä värejä ja luokitella aikaa tuhlaamatta. Outlookin osoitekirjatoiminnon tapaan on mahdollista luoda erityisiä kalenterinäkymiä, jotka on räätälöity käyttäjän henkilökohtaisiin tarpeisiin. Kaksi muuta vinkkiä kalenterin näkymän ammattimaistamiseen Microsoft Outlookissa käsittivät suurennetun lukualueen ja päivämääränavigaattorin näytön. Lukualueeseen kytkeminen on erityisen tärkeää käytännössä, jotta voidaan tarkastella tapaamisen tärkeitä tietoja.

Päivämääränavigaattorin vakioasetuksissa Microsoft Outlook korostaa lihavoituna kaikki päivät, joille on varattu vähintään tapaaminen. Käyttäjät, jotka osallistuvat jo yhteen tai useampaan tapaamiseen päivässä, voivat poistaa lihavoidut tapaamiset käytöstä Näytä asetukset -valikosta. Tämä toimenpide antaa paremman yleiskuvan. Sama koskee Outlook 2007 -kalenterin kuukausinäkymää, jota voidaan myös muuttaa asetuksissa poistamalla lihavoitu teksti otsikoista.

Outlook 2007 -käyttäjät näkevät kuukausinäkymässä eri määrän tapaamisia riippuen niiden yksityiskohtaisuuden oletusasetuksista. Tämä voidaan helposti muuttaa säätämällä näkymää, käyttämällä pienempää kirjasinkokoa tai säätämällä näytön tarkkuutta. Voit myös asettaa kalenteriviikot oikein Outlook 2007: ssä kalenteritulostusapurin avulla ennen tulostamista. Voit ladata kalenterin tulostusavustajan helposti.

Kärki: Voit tulostaa kalenterilehden milloin tahansa. Tämä on erityisen tärkeää tapaamisissa, kun sinulla ei ole pääsyä sähköisiin mobiililaitteisiin. Voit aina tulostaa kalenterin käyttämällä valikkokohteita " Tiedosto / Tulosta". Lisäksi Microsoft tarjoaa ilmaisen työkalun, jonka avulla voit tulostaa kalenterisi ammattimaisesti. Työkalun lisäksi voit käyttää Microsoft Outlookin tulostustoimintoa milloin tahansa tulostaaksesi tapaamisia, yhteystietoja tai sähköpostiviestejä, joissa on allekirjoitus. On myös mahdollista tulostaa tyhjä kalenterilehti, johon voit tehdä merkintöjä käsin.

Käyttäjien kysymykset, joihin on vastattava yksityiskohtaisesti:

1. Miten saan kalenterit näyttämään Outlook 2010: lta Outlook 2016: ssa?

Käyttäjät, jotka ovat työskennelleet Outlook 2010: n kanssa monta vuotta ja ovat hämmentyneitä Outlook 2016: n uudesta ulkoasusta, haluaisivat tutun näkymän takaisin. Microsoft Officessa tai Outlookissa ei ole painiketta, joka palauttaa automaattisesti kaikki asetukset 2010 -versioon. Tästä syystä käyttäjien on tehtävä yksilöllisiä asetuksia:

Tee aihe mustaksi	Klikkaa: Näytä / Näytä asetukset / Painikkeiden ehdollinen muotoilu / Lukemattomat viestit / Painikkeen kirjasin. Tämän seurauksena voit vaihtaa kohteen värin sinisestä tavalliseen mustaan.
Näytä lähettäjän nimi samankokoisena kuin aihe	Säädä siirtymällä valikkoalueelle "Ehdollinen muotoilu"Ja säädä kokoja yksilöllisesti. Valitse Nimi ja kirjasin -kohdasta ”Pienempi”, koska fontin kokoa ei voi säätää.
Piilota viestin ensimmäinen rivi	Vaihda kohtaan "lausunto"Ja napsauta" Viestin esikatselu "-valikkoa. Valitse" Pois "valintavalikosta piilottaaksesi viestin ensimmäisen rivin.
Aseta navigointipalkki navigointialueelle	Vaihda näyttöä valitsemalla: Näkymä / kansioikkuna / vaihtoehdot / kompakti navigointi

2. Mitä "ilmainen" tarkoittaa Outlook -kalenterissa?

Jos luot uuden tapaamisen Outlookissa, voit luokitella sen eri tavoin. Outlookissa "ilmainen" tarkoittaa, että sinua ei ole aikataulutettu. Nämä tiedot ovat erityisen tärkeitä, jos käytät kalenteria, jossa on useita ihmisiä tiimissä.

3. Kuinka voin näyttää yleiset vapaapäivät Outlookissa?

Voit helposti näyttää yleiset vapaapäivät Saksassa ja vaihtoehtoisesti muiden maiden Outlook -kalenterissa. Voit tehdä tämän siirtymällä valikkokohtaan "Tiedosto" ja valitsemalla Asetukset -kohdasta "Kalenteri" -välilehden. Näkyviin tulee valikko, johon voit sisällyttää kalenterin yleiset asetukset.

Napsauta Lisää lomia -painiketta ja valitse maa, jonka lomapäivät haluat näyttää kalenterissa. Kaksi napsautusta "OK" kaikki asiaankuuluvat lomat näytetään kalenterissa.

Voit poistaa yksittäisiä vapaapäiviä kalenterista kirjoittamalla ensin luettelon Näytä -valikosta. Voit sitten poistaa yksittäisiä merkintöjä, esimerkiksi lomia, jotka eivät liity osavaltioosi. Lisätietoja julkisten vapaapäivien näyttämisestä Outlookissa on myös Microsoftin ohjesivuilla. Ei ole vaikeaa näyttää lomia Outlookissa tai valita eri maita, joille lomat näytetään.

Tiedot: Samoin kuin yleisinä vapaapäivinä, voit myös tuoda osavaltion koulujen loma -ajat tai kuun vaiheet sisältävän kuukalenterin Outlookiin.

4. Voinko hylätä tapaamis- ja kokouspyynnöt automaattisesti?

Monissa tapauksissa tapaamispyyntöjä on tulvillaan, varsinkin jokapäiväisessä työssä. Ammattimaisesti hallinnoitu kalenteri, jossa on huolellisesti täytetyt kalenterielementit Outlookissa, voi auttaa sinua peruuttamaan automaattisesti tapaamiset, jotka ovat päällekkäisiä luvattujen tapaamisten kanssa. Tämä hyödyllinen toiminto säästää aikaa ja voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kalenterivaihtoehdoista. Voit myös määrittää Outlook-asetusten sähköpostitilin avulla, mihin kalenteriin uusi tapaaminen tulee syöttää.

5. Kuinka voin muuttaa yksittäisen tapaamisen sarjatapaamiseen?

Päivittäisessä käytännössä tapahtuu, että sarjatapaamisia, esimerkiksi kokouksia, on muutettava kerran. Tässä tapauksessa Outlookin uusimmassa versiossa koko toistuvaa tapaamista ei tarvitse poistaa ja käynnistää uudelleen. Muille osallistujille ei myöskään tarvitse ilmoittaa sähköpostitse. Toistuvissa tapaamisissa Outlook tarjoaa sinulle mahdollisuuden muuttaa tapaamista tai koko tapaamisia.

Vanhemmissa Outlook -versioissa sinun oli poistettava tapaamissarja, koska kaikki tapaamiset, myös aiemmat, muuttuivat, kun muutit niitä. Yksi tapa estää tämä tapaamisten kaaos on jakaa tapaamissarja kahteen sarjatapahtumaan. Tämä lopettaa vanhan sarjan ja luo uuden sarjan. Jos haluat lopettaa tapaamissarjan Outlook 2007: n alussa ja säilyttää samalla poikkeukset, voit tehdä tämän muuttamalla poikkeuksen aihekenttää.

Lisälataus: Sarjan tapaamistoiminnon avulla vanhemmissa Outlook -versioissa on mahdollista asettaa tapaamisia vain kuukauden ensimmäiselle, neljännelle ja viimeiselle työpäivälle. Jos haluat olla joustavampi ja määrittää toistuvia tapaamisia muille työpäiville, tämä on mahdollista yhdistämällä Microsoft Outlookin ja Microsoft Excelin toiminnot. Kuinka voit hyödyntää kannattavasti Outlookin ja Excelin etuja ja yhdistelmää, ilmainen lataus "Sarjan tapaaminen kuukauden jokaisena päivänä" tuo sinut lähemmäksi.

Uudemmissa Outlook -versioissa sinulla on mahdollisuus erottaa sarjapäivät voimakkaammin. Sarjan tapaamiset voidaan asettaa tiettyinä päivinä ja myös kuukauden useimpana työpäivänä.

Vinkki palkkaamiseen: Käyttäjien, jotka haluavat poistaa useita tapaamissarjoja samanaikaisesti yhdessä vaiheessa, ei tarvitse muokata manuaalisesti koko kalenteria ja poistaa tapaamissarjoja erikseen. Käyttämällä avainsanaa "Tapaamissarja", jonka voit kirjoittaa Outlook -hakukenttään, näet luettelon kaikista tapaamissarjoista yhdellä silmäyksellä. Tällä tavalla voit muokata tai poistaa niitä rauhassa. On myös mahdollista poistaa vain tulevat tapaamiset ja jättää varsinainen sarjatapahtuma kalenteriin.

Luo uusia tapaamisia kalenteriin - helppoa ja käyttäjäystävällistä

Uuden tapaamisen luominen Outlookissa on helppoa ja itsestään selvää. Voit tehdä tämän napsauttamalla kalenterin "Uusi" -valikon "Uusi tapaaminen" -painiketta. Jos työskentelet useiden kalentereiden kanssa samanaikaisesti, on tärkeää tarkistaa, onko uusi tapaaminen tallennettu oikeaan kalenteriin. Voit myös suunnitella ”uuden kokouksen” tai muita elementtejä, kuten tehtävän tai sähköpostiviestin, suoraan kalenterista.

Kun olet napsauttanut "Uusi tapaaminen" -painiketta, avautuu valintaikkuna, johon voit syöttää kaikki tärkeät tiedot ja aikataulutiedot.

Voit muun muassa kutsua muita tarvittavia osallistujia tapaamiseen suoraan Outlookin kautta.

Asetukset -valikkoalueella voit asettaa tapaamisen näkymisen kalenterissasi. "Sarjatyyppi" -kohdassa voit muuntaa uuden tapaamisen toistuvaksi tapaamiseksi, jonka pitäisi alkaa esimerkiksi joka viikko tai joka kuukausi. Osoitekirjan tapaan Outlook -kalenterissa on mahdollisuus luokitella tapaaminen värillisellä tai tietyllä nimellä ja merkitä se yksityiseksi. Lisäksi tärkeät tapaamiset voidaan näyttää erittäin tärkeinä, jotta niitä ei koskaan unohdeta.

Anna tapaamista tai kokousta varten aina:

• Titteli,

• Määritä tapaamisen alku ja loppu tai valitse "Koko päivä", jos kokous kestää työpäivän ja

• Anna tapaamisen sijainti. Skype -yhteyden tai Zoomin kautta tapahtuvaan online -tapaamiseen löydät avoimesta tilasta tarpeeksi tilaa kokouksen käyttötietojen syöttämistä varten. Jos Zoom tai muu videopuhelupalvelu ja Outlook on yhdistetty, Zoom -kokoukselle luodaan automaattisesti Outlook -tapaaminen.

• Jos luot tapaamisen useille osallistujille, sinulla on mahdollisuus pyytää vastausta pyyntöön tai sulkea pois palaute. Jos pyydät vahvistusta osallistumisesta, sinulla on aina yleiskatsaus siitä, mitkä pyydetyt osallistujat ovat hyväksyneet tai peruuttaneet. Yleensä Outlookissa kyselyyn on seuraavat vastausvaihtoehdot:

  • Hyväksy pyyntö,
  • Hyväksy pyyntö varauksella,
  • Peruutuspyyntö.

• Anna Outlookin muistuttaa aina tapaamisesta. Voit tehdä tämän käyttämällä Asetukset -valikon Muistutus -painiketta. Oletuksena Outlook asettaa arvon muistutukseksi 15 minuuttia ennen tapaamista. Muistutus, jota voidaan kutsua "elektroniseksi solmuksi", takaa, että et koskaan unohda tapaamista. Jos olet linkittänyt Outlookin päätelaitteisiin, kuten älypuhelimiin tai kelloihin, sinua muistutetaan automaattisesti useista laitteista samanaikaisesti.

Viimeisessä vaiheessa tallenna uusi tapaaminen Tallenna ja sulje -painikkeella. Jos haluat siirtää tapaamisen toiseen päivään, voit tehdä sen helposti napsauttamalla ja siirtämällä hiirtä. Tämä yksinkertaisuus ja käyttäjäystävällisyys takaa, että voit pitää Outlook-kalenterisi ammattimaisesti aina ja muokata sitä vain muutamalla napsautuksella.

Käytännön vinkki: Syntymäpäivät tai erityiset vuosipäivät voidaan siirtää automaattisesti yhteystiedoista Outlookiin. Tällä on kaksi etua verrattuna manuaaliseen kalenterimerkintään:

1. Tallensit syntymäpäivän suoraan yhteystiedon kanssa
2. Voit luoda ja tulostaa syntymäpäiväluetteloita.

Outlook siirtää myös syntymäpäivän automaattisesti kalenteriin ilman, että sinun on lisättävä merkintä manuaalisesti.

Jaa kalenterisi Outlookissa

Ennen kaikkea ammatillisessa ympäristössä ja aivan yksityisesti perheessä voi olla hyödyllistä jakaa oma Outlook -kalenteri. Tällä tavalla tapaamiset voidaan jakaa väliaikaisesti tai yleensä muiden kanssa.

Voit jakaa Outlook -kalenterisi helposti muutamalla napsautuksella:

1. Napsauta painiketta: "Jaa kalenteri.

   

2. Valitse Lisää ja valitse osoitekirjasta yhteyshenkilö, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi. Sulje valinta OK -painikkeella.

3. "Valtuutukset" -kohdassa voit sitten määrittää kontaktisi valtuutustasot. Jos esimerkiksi valitset vaihtoehdon "Voi näyttää kaikki tiedot", yhteyshenkilösi voi tarkastella kalenteriasi yksityiskohtaisesti.Kontaktisi voi muuttaa tapaamisia kalenterissa vain, kun valitset "Voi muokata". Esimerkiksi sihteerille annettaisiin täysi pääsy kalenteriin, jotta sitä voidaan pitää ammattimaisesti ja tehokkaasti. Valitse lopuksi "OK" tallentaaksesi muutokset.

4. Yhteyshenkilösi saa sitten kutsulinkin. Hän voi tarkastella tai muuttaa kalenteria myönnetyn valtuutuksen mukaan.

Kalenterisi näkyvät vain henkilöille, joille olet antanut luvan. Yritysympäristössä ja Microsoft Exchangea käytettäessä voi olla tärkeää, että koko organisaatiolla on pääsy julkiseen kalenteriin. Kaikissa muissa tapauksissa kalenterin omistaja määrittää henkilökohtaisesti, miten muut voivat käyttää tapaamisia ja tapahtumia.

Tärkeä: Jos käytät Microsoft Outlookin vanhempaa versiota etkä Exchange -palvelinta, kalenterin jakaminen ulkoisten henkilöiden kanssa voi olla vaikeaa. Tässä tapauksessa voi olla hyödyllistä luoda kalenteri Googlen tai Applen iCloudin kautta. Outlook 2003: sta on myös mahdollista tallentaa kalenteri verkkosivustona. Seuraavassa vaiheessa kalenteri on saatettava online -tilassa HTML -sivuksi intranetissä tai Internetissä, jotta se voidaan jakaa.

Luo uusi kalenteri Microsoft Outlookissa

Voit luoda uusia kalentereita Microsoft Outlookissa niin usein kuin haluat ja hallita niitä vierekkäin. Tällä tavoin on mahdollista järkevästi erottaa toisistaan ammatti-, liike- ja muut tapaamiset. Voit luoda uuden kalenterin Outlookissa napsauttamalla "Avaa kalenteri / Luo uusi tyhjä kalenteri".

Kalenterin tallentamiseksi sinun on määritettävä ainutlaatuinen nimi seuraavassa vaiheessa. Uusi kalenterisi näkyy kaikkien muiden kalenterien kanssa Microsoft Outlookin kalenterivalikossa vasemmassa alakulmassa.

Tuo kalentereita - vain muutama vaihe menestykseen

Voit myös tuoda julkisen tai jaetun kalenterin "Avaa kalenteri" -painikkeella. Voit tuoda kalentereita osoitekirjasta, huoneluettelosta tai Internetistä ja tarkastella tai käsitellä sen sisältämiä tietoja. Jos haluat avata toisen henkilön jakaman kalenterin, tämä on mahdollista myös tällä valikkoalueella. Jos haluat käyttää jaettua kalenteria, tarvitset kalenterin nimen. Tämä lähetetään sinulle sähköpostitse yhdessä tallennuspolun kanssa, kun se julkaistaan. Jos toisen käyttäjän jaettua kalenteria ei voi enää sulkea, voit käyttää muita asetusvaihtoehtoja.

Jotkut käyttäjät kuvaavat ongelmaa, joka ilmenee kalenteritietojen tuonnissa. A (2) näkyy oman kalenterisi vieressä. Tämä ei tarkoita, että se olisi toinen kalenteri. Pikemminkin se ilmoittaa käyttäjälle kahdesta lukemattomasta kalenterimerkinnästä.

Kärki: Jos haluat asettaa päällekkäin useiden kalentereiden kalenterinäkymät, merkitse kaikki kalenterit Outlookin vasemmassa alakulmassa olevassa näyttövalikossa valintamerkillä. Outlook näyttää sitten täydellisen näkymän, jossa kalenterimerkinnät on korostettu eri väreillä. Jos haluat muuttaa aikataulua selkeyden vuoksi, tämä on myös mahdollista vain muutamalla napsautuksella Outlook -asetuksissa. Kertaluonteinen muutos tapaamisen aikataulukkoon voidaan tehdä myös yhdellä napsautuksella.

Laita kaksi eri kalenteria yhteen

Liian monen eri kalenterin pitäminen ei ole kovin lupaavaa käytännössä. Vaikka asetat näkymän kalenterit päällekkäin, syntyy irtisanomisia ja virheellisiä merkintöjä. Jos haluat yhdistää useita kalentereita ja niiden tapaamisia yhteen kalenteriin, voit tehdä tämän kopioimalla tapaamiset kalenterista toiseen.

Outlook -kalenterin synkronointi

Vaikka vuosia sitten ihmiset työskentelivät yksinomaan henkilökohtaisen tietokoneen kanssa, nykyään on itsestäänselvyys kirjoittaa sähköpostiviestejä tai uusia tapaamisia käyttämällä kaikkia olemassa olevia päätelaitteita. Tabletti, älypuhelin, digitaalinen kello, kuten Apple Watch tai kannettavat tietokoneet ja digitaaliset avustajat, kuten Siri ja Alexa, tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja tapaamisten tallentamiseen Outlook -kalenteriin ja synkronointiin sekunnin murto -osissa.

Jos käytät Outlook.com-sähköpostitiliä tai Outlookia iPhonessa, iPadissa tai Android-laitteessa, Outlook-kalenteri voidaan synkronoida ilman ongelmia. Myös Google-kalenterin tai muun ohjelmistopohjaisen järjestäjän käyttö Outlookissa on ongelmatonta, kunhan ne siirretään oikein.

Synkronoi Outlook -kalenteri Androidin kanssa

Useimmat Android -matkapuhelimen tai -tabletin käyttäjät käyttävät oletuksena Google -kalenteria laitteellaan. Jotta tämä voidaan integroida Outlookiin, sinun on suoritettava seuraavat vaiheet:

1. Siirry Google -tiliisi verkossa ja avaa kalenteri, jonka haluat liittää Outlookiin.

2. Siirry Googlessa valikkoalueelle ”Kalenterini asetukset” ja kopioi linkki ”Julkinen osoite iCal -muodossa” leikepöydälle.

3. Avaa nyt Outlookin valikko: "Avaa kalenteri / Internetistä".

   

4. Kirjoita äskettäin avattuun valintaikkunaan Google -kalenterin linkki.

   

5. Kun tiedot on siirretty, tapaamiset Google -kalenterista ja Outlookista synkronoidaan automaattisesti.

Synkronoi Outlook -kalenteri Applen kanssa

Voit helposti synkronoida iCloud -kalenterisi tietokoneesi Outlookin kanssa lataamalla ilmaisen Windows -ohjelman iCloud for Windows. Asennuksen jälkeen sinulla on useita asetusvaihtoehtoja.

Jos aktivoit postilaatikon, yhteystiedot, kalenterin ja tehtävät -valintaruudun, iCloud -kalenteri integroidaan Outlookiin. Tästä lähtien löydät tämän erillisenä kalenterimerkintänä Outlookissa. Myös kaikki yhteystiedot, tehtävät ja aiemmat tapaamiset siirretään.

Käytä Outlook -sovellusta mobiililaitteissa

Androidin ja iOS: n kanssa voit käyttää myös Microsoft Outlookin älypuhelin- ja tablet -versioita. Mobiiliversiot ovat saatavilla maksutta molempiin käyttöjärjestelmiin.

• Latauslinkki Android
• Latauslinkki iOS

Latauksen jälkeen voit käyttää Outlookia tavalliseen tapaan tablet -laitteellasi tai älypuhelimellasi. Olemassa olevien kalentereiden synkronointi toimii joko ohjatun tuontitoiminnon kautta tai suoraan, kun sähköpostitili määritetään ohjatun asennustoiminnon avulla. Lisäksi uusia kalentereita voidaan lisätä manuaalisesti Outlookiin milloin tahansa.

Tehokkaampia käytännön vinkkejä Outlook -kalenteriin

Aktivoi AND -linkit tarkennetussa haussa rekisterin avulla

Jotta voit tehdä useita hakusanoja Outlookin hakutoiminnossa, joka sisältää myös kalenterin, sinun on tehtävä muutoksia rekisteriin. Tämä on välttämätöntä, koska Outlook etsii oletusarvoisesti TAI -linkkejä. Windowsin rekisteriä kutsutaan rekisteriksi. Se tallentaa Windowsin ja muiden ohjelmien, kuten Outlookin, tiedot ja asetukset.

Lisätietoja AND -linkeistä: AND -linkkien aktivointi tarkennetussa haussa rekisterin avulla

Näytä kalenteri työpöydällä

Jos sinun on mentävä nopeasti ja tarvitset selkeän esityksen kalenteristasi samanaikaisesti, voit käyttää Outlookin "Älä unohda" -ohjelmaa. Sovelluksen avulla voit näyttää tapaamiset ja tehtävät Outlookista suoraan työpöydällä kalenterina.

Vaihtoehtoinen sovellus, joka näyttää tapaamisesi myös työpöydällä avaamatta Outlookia, on Carthago -ohjelmiston ilmainen DeskTask -työkalu. Sovellus kyselee tulevien päivien tapaamiset ja tehtävät Outlookista ja näyttää ne selkeästi työpöydällä. Kun et käynnistä Outlookia, sinulla on hyvä yleiskuva kaikista tulevista tapaamisista.

Arkistoi kalenteri vuosi vuodelta

Kalenteri -arkisto on mielenkiintoinen sekä ammatilliseen että yksityiseen työhön. Löydät arkistosta milloin tahansa, milloin tapaaminen tapahtui edellisinä vuosina. Tämä on erityisen tärkeää viranomaisten tai muiden laitosten tekemien tärkeiden tiedustelujen yhteydessä. Monet käyttäjät arkistoivat kalenterinsa vuoden lopussa oletuksena ja käyttävät tätä varten seuraavia ohjeita.

Vinkki: Käytä Outlookia "tänään"

Outlook 2007: n ja 2010: n sähköpostimoduulissa voit käyttää Outlook Today -painiketta uusimpien viestien näyttämiseen. Jos haluat siirtyä Tänään -näyttöön yhdellä napsautuksella Outlookin kalenterimoduulista, näytä laajennettu työkalurivi.

Vihje: Käytä Cleanmuistutuksia, jos Outlook näyttää muistutuksia kahdesti

Käyttäjät, joiden on koordinoitava monia tapaamisia, hyötyvät Outlook -muistutuksista. Joissakin tapauksissa muistutukset näkyvät Outlookissa kaksinkertaisina ja kolminkertaisina, mikä on ärsyttävää ja voi olla häiritsevää. Microsoft Outlookin käyttäjät voivat korjata tämän virheen heti yksinkertaisella Windows -komennolla. Ohjelman sisäinen luettelo voidaan yleensä poistaa komennolla "cleanreminders". Tämän seurauksena päällekkäiset muistit poistetaan. Sama pätee, jos Outlook näyttää muistutuksia menneistä tapaamisista.

Muotoile kalenteri DIN -sääntöjen mukaisesti

Jos Microsoft Outlook ei näytä kalenteriviikkoja kalenterissa oikein, tämä voi johtua virheellisestä asetuksesta. Kalenteri näytetään Yhdysvaltain versiossa eikä standardin DIN 1355 / ISO 860 mukaan. Voit muuttaa asetuksia Outlookin kalenteriasetuksissa.

Aseta ydintyöajat ja toistuvat tapaamiset Outlook -kalenterissa

Outlook tarjoaa laajan valikoiman toimintoja jokapäiväiseen työhön. Käytännöllinen toiminto on ydintunnien asettaminen. Samaan aikaan yksi puute on, että voit asettaa ydintyötunnit vain viikoittain. Joustavammassa työmaailmassa tämä ei ole kovin tehokasta erityisesti freelancerille ja marginaalisille osa-aikaisille työntekijöille. Yksi mahdollisuus eri työaikojen syöttämiseen on sarjatapaamiset, jotka voit luoda ja muokata erikseen. Tällä lähestymistavalla on mahdollista näyttää todelliset työajat Outlookissa ilman ongelmia.

Johtopäätös: Outlook -kalenteri - ammattimainen aikataulutus jokaiselle käyttäjälle

Microsoft Outlookin kalenteritoiminto tukee käyttäjiä monin tavoin. Toisaalta Outlookin kalenteri tekee vaikutuksen yksinkertaisella rakenteellaan, selkeydellään ja käyttäjäystävällisyydellään. Toisaalta tapaamiset voidaan kohtuudella suunnitella ja näyttää eri kalenterinäkymissä. Eri asetuksilla ja asetuksilla voit yksilöidä kalenterin Outlookissa ja mukauttaa sen henkilökohtaisiin olosuhteisiin.

Ajoitus- ja kalenteritoiminnoissa on erilaisia ja käytäntöön liittyviä toimintoja. Ja

• Tapaamisten värisuunnittelu ohi
• Automaattinen vastaus ajoitusongelmiin asti
• Esitysten taulukko

Microsoft Outlookilla on monia tapoja tehostaa jokapäiväistä elämää.

Kalenteritoimintojensa ja ammattitaitoisen kokousaikataulunsa ansiosta Microsoft Outlook takaa, että tiimityö on mahdollista milloin tahansa. Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoft Outlookin kalenteritoiminto tarjoaa sekä yksityisille käyttäjille että kaikenkokoisille yrityksille laajan valikoiman tapaamisten suunnittelua ja kalenterien ja tapaamisten yksilöllistä käyttöä.

Käyttäjät, jotka tuntevat Microsoft Outlookin valikoihin ja asetusvaihtoehtoihin liittyvät vinkit ja temput, voivat hyödyntää Outlookia parhaalla mahdollisella tavalla ja suunnitella tapaamiset optimaalisesti. Microsoft Outlookin avulla on myös mahdollista synkronoida kalentereita, määrittää tapaamissarjoja ja integroida mobiililaitteita. Digitalisaation aikakaudella Microsoft Outlook takaa, että tapaamiset ja tehtävät on järjestetty parhaalla mahdollisella tavalla, jotta voit työskennellä ammattimaisesti.