Osoiteluettelojen hallinta tietokoneessa on käytännöllistä. Joskus on kuitenkin myös edullista pitää painettu osoitekirja käsillä. Eri lähestymistapojen ei tarvitse sulkea toisiaan pois.
Käytä vain Wordia osoitteiden asettamiseen paperille riippumatta siitä, oletko tallentanut ne Outlookiin, Exceliin tai muuhun tietolähteeseen.
Sinun tarvitsee vain käyttää yhdistämistoimintoa ja koota "hakemisto" tai "luettelo". Koska kunkin Wordin version yhdistämiskomennot ovat hyvin erilaisia, tässä ovat vain perustoimenpiteet:
- Luo uusi Word -asiakirja ja käynnistä yhdistämistoiminto:
Word 2010: ssä, 2007 STARTING MAILINGS-SERIES PRINTING-START SERIES PRINTING,
Word 2003: ssa, 2002 / XP: ssä LISÄKIRJEIDEN JA POSTIKIRJOITUKSEN KIRJAN LUOMINEN tai SARJATULOSTUSAPU
tai Word 2000: ssa, jossa on EXTRAS SERIES PRINT. - Nyt on tärkeää, että ilmoitat nykyisen asiakirjan hakemistoksi tai luetteloksi:
Valitse Word 2010: ssä 2007 DIRECTORY -vaihtoehto START CONTINUOUS PRINT -painikkeen valikosta,
Word 2003: ssa, 2002 / XP: ssä aktivoi DIRECTORY -vaihtoehto SARJATULOSTUS -tehtäväalueella
ja valitse Word 2000: ssa LUO LUETTELO yhdistämisen hallinnassa. - Jatka sitten tavallisen yhdistämisasiakirjan tapaan yhdistämällä tietolähde (Excel -tiedosto, Outlook -osoitekirja jne.) Ja lisäämällä sitten yhdistämiskentät, jotka muodostavat tulostetun osoitekirjasi merkinnät.
Hakemiston / luettelon erityispiirre on, että Word ei aloita uutta sivua jokaiselle tietolähteen tietueelle. Sen sijaan kaikki tietueet tulostetaan suoraan toinen toisensa alapuolelle - juuri tulostetun osoitekirjan asia. Muista kuitenkin tämä, kun järjestät yhdistämiskenttiä Word -asiakirjassa.
Sinun on myös lisättävä tyhjä kappale viimeisen yhdistämiskentän alle, jotta jokaisen tietueen väliin jää tilaa.
On myös hyödyllistä lajitella tietueet sukunimen mukaan:
Valitse Word 2010: ssä 2007 MAILINGS-CONTINUOUS PRINTING-EDIT VASTAANOTTOLUETTELO ja napsauta avautuvassa valintaikkunassa SORT. Tämän jälkeen voit valita nimikentän ensimmäiseksi lajitteluperusteeksi.
Siirry Word 2003: ssa, 2002 / XP: ssä Yhdistämisen tehtäväruudun kohtaan "Vaihe 5/6", jossa napsautat MUOKKAA VASTAANOTTOLUETTELOA. Napsauta sen jälkeen sen nimikentän sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella.
Avaa Word 2000: ssa SERIES PRINT MANAGER lajittelua varten napsauttamalla TUTKIMUSASETUKSET -painiketta. Siirry seuraavassa valintaikkunassa SORT RECORDS -välilehteen ja määritä asianmukainen nimikenttä lajitteluavaimeksi. (pbk)
