Jotta tiedät aina nykyisen status quon sen jälkeen, kun olet lähettänyt tehtäviä Outlookin kautta, voit määrittää, että haluat vastaanottaa siirrettyjen tehtävien tilaraportin. Siitä voi olla hyötyä myös varsinkin laajoissa tehtävissä
Delegoi tehtäviä
Jos haluat siirtää tehtävän, soita komennolle Outlook 2013: ssa tai uudemmassa Aloita - Uudet kohteet - Tehtäväpyyntö käytössä, Outlook 2010: ssä Aloita - uudet elementit - muut elementit - tehtäväpyyntö, Outlook 2003/2007 Uusi - Uusi tehtäväpyyntö. Kirjoita sitten sen työntekijän tiedot ja sähköpostiosoite, jolle haluat siirtää tehtävän, ja lähetä tehtävä. Mutta entä jos olet kirjoittanut tehtävän kerran tehtäväsuunnittelijaasi ja vasta myöhemmin huomaat, että sinulla ei ole tarpeeksi aikaa siihen ja että sinun on parempi delegoida se? Jatka sitten seuraavasti:
- Napsauta tehtävää hiiren kakkospainikkeella tehtäväsuunnittelussa ja soita Määritä tehtävä päällä.
- Kirjoita sitten sen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat siirtää tehtävän, kirjoita lyhytsanoma ja säädä eräpäivää niin, että sinulla on vielä aikaa tarkastella tulosta.
- Varmista, että sinulla on kaksi vaihtoehtoa Tallenna tämän tehtävän päivitetty kopio tehtävälistaani ja Lähetä tilaraportti minulle heti, kun tehtävä on suoritettu ovat päällä. Muuten tehtävä ei näy tehtäväsuunnittelussasi; Lisäksi et saa automaattisesti ilmoitusta, kun tehtävä on valmis.
- Lähetä tehtäväpyyntö.
Näin varmistat, että saat automaattisesti tiedon edistymisestä
Jotta siirretyt tehtävät näkyvät aina tehtäväsuunnittelussasi ja sinulle ilmoitetaan, kun tehtävä on suoritettu, vaiheessa 3 mainitut kaksi vaihtoehtoa on aktivoitava Outlookissa. Tällöin sinun ei aina tarvitse muistaa ottaa käyttöön edellisen osan vaiheen 3 vaihtoehdot delegoitaessa. Vaihtoehdot ovat oletusarvoisesti päällä, mutta on parempi tarkistaa, että ne ovat turvallisella puolella:
- Soita komennolle Outlook 2010: ssä tai uudemmassa Tiedosto - Asetukset - Tehtävät käytössä, Outlook 2003/2007 Työkalut - Asetukset - Tehtävävaihtoehdot.
- Ota Outlook 2010: ssä ja uudemmissa käyttöön seuraavat asetukset: Päivitä tehtävälistani kopioilla tehtäviä, jotka annan muille ihmisille ja Lähetä tilaraportti, kun olen suorittanut määrätyn tehtävän A..
- Ota Outlook 2003/2007: ssä käyttöön kaksi vaihtoehtoa Pidä määritetyt tehtävät ajan tasalla tehtäväluettelossa ja Lähetä tilaraportti, kun määrätyt tehtävät on suoritettu a.
- Sulje valintaikkunat.
Näin voit näyttää valmistumisen tilan ja vastuun
Toimintoluettelossa (näkymä Yksinkertainen lista) sarake puuttuu % valmisettä näkemyksessä Luettelo yksityiskohdista tulee näkyviin. Jos delegoit usein laajoja tehtäviä ja työntekijät dokumentoivat säännöllisesti Outlookissa, kuinka suuri osa tehtävistä on jo suoritettu, suosittelen käyttämään % valmis myös näkymässä Yksinkertainen lista asettaa. Näin pysyt ajan tasalla edistymisestä. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Valitse näkymä tehtävien ajastimessa Yksinkertainen luettelo: Komentonäkymä - Muuta näkymää - Yksinkertainen luettelo.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella jotakin sarakkeen otsikkoa, esimerkiksi viite tai vanhemmissa versioissa Tehtävän aiheja kutsua käskyn Kentän valinta päällä.
- Vedä painiketta % valmis B. valintaikkunasta hiiren vasen painike painettuna riville, jossa on sarakkeiden otsikot. Ehdotukseni: vedä se sarakkeen otsikon oikealla puolella olevaan kohtaan Erääntyy. Punainen nuoli osoittaa mihin % valmis lisätään uuteen sarakkeen otsikkoon C.. Heti kun painike on halutussa asennossa, vapauta hiiren painike.
- Jos näkymässä ei ole saraketta Vastuullinen tulee näkyviin, lisää se juuri kuvatulla tavalla. Vastuullinen löytyy valintaikkunan lopussa olevasta luettelosta Kentän valinta.
- Sulje sitten valintaikkuna Kentän valinta.
