Diat, joita käytetään vain tietyille kohderyhmille

Ehkä tiedät tämän: Olet luonut laajan esityksen, mutta haluat nyt kohderyhmästä riippuen vain otteen siitä.

Esimerkiksi katsojaryhmän pitäisi ensisijaisesti oppia osastoa A koskevia tietoja, koska ne koskevat vain näitä tietoja. Toiselle katsojaryhmälle tulisi tiedottaa vain osasta B.

Tai tuoteesitys on jaettu teknisiin ja kaupallisiin tietoihin, ja kohderyhmästä riippuen - insinöörit tai ostajat - vain tietyt diat tulisi näyttää. Mutta kaikkien pitäisi nähdä diat yrityksen esittelystä ja tuotteen yleisistä ominaisuuksista.

Koska monet käyttäjät eivät osaa ratkaista tätä ongelmaa, ei ole harvinaista, että luodaan useita tiedostoja, jotka esitetään yksittäisille ihmisryhmille. Haitat ovat ilmeisiä: tiedostojen määrä kasvaa. Vielä pahempaa: Jos jokaisessa kopiossa näkyvät diat muutetaan myöhemmin, haku- ja päivitystoiminta on melko suurta.

Siksi Powerpoint tarjoaa ratkaisun käyttäjän määrittämällä toiminnolla (aiemmissa versioissa kohderyhmälähtöinen esitys)!

Mitä termi "mukautettu esitys" tarkoittaa?

Käyttäjän määrittämä esitys on vain valikoima dioja laajemmasta dia-altaasta tai koko esitys. Käyttäjän määrittämät esitykset ovat siksi esityksen eri osaversioita, jotka on räätälöity eri kohderyhmille. Yksittäisissä osaversioissa näytetään vain ne diat, jotka ovat relevantteja yleisölle.

Esimerkki: Yleinen esitys koostuu yhteensä 6 diasta. Osaston A kollegoille vain diat 1, 4, 5 ja 6 ovat merkityksellisiä. Osaston B kollegat tarvitsevat vain dioja 1, 2, 3 ja 6.

Mukautetun esityksen edut

Voit tietysti myös luoda oman esityksen jokaiselle yleisölle ja tallentaa ne sitten eri nimellä. Mukautetulla esityksellä on kuitenkin kolme pääetua:

• Säästät tallennustilaa, koska työskentelet vain yhden tiedoston kanssa.
• Sinun ei tarvitse luoda tiedostoa eri kohderyhmille ja etsiä niitä myöhemmin. Sinulle ei voi tapahtua, että sinulla on "väärä" esitys mukanasi, koska kaikki asiaankuuluvat diat ovat aina yhdessä tiedostossa.
• Käytät todennäköisesti joitain dioja useissa mukautetuissa esityksissä. Kun nämä päivitetään, sinun on tehtävä muutokset vain yhteen tiedostoon.

Oman esityksen luominen PowerPoint 2007: stä alkaen

Voit luoda kohderyhmäkeskeisen esityksen PowerPoint-tiedostossa seuraavasti:

• Avaa yleisesitys, johon haluat luoda aliesitykset.
• Napsauta välilehteä Diaesitys -painiketta Mukautettu diaesitys ja sitten eteenpäin Kohderyhmälähtöiset esitykset.
• Napsauta valintaikkunassa Uusi. Anna aliesityksellesi nimi.
• Valitse vasemmasta luetteloruudusta diat, jotka haluat näyttää kohderyhmälähtöisessä esityksessä, ja napsauta Lisätä.

• Vahvista painamalla OK ja napsauta sitten Päättele.

Oman esityksen toimittaminen PowerPoint 2007: stä alkaen

Yksinkertaisin ja yksinkertaisin tapa näyttää tietty aliesitys on seuraava:

• Avaa koko tiedosto.
• Vaihda välilehdelle Diaesitys.
• Napsauta painiketta Mukautettu diaesitys ja valitse sitten haluamasi merkintä.

Kohderyhmälähtöisen esityksen tulostaminen PowerPoint 2007: stä alkaen

Olet pitänyt esityksesi osaston A edessä ja haluat nyt antaa yleisölle täsmälleen dioja, joista keskustelit luennolla. Yksi mahdollisuus olisi kirjoittaa muistiin diojen sivunumerot ja määrittää ne sitten tulostettaviksi sivuiksi.

Se on kuitenkin paljon helpompaa, koska PowerPoint on jo tehnyt muistiinpanon siitä, mitkä diat mukautetun esityksesi mukana. Kun tulostat, voit valita tulostettavan version.

Näin se toimii PowerPoint 2010: ssä:

• Avaa esitys.
• Valita tiedosto - Painaa.
• Napsauta alla asetukset -painiketta Tulosta kaikki diat. Sinulle esitetään nyt erilaisia vaihtoehtoja.
• Valitse osoitteessa Kohderyhmän määrittelemä esitys etsimäsi versio. Vahvista valinta painikkeella Painaa.

Näin se toimii PowerPoint 2007: ssä:

• Klikkaa Toimisto -painike ja sitten eteenpäin Painaa.
• Valitse Tulosta nimellä -valintaikkunassa Painealue vaihtoehto Kohderyhmälähtöinen esitys. Valitse oikea versio sen oikealta puolelta. Vahvista painamalla OK.

Oman esityksen luominen PowerPoint 2003: sta alkaen

Voit luoda kohderyhmäkeskeisen esityksen PowerPoint-tiedostossa seuraavasti:

• Avaa esitys, johon haluat luoda aliesitykset.
• Napsautatko valikosta Diaesitys vaihtoehdon kohdalla Kohderyhmälähtöiset esitykset.
• Napsauta valintaikkunassa Uusi.
• Anna aliesityksellesi nimi.
• Valitse vasemmasta luetteloruudusta diat, jotka haluat näyttää kohderyhmälähtöisessä esityksessä, ja napsauta Lisätä.
• Vahvista painamalla OK ja napsauta sitten Päättele.

Oman esityksen toimittaminen PowerPoint 2003: sta alkaen

• Avaa koko tiedosto.
• Napsautatko valikosta Diaesitys päällä Kohderyhmälähtöiset esitykset.
• Valitse haluamasi versio valintaikkunasta ja napsauta Esittely.

Kohderyhmälähtöisen esityksen tulostaminen PowerPoint 2003: sta alkaen

• Valitse valikosta tiedosto käsky Painaa.
• Aktivoi valintaikkunassa Painaa alla Painealue vaihtoehto Kohderyhmälähtöinen esitys. Valitse oikea versio sen oikealta puolelta. Vahvista painamalla OK.