Voit tallentaa jokaiseen asiakirjaan erilaisia asiakirjan ominaisuuksia - kuten tekijän, otsikon, aiheen tai avainsanat. Tämä voi helpottaa myöhemmin tiedoston etsimistä huomattavasti.
Asiakirjan ominaisuudet syötetään Word 2010: ssä Backstage -alueella Tiedostotietojen kutsumisen jälkeen. Word 2007: ssä sinun on valittava VALMISTAVAT OMINAISUUDET, kun olet napsauttanut TOIMISTO -painiketta. Ja vanhemmissa versioissa avaat Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan siirtymällä TIEDOSTO -OMINAISUUDET -kohtaan.
Ainoa ongelma on, että ominaisuuksien syöttäminen on helppo unohtaa. Tämän estämiseksi voit kertoa Wordille, että se näyttää vähintään automaattisesti Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan, kun tallennat tiedoston ensimmäisen kerran.
Valitse Word 2003, 2002 / XP, 2000 -työkalussa TOOLS OPTIONS ja vaihda avautuvasta valintaikkunasta SAVE -välilehti. Tässä valitaan valintaruutu (AUTOMAATTINEN) PYYNNÖT TIEDOSTO -OMINAISUUKSIIN. Vahvista tämä painamalla OK.
Wordissa 2010, 2007 tätä valintaruutua ei enää ole. Asiakirjan ominaisuuksien automaattisen näytön aktivointiin on kuitenkin temppu:
- Avaa uusi tyhjä asiakirja ja paina sitten ALT + F11. Tämä vie sinut Word -ohjelmointiympäristöön - Visual Basic Editoriin.
- Paina CTRL + G asettaaksesi kohdistimen alaikkunaan, jonka otsikko on "Välitön alue".
- Kirjoita seuraava rivi tähän kohtaan: Options.SavePropertiesPrompt = Tosi
- Paina RETURN suorittaaksesi koodirivin. Tällä on sama vaikutus kuin NÄYTÄ TIEDOSTO -OMINAISUUDET -valintaruudun aktivoiminen aiemmissa Word -versioissa.
- Poistu Visual Basic Editorista valitsemalla FILE-CLOSE AND RETURN TO MICROSOFT WORD.
Kun tallennat tiedoston ensimmäisen kerran, tiedoston ominaisuuksien valintaikkuna avautuu automaattisesti, ja voit kirjoittaa haluamasi tiedot Yhteenveto -välilehdelle.
Jos haluat kytkeä tämän toiminnon uudelleen pois päältä, poista vain valintamerkki yllä mainitusta Word 2003, 2002 / XP, 2000 -valintaruudusta. Tai suorita Word 2010: ssä 2007 edellä kuvatut toimet uudelleen, paitsi että kirjoitat koodiriville nyt "False" sijaan "True".
