Esittely PowerPointin avulla - kuinka herättää huomiota

Näillä vinkeillä saat varmasti yleisön huomion

Koulussa nuoret kohtaavat ensimmäistä kertaa kysymyksen siitä, kuinka sisällöllisiä ja mielenkiintoisia esityksiä voidaan järjestää Microsoft PowerPointin tai muiden esitysohjelmien avulla. Periaatteessa PowerPoint ohjelmistosovelluksena pystyy ammattimaistamaan esityksen muotoilu- ja visualisointivaihtoehtojen avulla. Samalla on tosiasia, että tehokkaimmat diat, joissa on korkearesoluutioisia grafiikoita, animaatioita ja videoita, koskettavat yleisöä vain, jos juontaja tekee esityksestään elävän ja monipuolisen. Huomion herättäminen on tärkeää. Näyttöesitykset ovat erityisen onnistuneita, kun sisältö ja visualisoinnit sekä puhuttu luento on koordinoitu.

Koulutetun puhujan loistava luento menettää merkityksensä, jos esityksen diat ovat tylsiä ja rakenteeltaan virheellisiä. Tilanne on samanlainen, jos puhuja ja hänen retoriset taitonsa ovat heikkoja esityksen asettelun ollessa ammattimainen. Esitys on valmisteltava niin pitkälle, että saavutat itsellesi asettamat tavoitteet.

Käytä visualisointia esityksen sisällön vahvistamiseen

Tunnettu sanonta kuuluu: ”Kuva on tuhannen sanan arvoinen.” Tätä sanontaa käytetään myös esityksissä. PowerPointin esityksiin voidaan sisällyttää monenlaisia visualisointeja. Jos saat puhujana yleiskuvan PowerPointin "Lisää" -valikosta, käy selväksi, kuinka monta eri lisäysvaihtoehtoa ohjelmisto tarjoaa:

Taulukot	Voit luoda omia taulukoita PowerPointissa tai lisätä Excel -taulukon.
Kuvia, grafiikkaa ja animaatioita	Eri tiedostomuotoja sisältävät kuvat voidaan ladata ja upottaa yhdistetystä tietokoneesta, jaetusta kiintolevystä tai ulkoisista lähteistä. On myös mahdollista sisällyttää kuvakaappaus tai integroida valokuva -albumi. Animaatioita, esimerkiksi GIF.webp -tiedostoja, voidaan valinnaisesti lisätä, jotta kuvat "heräävät henkiin". Esityksen yllättävä vaikutus tekee jokaisesta luennosta elävämmän.
Kuvat	PowerPointissa voidaan integroida erilaisia muotoja tai kuvakkeita sekä tarroja esityksen sisällön korostamiseksi ja huomion kiinnittämiseksi. 3D-mallien tai SmartArtin lisääminen on myös käytännönläheistä. Lisäksi kaaviot voidaan myös rakentaa piirtoheitinkalvoihin tiettyjen tietojen tai lukujen selventämiseksi.
Lomakkeet	Jos esitys lähetetään eri vastaanottajille, suositellaan lomakkeiden tai kyselyjen integrointia. Nämä voidaan luoda ja sisällyttää Microsoft Formsiin. Tätä tyylielementtiä ei voi käyttää esitykseen yleisön edessä.

Lisäosat

Apuohjelmat ovat valmiita makroja tai mikro-ohjelmia, jotka voidaan lisätä ohjelmistosovellukseen. PowerPoint tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden asentaa erilaisia apuohjelmia. Ne löytyvät Internetistä ja vaihtoehtoisesti Microsoftin apuohjelmakaupasta.

Tekstikentät	Tekstikentät voidaan sisällyttää jokaiseen esitykseen. Nämä voidaan varustaa erityisesti eri kirjasimilla, kuvilla tai animaatioilla ja tehosteilla varustetuilla kirjasimilla.
Sana taidetta	Word-Artilla voit parantaa tekstejä tai esityksen tärkeitä osia taiteellisilla esityksillä.
Symbolit ja kaavat	Yksittäiset symbolit ja kaavat voidaan upottaa PowerPoint -esityksiin. Jos haluat näyttää kaavan esityksessäsi, voit käyttää "Kaava" -valikkoalueen avautuvia vaihtoehtoja.

Symbolit ja kaavat

Kaikki tunnetut symbolit, jotka ovat saatavilla eri kirjasimilla ja kirjasimilla, voidaan sisällyttää ”Symbolit” -kohtaan.

Video ja ääni

Video- ja äänitiedostot, joita ei pitäisi puuttua missään diaesityksessä, ovat olennainen osa visualisointia. Videotiedostot voivat lisätä yleisön huomiota esityksen aikana ja parantaa säilytyskykyä. Voit lisätä sekä henkilökohtaiselta kiintolevyltäsi peräisin olevia elokuvatiedostoja että YouTuben kaltaisten alustojen videotiedostoja. Riittää, että tiedät ja lisäät upotuskoodin. Äänitiedostot eivät kuulu suoraan visualisointien asetusalueelle. Äänet ja musiikki voivat samanaikaisesti korostaa kuvia tai luennolla sanottavaa tai luoda halutut tunnelmat taustamusiikiksi.

Tiedot: Voit myös muuntaa esityksesi videotiedostoksi muutamalla napsautuksella ja näyttää sen elokuvana esimerkiksi messuilla ja näyttelyissä.

Teknologinen vinkki: Optimaalisesti suunnitellut diat, joilla on ilmeikkyys, voidaan vaihtoehtoisesti tallentaa graafisena tiedostona. Ohjelmapuolen matalan, 96 pikselin resoluution sijasta voit lisätä temppua PowerPointin tarkkuudella lisäämällä merkinnän Windowsin rekisteriin. Tämän seurauksena korkean resoluution kuvat voidaan tallentaa.

Kuinka kaiuttimet pisteytyvät hyvin harkituilla visualisointeilla

Onnistunut luento tai esitys PowerPoint -tuella edellyttää aina kohdennettua valmistelua ja yksittäisten diojen suunnittelua, jotka perustuvat toisiinsa. Selkeät ja huomiota herättävät visualisoinnit voivat olla hyödyllisiä, kun esityksestä tehdään yleisölle kokemus. Monissa tapauksissa diaesityksen tavoitteena on kannustaa ostamaan tai kannustaa yleisöä toimimaan. Tässä tapauksessa sopivat grafiikat tai animaatiot tuotteelle tai tekstit silmiinpistävillä kirjasimilla ovat välttämättömiä.

Voit esimerkiksi esittää tuotteen tai idean animoituna julisteena ja herättää siten huomiota. Tällaiset visualisoinnit selkeyttävät ja vahvistavat luennon sanallisia lausuntoja. Faktat heräävät eloon käyttämällä sopivia muotoja, kuvia tai animaatioita. Saat selkeän ja ymmärrettävän käytön.

Visualisaatioilla ja sopivilla animaatioilla ja grafiikoilla on toinen tarkoitus. Monipuolisilla mahdollisuuksillaan saada huomiota he tarjoavat mahdollisuuden estää yleisöä hukuttamasta tai kyllästymästä. Ajan myötä esityksistä voi tulla yleisölle kiinnostavia, jos:

• Monet kalvoista ovat rakenteeltaan samanlaisia ja ilman erityispiirteitä,
• Sisältää liikaa tekstiä liian pienillä kirjasinkokoilla tai
• Juontaja esittelee yksitoikkoisesti eikä ota yleisöä kovinkaan paljon mukaan.

Tällä tavalla rakennettu diaesitys ei palvele tarkoitustaan. Kuuntelijoiden ajatukset vaeltelevat, kun taas väsymys ja keskittymättömyys leviävät.

Houkutteleva elokuva, humoristinen kuva ja erilaiset fontit ja tekstit saavat kuuntelijat pois väsymyksestä. Jokaisessa diaesityksessä on välttämätöntä sisällyttää sopivia kuvia, grafiikkaa ja animaatioita tavalla, joka lisää kuuntelijan huomion tasoa ja pitää sen jatkuvasti korkealla.

Kärki:

SmartArt -vaihtoehdon avulla Microsoft PowerPoint tarjoaa kaiuttimille mahdollisuuden kuvata taiteellisesti kuvia, grafiikkaa ja kaavioita. Microsoft PowerPoint -valikosta löydät SmartArtin kohdasta "Lisää> SmartArt". SmartArtin avulla on mahdollista muun muassa näyttää graafisia luetteloita ja prosessikaavioita tai organisaatiokaavioita sekä lisätä keskittymistä ja tietoisuutta visualisoinnin avulla.

Näytön esitysten herättäminen elämään - vinkkejä käytännön tärkeistä asioista

Diojen sisällön kohdennettu ja intensiivinen valmistelu on yksi tärkeimmistä kohdista esityksen laatimisessa. Jos puhuja on vakuuttunut esityksensä sisällöstä, hänen esityksensä vaikuttaa yleisölle ymmärrettävältä ja mielenkiintoiselta. Lisäksi diojen tarkka suunnittelu ja visualisointi kuvilla, teksteillä ja animaatioilla luovat elävän esityksen, joka herättää huomiota. Ovatko:

• PowerPoint -esitysdiat ja
• Luento on harmonisesti koordinoitu,

esitys vaikuttaa aitolta ja informatiiviselta. Puhujan esittämät etuihin suuntautuneet tosiasiat, jotka on alleviivattu taulukoilla tai kuvilla, vaikuttavat yleisöön.

Mihin puhujan tulisi keskittyä esitystä valmistellessaan

Jokainen PowerPoint -esitys alkaa tyhjällä dialla ja jäsentämättömällä sisällöllä, tosiasioilla ja ideoilla, jotka on järjestettävä ja koottava ammattimaisesti. Voidakseen suunnitella tehokkaan ja käytännöllisen esityksen puhujan tulisi kysyä itseltään:

• Mikä on esitykseni tavoite?
• Mitä faktoja ja tietoja käytän kiinnostaakseni yleisöä?
• Mitä tarpeita kuulijoillani on?
• Mitä lisäarvoa haluan välittää diaesitykselläni?
• Mitä kuvia, animaatioita, kaavioita tai fontteja ja mitä PowerPoint -asettelua käytän yleisön houkuttelemiseksi?
• Kuinka monta diaa tarvitaan yleisön informoimiseksi ja inspiroimiseksi?
• Miten suunnittelen otsikon dioihin kiinnostuksen herättämiseksi?

Objektiiviset vastaukset esitettyihin kysymyksiin asettavat puhujan suunnittelemaan esityksen, joka on suunnattu yleisölle ja hänen tarpeilleen. Jos juontaja tekee maalin retorisilla tyylillisillä välineillä ja käyttää eleitä ja ilmeitä sekä ääntään huolellisesti, hän voi voittaa yleisön. Ihmiset tuntevat itsensä henkilökohtaisiksi, kun heidän kysymyksiinsä ja toiveisiinsa vastataan ja niihin vastataan. Kiinnostus ja säilyttämistoiminta lisääntyvät tällä tavalla kestävästi.

Kuinka käyttää Microsoft PowerPointin mahdollisuuksia kohdennetusti esitelläksesi ammattimaisesti

Jokainen esitys on erityinen. Aihe, yleisö ja puhuja määrittävät viime kädessä esityksen suunnittelun PowerPointilla. Olennainen vinkki valmistautuessaan esittämään ammattimaisesti myöhemmin on:

• Kiinnitä huomiota tekstien ja visualisointien oikeaan suhteeseen.

Näyttöesitys välittää sopivia tekstejä ja vaikuttavia grafiikoita, faktoja ja tunteita. Tämän saavuttamiseksi on oltava varovainen kalvoja suunniteltaessa, ettei koko kalvon tilaa koskaan käytetä. Liian paljon tekstiä diassa ärsyttää ja häiritsee kuulijoita. Yleisö syventyy diojen lukemiseen eikä kiinnitä huomiota puhujan lausuntoihin. Lisäksi juontaja voi häiritä ylikuormitettuja dioja. Tämä pätee erityisesti, jos hän menettää dian langan ja ilmaisee tärkeät tosiasiat väärin.

Liian pitkää ja monimutkaista tekstiä tulee välttää. Lyhyet yhteenvedot, avainsanat ja tukikuvat tai kaaviot ovat tehokkaampia. Nämä vapauttavat puheenjohtajan sananvapaudesta. Samalla ne auttavat yleisöä sisäistämään sanotun ja yhdistämään kuvat ja grafiikat tekstiin ja esitykseen. Liian monet diat ovat yhtä haitallisia kuuntelijan huomiolle. Tämä pätee erityisesti, jos ilotulitteiden tavoin niistä keskustellaan peräkkäin liian nopeasti ilman taukoja.

Vinkkejä esittelyyn: Mikä on vielä tärkeää täsmällisen suorittamisen kannalta:

• Käytä enintään 5 tai 6 kohdetta diaa kohden.
• Kiinnitä huomiota tunnettuun KISS-periaatteeseen (pidä se lyhyenä ja yksinkertaisena).
• Käytä dioillesi taustaa, joka ei häiritse.
• Puheen ja esityksen sanoman on oltava selkeitä ja ymmärrettäviä.
• Lyhyet, itsestäänselvät otsikot takaavat, että yleisö voi seurata niitä aina.
• Nyrkkisääntö: Näytä uusi dia korkeintaan 2–3 minuutin välein, jotta yleisö ei hukuttaisi.
• Yksityiskohtaiset tiedot on aina herätettävä elämään kielen, retoriikan, eleiden ja ilmeiden kautta.
• Jos käytät tavallista esitystä useaan otteeseen, oikeiden diojen näyttäminen on välttämätöntä. Vain esitykseesi sopivat ja esivalitut diat ovat tarkoituksenmukaisia, jotta esitys näyttää kiinnostavalta yleisölle.
• Kohderyhmälähtöiset esitykset takaavat, että yleisön huomio säilyy koko ajan.
• Tee "piste" väliin ja työskentele taukojen kanssa, jotta yleisö voi sisällyttää sanomansa.
• Sisällytä avainsanat sekä sopivat kaaviot ja objektit pitkien lauseiden sijaan.
• Käytä muotoiluvaihtoehtoja yksittäisten sanojen tai lauseiden korostamiseen.
• Hallitse esitystä esittelijän tai älypuhelimen avulla, jotta et menetä katsekontaktia yleisöön.
• Interaktiiviset diat auttavat puhujia vastaamaan paremmin ja yksilöllisemmin yleisöön.

Asiantuntijan vinkki:

Sisällytä animaatiot dian siirtymisiin esityksen sopivissa kohdissa. Tämä menettely lisää yleisön uteliaisuutta seuraavaa diaa kohtaan. Huomio kasvaa automaattisesti ilman tarvetta esittää uutta sisältöä tai dataa.

Sitova rakenne valmisteessa on lupaava

Samanlainen kuin liikekirje tai henkilökohtainen kirje:

• esittely
• Pääosa ja
• Tarpeeksi

on jaettu, ammattimainen PowerPoint -esitys on aina vakuuttava sen mielekkään rakenteen ansiosta. Tätä voidaan kutsua yhteiseksi säikeeksi ja se määrittää esitysprosessin. Valmistellessaan puhujien tulisi jäsentää esityksensä mielekkäällä tavalla ja luoda tällä tavalla perusta onnistuneelle esitykselle. Liiketoiminta -alueella rakenne sisältää myös yrityssuunnittelun tyylivälineiden käytön. Jos yleisö tunnistaa taustan, logot, fontit, värit, mainosviestit tai kuvat ja yhdistää ne yritykseen, saavutetaan paljon.

Ammattimainen ääriviiva tarkoittaa rakenteen noudattamista esityksissä. Tämän vuoksi aloita esitys otsikkodioilla, jotka herättävät kiinnostusta. Tämän seurauksena yleiskatsausdia voi informoida yleisöä yksityiskohtaisesti ja kiinnittää huomiota odotettavissa olevaan sisältöön. Dia ilman sopivaa sisältöä ja lisäarvoa yleisölle tulisi poistaa tai piilottaa. Vain informatiiviset ja hyödylliset diat tulisi sisällyttää PowerPoint-esityksen lopulliseen versioon. Lisäksi aloita jokainen dia ikimuistoisella otsikolla.

Jokaisen esityksen suuri finaali on viimeinen dia, joka toimii yhteenvedona, stimuloi yleisöä ajattelemaan ja kannustaa yleisöä toimimaan, esimerkiksi ostamaan tuotteen. Tämä luo yhtenäisen tarinan ja kuvia heidän mieleensä yleisölle, joka kiinnittää heidän huomionsa.

Pidä puhujana esityksiä yleisön edessä - monisteita, monisteita ja henkilökohtaisia muistiinpanoja

Microsoft PowerPoint on arvostettu ammattimaiseksi esitysohjelmistoksi. Niiden avulla voidaan suunnitella korkealaatuisia diaesityksiä. PowerPointia voidaan verrata työkalupakkiin. Puhujana ja esittelijänä sinun on tunnettava PowerPointin työkalut ja suunnitteluvaihtoehdot ja käytettävä niitä kohdennetusti. Monien muiden vaihtoehtojen ja tyylielementtien lisäksi yleisön kannalta voi olla erittäin tarkoituksenmukaista tulostaa monisteita tai esitteitä. Esityksen kirjalliset kopiot tai yhteenvedot antavat yleisölle mahdollisuuden tarkastella tärkeitä tietoja esityksen jälkeen. Painetun version lisäksi ääntä ja videota sisältävät esitykset voidaan välittää myös DVD -levyllä tai tikulla. Tällä toimenpiteellä varmistetaan, että kaikki multimediasisältö voidaan toistaa.

Monisteita ja esitteitä voi tilata muutamalla napsautuksella "Tulosta" -valikkokohdasta:

Kärki: Voit yksilöidä monisteita ja mukauttaa muistiinpanosivuja seitsemässä helposti seurattavassa vaiheessa PowerPointin diaesityksen avulla.

Tärkeä: Jos sisällytät esitykseesi henkilökohtaisia muistiinpanoja, varmista, että monisteet ovat piilossa eivätkä tulostettu ennen tulostamista.

Muistiinpanoja voidaan syöttää mihin tahansa PowerPointin alareunassa olevaan diaan.

Lisäksi kaiuttimista voi olla hyötyä ja positiivista tulostaa henkilökohtainen hahmotelma. Rakenteessa yksittäisten diojen teksti näytetään luettelomuodossa peräkkäin. Painettu rakenne antaa puhujille merkityksellisen käsikirjoituksen esitystä varten. Tämän kirjallisen kopion perusteella voit esittää esityksesi vapaammin ja tärkeän sisällön tarkemmin.

PowerPointin esittelyyn liittyvien tärkeimpien vinkkien ja taustojen lisäksi PowerPointissa on muita erityisiä vaihtoehtoja ja apuvälineitä, jotka auttavat puhujia esittämään luennonsa parhaalla mahdollisella tavalla ja esittämään sen yleisön edessä.

Kaikkien vinkkien, vihjeiden ja temppujen lisäksi voidaan huomata seuraavat asiat:

• Tehokas ja objektiivinen valmistelu,
• Tiedä myös PowerPointin mahdollisuuksista
• Aitous ja
• Henkilökohtainen kiinnostus kuuntelijan tarpeisiin

ovat takaajia, jotka visualisoinnin ja sanallisuuden lisäksi auttavat varmistamaan, että PowerPoint -esityksen sisältävä luento kiinnostaa yleisöä ja saavuttaa tavoitteensa.

Yhteenveto: ammattimainen esitys PowerPointilla valmistelun ansiosta

PowerPoint-esitys ei ole varma menestys. Hyvä valmistautuminen ja selkeä tavoite ovat välttämättömiä, jotta yleisö vakuutetaan sisällöstä ja luennosta esityksen aikana. Samaan aikaan diaesityksen tekstin ja värisuunnittelun, grafiikan tai animaatioiden avulla tapahtuvien visualisointien suhteen tulee olla tasapainossa. Yleisön pitäisi pystyä ymmärtämään, mitä sanotaan ja näytetään yhtenä kokonaisuutena, ja ymmärtää sisällön.

Kaiuttimella on suuri merkitys siitä, herättääkö diaesitys huomiota vai muuttuuko se tylsää. Retorisilla tyylillisillä välineillä, eleillä ja ilmeillä sekä huolellisesti valmistetuilla väitteillä on positiivinen ja aito vaikutus. Jos esityksen diat vastaavat sanottua, tuloksena on esitys, joka inspiroi yleisöä. PowerPointin voima voi auttaa kaiuttimia saavuttamaan tavoitteensa. Ne ovat kuin hyvin varustettu työkalupakki. Kaiuttimet, jotka voivat käyttää PowerPointin työkaluja yksityiskohtaisesti, voivat yhdistää visualisoinnin ja sanallisuuden tehokkaasti. Tuloksena on ikimuistoinen tarina yleisössä ja kuvat heidän päässään, jotka herättävät kiinnostusta. Lopputuote on PowerPoint -esitys, joka inspiroi, koskettaa ja kannustaa toimintaan.

Aiheesta löytyy lisää artikkeleita täältä:

• Tekninen vinkki: Tallenna diat kuviksi, mutta tulostamiseen vaadittavalla resoluutiolla

• Diat, joita käytetään vain tietyille kohderyhmille