Näin luot säännöllisesti varmuuskopioita Excel -työkirjoistasi
Haluatko tehdä varmuuskopion työkirjasta? Tämä tietysti ylittää Windowsin tarjoamat vaihtoehdot, esimerkiksi työkirjan kopioinnin toiseen hakemistoon tai eri nimellä.
Voit myös luoda varmuuskopion työkirjasta suoraan Excelin avulla. Excel tallentaa sitten työkirjan edellisen version aina varmuuskopioksi, kun tallennat vanhan version.
Luo automaattinen varmuuskopio Excel -tiedostosta tallennuksen aikana
Toimi seuraavasti:
- Soita komennolle TALLENNA AS. Voit tehdä tämän napsauttamalla FILE -välilehden tai FILE -valikon kaikkia versioita. Excel 2007 on poikkeus. Napsauta tässä vasemmassa yläkulmassa olevaa pyöreää Office -painiketta kutsuaksesi komennon.
- Napsauta avautuvassa valintaikkunassa TYÖKALUT -painiketta (Excel versiosta 2007) tai LISÄÄ (Excel aina versioon 2003 asti).
- Valitse GENERAL OPTIONS -asetus.
- Valitse Luo varmuuskopiotiedosto -valintaruutu.
- Älä syötä salasanoja.
- Sulje ikkuna OK -painikkeella.
- Valitse hakemisto ja tiedostonimi.
- Tallenna työkirja käyttämällä samannimistä painiketta.
Excel luo sitten varmuuskopion tiedostosta. Tällä on tiedostopääte ".XLK" ja se on aina ajan tasalla toiseksi viimeisestä tallennuksesta. Kun tallennat työkirjan, edellisestä versiosta tulee uusi varmuuskopiotiedosto.
Mutta on toinenkin tapa: makron avulla voit myös antaa Excelille komennon luoda automaattinen varmuuskopio, kun Excel -tiedosto suljetaan.
Luo automaattinen varmuuskopio, kun suljet Excel -tiedoston
Haluatko varmistaa, että tiedoston varmuuskopio tallennetaan automaattisesti tietylle polulle, kun suljet Excel -työkirjan? Tämä ei ole ongelma makron kanssa. Tiedostojen nimet tallennetaan seuraavan mallin mukaan niiden erottamiseksi toisistaan:
Tiedostonimi vuosi-kuukausi-päivä
Jos esimerkiksi tiedoston nimi on plan.xls, varmuuskopio tallennetaan seuraavasti:
2009-10-24 suunnittelu.xls
Tämän nimeämisen avulla on erittäin helppoa lajitella tiedostoluettelo kronologisesti, koska aikajärjestys on automaattisesti aakkosellinen. Luo varmuuskopio seuraavalla makrolla:
Sub auto_close ()
Dim Altname merkkijonona, Neuname kuin merkkijono, polku merkkijonona
Polku = "C: \ Data"
Tämä työkirja. Tallenna
Altname = ThisWorkbook.FullName
Jos oikea $ (polku, 1) "\" Sitten polku = polku + "\"
Neuname = Polku ja muoto (Nyt "VVVV-KK-PP") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Tiedostonimi: = uusi nimi
Työkirjat auki (vanha nimi)
Tämä työkirja.Sulje
End Sub
Laita polku muuttujaan polku kiinteä. Varmuuskopiot tallennetaan tähän asentoon. Jos haluat, että varmuuskopiot tallennetaan aina samaan hakemistoon, josta avasit työkirjan, korvaa komento Polku = "C: \ Data" seuraavalla rivillä:
Polku = ActiveWorkbook.Path
Makro toimii seuraavan menetelmän mukaisesti:
- Tallenna nykyinen kansio
- Luo uusi tiedostonimi nykyisen päivämäärän perusteella
- Tallenna työkirja uudella nimellä uuteen polkuun
- Avaa alkuperäinen työkirja
- Sulje kansion varmuuskopio
Kopioi makro kuhunkin työkirjaan, jonka haluat varmuuskopioida automaattisesti. Varmuuskopiot luodaan aina, kun suljet vastaavan työkirjan.
Varmuuskopion luominen Excel -laskentataulukosta manuaalisesti
Työkirjaa tarkistettaessa voi käydä niin, että et ole varma, haluatko todella tallentaa tekemäsi muutokset.
Tällaisissa tapauksissa sinun on tehtävä varmuuskopio edellisestä versiosta. Luo varmuuskopio viimeksi tallennetusta versiosta seuraavasti:
- Aktivoi "Tallenna nimellä" -komento "Tiedosto" -valikossa.
- Napsauta "Työkalut - Yleiset asetukset" -painiketta.
- Aktivoi Luo varmuuskopiotiedosto -valintaruutu.
- Sulje ikkuna OK -painikkeella.
- Valitse hakemisto ja tiedostonimi.
- Tallenna työkirja käyttämällä samannimistä painiketta.
Excel luo sitten varmuuskopion tiedostosta. Tällä on tiedostopääte ".XLK" ja se on aina ajan tasalla toiseksi viimeisestä tallennuksesta. Kun tallennat työkirjan, edellisestä versiosta tulee uusi varmuuskopiotiedosto.