Microsoft Outlook - perusteet, vinkit ja temput

Nykyaikaisen toimistoviestinnän postiohjelma

Jokainen, joka käsittelee nykyaikaisia toimistoviestintä- ja ohjelmistosovelluksia PC: lle tai mobiililaitteille, ei voi sivuuttaa globaalin valmistajan Microsoftin ohjelmia. Microsoft on ollut olemassa lähes 45 vuotta ja työllistää noin 150 000 ihmistä maailmanlaajuisesti. Maailmankuulu teknologiayritys, joka sijaitsee Redmondissa, Yhdysvalloissa, on maailman suurin ohjelmistojen valmistaja. Sen liikevaihto oli viime vuonna yli 125 miljardia dollaria. Sen perustaja Bill Gates on kansainvälisesti tunnettu, samoin kuin Windows -käyttöjärjestelmä ja Microsoft Office -paketti, jossa on tärkeät komponentit Word, Excel, PowerPoint ja Outlook.

Miljoonat yksityishenkilöt ja lukemattomat yritykset käyttävät Microsoft Outlookia. Sen menestys johtuu ennen kaikkea intuitiivisesti suunnitellusta käyttöliittymästä ja kalenterin, yhteystietoluettelon, muistiinpanojen ja tehtäväluettelon integroinnista. Mahdollisuus verkottaa ohjelmia, kuten Microsoft Excel, Microsoft Teams tai Skype Outlookin kanssa, johtaa monenlaisiin lisäarvoihin ja yhteistyömahdollisuuksiin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että painikkeen painalluksella on mahdollista perustaa videoneuvottelu Outlookista Skypen kautta tai lähettää Excel-luettelo tai tiedostot sähköpostin liitteenä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, Microsoft Exchangen käyttö johtaa merkitykselliseen yhteistyöhön yrityksissä, joilla on samanaikainen tietoturva.

Microsoft Outlook toimitettiin ensimmäisen kerran Microsoft Exchange -ryhmäohjelmistoasiakkaana vuonna 1997, ja sitä on kehitetty jatkuvasti vuosien varrella. Exchange-sähköpostien lisäksi kaikki muut sähköpostin tarjoajat voidaan integroida Microsoft Outlookiin. Useimmissa tapauksissa tämä tapahtuu automaattisesti. Ennen kaikkea käyttäjät, jotka käyttävät muita Microsoftin ohjelmistoja vakiona, kuten MS Word tai MS Excel, eivät voi sivuuttaa Microsoft Outlookia.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoft Outlook on Microsoftin ammattimainen viestintäohjelmisto. Sähköpostien vastaanottamisen ja lähettämisen lisäksi se tekee vaikutuksen myös muilla käytännöllisillä toiminnoilla. Outlook on osa Microsoft Office -pakettia. Ohjelmisto voidaan joko ostaa kertaluonteisena pakettiversiona tai käyttää vuosittain tilausversiona nykyisellä nimellä Microsoft 365.

Erityisesti Outlookin tulokkaana on vaikea saada yleiskatsausta Officen sähköpostiohjelmasta. Muutamalla ja erittäin helpolla temppulla saat selkeyttä Outlookissa hetkessä.

Miten löytää paras Microsoft Outlookin vähittäismyyntiversio

Microsoft Outlook on maksullinen tietokoneohjelmistosovellus. Ilmainen versio on äskettäin tarjottu vaihtoehtona tableteille ja älypuhelimille. Microsoftin verkkosivustolla osoitteessa www.microsoft.com on useita tarjouksia. Microsoft tarjoaa Outlookin vain niputusversiona muiden ohjelmien kanssa osana Microsoft Office -pakettia. Keväällä 2022-2023 Microsoft Office -paketin nimi muutettiin Office 365: stä Microsoft 365: ksi. Microsoft 365 voidaan ostaa yksityisille käyttäjille sekä yrityksille ja opiskelijoille. Tilausversiot Microsoft 365 Family ja Microsoft 365 Single sopivat tähän.

Jos et halua ostaa Microsoft Outlookia pakettina, vaan yhtenä versiona, tämä on mahdollista vain Internetin välittäjien kautta. Tilauspaketin sijasta voit vaihtoehtoisesti ostaa Microsoft Office -paketin nimellä Home & Business2022-2023 299 euron kertamaksulla.

Tiedot:

Office 2022-2023 ja Microsoft 365 eivät enää löydä Microsoft OneNotea muistiinpanojen vakiosovellukseksi. Voit edelleen asentaa OneNote 2016 -version ja käyttää sitä ilmaiseksi - se ei ole enää osa pakettitarjousta.

Microsoft 365 ja Microsoft Outlook - tarjoukset yksityiskäyttäjille (20.6.20 alkaen)

	Microsoft 365 -perhe	Microsoft 365 single	Office Home & Student2021-2022	Office Home & Business2021-2022
kustannuksia	99 euroa vuodessa (tilaus)	69 euroa vuodessa (tilaus)	149 euroa (kerta)	299 euroa (kerran)
henkilöt	Jopa 6 henkilöä	1 henkilö	1 henkilö	1 henkilö
Pilvitallennustila	6 Tt OneDrive	1 Tt OneDrive	-	-
Sovellukset	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote MS Access Julkaisija MS MS OneDrive Skype	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote MS Access Julkaisija MS Microsoft OneDrive Skype	MS Word MS Excel MS PowerPoint	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint
yhteensopivuus	Pc Mac Android iOS	Pc Mac Android iOS	Pc Mac	Pc Mac
Jatkuvia päivityksiä	Joo	Joo	ei	ei
Jatkuva tuki	Joo	Joo	ei	ei
kaupallinen käyttö	ei	ei	ei	Joo

Microsoft 365 ja Microsoft Outlook - tarjoukset yrityksille (20.6.2022-2023 alkaen)

	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard	Microsoft 365 Business Premium (mukaan lukien mobiilikäyttö)	Microsoft 365 Apps for Business
kustannuksia	4,20 euroa kuukaudessa (50,40 euroa / vuosi) Tilauksessa	10,50 euroa kuukaudessa (126 euroa / vuosi) Tilauksessa	16,90 euroa kuukaudessa (202,80 euroa / vuosi) Tilauksessa	8,80 euroa kuukaudessa (105,60 euroa / vuosi) Tilauksessa
henkilöt	1 henkilö	1 henkilö	1 henkilö	1 henkilö
Pilvitallennustila	OneDrive	OneDrive	OneDrive	OneDrive
Muut palvelut	Vaihto SharePoint Joukkueet	Vaihto SharePoint Joukkueet	Vaihto SharePoint Joukkueet Taivaansininen Vireessä	-
Sovellukset	MS Word MS Excel MS PowerPoint (vain verkkoversiot ilman Outlookia)	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote MS Access Julkaisija MS	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote MS Access Julkaisija MS

Die Offerten für große Unternehmen, die Office im Netzwerk installieren, unterscheiden sich von den Angeboten für Privatanwender und kleine und mittelständische Unternehmen. Einzellizenzen erhält man entweder gebraucht oder auf bekannten Handelsplätzen im Internet.

Wer Microsoft Outlook nutzen möchte, hat unterschiedliche Möglichkeiten:

• Man nutzt die Abo-Versionen von Microsoft 365 und erhält als Mehrwert regelmäßige Updates. Gleichzeitig sind die Kosten in der Abo-Version langfristig höher als bei einem Einmalkauf.
• Man entscheidet sich für den einmaligen Erwerb von Microsoft Home & Business2022-2023 und verzichtet auf Updates und einen Cloudspeicher.
• Man informiert sich bei Internethändlern und Zweitanbietern über Einzellizenzen für Microsoft Outlook. In der Regel erhält man hier nicht die aktuelle Version und erwirbt keinen Rechtsanspruch auf Updates.
• Auf den Handelsplattformen Ebay oder Amazon werden ebenfalls Lizenzen oder vergünstigte Abo-Angebote für das erste Nutzungsjahr angeboten. Diese rabattierten Lizenzrechte eignen sich für den Einstieg in Microsoft 365.

Milloin voit hyötyä Microsoft Outlookista?

Jos sinulla on kysymys siitä, haluatko valita Microsoft Outlookin tai muun viestintäohjelmiston, kuten Thunderbirdin, sinun on saatava lisätietoja etukäteen. Käyttäjien tulee itse päättää, mitkä toiminnot ovat ratkaisevia ja mitkä niistä voidaan luopua. Microsoft Outlook sopii erityisesti käyttäjille, joiden on lähetettävä, vastaanotettava ja hallittava paljon viestejä ammatillisista tai yksityisistä syistä. Kaikkia, jotka työskentelevät myös muiden Microsoft Office -ohjelmiston ohjelmien kanssa, suositellaan myös käyttämään Microsoft Outlookia.

Toisaalta viestintäohjelmisto sisältyy vakiona useimpiin Microsoft 365: n tilausversioihin. Lisäksi kaikki Microsoft -sovellukset on ammattimaisesti koordinoitu keskenään. Tästä syystä on helppo lähettää tapaaminen Skype -konferenssiin tai Microsoft Teams -kokoukseen suoraan Outlookista.

Pienempien yritysten, jotka työskentelevät Microsoft Exchangen kanssa sähköpostiasiakkaina, tulisi myös käyttää Microsoft Outlookia vakioviestintäalustana, koska molemmat ohjelmat toimivat täydellisesti yhdessä. Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoft Outlook sopii kaikille käyttäjille:

• Jotka odottavat sähköpostiohjelmaltaan paljon toiminnallisuuden, käyttäjäystävällisyyden ja tiimin yhteenvedon suhteen,
• Yleensä valmis käyttämään rahaa ohjelmistoihin ja
• Jotka työskentelevät tällä hetkellä Microsoft -ohjelmiston kanssa.

Kuinka voit kertoa, mitä Outlook -versiota käytät parhaillaan

Microsoft Outlookin uusimman version käyttäminen ei aina ole välttämätöntä. Vanhat versiot toimivat edelleen. Nyrkkisääntönä voidaan käyttää Outlookin versioita, joihin Microsoft tarjoaa tukea, kuten ennenkin. Nämä ovat tällä hetkellä:

• Office 365 (versio 16)
• Office2022-2023 (versio 16)
• Office 2016 (versio 16)
• Office 2013 (versio 15)
• Office 2010 (versio 14)

Office 2007: lle ei enää ole tukea. Tästä puutteesta huolimatta se voi toimia Windows 10: ssä. Windows 7: tä ei pitäisi enää käyttää käyttöjärjestelmänä, koska myös valmistajan tuki on lopetettu.

Mikä Outlookin versio minulla on?

Ei ole vaikeaa selvittää, mitä Outlook -versiota käytät. Voit selvittää tietokoneeseen asennetun Outlook -version seuraavasti:

1. Valitse Outlookissa Tiedosto -valikko.

2. Valitse seuraavassa vaiheessa alakohde: "Office-tili".

3. Oikealta puolelta löydät sekä Outlook -version version että lisenssitiedot. Jos "Office -tili" -vaihtoehto ei näy Outlookissa, voit valita "Ohje" -valikon. Tässä tapauksessa tuoteversio näytetään yleensä sivun oikealla puolella.

Kun olet määrittänyt oman Outlook -versiosi, voit päättää:

• tarvitsetko uuden version vai
• haluat jatkaa työskentelyä nykyisen Outlook -version ja olemassa olevien toimintojen kanssa.

Outlook-versiot: sähköpostiviestintä vuodesta 1997

Microsoft Outlookin historia alkaa vuonna 1997 Microsoft Exchange Server 5.5: llä. Outlookin ensimmäisen version myötä Exchange Client ja Windows Messaging korvattiin. Ensimmäisen Outlookin nimi oli Outlook 8. Outlook ilmestyi ensimmäisessä julkaisussaan sekä Windowsille, MS-DOS: lle että Outlook for Macintoshille. Vuonna 1997 pääpaino oli 16-bittisissä Windows-järjestelmissä. 32-bittisen Windows-version ensimmäisessä Outlook-versiossa Outlook tuki ensimmäistä kertaa pop3 / smtp- ja imap-protokollia. 32-bittinen versio jaettiin nimellä Microsoft Outlook 97 Office 97 -ohjelmistopaketin kanssa. Suurin osa pakettitarjouksista on saatavana myös Macissa macOS -käyttöjärjestelmässä tai Apple -mobiililaitteissa iOS -käyttöjärjestelmässä.

Tämän seurauksena uusia Outlook -versioita lisätoiminnoilla tuotiin markkinoille lähes joka vuosi seuraavassa järjestyksessä:

• Outlook 98 (Outlook 8.5),
• Outlook 2000 (Outlook 9),
• Outlook XP (Outlook 2002 tai Outlook 10)
• Outlook 2003 (Outlook 11)
• Outlook 2007 (Outlook 12 Office 2007 Office -paketissa)
• Outlook 2010 (Outlook 14 Office 2010 -paketissa)
• Outlook 2013 (Outlook 15)
• Outlook 2016 (Outlook 16)
• Outlook2022-2023 (Outlook 19)
• Office 365 (Outlook 19)

Jos et ole varma, mikä Outlook-versio sopii sinulle, löydät apua täältä: Päätöksenteon apu: Pitäisikö minun ostaa Outlookin / Officen 32- tai 64-bittinen versio?

Kuinka kirjautua Outlookiin nimenomaan salasanalla

Jotta voit käyttää Microsoft Office 365: tä tilausversiona, tarvitset Microsoftin online -tilin. Periaatteessa luot henkilökohtaisen tilin Microsoftille heti, kun päätät käyttää Microsoft Windowsia. Rekisteröitymällä Microsoftiin saat käyttöösi kaikki Microsoftin tuotteet ja palvelut. Voit esimerkiksi Microsoft -tililtäsi:

• Hanki Microsoft 365: n vuositilaus.
• Asenna Outlook tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen.
• Valitse Xbox -nimi kirjautuaksesi Xbox -konsoliin.
• Määritä henkilökohtainen Skype -nimi videoneuvotteluille.

Voit määrittää henkilökohtaisen Microsoft -tilisi salasanalla Internetissä: https://account.microsoft.com/

Voit sitten käyttää Microsoft -tiliäsi kirjautuaksesi eri palveluihin ja Outlookiin käyttäjänimelläsi ja salasanallasi. Useimmissa tapauksissa käyttäjätunnus on sähköpostiosoitteesi ja sen jälkeen henkilökohtainen salasana. Jos sinulla on kysyttävää, Microsoftin tukitoiminto on käytettävissäsi.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoft -tili on pääsylippusi:

• ohjelmistoihin, kuten Outlook tai Word,
• henkilökohtaisia tiedostoja, valokuvia, ihmisiä ja sisältöä

käsiteltäväksi ja tallennettavaksi eri päätelaitteilla.

Lataa Outlook tietokoneellesi

Microsoft Outlookia ja Office -pakettia ei tällä hetkellä tarjota DVD -versiona, vaan ladattavana. Käytännössä tämä tarkoittaa, että voit ladata Outlookin Microsoft -tilisi suojatulta tilialueelta. Tämä edellyttää Microsoft-tilin lisäksi myös Microsoft 365: n maksullista tilausta. Lataus toimii ilman ongelmia, jos käytät seuraavaa 7 pisteen suunnitelmaa:

Ammattimainen Outlook -asennus - 7 pisteen suunnitelmasi

Kun olet luonut Microsoft -tilin ja päättänyt Office -version, voit asentaa yksittäiset Office -ohjelmat, mukaan lukien Microsoft Outlook, tietokoneesi kiintolevylle. Tämä ei ole vaikeaa, koska ohjelmien mukana toimitetaan ohjattu asennustoiminto. Ennen kuin Microsoft Outlook ja muut Office -ohjelmat voidaan asentaa, sinun on varmistettava, että laitteesi täyttää järjestelmävaatimukset. Microsoft selittää järjestelmävaatimukset selkeästi ohjesivulla. Microsoft Outlook toimii useimmissa nykyisissä tai uusissa tietokoneissa. Latausprosessi voi kestää kauemmin vanhemmissa tietokoneissa. Tämä ei vaikuta ohjelmistosovelluksen toimintaan.

Outlookin asentaminen ammattimaisesti

Esimerkki Microsoft 365: stä osoittaa, kuinka käyttäjäystävällinen Outlookin määrittäminen on:

1. Kirjaudu sisään: Kirjaudu laitteellasi Microsoft -tiliisi osoitteessa www.microsoft.de.

2. Päätös Office -versiota varten: Toisessa vaiheessa sinun on päätettävä Microsoft Office -versiosta. Voit tehdä tämän siirtymällä Microsoftin aloitussivun valikkorivin Microsoft 365- tai Office -valikkovaihtoehtoihin.

   Valitse sinulle sopiva paketti ja napsauta "Osta" -painiketta, niin sinut ohjataan tilaus- ja maksuprosessiin.

   

3. Todentaminen: Microsoft tarkistaa maksutietosi ja henkilökohtaiset tilitietosi.

4. Aktivoi Outlookin denoad: Kun kaikki syötetyt tiedot on tarkistettu, avautuu valintaikkuna, jonka kautta asennus käynnistyy automaattisesti. Se tehdään automaattisesti ja suoraan Microsoft -tililtäsi ja kestää muutaman minuutin. Kun asennus on valmis, voit käyttää Microsoft Outlookia ja muita asennettuja sovelluksia ja saada käyttöoikeudet.

   

5. Aktivoi Outlook: Kun kaikki ohjelmistokomponentit on tallennettu kiintolevylle, sinun on silti aktivoitava Outlook -versiosi. Voit tehdä tämän avaamalla Office -sovelluksen Käynnistä -valikosta tai kirjoittamalla Windows 10: ssä ohjelman nimen aloituspalkkiin, esimerkiksi "Outlook".

   Kun avaat sovelluksen ensimmäistä kertaa, avautuu valintaikkuna, jossa aktivoit lisenssisopimuksen ehdot. Edellytyksenä on, että kirjaudut Outlookiin käyttäjänä Microsoft -tililläsi. Tämän seurauksena käyttöoikeudet kysytään automaattisesti Microsoftilta ja Outlook -versiosi aktivoidaan.

6. Sähköpostitilin määrittäminen: Kun käytät Microsoft Outlookia ensimmäistä kertaa, sinua pyydetään myös määrittämään sähköpostitilisi. Noudata näytön ohjeita. Useiden tunnettujen palveluntarjoajien sähköpostitileillä riittää, että annat sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Jos joudut tekemään asetukset manuaalisesti, tarvitset myös tietoja saapuvasta ja lähtevästä postipalvelimesta.

   Tiedot: Jos asennus ei toimi ensimmäistä kertaa tai jos haluat lisätä uusia tilejä, vaihda Outlookin Tiedosto -valikkokohtaan. Siirry näytön yläosassa alakohteeseen: Lisää tili. Ohjattu asennustoiminto käynnistyy uudelleen, jotta voit syöttää tietosi.

   

7. Anna lisätietoja: Kun olet lisännyt sähköpostitilisi, voit:

   • Tee tärkeitä yksilöllisiä asetuksia,
   • Luo yksityisiä kansioita ja
   • Luo allekirjoitus sähköpostillesi

   Tietosi tallennetaan ja arkistoidaan turvallisesti Outlookin pst -tiedostoihin.

   Onnittelut! Sähköpostilaatikkosi on määritetty-voit nyt käyttää henkilökohtaisia sähköpostiviestejäsi.

Outlookin salasana: Mitä sinun on tiedettävä

Outlook -salasanasi, joka on välttämätön Outlookin aktivoimiseksi, on sama kuin Microsoft -tilisi salasana. Sinun on kirjauduttava Outlookin työpöytäversioon kohdassa Tiedot / tili salasanalla. Voi tapahtua, että Microsoft pyytää salasanasuojausta käynnistäessään Outlookin. Tästä syystä on tärkeää tietää tili ja tiliasetukset sekä käyttää salasanaa, joka on sekä turvallinen että tuttu käyttäjänä.

Voit helposti muuttaa Outlookin tai Microsoft -tilisi salasanan osoitteessa https://account.microsoft.com/ kirjautumalla suojattuun alueeseen.

Kirjautumisen jälkeen voit vaihtaa salasanasi tai tehdä lisäasetuksia tilisi asetuksiin. Jos olet unohtanut Outlook -salasanan, voit myös pyytää salasanan vaihtamista. Tämä toimii ilman ongelmia, jos napsautat "Unohdin salasanan" -painiketta, kun olet antanut tilisi nimen.

Jos olet unohtanut Outlook -salasanasi ja käytät Microsoft Edge -selainta Windows 10: ssä, voit käyttää temppua. Ratkaisu on Edgen sisäänrakennettu salasanojen hallinta, jonka avulla voit lukea kaikki salasanat, jotka selain on tallentanut etukäteen. Microsoft Edgen kohdassa "Asetukset / Profiilit / Salasanat" on mahdollista lukea syötetyt salasanat pelkkänä tekstinä salasanaluettelosta. Tätä varten on asetettava etukäteen, että salasanat voidaan tallentaa selaimeen. "Silmäsymbolia" napsauttamalla tallennettu salasana näkyy pelkkänä tekstinä.

Harvoissa tapauksissa voi tapahtua, että Outlookin salasana on annettava uudelleen aina, kun Outlook käynnistetään. Syy tähän virheelliseen prosessiin on virheellinen määritys ja väärät asetukset luottamuskeskuksessa. Microsoftin ohjesivuilta löydät ohjeet, joiden avulla voit muuttaa tehtävää manuaalisesti luottamuskeskuksessa. Jos käytät Outlook 365: tä, sinua pyydetään antamaan Outlook -salasanasi ohjelmaan vähintään kerran vuodessa, joissakin tapauksissa useammin. Microsoft pitää erittäin tärkeänä Outlookin salasanasuojausta Outlookin luvattoman käytön estämiseksi. Käyttäjän kannalta salasanasuojaus on myös tärkeä, koska se takaa henkilötietojen suojan.

Päätöstuki: Osta Outlook tai Office2022-2023 tai vuokraa Microsoft 365?

Yksinäisille taistelijoille ja pienille toimistoille tilausversio Office 365 Home 99 € on hyvä valinta: Tällä tavalla voit käyttää kaikkia Office -sovelluksia uusimmassa versiossa. Toimintojen jatkuvien päivitysten ja innovaatioiden ansiosta tulos maksaa itsensä nopeasti takaisin. Vuokrausvaihtoehdon avulla käyttäjät ovat aina ajan tasalla.

Kaikenkokoisille yrityksille avainkysymys on, kuinka säännöllisesti päivität uusiin Office -versioihin. Jokainen, joka osallistuu jokaiseen Microsoftin versiomuutokseen, tekee edelleen hyvää vuokra -version kanssa. Jos yritykset ohittavat peräkkäiset versiomuutokset, niiden on halvempaa ostaa uudet lisenssit suoraan palveluntarjoajalta, joka tarjoaa houkuttelevampia ehtoja kuin Microsoft.

Yhteenveto Microsoft Outlookista ja sen ominaisuuksista

Microsoft Outlook on nykyaikaisen toimistoviestinnän vakio -ohjelma. Osana Office -pakettia, jota tällä hetkellä myydään tilausversiona nimellä Microsoft 365, se sisältää monia toimintoja. Sen lisäksi, että voit luoda, vastaanottaa ja lähettää sähköpostiviestejä ammattimaisesti, Microsoft Outlook on asennettu monin tavoin. Kalenteri, tiettyjen tehtävien luominen, muistiinpanotoiminto ja muut toiminnot ovat uraauurtavia. Ennen kaikkea kaikkien Microsoft -sovellusten yhteistyö luo käyttäjille korkeaa lisäarvoa.

Voit työskennellä yhdessä vuorovaikutteisesti, toteuttaa kokouksia napin painalluksella ja tallentaa tärkeät asiakirjat ja tiedostot yksittäisiin kansiorakenteisiin ja käyttää niitä liikkeellä ollessasi. Käyttäjien on henkilökohtaisesti tarkistettava, mikä versio ja mikä tilaustarjous on paras erikseen. Microsoft Outlookin asentamiseksi tarvitset Microsoft -tilin, jotta voit ladata ohjelmiston tietokoneellesi. Joka tapauksessa Microsoft Outlook on tunnetuin viestintäohjelma, jolla on laajat toiminnot ammatillisiin ja yksityisiin tarkoituksiin.

Kysymyksiä ja vastauksia Microsoft Outlook 365: ssä ja Outlook2021-2022: ssa

Mikä on Microsoft 365 ja miten se toimii?

Microsoft myy nimellä Microsoft 365 ohjelmistoja, joiden avulla voi vuokrata erilaisia Office -ohjelmia. Tilaus koostuu verkkopalvelusta OneDrive, Office -verkkosovelluksesta ja ohjelmista Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher ja Access työpöytäversiona. Kaikki sovellukset ja palvelut eivät sisälly jokaiseen pakettiin. Microsoft 365 tarjotaan yksittäisversiona tai perheversiona yksityisasiakkaille. Lisäksi yritykset voivat tilata yritys- tai yrityspaketteja.

Yksittäiset ohjelmat ja palvelut siirretään ja lisensoidaan suoraan Microsoft -tililtä käyttäjän kiintolevylle. Jos lisenssi, jota voidaan jatkaa kuukausittain tai vuosittain, vanhenee, maksullisten ohjelmistojen, kuten Outlookin tai Wordin, käyttö lopetetaan.

Voitko määrittää näkymän Microsoft 365: lle kuten Office 2010: lle?

Microsoft 365: n sisältämiä ohjelmia voidaan muuttaa laajasti asettelun suhteen. Valikkojen kokoa ja ulkonäköä, värivalintoja ja muotoilua sekä kirjasinkokoa voidaan myös säätää, samoin kuin kansioalueiden asettelua. Käyttäjät, jotka ovat tottuneet Office 2010: n esitykseen, voivat muokata ulkoasua Microsoft 365: n asetusvaihtoehtojen avulla. Ei ole mahdollista luoda vastaavaa esitystä. Näin on siksi, että Microsoft 365 lisäsi paljon toimintoja, joita ei ollut rakennettu vanhoihin versioihin. Näyttöä muutetaan Microsoft 365: ssä ja Outlookissa valikkokohdan "Näytä" alla.

Miten otat tumman tilan käyttöön Microsoft 365: ssä?

Monet sovellukset ja ohjelmistot tarjoavat tumman tilan vakioversiossa, jossa näkymä voidaan vaihtaa automaattisesti tai vaihtoehtoisesti tumma tai vaalea. Pimeässä tilassa on useita etuja. Toisaalta tumma näyttö on helppo silmille ja vähentää väsymystä. Laitteissa, joita käytetään väliaikaisesti paristoilla, pimeä tila pidentää myös akun käyttöikää. Näin on siksi, että kirkkaita pikseleitä ei tarvitse näyttää niin paljon kuin normaalinäkymässä.

Voit ottaa tumman tilan käyttöön kaikissa Microsoft 365 -sovelluksissa seuraavasti:

1. Vaihda Microsoft Outlookin Tiedosto -valikkokohtaan ja vaihda Office -tiliin.
2. Valitse "Office design" -alakohdasta "dark". Tämän seurauksena tumma tila aktivoidaan kaikissa toimistosovelluksissa.

Tiedot: Sinulla on enemmän vaihtoehtoja lukiessasi viestiä. Voit ottaa tumman tilan käyttöön tai poistaa sen käytöstä Outlookissa. Tämä toimii helposti käyttämällä viesti -ikkunan yläosassa olevaa kuvaketta. Jos aktivoit "Sun" -symbolin, viesti näkyy valkoisella taustalla. Sitä vastoin kuvake "kuu" osoittaa, että pimeää tilaa käytetään.

Out of Office Assistant - miksi sinun pitäisi tietää tästä ominaisuudesta?

Kaikki odottavat ansaittua lomaa ja muutaman vapaapäivän, jolloin heitä ei tavoiteta sähköpostitse tai vain rajoitetusti. Ammattimaisessa ympäristössä tärkeät kokoukset tai työmatkat voivat myös rajoittaa saatavuutta. Samaan aikaan ystävät ja liikekumppanit odottavat lyhytaikaista palautetta huolenaiheistaan. Ratkaisu nopeaan palautteeseen, kun se ei ole samanaikaisesti, on Microsoft Outlookiin integroitu toimiston ulkopuolinen avustaja.

Poissa-avustajaa käytetään automaattisesti vastaamaan valittuihin tai kaikkiin saapuviin viesteihin. Automaattinen poissaolon ilmoitus kertoo, kuinka kauan vastaanottaja on ollut lomalla. Tiedot mahdollisista vaihtoehtoisista yhteydenottovaihtoehdoista ovat myös mahdollisia.

Voit aktivoida toimipaikan ulkopuolella olevat ilmoitukset Microsoft Outlookissa seuraavasti:

1. Napsauta Outlookissa Tiedosto -välilehteä.

2. Kohdasta "Tiedot" / "Tilitiedot" löydät painikkeen "Automaattiset vastaukset (poissa toimistosta)" valikon yläosasta

3. Näkyviin tulee syöttöikkuna, jossa voit määrittää, lähetetäänkö automaattinen poissaolon ilmoitus kaikille lähettäjille vai onko tietyt yhteystiedot ilmoitettava. Esimerkiksi yrityksessä voit ilmoittaa lomastasi vain ulkopuolisille yhteyshenkilöille.

4. Lomailmoitusta voidaan muokata fonttien ja muotoilun suhteen. Lisäksi sinun on määritettävä ajanjakso, jona lomailmoitus lähetetään automaattisesti. Voit sisällyttää käyttäjän määrittämiä poikkeuksia sääntöihin. Jos sinulla on esimerkiksi tärkeä ulkoinen yhteyshenkilö, saatat saada tämän sähköpostin automaattisesti välittämään yksityiselle tilillesi.

5. Kun napsautat "OK", poissaolon ilmoitus aktivoidaan.

Kuinka voin jakaa kalenterin Outlook 365: ssä?

Yksi Microsoft Outlookin tärkeimmistä eduista on ohjelmiston toimivuus. Vieressä:

• Ammattimainen sähköpostien lähettäminen, vastaanottaminen ja arkistointi kuuluvat
• Samoin kalenteri
• Erityiset alueet tehtäville, yhteystiedoille ja muistiinpanoille

viestintäohjelmiston toimitussisältö.

Microsoft Outlookin kalenteritoiminnasta on tulossa yhä tärkeämpää sekä yksityisissä että ammatillisissa yhteyksissä. Yksityisiä tapaamisia ei yleensä tallenneta yksinomaan tietokoneelle. Pikemminkin on tavallisempaa tallentaa ja käyttää niitä mobiililaitteilla, kuten digitaalikellolla tai älypuhelimella. On myös järkevää jakaa kalenteri muiden perheenjäsenten kanssa. Tällä tavoin kumppaneille, lapsille tai muille tiedotetaan aina vapaista ja suunnitelluista ajoista.

Kuinka jakaa kalenteri

Microsoft Outlookissa voit jakaa kalenterin vain muutamalla hiiren napsautuksella. On mahdollista myöntää erilaisia käyttöoikeuksia kalenterin ammattimaisen säilyttämisen varmistamiseksi. Microsoft Outlookin kalenteri jaetaan seuraavasti:

1. Valitse Käynnistä -valikosta kalenteri, jonka haluat jakaa. Kalenteritoiminto löytyy navigointivalikon oikeasta alakulmasta.

2. Oikeassa yläkulmassa olevasta kalenterivalikosta löytyy alajako "Jaa kalenteri".

3. Kun olet napsauttanut "Jaa kalenteri", valitse yhteyshenkilö, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi. Voit myös määrittää kalenterin jakamisen laajuuden:

   • Voi näyttää, kun minulla on kiire.
   • Voi näyttää otsikot ja sijainnit.
   • Voi näyttää kaikki yksityiskohdat.
   • Voi muokata.

4. Teknisten tietojen syöttämisen jälkeen kalenteri jaetaan kohdehenkilön kanssa. Hän saa sähköpostitse kutsun hyväksyä se. Kun vastaanottaja on napsauttanut viestissä "hyväksy", jaettu kalenteri näkyy myös kontaktisi kalenteriluettelossa Outlookissa.

Vinkkejä ja temppuja: Haluatko julkaista kalenterin väliaikaisesti? Voit sitten peruuttaa yhteyshenkilön valtuutuksen milloin tahansa poistamalla yhteystiedon Jaa kalenteri -valikosta.

Lisäksi: Microsoft Outlookissa on myös mahdollisuus muuttaa kalenterin väriä, jos et pidä siitä.

Mitä uusia ominaisuuksia Outlook2022-2023 julkaisi?

Edelliseen versioon verrattuna Outlook2022-2023 on integroinut uusia toimintoja, laajennuksia ja ominaisuuksia, jotka yksinkertaistavat tai ammattimaistavat sähköpostien käsittelyn:

Esteettömyysongelmien ratkaiseminen	Sähköpostien saavutettavuus tarkoittaa sitä, että asiakirjojen lukemiseen ja muokkaamiseen liittyvät haasteet ratkaistaan automaattisesti rajoitetuille ihmisryhmille. Esimerkiksi sokeille tarkoitetut sähköpostit tulee rakentaa siten, että Windowsin lukutoiminto voi lukea ne ilman virheitä.
Asiaan liittyvät postilaatikot	Tästä versiosta lähtien tärkeät ja asiaankuuluvat sähköpostit näkyvät "Focus" -välilehdellä. Asiaan liittyvät postilaatikot edellyttävät Microsoft Exchange- tai Microsoft 365 -sähköpostitiliä.
Parannettu visualisointi	Skaalautuva vektorigrafiikka (SVG) voidaan sisällyttää sähköpostiviesteihin.
Aikavyöhykkeen näyttö	Enintään 3 aikavyöhykettä voidaan näyttää kalenterissa.
Merkitse viestit luetuiksi poistettaessa	Automaattinen järjestelmä, joka varmistaa, että kaikki viestit merkitään luetuiksi, kun ne poistetaan.
Pyydä sähköpostit lukemaan ääneen	Sähköpostiviestien lukemisen sijaan ne voidaan lukea ääneen Outlookista 2022-2023. Tämä vapauttaa enemmän aikaa muihin tehtäviin.
Sähköpostien lajittelu	Kuten aiemmissa versioissa, sähköpostit voidaan lajitella paremmin ja tuoda etualalle lukemattoman suodattimen avulla.
Kokouksen yleiskatsaus	Kokouksissa jokainen voi nähdä, kuka osallistuu kokoukseen. Tämä yksinkertaistaa merkittävästi kokouksiin valmistautumista.

Kärki: Lisätietoja Outlook2021-2022: n uusista toiminnoista on myös Microsoftin virallisessa ohjeartikkelissa.

Mitä etuja Outlook2022-2023 on muihin Outlook-versioihin verrattuna?

Outlookia kehitetään jatkuvasti viestintävälineenä yksityisiin ja yritystarkoituksiin. Tärkeä ero ja etu verrattuna vanhoihin Outlook-versioihin on se, että Outlook2021-2022, kuten koko Office-paketti, voi toimia vain Windows 10: ssä. Windows 7 ja Windows 8.1 eivät ole tuettuja, koska Microsoftin tuki molemmille järjestelmille on vanhentunut. Windows 10 tarjoaa käyttäjille turvallisuuden, jonka ansiosta sisäänrakennettu tilisuoja ja integroitu palomuuri voivat paremmin torjua viruksia ja haittaohjelmia. Siten Outlook2021-2022-viestintä on turvallisempaa.

Innovaatiohyppy Outlook2021-2022: n ja vanhempien versioiden välillä on pieni, koska ohjelmaa kehitetään jatkuvasti. Uraauurtavia muutoksia ja parannuksia toteutetaan harvemmin. Uutta toimintoa, jonka mukaan sähköpostit luetaan monitoimitunnuksen alla, pidetään käytännön kannalta merkityksellisenä. Tämä toimii Outlookin lisäksi myös Wordissa ja Excelissä. Käyttäjä voi vaihtaa kolmen mies- ja yhden naisäänen välillä ja säätää erityisesti lukunopeutta. Mahdollisuus sisällyttää 3D-grafiikka viestiin Outlook2022-2023 on myös tarkoituksenmukaista.

Office2022-2023 voidaan asentaa oletusarvoisesti myös napsautettavana asennuksena. Tämä tarkoittaa, että kaikki mahdolliset Microsoft -ohjelmat on asennettu asennuksen yhteydessä. Jos tarvitset vain Outlookin tai muun ohjelmistosovelluksen, sinun on otettava kiertotie Microsoftin hallintatyökalun kautta. Outlookin versiota 2022-2023 voidaan käyttää myös paremmin kynällä tableteissa ja kosketusyhteensopivissa laitteissa. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että vapaalla kädellä kirjoittaminen ja piirtäminen on mahdollista milloin tahansa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Outlook2022-2023 tarjoaa tällä hetkellä parhaan valikoiman sähköpostia, Officea, kalenteria ja mukautettavaa kansiorakennetta.