Wordin mukauttaminen: opas

Anna Wordin tarkistaa oikeinkirjoituksesi yksitellen

Tekstinkäsittelyohjelma Word on tullut välttämättömäksi sekä ammatillisessa että akateemisessa tai yksityisessä ympäristössä. Teksti ja kuvat voidaan suunnitella selkeästi ja helposti. Olipa kyseessä kutsu tulevalle merkkipaalulle, pakkauslista suunnitellulle lomalle tai kiertokirje kollegoille ja työntekijöille. Office -sovelluksen monenlaisten toimintojen ansiosta unohdat nopeasti lukuisia hyödyllisiä temppuja ja velhoja, jotka helpottavat työskentelyä Wordin kanssa. On lukuisia mahdollisuuksia muokata tekstinkäsittelyohjelmaa omiin tarpeisiisi ja muokata Word.

1. Kuinka seurata äskettäin käytettyjä Word -asiakirjoja

Näytöllä työskentely voi muuttua nopeasti hämmentäväksi, varsinkin jos työsi edellyttää monien eri Word -asiakirjojen käyttöä. Onneksi Word tarjoaa lukuisia toimintoja, joiden avulla sinun on helpompi koordinoida eri asiakirjoja ja löytää etsimäsi tiedostot. Microsoft Wordin avulla sinulla on aina yleiskatsaus kaikista nykyisistä ja äskettäin muokatuista asiakirjoista.

Mukauta Windowsin tehtäväpalkki: näin se toimii

Tekstinkäsittelyohjelma tarjoaa esimerkiksi mahdollisuuden näyttää yksi tai useampi Word -ikkuna asiakirjaa kohden Windowsin tehtäväpalkissa. Piilottamalla kaikki avoimet tekstiasiakirjat vain yhden kuvakkeen taakse, varmistat selkeämmän tehtäväpalkin. Toisaalta, kun tiedostossa on useita yksittäisiä symboleja, on helpompi pitää silmällä suurta määrää asiakirjoja ja vaihtaa tekstiä helpommin.

Tiedostojen etsiminen ja piilottaminen "äskettäin käytettyjen asiakirjojen" sisältä

Word tarjoaa myös erilaisia temppuja äskettäin käytettyjen ja tilapäisesti suljettujen asiakirjojen löytämiseen. Oikean taustatiedon avulla voit määrittää, kuinka helppoa asiakirjan löytäminen on paikallisen tallennustilan hakupalkista.

Määrittelemällä nimenomaan asiakirjan ominaisuudet, kuten otsikko, tekijät ja avainsanat, sinä ja muut tietokoneen käyttäjät säästät ikäviä hakuja. Wordin vanhemmissa versioissa valintaikkuna avautuu, kun uusia Word -asiakirjoja luodaan, ja pyytää sinulta mainittuja tietoja, mutta Word 2007: n jälkeen syötät ne yleensä myöhemmin tiedostoihin ja tietoihin. Koska saatat unohtaa nämä vaiheet, jos ohjelma ei erikseen osoita niitä, on järkevää mukauttaa asetuksia. Vain muutamalla hiiren napsautuksella voit näyttää asiakirjan ominaisuudet, kun tallennat ne ensimmäistä kertaa, ja määritellä ne aina ennen uuden tekstin sisällön suunnittelua.

Äskettäin käytetyt asiakirjat: Tämä toiminto auttaa sinua Wordissa

Toinen tapa kutsua äskettäin muokattuja asiakirjoja ilman vaivaa etsiä tai purkaa erilaisia kansioita on käyttää niitä "äskettäin käytettyjen asiakirjojen" kautta. Löydät tämän napsauttamalla kerran "Tiedosto". Siellä näkyy tietty määrä äskettäin käytettyjä tekstiasiakirjoja - yleensä viimeiset kymmenen.

Jos kuitenkin olet kiinnostunut aiemmin käyttämistäsi asiakirjoista, äskettäin käytettyjen asiakirjojen luetteloa voidaan suurentaa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos työskentelet usein saman tekstivalikoiman kanssa.

Toisaalta voit käyttää säännöllisesti luottamuksellisia asiakirjoja, joiden noutamista haluat välttää tässä näkymässä. Henkilökohtaisten tai tietosuojalle arkaluontoisten tiedostojen piilottamiseksi asiakirjat voidaan siksi helposti poistaa viimeksi käytetyistä tiedostoista.

2. Mukauta valintanauha ja kontekstivalikko vain muutamalla hiiren napsautuksella

Valikkonauha - joka tunnetaan myös nimellä työkalupalkki - löytyy jokaiselta Wordin välilehdeltä sivun otsikkoalueelta. Välilehdestä riippuen sillä on erilaisia toimintoja (ominaisuuksia). Aloita -kohdassa voit hallita kaikkia yleisiä ja perusasetuksia, kuten tekstityyppiä, kokoa ja väriä.

"Koti" -välilehden lisäksi löydät nauhasta myös "Lisää", "Luonnos", "Asettelu", "Viite" tai "Tarkista". Joitakin tarvitset useammin, muita asetuksia ei käytetä. Jotta saat kaiken oleellisen nopeasti ja helposti, ominaisuuksia voidaan lisätä tai poistaa jokaisesta kartasta. Voit esimerkiksi aina pitää silmällä tiedostopolkua lisäämällä sen työkalupalkkiin vain muutamassa vaiheessa. Tämä yksinkertaistaa esimerkiksi samankaltaisten nimikkeiden, mutta eri tallennuspaikkojen tiedostojen käsittelyä, kuten tapahtuu suurissa yrityksissä, joissa on eri silmukoissa ohjaussilmukoita.

Valikkorivin ulkopuolella voit tehdä tekstiin muutoksia, kuten lisätä sisältöä, pikavalikon avulla. Löydät tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sivun keskellä. Tässäkin voit lisätä toimintoja, joita käytät usein ja mielelläsi. Täältä voit lukea kuinka voit lisätä omia komentojasi kontekstivalikoihin.

3. Muokkaa Wordin kieltä, kielioppia ja oikeinkirjoituksen tarkistusta

Valikoita ei voi vain mukauttaa yksilöllisten kiinnostuksen kohteidesi mukaan. Tekstiin liittyviä näkökohtia, erityisesti kieli-, kielioppi- ja oikeinkirjoitustarkistuksia, voidaan myös räätälöidä.

Aseta uusi vakiokieli: Word puhuu useita vieraita kieliä

Vieraiden kielten harrastajat tuntevat todennäköisesti ongelman: kirjoitat tekstiä vieraalla kielellä, ja automaattinen oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus häiritsee sinua, mukaan lukien punaisella ja sinisellä alleviivatut tekstikohdat.

Nämä korjausmekanismit, jotka tunnistavat ja korjaavat luotettavasti saksalaisten tekstien virheet, eivät usein tunnista vierasta kieltä automaattisesti. Tämä johtuu siitä, että saksa on asetettu oletuskieleksi. Muun kielen asettaminen oletusasetukseksi:

1. Napsauta alempaa harmaata palkkia "Saksa (Saksa)" -kentässä.

2. Valitse sopiva kieli - Word tukee kaikkia kieliä A: sta afrikaansiksi F: ksi ranskaksi ja P: ksi portugaliksi - Z: ksi Keski -kurdi.

3. Napsauta "Aseta oletukseksi" ja vahvista syöttämäsi tiedot.

Voit kumota tämän prosessin milloin tahansa noudattamalla samoja vaiheita ja asettamalla saksaksi oletusarvoksi uudelleen.

Tarkista kohdennettu oikeinkirjoitus ja kielioppi: Näin se toimii Wordissa

Muuten, voit myös tarkistaa valittujen tekstikohtien oikeinkirjoituksen:

1. Aseta kohdistin alueelle, jolla tuotat tekstiä vieraalla kielellä, tai merkitse ei-saksalainen kohta.

2. Valitse "Tarkista" -välilehti ja napsauta "Kieli".

   

3. Valitse avattavasta valikosta "Aseta kieli todistusapuvälineille" ja etsi sopiva kieli.

   

4. Vahvista valintasi ja suorita oikeinkirjoituksen tarkistus valitulla vieraalla kielellä.

   

Tämä toimenpide on erityisen hyödyllinen, jos vaihdat asiakirjan sisällä saksan ja yhden tai useamman muun kielen välillä. Oletusasetus on saksa.

Jos kuitenkin olet kiinnostunut vain yksittäisten sanojen, esimerkiksi allekirjoitettujen tai vieraalla kielellä olevien sanojen, sisällyttämisestä muuten virheettömään tekstiin, voit poistaa punaiset aaltoviivat käytöstä. Oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus ei ole aktiivinen vain kyseisessä kohdassa. Tällä tavalla et vain yksilöi ominaisuuksia, vaan myös määrität itsenäisesti, mitkä näkökohdat Word tarkistaa sinulle ja missä teet ilman tekstinkäsittelyohjelman tukea. Voit myös mukauttaa mittayksiköitä: Jos et ole tottunut työskentelemään metristen yksiköiden kanssa, mittayksiköt voidaan suunnitella toiveidesi mukaan.

Johtopäätös: lukuisia mahdollisuuksia henkilökohtaiseen Wordin käyttöön

Wordilla on monia toimintoja. Oikean taustatiedon avulla et voi vain asentaa Word-apuohjelmia, suojata Word-asiakirjoja tai varmistaa yhteensopivuuden Word-versioiden välillä. On myös monia tapoja muokata käyttöliittymää, asetuksia ja prosesseja.

Kun muutat asetuksia itsenäisesti, sinulla on aina yleiskatsaus, mutta voit myös hallita tuotettujen tekstiesi ominaisuuksia. Et vain muokkaa valikkoa tai malleja, vaan myös mukautat kieli- ja korjausasetukset tarpeidesi mukaan. Sarjakirje tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja yksilöintiin ja sarjapainatukseen. Lisäksi voidaan luoda otsikoita ja alatunnisteita, sivunumeroita ja tekstikenttiä - mutta tämä on vain valikoima Microsoft Wordin monista mahdollisuuksista.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä temppuja on olemassa Wordin mukauttamiseen?

Voit muokata Wordia muokkaamalla muun muassa tehtäväpalkkia, valikkoa, kieltä ja muotoa. Niin kauan kuin olet tehnyt esiasetukset haluamallasi tavalla, sinun tarvitsee vain keskittyä kirjoittamiseen ja jättää loput Microsoft -ohjelmaan.