Outlookin kokouspyynnöt
Ammattimaisessa ympäristössä on tavallista lähettää kokouspyyntöjä Outlookin kautta. Koronapandemian ja siihen liittyvän videoneuvottelujen lisääntymisen aikana kokouspyyntöjen määrä on lisääntynyt merkittävästi. Jokaiseen asiakkaiden, työtovereiden tai henkilökohtaisen ympäristön kokouspyyntöön on vastattava. Päivittäisen työn lisäksi tämä voi viedä paljon aikaa ja aiheuttaa virheitä. Jos saat usein kokouspyyntöjä, vastaaminen on tehokasta.
Tämän menettelyn avulla voit hylätä pyynnöt automaattisesti, jos ne ovat päällekkäisiä muiden kalenterisi tapaamisten kanssa. Päinvastoin, voit hyväksyä kyselyt automaattisesti, jos kyseinen päivämäärä on edelleen vapaa. Jos tärkeät tapaamiset törmäävät sovittuun kokoukseen, voit siirtää tai peruuttaa automaattisesti sovitun tapaamisen milloin tahansa.
Outlook 2010 -käyttäjillä, joilla ei ole Exchange -postilaatikkoa, on vähemmän vaihtoehtoja kokouspyyntöjen automaattiseen hyväksymiseen ja hylkäämiseen kuin aiempien versioiden käyttäjillä. Jos et käytä Exchangea, voit vain määrittää, että kaikkiin kyselyihin vastataan automaattisesti (hylkääminen, jos päällekkäisyyttä ilmenee, muuten yleinen hyväksyntä). Microsoft Exchangen avulla sinulla on enemmän vaihtoehtoja.
Vastaa automaattisiin kokouspyyntöihin alkaen Outlook 2010: stä
-
Siirry sähköpostivaihtoehtoihin. Tämä toimii valitsemalla Tiedosto> Asetukset> Sähköposti. Aktivoi Historia -osiossa vaihtoehto "Käsittele kokouspyynnöt ja vastaukset kokouspyyntöihin ja kyselyihin automaattisesti".
-
Jos et käytä Microsoft Exchangea, sulje asetusvalintaikkuna. Jos käytät Microsoft Exchangea, avaa "Kalenteri" -välilehti seuraavassa vaiheessa.
-
Siirry kohtaan "Resurssien suunnittelu" Microsoft Outlook 2010: ssä tai "Automaattinen hyväksyminen / hylkääminen" Outlook 2013/2016: ssa ja Outlook 365: ssä. "
-
Ota käyttöön vaihtoehto "Hylkää automaattisesti kokouspyynnöt, jotka ovat päällekkäisiä nykyisten tapaamisten tai kokousten kanssa". Jos sinulla on oikeus osallistua kokouksiin vapaina päivinä, aktivoi vaihtoehto "Hyväksy kokouspyynnöt automaattisesti ja poista peruutetut kokoukset".
-
Sulje valintaikkunat. Tästä lähtien Outlook hyväksyy tai hylkää kokouspyynnöt automaattisesti.
Tiedot: Outlook 2003- ja Outlook 2007 -käyttäjät voivat käyttää kokouspyyntöjen automaattisen hyväksymisen tai hylkäämisen asetuksia seuraavan tiedostopolun kautta: Ekstrat> Asetukset> Kalenteriasetukset> Resurssien suunnittelu.
Vaihtoehdot ovat käytettävissä Exchange -yhteyden kanssa tai ilman.
