4 tapaa suojata Word -asiakirjoja

Vain luku -asiakirjan määrittäminen

Aina ja uudelleen, monet eri tekijät projektiryhmässä työskentelevät yhdessä Word -asiakirjan parissa. Word -asiakirjojen suojaamiseen on useita vaihtoehtoja niin, että vain ne muutokset ja muokkaukset tehdään, joista on sovittu yhdessä. Voit myös estää Word -tiedostojen katoamisen käyttövirheiden tai laitteisto -ongelmien vuoksi suorittamalla erityisiä varmuuskopiointivaiheita.

Word -asiakirjojen tallentaminen ja suojaaminen: miksi se on niin tärkeää

Työskentely Microsoftin tekstinkäsittelyohjelman kanssa Wordista on tullut erottamaton osa sekä työ- että yksityiselämää. Word on yksi yleisistä toimistotehtävistä peräisin olevista ohjelmista, jotka julkaistiin ensimmäisen kerran nimellä Microsoft Office.

Microsoft päivittää säännöllisesti Office -ohjelmien versioita hyödyllisillä uusilla toiminnoilla. Oikean taustatiedon avulla Wordin käsittelystä Word voidaan toisaalta yksilöidä ja toisaalta laajentaa Word-apuohjelmilla. Voit myös määrittää nimenomaan Word -versioiden yhteensopivuuden ja suojata tekstitiedostosi.

Word -asiakirjoja on suojattava erityisesti tärkeissä asioissa. Säästämisen unohtamisesta johtuva odottamaton menetys, mutta myös luvattoman kolmannen osapuolen käsittely aiheuttaa vältettävää haittaa. Lisäksi laitteisto -ongelmista johtuvat Word -asiakirjojen vahingoittuminen tai menetys voidaan välttää myös asianmukaisella huolellisuudella ja ennakoinnilla.

Tallennus helppoa: Älä koskaan menetä Word -tiedostoja uudelleen 4 temppulla

Word -tehtäväalueella on versiosta riippuen erilaisia, mutta yhtä tehokkaita vaihtoehtoja Word -asiakirjojen varmuuskopioimiseksi.

Klassisen tallennusprosessin lisäksi, jossa on näppäinyhdistelmä "CTRL + S" tai "Tiedosto" ja "Tallenna nimellä" -välilehdet, Word tarjoaa muita tyylikkäitä vaihtoehtoja asiakirjan suojaamiseen.

1. Tallenna kaikki asiakirjat kätevästi yhdellä hiiren napsautuksella

Käytetystä Word -versiosta riippuen kaikki tiettynä ajankohtana avatut asiakirjat voidaan tallentaa kerralla. Et ole enää vaarassa unohtaa vahingossa tekstitiedoston ja menettää muokkauksesi.

Vaikka Word 2003 ja vanhemmat versiot suorittavat tällaisen komennon pikanäppäimellä, kaikkien asiakirjojen tallentaminen uudemmissa versioissa edellyttää painikeasetuksen lisäämistä.

2. Varmuuskopioi automaattisesti paikallisella varmuuskopiolla

On myös mahdollisuus työskennellä varmuuskopioiden kanssa. Jälleen kerran, se riippuu käytetystä Word -versiosta. On kuitenkin aina mahdollisuus asettaa "automaattinen varmuuskopiointi". Tämä toimii asiakirjan varmuuskopion kanssa tai automaattisen palautuksen kanssa.

Ensimmäisessä variantissa tietokoneelle luodaan kopio Word -tiedostosta, joka on kerran tallennettu laajennuksella WBK, heti kun alkuperäistä asiakirjaa käsitellään. Jos alkuperäinen asiakirja vahingoittuu tai katoaa käsittelyn aikana, kopiota voidaan käyttää.

Tämän ominaisuuden asentaminen taustalle vaatii vähemmän hiiren napsautuksia ja eroaa hieman Word 2007: n tai uudempien ja vanhempien versioiden välillä. Muutaman napsautuksen jälkeen Word luo pysyvät automaattiset varmuuskopiot ja suojaa sinua tietojen katoamiselta.

3. Word huolehtii tiedostojen varmuuskopioinnista automaattisella palautuksella

Automaattinen palautus on myös Word -toiminto, joka auttaa suojaamaan tekstitiedostojasi. Vaikka vastaavat varmuuskopiotiedostot vuodelle 2007 ja uudemmille asetetaan manuaalisesti käyttämällä automaattista palautustoimintoa kohdasta "Ekstrat" tai "Word -asetukset", uudemmat versiot sisältävät painikkeen tietyn painikkeen.

Kun toiminto on kerran aktivoitu, varmuuskopiotiedostot luodaan jokaiselle seuraavassa luodulle Word -asiakirjalle ilman lisätoimia. Uusimpien Word -versioiden käyttäjät löytävät "automaattisen tallennuksen" ohjaimen tehtäväpalkin vasemman yläkulman "Käynnistä" -kohdasta. Automaattinen suojaus aktivoidaan siirtämällä ohjainta oikealle. Kuitenkin muutamassa vaiheessa voit silti muokata kopion latauksen aikaväliä:

1. Valitse "Tiedosto" ja napsauta "Asetukset".

   

2. Napsauta "Tallenna" ikkunan vasemmalla puolella.

   

3. Aseta haluamasi aika kohdassa "Automaattisen palautuksen tiedot XY minuutin välein".

   

4. Tarkista, oletko valinnut kaksi punkkia vasemmalla tekstirivin edessä ja vahvista syöttämäsi napsauttamalla "OK".

Valitsitpa minkä tahansa tavan - Word tukee sinua luotettavasti kaikkien asiakirjojen suojaamisessa.

4. Vältä tietojen menetys: Löydä helposti tallentamattomat Word -tekstit uudelleen

Voi myös tapahtua, että suljet Word -asiakirjan vahingossa sen jälkeen, kun olet muokannut sitä pitkään tallentamatta sitä. Et ole nimenomaan tallentanut mitään "Tallenna nimellä" -toiminnolla tehtyjä muutoksia. Tämä on suurelta osin ongelmatonta, koska Word 2010 ja uudemmat versiot tallentavat asiakirjoja, joiden uskottiin kadonneen taustalla useita päiviä.

Löydät Word -asiakirjan kohdista "Tiedosto", "Hallinnoi versioita" ja "Palauta tallentamattomat asiakirjat". Täältä löydät tietoja tallentamattomien asiakirjojen palauttamisesta. Luodut tekstit eivät yleensä ole lopullisessa tilassaan, mutta yleensä säästyt monilta uuden työvaiheen työvaiheilta. Perusasiat, kuten muotoilu, säilytetään yleensä.

Kirjoitussuoja asiakirjoille ja osille: Määritä salasanat Wordissa

Erityisesti projektiryhmissä työskenneltäessä syntyy monimutkaisia ja joskus moniosaisia asiakirjoja. Salasanat voidaan asettaa suojaamaan nämä Word -asiakirjat luvattomalta käytöltä ja luvattomilta muutoksilta. Vain ne, joilla on oikea ja nykyinen salasana, voivat muokata tekstiasiakirjaa. Asiakirjan tallentaminen vain luku -tilaan on selitetty alla kaikissa versioissa Word 2010: stä alkaen.

1. Siirry Tiedosto -kohtaan kohtaan "Tiedot".

   

2. Napsauta "Suojaa asiakirja" ja valitse avattavasta valikosta "Salaa salasanalla".

   

3. Kirjoita haluttu salasana sille varattuun kenttään ja vahvista syöttämäsi.

   

Tärkeä vinkki on kirjoittaa salasana muistiin turvalliseen paikkaan. Jos sinulla ei ole salasanaa, olet myös kielletty muokkaamasta alkuperäistä asiakirjaa. Sitten vain kirjoitussuojattu versio avautuu.

Yksittäiset asiakirja-alueet voidaan myös suojata salasanalla. Jos muutat vain tiettyjä kohtia työryhmässä, mutta toiset ovat jo lopullisessa versiossa, tämä voi olla erittäin hyödyllistä.

Kärki: Voit muuten poistaa asiakirjasuojauksen toistamalla yllä olevat vaiheet ja jättämällä salasanakentän tyhjäksi. Asiakirjan salaamisen sijaan voit purkaa sen salauksen - mutta prosessi pysyy samana. Sen voi avata uudelleen ilman erityistä käyttöoikeutta.

Suojaa Word -asiakirjat: Rajoita muokkausta ja käyttöä Microsoft Wordissa

Kohdista "Tiedosto" ja "Tiedot" löydät myös muita tapoja suojata asiakirja. Voit esimerkiksi rajoittaa muokkausta tai käyttöä.

Jos rajoitat muokkausta, voit valita valikoiman sallittuja ja kiellettyjä muutoksia:

• Voiko kommentteihin kirjoittaa, vastata tai huolehtia?
• Voiko tiettyjä tyylejä käyttää ja toisia ei?
• Minkä muotoilun otsikot tulisi antaa, minkä pitäisi jatkuva teksti?

Sinä päätät, mitä tekstiasiakirjan elementtejä ja näkökohtia voidaan muuttaa millä tavalla.

Kuitenkin, jos käyttöoikeudet peruutetaan projektitiimin työntekijöiltä muutamaa lukuun ottamatta, käyttöoikeudet voidaan myös yksilöidä. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa organisaation sidosryhmä tai asianomaisten valtuutettujen henkilöiden nimet "Suojaa asiakirja" -alueelle. Loput kollegat eivät voi muokata Word -asiakirjaa tästä lähtien. Tämä on erityisen hyödyllistä tietosuojaan liittyvissä asioissa.

Johtopäätös: Word -asiakirjojen suojaaminen - erittäin helppoa asianmukaisten temppujen ansiosta

Word -asiakirjoja voidaan suojata eri tasoilla - ennen valmistumista, sen aikana ja paljon sen jälkeen. On vaihtoehtoja palauttaa kadonneiksi uskottuja asiakirjoja ja luoda automaattisesti varmuuskopioita.

Lisäksi voidaan luoda vain luku -asiakirjoja ja määritellä sellaisia näkökohtia kuin sallittu käsittely tai käyttöoikeus. Oikeiden temppujen avulla et menetä enää Word -asiakirjoja - olipa kyse yksityisestä tai ammatillisesta kontekstista.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä vaihtoehtoja on Word -asiakirjojen suojaamiseen?

Toisaalta sinulla on mahdollisuus tallentaa kaikki asiakirjat hiiren napsautuksella, luoda automaattisia varmuuskopioita ja palauttaa automaattisesti aiemmat versiot ja Word -tiedostot, joiden oletettiin kadonneen. Toisaalta vain luku -asiakirjoja voidaan luoda alusta alkaen ja muokata ja pääsyä voidaan myös rajoittaa.

Kuinka suojaat asiakirjoja salasanalla?

Voit määrittää asiakirjalle salasanan seuraavasti:

1. Napsauta käynnistyspainikkeessa "Tiedosto" ja sitten "Tiedot".
2. Siirry kohtaan "Suojaa asiakirja" ja valitse avattavasta valikosta "Salaa salasanalla".
3. Anna salasana ja vahvista se.