Outlook: Älä lähetä sähköpostia heti

Outlook tarjoaa useita vaihtoehtoja sähköpostien lähettämisen estämiseksi heti niiden kirjoittamisen jälkeen. Täällä voit esimerkiksi kytkeä välittömän lähetyksen pois päältä, jotta voit tarkistaa kirjoitetun sähköpostin tai rivin uudelleen

Kuinka sammuttaa välitön lähetys ja lähettää sähköpostia myöhemmin

Kuka ei ole vielä kokenut tätä: Heti kun sähköposti on lähetetty, herää epäilyksiä siitä, onko sinun todella pitänyt kirjoittaa se tällä tavalla. Jokainen, jolla on taipumus vastata impulsiivisesti sähköposteihin ja usein asettanut itsensä väärään paikkaan, voi helposti välttyä joutumasta tällaiseen tilanteeseen tulevaisuudessa.

Ratkaisu kuulostaa aluksi hyvin yksinkertaiselta: Ota tavaksi olla lähettämättä sähköpostiviestejä heti kirjoittamisen jälkeen, vaan anna niiden levätä ja lukea ne uudelleen ennen lähettämistä.

Helpommin sanottu kuin tehty, kuitenkin. Varsinkin kun olet täydessä vauhdissa ja olet vihdoin antanut vastaanottajalle mielipiteesi - sitten LÄHETÄ tai näppäinyhdistelmä CTRL + ENTER on oikea päätepiste. Ja pohtiminen alkaa yleensä vasta lähettämisen jälkeen.

Siksi on suositeltavaa poistaa Outlookin vaihtoehto käytöstä, joka varmistaa, että sähköpostit lähetetään heti, kun olet napsauttanut LÄHETÄ, jos sinulla on Internet-yhteys. Tämän jälkeen Outlook sijoittaa ensin lähettämäsi sähköpostit POSTAL OUTPUT -kansioon. Siellä he odottavat, kunnes annat komennon LÄHETÄ KAIKKI / VASTAA tai LÄHETÄ KAIKKI.

Tätä varten sinun on kuitenkin kytkettävä Outlookin automaattinen sähköpostien lähettäminen ja vastaanottaminen pois päältä.

Ohjeet: Välitön toimitus poistetaan käytöstä

Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Soita Outlookissa versioon 2007 asti komento EXTRAS >> OPTIONS ja avaa rekisteri E-MAIL-SETUP. Soita Outlook 2010: ssä komento FILE >> OPTIONS ja avaa LISÄASETUKSET -välilehti.
2. Poista käytöstä LÄHETÄ HETI, JOS YHTEYTTÄ (Outlook 2010: ssä sinun on vieritettävä hieman alaspäin löytääksesi LÄHETÄ / VASTAANOTTAVA -osio). Jätä valintaikkuna auki.

Jotta Outlook ei itse asiassa lähetä sähköposteja Saapuneet-kansiosta, ennen kuin olet antanut ohjeet, on suositeltavaa kytkeä automaattinen vastaanotto ja lähetys pois päältä:

1. Voit tehdä tämän napsauttamalla LÄHETÄ / VASTAANOTTA -painiketta edellisen osan valintaikkunassa.
2. Aktivoi RYHMÄN ASETUKSET -kohdassa "KAIKKI TILIT" VAIHTOEHTO, JOTKA SISÄLTÄÄ TÄMÄN RYHMÄN VAIHTEISTOON (F9).
3. Varmistaaksesi, että sähköpostiviestejä ei lähetetä ilman nimenomaista komentoasi, sammuta alla oleva vaihtoehto AUTOMAATTINEN TOIMITUS JOKA X MINUUTTI.
4. Jos muistat lähettää sähköpostit, jotka ovat edelleen OUTPUT-kansiossa, ennen kuin poistut Outlookista, jätä AUTOMAATTINEN LÄHETYS -vaihtoehto pois päältä, kun suljet ohjelman. Jos kuitenkin haluat välttää sähköpostien lähettämisen unohtamisen, kun suljet Outlookin, aktivoi tämä vaihtoehto.
5. Jos olet määrittänyt omat lähetys- / vastaanottoryhmät yksittäisille tileille, toista vaiheet 2-4.
6. Sulje valintaikkunat.

Kuinka lähettää sähköpostit lopulta lähtevistä

Jos vastaanottaja ei jo odota vastaustasi kiireellisesti, jätä kirjoitetut sähköpostit Lähtevät-kansioon puoleksi tunniksi tai pidemmäksi aikaa.

Käy sitten sähköpostit läpi uudelleen, korjaa kirjoitusvirheet tai sanamuoto ja lähetä sitten kaikki sähköpostit Saapuneet-kansiosta.

Outlookissa on useita vaihtoehtoja sähköpostiviestien lähettämiseen versioon 2007 asti:

• Paina F9 -näppäintä tai CTRL + M.
• Napsauta SEND / RECEIVE -painiketta sähköpostimoduulin työkalupalkissa.
• Kutsu komento TOOLS >> SEND / RECEIVE ja valitse joko LÄHETÄ KAIKKI / VASTAA tai tili, jolle sähköpostit siirretään.
• Jos haluat tyhjentää vain OUTPUT-kansion, mutta et halua noutaa sähköpostiviestejä, soita komentoon EXTRAS >> SEND / RECEIVE >> SEND ALL.

Outlook 2010: ssä on myös useita vaihtoehtoja:

• Paina F9 -näppäintä tai CTRL + M.
• Avaa LÄHETÄ / VASTAA -välilehti sähköpostimoduulissa ja napsauta LÄHETÄ / VASTAA KAIKKI KANSSAT -painiketta.
• Napsauta missä tahansa Outlook -moduulissa pikakäyttöpalkissa olevaa LÄHETÄ / VASTAA KAIKKI -kansiota (ikkunan vasemmassa yläkulmassa - katso merkintä alla olevasta kuvakkeesta).
• Jos haluat lähettää ja vastaanottaa sähköpostit vain yhdestä tilistäsi, napsauta LÄHETÄ / VASTAANOTA -välilehteä LÄHETÄ-VASTAA-RYHMÄT -kohdassa ja sitten vastaavaa tilin nimeä.
• Jos haluat vain lähettää sähköpostiviestejä mutta et nouda niitä, napsauta LÄHETÄ / VASTAANOTA -välilehteä LÄHETÄ KAIKKI.

Kuinka lähettää sähköpostit automaattisesti viiveellä

Outlook tarjoaa paitsi mahdollisuuden tallentaa sähköpostit ensin Lähtevät-kansioon ja lähettää ne vain, kun annat sen komennon. Sen sijaan Outlookin avulla voit myös lähettää sähköpostiviestejä viiveellä ennalta määrätyllä hetkellä ilman, että sinun on napsautettava "Lähetä" -painiketta itse tässä vaiheessa.

Jos et lähetä Exchange-palvelimen kautta, Outlookin on oltava käynnissä ja yhteydessä Internetiin sähköpostin lähetyshetkellä. Muussa tapauksessa sähköposti lähetetään vasta, kun Outlook on jälleen käynnissä ja Internet-yhteys on olemassa.

Viestiasetusten avulla voit määrittää, että sähköpostiviesti lähetetään viiveellä.

1. Kirjoita sähköpostisi tavalliseen tapaan, mutta älä vielä napsauta Lähetä.

2. Napsauta sen sijaan "Asetukset" -painiketta tai Outlook 2007/2010: "Asetukset" -välilehteä.

3. Aktivoi Outlook 2003: ssa tai aiemmassa versiossa "Viivästytä toimitus" -vaihtoehto ja anna haluamasi päivämäärä ja kellonaika. Napsauta Outlook 2007: ssä ja 2010: ssä "Delay delivery" ja anna toimituspäivä.
   

4. Sulje valintaikkuna ja napsauta "Lähetä".

Sähköposti on nyt "pysäköity" Lähtevät-kansioon. Siellä voit avata sen uudelleen milloin tahansa tehdäksesi muutoksia. Voit tietysti poistaa sen, jos et enää tarvitse sitä.