Ratkaisetteko tilauksia tai projekteja tehtyjen tuntien perusteella? Tai haluatko vain tietää, kuinka paljon aikaa olet käyttänyt tiettyyn projektiin tai asiakkaaseen?
Siirrä sitten tiedot Outlook -päiväkirjastasi tai kalenteristasi Exceliin jatkaaksesi laskemista siellä.
Se, otatko laskutustiedot kalenterista tai päiväkirjasta, riippuu työskentelytapastasi: Jos estät tietyn asiakkaan kanssa työskentelyn ajan kalenterissasi sopimalla tapaamisia, voit kopioida nämä tiedot Excel -kalenterista. Jos haluat sen sijaan pitää minuutti minuutteina kirjaa siitä, milloin ja kuinka kauan olet työskennellyt asiakkaan hyväksi, päiväkirja on sopivampi. Sinun on kuitenkin kytkettävä päiväkirjan oma ajastin päälle ja pois päältä työistunnon alussa ja lopussa.
Näytä päiväkirjaan vietetty aika
Outlookin päiväkirjaa voidaan käyttää kirjaamaan, kuinka kauan olet työskennellyt projektissa tai asiakkaalla. Vakioasetuksessa päiväkirja näyttää tietylle asiakkaalle tallennetut aktiviteetit yhteyshenkilön valintaikkunassa, mutta ei vastaavaa kestoa. Voit muuttaa sen seuraavasti:
- Avaa Yhteystiedot -kansiossa yhteyshenkilö, jolle haluat kirjata tehtäviä.
- Avaa välilehti Outlook 2003: een asti toimintaa. Outlook 2007/2010 -ohjelmassa sen sijaan soitat Yhteystiedot → Näytä → Aktiviteetit päällä.
- Jos tässä ei ole saraketta kesto näkyy, napsauta hiiren kakkospainikkeella viite tai Kansiossa ja soita komennolle Säädä nykyistä näkymää päällä.
- Klikkaa kentät.
- Alla Valitse käytettävissä olevat kentät valita Kaikki päiväkirjakentät. Napsauta sitten alla Käytettävissä olevat kentät päällä kesto ja ylös Lisätä.
- Sulje valintaikkunat.
Ennätyksellinen asiakkaiden kanssa käytetty aika
Outlook voi tallentaa, kuinka kauan työskentelet asiakkaan palveluksessa, seuraavasti:
- Avaa Yhteystiedot-kansio ja napsauta hiiren kakkospainikkeella yhteystietoa, jolle haluat tallentaa työtunnit.
- Soita pikavalikon komennolle Uusi päiväkirjamerkintä yhteydenottoa varten (Outlook 2003: een asti) tai Luo → Uusi päiväkirjamerkintä yhteystiedolle (Outlook 2007) tai Luo → Uusi päiväkirjamerkintä (Outlook 2010).
- Kirjoita lyhyt aihe (Outlook ehdottaa asiakkaan nimeä) ja valitse syötetyyppi.
- Klikkaa Aloita ajoitus vastaavasti. Aloita ajoitus (Outlook 2007/2010) ajastimen käynnistämiseksi.
- Tee nyt se, mistä laskutat asiakkaasi myöhemmin.
- Kun olet valmis, tuo päiväkirjamerkintä Outlookista takaisin etualalle ja napsauta Lopeta ajoitus (vastaavasti. Pysäytä ajastin Outlook 2010: ssä).
- Tallenna ja sulje päiväkirjamerkintä.
- Jotta sinun ei tarvitse aloittaa kirjaamista manuaalisesti jokaisesta tehtävästä, voit myös kehottaa Outlookia tallentamaan tietyt tietyn yhteystiedon toiminnot. Voit tehdä tämän soittamalla komennolle Työkalut → Asetukset päälle ja napsauta Päiväkirjan vaihtoehdot. Valitse yhteyshenkilö ja elementit sekä sovellusohjelmat. Sulje valintaikkunat.
