Kenttätoiminnot yksinkertaistavat päivittäistä työtäsi Microsoft Wordissa

Ammattimainen ja tehokas manuaalisten toimintojen käyttö Wordissa

Mitä ammattimaisemmin ja intensiivisemmin Microsoft Wordia käytetään, sitä korkeammat vaatimukset tekstinkäsittelyohjelmalle asetetaan. Käyttöajan pidentyessä useimmat Wordin käyttäjät käyttävät yhä enemmän ohjelmiston toimintoja ja tietävät esimerkiksi:

• Kuinka luoda luetteloita useista kohteista
• Isojen kirjainten näyttäminen Wordissa rivin alussa estää tai
• Lisää sisällysluettelon ja viitteet asiakirjaan.

Vaikka monet päivittäisistä työvaiheista on suunniteltu tehokkaasti ja niiden alla on kaavoja tai funktioita, on monia muita tehtäviä, jotka suoritetaan edelleen manuaalisesti monille Microsoft Wordin ammattikäyttäjille. Yksi esimerkki on nykyisen päivämäärän lisääminen kirjaimeen, joka tehdään usein manuaalisesti. On järkevää sitoutua käyttämään parhaalla mahdollisella tavalla Wordin toimintoja voidakseen toimia tehokkaasti ja ratkaisukeskeisesti.

Kuinka voit lisätä päivämäärän tehokkaammin?

Käytä esimerkiksi tunnettua näppäinyhdistelmää "ALT + Vaihto + D" upottaaksesi päivämäärän automaattisesti. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä "INSERT" -välilehdelle" valikkoalueella "TEXT" (Word 365, 2010 ja 2007) tai "INSERT" -valikosta (Word 2003, 2002 / XP ja 2000). Tässä tapauksessa "Lisää päivämäärä ja aika" -toiminto toimii puolestasi.

Käytä kenttätoimintoja Microsoft Wordissa - näin se toimii

Lukuisia komentoja, jotka on tallennettu INSERT -välilehteen tai INSERT -valikkoon Word -versioissa 2003, 2002 / XP ja 2000, käytetään automaattisesti päivitettyjen tietojen lisäämiseen tekstiin. "Kenttätoimintoihin" viitataan niiden lyhyessä muodossa ja Wordissa "kentiksi". Kenttien tehtävänä on lisätä järjestelmä- tai asiakirjaominaisuuksia tekstiin, jota voidaan päivittää jatkuvasti.

Tämän menettelyn avulla et ainoastaan työskentele tehokkaammin Microsoft Wordin kanssa ja vältät tyypilliset virheet manuaalisilla syötteillä. Voit myös tehdä kentistä joustavampia ja dynaamisempia. Tällä tavalla voit esimerkiksi reagoida sisällysluettelon otsikoiden muutoksiin.

Kenttätoimintojen lisääminen ja muokkaaminen

Word 365: ssä, 2010 ja 2007, voit lisätä kenttäfunktioita "INSERT" -välilehdelle "TEXT" -valikkoalueelle, "QUICK BLOCKS" -painikkeeseen ja "FIELD" -komentoon.

Word 2003: ssa, 2002 / XP: ssä ja 2000: ssa pääset määränpäähän "INSERT" -valikon ja "FIELD" -komennon kautta. Kaikissa Word -versioissa avautuu valintaikkuna, jossa voit valita haluamasi kenttätoiminnon ja soveltaa sitä tekstiin.

Lisäksi Microsoft Wordin sisäisillä kenttätoiminnoilla on toinen lisäarvo: Word lisää myös kenttätoiminnon automaattisesti, kun tiettyjä toimintoja kutsutaan. Tämä tapahtuu ilman erityistä valintaa.

esimerkki

Jos esimerkiksi painat näppäinyhdistelmää "Alt + Vaihto + D", nykyinen päivämäärä näkyy kohdistimen nykyisessä paikassa kenttätoiminnon muodossa.

Kenttätoiminnot ja sisällysluettelot

Voit myös lisätä asiakirjaan sisällysluettelon tyylien »Otsikko 1« - »Otsikko 9« perusteella. Tämä toimii Microsoft Word 365: ssä "REFERENCES" -välilehden kautta.

Käytä Word 2010: ssä ja 2007: ssä "REFERENCES" -välilehteä ja "SISÄLLYS" -valikkoryhmää sekä "SISÄLLYS" -painiketta. Word 2003: ssa, 2002 / XP: ssä ja 2000: ssa pääset oikealle alueelle valikon "INSERT" ja komennon "(REFERENCE) -INDEX AND DIRECTORIES" kautta.

Haluatko myös, että alatunnisteessa näkyvät automaattiset sivunumerot? Myös tässä tapauksessa Word käyttää kenttäfunktiota.

Kenttätoimintojen käyttö manuaalisesti - näppäinyhdistelmässä ei ole ongelmia

Valikkopohjaisen kenttätoimintojen lisäämisen lisäksi voit syöttää ne myös manuaalisesti. Käytä tätä näppäinyhdistelmää "CTRL + F9". Tällä näppäinyhdistelmällä voit lisätä uuden tyhjän kenttätoiminnon. Tällä tavalla näkyvät kiharat haarukat (joita ei pidä sekoittaa AltGr + 7: n tai AltGr + 0: n kanssa saataviin kiharoihin, jotka näyttävät lähes vastaavilta) voidaan sitten täyttää tarvitsemallasi komennolla. Näet, mitkä komennot ovat mahdollisia valintaikkunan suluissa.

Käytännön esimerkkejä kenttätoimintojen häiriöttömästä käytöstä

Seuraavassa on yleiskatsaus tärkeistä kenttätoiminnoista, jotka helpottavat työskentelyä käytännössä:

Päivämäärä, Luo päivämäärä

Kun valitset »{Päivämäärä}«, Word lisää tietokoneesi päivämäärän kohdistimen nykyiseen kohtaan. Voit käyttää muotoa parametrin »\ @« avulla. Kenttätoiminto »{CreatDate}« lisää asiakirjan luomisen päivämäärän, eikä toisin kuin »{Date}«, muutu jälkikäteen. Siksi sinun tulee käyttää »{CreatDate}« -asiakirjamalleja, joiden perusteella luot uusia asiakirjoja. Sitten luontipäivämäärä asetetaan automaattisesti pysyvästi jokaiseen uuteen asiakirjaan.

Haluat viitata dynaamisesti otsikon "Otsikko 1" sisältöön. Viittaus pitäisi luoda automaattisesti ilman, että joudutaan aloittamaan jaksonvaihdolla ja uudella otsikkorivillä jokaisessa luvussa?

Kenttätoiminto »{StyleRef}« tarjoaa ratkaisun: »{StyleRef» Otsikko 1 «\ * MERGEFORMAT}« viittaa tyylisivulla »Otsikko 1« muotoillun tekstin sisältöön. Jos tämä muuttuu, otsikon sisältö muuttuu nykyisellä sivulla. Jos sivumuotoa »Otsikko 1« käytetään useita kertoja, ensimmäinen esiintymä näkyy aina otsikossa. Lisäys »\ * MERGEFORMAT« varmistaa, että käytetään vain tekstiä eikä otsikon 1 muotoilua. Syötetty teksti muotoillaan otsikkotyylin mukaan.

Sivu, NumPages

Lisää nykyisen sivun numero kenttätoiminnolla »{Sivu}«. Kenttätoiminto »{NumPages}« osoittaa asiakirjan sivumäärän. Voit esimerkiksi käyttää »Sivustoa {Sivu} / {NumPages}« viittaamaan nykyiseen ja sivujen kokonaismäärään. Jos sijoitat (sisäkkäisen) kenttätoiminnon »{JOS {NumPages}» 1 «» Sivusto {Page} von {NumPages} «» «}« asiakirjasi ensimmäisen sivun alatunnisteeseen, sivunumerotiedot näkyvät vain, jos asiakirja on toiselta puolelta pidempi.

Viite

Tarvitsetko tietyn huomautuksen tai viittauksen kappaleeseen useita kertoja asiakirjassa ja haluatko syöttää sen vain kerran? Tässä tapauksessa riittää, että viitataan syötettyyn tekstiin kerran. Määritä tällöin tekstille kirjanmerkki. Tämä toimii eri Word -versioissa seuraavasti:

• Word 365: välilehti INSERT - Valikkoalue VASEN - painiketta TEKSTIMERKKI

• Word 2010 ja 2007: välilehti INSERT - Valikkoalue HYPERLINKS - painiketta TEKSTIMERKKI;
• Word 2003, 2002 / XP ja 2000: Valikko INSERT - komento TEKSTIMERKKI.

Kenttätoiminnon »{Ref NameDerTextmarke}« avulla voit viitata kirjanmerkillä merkittyyn tekstiin niin usein kuin haluat.

Seq

Tarvitsetko asiakirjassa järjestysnumeron, jotta voit tunnistaa työvaiheet, joita hallitaan mahdollisimman automaattisesti? Koska numerot on sijoitettu tekstin keskelle, eikö automaattista numerointia voida käyttää? Kenttätoiminto »{Sarjanumero}} tarjoaa korjauksen. Aina kun tämä kenttätoiminto esiintyy, sisäinen numero kasvaa yhdellä. Teksti »numerointinimi« voidaan valita vapaasti ja sen on pysyttävä yhtenäisenä numeroinnin sisällä. Ja jos et halua aloittaa yhdellä, mutta viidellä, syötä aloitusarvo kenttäfunktion ensimmäisellä esiintymisellä parametrilla »\ r«: »{Järjestysnumerointi \ r 5}«.

Yhteenveto ja johtopäätös:

Microsoft Word voi auttaa sinua erilaisissa kenttätoiminnoissa tehostamaan päivittäistä työtäsi tekstinkäsittelyohjelman kanssa. Tunnettu esimerkki on nykyisen päivämäärän syöttäminen näppäinyhdistelmällä tai INSERT-välilehden painikkeella. Muiden kenttätoimintojen avulla voit upottaa ja päivittää numeroinnin teksteihin tai luoda sisällysluetteloita ammattimaisesti.

Kaikilla kenttätoiminnoilla on yhteistä, että ne yksinkertaistavat toistuvia toimintoja. Ne auttavat myös poistamaan tarpeettomia työvaiheita koskevia huolimattomia virheitä. On järkevää ja tarkoituksenmukaista tutustua Microsoft Wordin sisäisiin kenttätoimintoihin ja käyttää niitä. Tämä menettely säästää aikaa tekstien ja kirjeenvaihdon suunnittelussa, lisää luotettavuutta ja voi tehokkaasti välttää virheitä.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä kenttätoiminto tekee Microsoft Wordissa?

Wordin kentillä on paikkamerkki. Niitä voidaan käyttää automaattisesti nykyisen päivämäärän tai sivunumeron lisäämiseen tekstiin. On myös toimintoja, joita voidaan käyttää monimutkaisiin laskelmiin.

Kuinka voin lisätä kenttäkoodin tekstiini?

Kenttäkoodin lisääminen tekstiin Microsoft Wordissa on mahdollista vain muutamassa vaiheessa. Ensimmäinen askel on avata Word -asiakirja ja navigoida siihen kohtaan asiakirjassa, johon toiminto tulee upottaa. TEKSTI -valikkoalueen INSERT -välilehdessä on mahdollisuus lisätä kenttä SEARCH QUICK BLOCK -valikkokohtaan. Määritä toiminto ja aseta se paikalleen.

Miten lisään nykyisen päivämäärän tehokkaasti Word -asiakirjaani?

Nopein ja helpoin tapa lisätä nykyinen päivämäärä Wordiin on käyttää pikanäppäintä "Alt + Vaihto + D". Painikkeiden painamisen jälkeen nykyinen päivämäärä näkyy tekstissä.