Puhelinnumeroiden etsiminen ja puhelinluetteloiden tulostaminen
Kuinka etsiä nimenomaan puhelinnumeroita Outlookissa
Jos näet soittajan numeron puhelimesi näytöllä ja haluat käyttää Outlook -hakua selvittääksesi, mikä yhteyshenkilö on mukana, ongelmia voi ilmetä etenkin vanhemmissa Outlook -versioissa. Käyttäjät esimerkiksi kuvaavat, että Outlook 2003: ssa nimeä ei näytetä haettaessa, vaikka se on osoitekirjassa tarkan numeron kanssa. Outlook 2003 ei voi etsiä puhelinnumeroita vakiohausta. Jotta voit jäljittää yhteystiedon, sinun on vaihdettava tarkennettuun hakuun.
Etsi puhelinnumeroita Outlookista - vaihe vaiheelta
Vaihda yhteystietokansioon - nopein tapa on käyttää CTRL + 3.
Avaa sitten Lisähaku painamalla CTRL + VAIHTO + F. Tai soita komennolle "Tools, Find, Advanced Find".
Valitse In -kentässä Vain puhelinnumerokentissä.
Kirjoita joko puhelinnumeron alku tai rajoitu kolmen tai neljän viimeiseen numeroon (oikeassa järjestyksessä).
Napsauta "Aloita haku".
Outlook näyttää sitten kaikki yhteystiedot, jotka sisältävät syötetyn numerosarjan.
Jos etsit usein puhelinnumeroita, on suositeltavaa tallentaa laajennettu hakumaski valitsemalla "In: Vain puhelinnumerokentät" Windowsin työpöydälle. Tässä tapauksessa voit aloittaa haun kaksoisnapsauttamalla työpöydän kuvaketta. Tämä toimii myös luotettavasti, kun Outlook ei ole käynnissä. Näin voit tunnistaa soittajat nopeasti. Tallennat hakutuloksen käyttämällä "Tiedosto, Tallenna nimellä" -komentoa "Tarkennettu haku" -valintaikkunassa.
Outlook 2007: stä alkaen voit etsiä puhelinnumeroita normaalilla hakutoiminnolla nimeltä Pikahaku. Käytännössä tämä tarkoittaa, että voit säästää itsesi tarpeelta siirtyä laajennettuun hakuun.
Tunnista puhelinnumerot pikahaussa
Avaa ensimmäisessä vaiheessa yhteystietokansio.
Kirjoita sitten numero hakukenttään ("Hae yhteystietoja"). Kun kirjoitat, Outlook näyttää kaikki yhteystiedot, jotka sisältävät juuri syöttämäsi numeron (joko puhelinnumerona tai muussa kentässä).
Kaikkien tai valittujen yhteystietojen puhelinluettelon tulostaminen
Digitaalisuuden etenemisen vuoksi useimmat ihmiset ovat tottuneet siihen, että he voivat käyttää sähköpostiaan ja yhteystietoluettelojaan milloin tahansa mobiililaitteen kautta. Huolimatta laajasta verkon kattavuudesta ja moderneista päätelaitteista, saattaa olla järkevää olla luottamatta kokonaan matkapuhelimeesi tai tietokoneeseesi. Kokemus on osoittanut, että tärkeiden liiketapaamisten tai työmatkojen aikana on edullista pitää painettu versio puhelinluettelosta lähellä digitaalisten yhteystietojen lisäksi.
Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää Windows Vistan, Windows 7: n tai Windows 10: n osoitekirjaa ja Outlookin osoitekirjaa. Kaikissa ohjelmissa on ennalta määritettyjä formaatteja, joissa vain kaikkien tai valittujen yhteystietojen puhelinnumerot tulostetaan.
Tulosta puhelinluettelo Windows Vistassa
-
Pidä CTRL- tai SHIFT -näppäintä painettuna ja valitse haluamasi yhteystiedot, joiden puhelinnumerot tulostetaan luettelosta. Jos haluat tulostaa puhelinluettelon, jossa on kaikki yhteystiedot, merkitse se näppäimillä CTRL + A.
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella jotakin merkittyjä yhteystietoja ja avaa "Tulosta" -komento.
-
Varmista, että "Tulostusalue: Valinta" on kytketty päälle.
-
Valitse tulostusmuodoksi ”Puhelinluettelo”.
-
Valitse tulostin ja määritä tulostusasetukset.
-
Aloita tulostus napsauttamalla "Tulosta".
Kompaktin puhelinluettelon tulostaminen Outlookissa
Outlookissa määritetty taulukkomuoto yhteystietojen tulostamiseen ei ole aina tehokas ja hyödyllinen. Yhteyshenkilön nimen lisäksi (kahtena kappaleena) se sisältää myös hänen yrityksensä nimen, tehtävän ja osaston. Tästä syystä muita ratkaisuja tarvitaan.
Jos haluat tulostaa vain puhelinluettelon, sinun on määritettävä oma näkymäsi. Jatka samalla tavalla, jos haluat tulostaa taulukoita, joissa on muita kenttiä. Yksittäiset asetukset vierelläsi yhteysalueella kohdassa Näytä> Näytä asetukset.
Tällöin avautuu selkeä valikko, jonka avulla voit itse hallita, mitkä tiedot, sarakkeet ja yhteystiedot haluat tulostaa. Sarakkeet -alueelta voit poistaa kaikki epäolennaiset sarakkeet puhelinluettelosta.
Jos haluat esimerkiksi lajitella vain puhelinnumerot, määritä ensin sinulle tärkeät sarakkeet ja lajittele sitten puhelinnumerot seuraavassa vaiheessa.
Voit määrittää muita asetuksia, esimerkiksi erikoisfontteja tai taulukkomuodon, ja vahvistaa uuden puhelinluettelon painamalla "OK". Microsoft Excelin tapaan voit käyttää lisänäkymäasetuksia lajitellaksesi ja järjestääksesi kaikki yhteystiedot ammattimaisesti ja tehokkaasti.
Viimeisessä vaiheessa voit tallentaa näkymän tiettyyn luetteloon ja käyttää sitä myöhemmin uudelleen.
Prosessin lopussa voit tulostaa luettelon. Varmista, että käytät taulukkomuotoa, jotta tulostimesi tulostaa uuden luettelon oikein. Jos haluat muuttaa sivun asetuksia, napsauta "Tulostusvaihtoehto". Kirjoita ylätunnisteet ja alatunnisteet ja määritä paperin koko, suunta ja marginaalit. Palaa tulostusvalintaikkunaan.
