Hyödyllisiä vinkkejä ja apua
Tiedätkö tunteen? Olet valmistautunut ammattimaisesti, tapaamisesi ja tehtävät on järjestetty tiukasti ja parhaasta valmistelutyöstä huolimatta olet unohtanut tärkeän tapaamisen. Vesitiiviistä ja jäsennellystä suunnittelujärjestelmästä huolimatta voi tapahtua, että tärkeät asiat jäävät huomiotta. On ärsyttävää, kun tapaamiset, määräajat tai tehtävän suorittaminen unohdetaan. Outlookissa on useita ominaisuuksia, jotka auttavat sinua:
- Priorisoi tärkeät asiat ja
- Aika ajoissa tapaamisiin tai
- Mieti niiden valmistelua.
Käytä Outlookin muistutuksia
Outlookin avulla käyttäjät voivat helposti muistaa tärkeät tehtävät tai tapaamiset. Kun Outlookiin on integroitu muistutustoiminto, sinun ei enää tarvitse kirjoittaa tapaamista tai tehtävän suorittamista Post-it- tai käsin kirjoitettuun kalenteriin. Outlook muistuttaa sinua automaattisesti kaikesta tärkeästä. Tätä varten ohjelmisto näyttää ikkunan, jossa on tietoja tapaamisesta tai tehtävästä, ja lähettää myös äänimerkin. Tämä toimii sekä tietokoneella että synkronoiduilla älypuhelimilla tai tableteilla.
Aseta muistutuksia uusiin tapaamisiin
Voit asettaa muistutuksia uusille tapaamisille seuraavasti:
-
Luo uusi tapaaminen Outlookissa.
-
Valitse "Muistutus" -valintakentästä haluttu läpimenoaika. Voit valita muutaman minuutin, tunnin, päivän tai viikon.
-
Valitse tehtäviä ja seurantaa varten ruutu "Muistutus" ja valitse päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat ilmoituksen näkyvän.
Muistutusten avulla Outlook muistuttaa sinua luotettavasti tapaamisista ja tehtävistä tai tapaamisista muiden kanssa. Outlook tarjoaa myös mahdollisuuden ottaa automaattisesti käyttöön muistutus jokaisesta tapaamisesta tai tehtävästä. Voit tehdä tämän käyttämällä komentoa: "Tiedosto"> "Asetukset"> "Kalenteri tai tehtävät." Muistutus tehtävistä eräpäivänä tulee näkyviin tiettyyn aikaan.
Koska kaikki tapaamiset tai tehtävät eivät ole yhtä tärkeitä, käyttäjien tulisi pohtia, onko vakioasetuksessa järkeä tässä tapauksessa.
Kärki:
Kun asennat ensimmäistä kertaa, Outlook näyttää oletusarvoisesti muistutusikkunan 30 minuuttia ennen jokaista tapaamista. Jos haluat muuttaa tätä ja asettaa muistutuksia yksitellen, sinun on kytkettävä pois käytöstä vakiomuistutus. Tämä toimii siirtymällä kalenteriasetuksiin edellä kuvatulla tavalla ja poistamalla vakio -muistutusten valintaruudut käytöstä.
Käytä seurantatoimintoa uudelleenlähetyksille
Outlookin tehtävätoiminto on helppokäyttöinen ja tehokas. Jos et halua luoda tehtävää tai muistutusta jokaiselle odottavalle puhelulle tai yksinkertaisille sähköpostivastauksille, voit käyttää myös Outlookin käytännön muistutustoimintoja.
Jos haluat käyttää seurantaa Microsoft Outlookissa, toimi seuraavasti:
Kirjoita tehtävä tehtäväsuunnittelijaan ja linkitä se yhteystietoihin tai sähköpostiin, johon haluat vastata. Voit tehdä tämän valitsemalla yhteystiedon tai sähköpostiviestin ja kutsumalla komennon: "Käynnistä"> "Seuranta". Napsauta "Mukautettu" ja valitse eräpäivä seuraavassa vaiheessa. Halutessasi voit myös asettaa muistutuksen vaihtoehdoksi.
"Seuranta" -valikosta löydät myös ennalta määritetyt eräpäivät. Jos esimerkiksi valitset kohdan "Ensi viikko", saat seuraavan viikon muistutustiedot. Lisäksi sinun on napsautettava kellosymbolia ja lisättävä muistutus, jotta automaattinen muistutus aktivoituu.
Anna itsesi ja muiden muistuttaa tärkeistä päivämääristä
On päivämääriä ja määräaikoja, jotka ovat erittäin tärkeitä ja ratkaisevia tulevan työnkulun kannalta. Jos haluat muistuttaa vastaanottajaa automaattisesti viestistä, että odotat vastausta, voit lisätä Outlookiin viestin jälkimuistiinpanon. Outlook 2007 -versiosta alkaen voit myös aktivoida toisen seurannan itsellesi. Tämän menettelyn avulla voit luoda yksityisen, digitaalisen uudelleenlähetyksen.
Merkitse tärkeä tapaaminen tällä tavalla seuraavasti:
-
Napsauta lähetettävän tapaamisen Viesti -välilehdellä SEURAA.
-
Valitse sitten USER-DEFINED.
-
Aseta vastaanottajalle tunniste ikkunan alaosaan. Sinun pitäisi esimerkiksi vastata viestiin torstaina klo 16.00 mennessä.
-
Yksi taso vastaanottajaseurannan yläpuolella aktivoit seurannan itsellesi. Anna esimerkiksi muistuttaa pyydettyä vastausta seuraavana aamuna. Tämän menettelyn ja ennakoivan seurannan avulla sinulla on takuu siitä, että vastaanottajan seurantaan on riittävästi aikaa, jos hän ei ole vielä vastannut.
Outlook 2010: Näin voit muistuttaa tulevista tehtävistä
Jos haluat Outlookin muistuttavan sinua automaattisesti tehtävistä, joilla on eräpäivä, voit automatisoida muistutustoiminnon seuraavalla asetuksella:
-
Siirry kohtaan Tiedosto> Asetukset.
-
Avaa Tehtävät -välilehti.
-
Aktivoi vaihtoehto "Aktivoi muistutukset tehtäville, joilla on eräpäivä".
-
Valitse haluamasi aika kohdassa "Muistutuksen normaaliaika".
Käytä kansioita tai hakukansioita
Outlookin eri kansioita voidaan myös käyttää, jotta et unohda tärkeitä tehtäviä. Voit esimerkiksi luoda henkilökohtaisen To-Do-kansion, johon voit siirtää kaikki toimenpiteet vaativat sähköpostit. Toisin kuin seuranta, kansion sisältämille sähköposteille ei ole asetettu eräpäivää. Sinun on henkilökohtaisesti muistettava katsoa kansiosta ja vastata odottaviin sähköpostiviesteihin. Jos lataat uusia sähköpostiviestejä päivittäin ja vastaat niihin, henkilökohtaiset kansiot ovat hyödyllisiä oman työn jäsentämisessä. Vastaamisen jälkeen viesti voidaan siirtää kansioon, johon se tallennetaan tai arkistoidaan pitkäksi aikaa.
Hakukansio "Seurantaan", joka oli ennalta määritetty vanhemmissa Outlook-versioissa ja joka löytyy kansioluettelon lopusta, on käytännöllinen ja käyttäjäystävällinen. Outlook 365: n nykyisessä versiossa on kansio, jonka nimi on "Etsi kansio" kansiopuun lopussa.
Avaa tämä kansio ja syötä hakuparametrit, Outlook löytää sekunneissa kaikki seurantaan merkitsemäsi sähköpostit ja näyttää ne. Näin saat yleiskuvan, joka on samanlainen kuin To-Do-kansiossa. Suurin ero on se, että hakukansio kerää seurattavaksi merkityt sähköpostit koko postilaatikosta ja sen sisältämistä kansioista. Näkyviin tulevat myös vastaavalle asiakaskansioon tallentamasi sähköpostit.
