Se on helppoa, askel askeleelta
Yhdistämisasiakirjat ovat usein perusta yhdistämiselle, jonka haluat lähettää asiakkaille esimerkiksi Outlookin kautta. Yritys käyttää yksittäisiä hyperlinkkejä tällaisissa asiakirjoissa epäonnistuu, koska linkit tulostetaan täysin normaalina tekstinä, vaikka ne on oikein muotoiltu tietolähteen hyperlinkkeiksi. Sähköpostin vastaanottaja ei voi napsauttaa hyperlinkkiä ja näyttää siihen liittyvää sivua selaimessa. Word ohittaa kaikki muotoilut ottaessaan yhdistämiskentät tietolähteestä ja ottaa vain puhtaan tekstin tietokentästä.
Yksi tapa ratkaista tämä ongelma on varmistaa, että se on muotoiltu hyperlinkiksi Wordissa. Voit tehdä tämän käyttämällä erityistä kenttätoimintoa, joka on määritetty seuraavasti:
- Luo ensin yhdistämisasiakirja tavalliseen tapaan.
- Käytä VIEW-TOOLBAR-SARJATULOSTUS-valikkoa varmistaaksesi, että »Yhdistäminen» -työkalurivi tulee näkyviin. Word 2010: ssä ja 2007: ssä löydät vastaavat säätimet »Postitukset» -välilehdeltä.
- Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat hyperlinkin näkyvän, ja valitse INSERT FIELD -valikko (Word 2003, 2002 / XP, 2000) tai napsauta "Insert" -välilehteä "Text" -ryhmässä "FAST BUILDING BLOCK FIELD (Word 2010 ja 2007).
- Valitse seuraavassa valintaikkunassa KYLLÄNIMET -luettelosta »Hyperlinkki« ja napsauta OK. Ohita "Virhe! Virheellinen hyperlinkin viite. «.
- Merkitse nyt virheilmoitus pisteeseen saakka ja määritä tyyli »Hyperlinkki« (sininen, alleviivattu teksti).
- Napsauta kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse MUOKKAA HYPERLINK.
- Kirjoita NÄYTÄ TEKSTI AS -kenttään teksti, joka näytetään hyperlinkin sijaan, esimerkiksi »Lisää …« tai »Napsauta tätä saadaksesi lisätietoja …«.
- Kirjoita OSOITE -kenttään mikä tahansa osoite, kuten "http://www.address.de" ja napsauta OK. Tämä osoite korvataan myöhemmin tietolähdekentän todellisella sisällöllä.
- Ota kenttäkoodien näyttö käyttöön painamalla Alt + F9. Näet nyt seuraavan kenttätoiminnon Word -asiakirjassa:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Valitse lainausmerkkien välinen teksti (tässä "http: // www. Adresse.de") ja lisää yhdistämiskenttä tietolähteestä, joka sisältää hyperlinkin, esimerkiksi kentän "Linkki" tai "URL". Kenttätoiminto näyttää nyt tältä:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Sammuta kenttäkoodien näyttö uudelleen painamalla Alt + F9, aseta kohdistin kenttäkoodin kohtaan ja paina F9.
Word päivittää nyt kenttäkoodin nykyisen tietueen tietojen mukaisesti. Jos viet hiiren osoittimen hyperlinkin päälle, Word näyttää työkaluvinkinä nykyisen tietueen vastaavan hyperlinkin osoitteen ja viestin »Seuraa linkkiä Ctrl-napsauttamalla«.
Voit nyt aloittaa yhdistämisen tulostamisen Outlookiin ja löydät oikein muotoillut, napsautettavat hyperlinkit lähtevien sähköpostien sähköpostiviesteistä.
