Tallenna makrot Wordiin ja käytä niitä oikein

Kuinka luoda makroja Wordissa

Käytätkö edelleen samaa komentoa Wordissa ja sinun on napsautettava monia kenttiä ja valintaikkunoita? Se voi olla myös helpompaa! Microsoft Wordin avulla voit lyhentää merkintöjä ryhtymällä itse ohjelmoijaksi. Se kuulostaa monimutkaisemmalta kuin se on: Word yksinkertaistaa yksilöllistä suunnittelua ja sallii käyttäjien tallentaa komentoja ja syötteitä käyttäjän määrittämillä yhdistelmillä - ja kutsua ne sitten nopeasti.

Makroja tekstin helpottamiseksi: mitä niiden takana on?

Kuten kaikkien ohjelmien kohdalla, myös Wordin takana on kieli, joka määrittää ohjelmiston toiminnan. Näet Microsoft Wordin ohjelmoinnin tuloksen tekstinä, jota voidaan tarvittaessa täydentää grafiikoilla ja kuvilla, hyperlinkkeillä, lainauksilla, käännöksillä ja sivunumeroilla. Asettelu voidaan asettaa myös Wordissa: Voit valita kohdistuksen ja sen, kuinka suuret otsikko ja alatunniste, väli ja viivat voivat olla. Sen takana olevaa ohjelmointikieltä kutsutaan Visual Basic for Applications - lyhyesti: VBA.

Makro on eräänlainen VBA -ohjelma, jonka voit koota itse. Esimerkiksi usein käytetyt komennot tai erikoismerkit voidaan tallentaa Wordin pikanäppäimiksi, jotta ne voidaan kutsua nopeammin.

Ohjeet: Kuinka luoda makroja ja käyttää niitä järkevästi

Makron luominen:

1. Avaa välilehti "Näytä" Word -tiedostosi valintanauhassa.

2. Napsauta "Makrot" -alueella vastaavaa painiketta ja valitse "Tallenna makro".

   

3. Joko aktivoit halutun tulon käyttämällä näppäimistön yhdistelmää tai käytät Office -ohjelman painiketta.

   

4. Kun olet tehnyt tarvittavat tiedot, napsauta uudelleen "Makrot" ja valitse vaihtoehto "Lopeta tallennus". Tässä vaiheessa voit myös keskeyttää tallennuksen tarvittaessa.

   

5. Tallenna makro millä tahansa nimellä, jotta voit kutsua sen myöhemmin.

Makron tallentaminen ei tarkoita, että tuloa ei voi muuttaa. Sinulla on mahdollisuus tarkistaa toiminto toiveidesi mukaan ja muokata sitä tarvittaessa.

Voit päivittää makroja Microsoft Wordissa seuraavasti

Jos haluat päivittää makron, avaa Makrot -valintaikkuna uudelleen. Sen lisäksi, että voit tallentaa uuden makron, voit myös näyttää luettelon luoduista makroista. Lisäksi Word tarjoaa sinulle erilaisia työkaluja eli ohjelmiston työkaluja, joita voit käyttää muokkaamiseen:

1. Napsauta Näytä -välilehden Makrot -välilehteä sen makronimen kohdalla, jota haluat muokata.

2. Toinen valintaikkuna avautuu napsauttamalla "Muokkaa" -painiketta.

   

3. Täällä voidaan lisätä tai muuttaa VBA: n lisäohjelmointia.

   

4. Heti kun asiakirja sisältää makron, tiedostolle annetaan lyhenne ”dotm” laajennuksena. Jos huomaat tämän lyhenteen vastaavassa tallennuspaikassa, tiedät, että vähintään yksi makro on integroitu vastaavaan asiakirjaan.

Hyvä tietää: Useimmille komennoille ja tehtäville on jo valmiita koodauskoodeja VBA: ssa Internetissä. Riippuen siitä, mitä makroja haluat luoda, voit käyttää näitä koodeja ja säästää näin työtäsi. Jos osaat jo ohjelmointikielen, yksittäisiä, monimutkaisempia komentoja voidaan luoda ja aktivoida Wordissa.

Wordin ominaisuudet: Lataa Wordin kehittäjätyökalut

Riippuen siitä, kuinka hyvin tunnet VBA -ohjelmointikielen ja ohjelmoinnin yleensä, voit toteuttaa erilaisia ideoita. Sama pätee myös tähän: Harjoitus tekee mestarin. Makrotallennusjärjestys ja toiminnon käyttö Wordissa toimivat nopeammin ja nopeammin muutaman ajon jälkeen.

Tiedät nopeasti usein käytettyjen pikanäppäinten makronimet ja voit lisätä komennot helposti. Jos haluat uppoutua entisestään ohjelman kieleen ja käsittelyyn, saattaa olla hyödyllistä ladata kehittäjätyökalut Wordista. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Avaa "Tiedosto" -välilehti asiakirjasi valikkonauhasta.

2. Vasemmanpuoleisen palkin alaosasta löydät "Lisää" -painikkeen ja "Asetukset" -alueen alta. Avaa sopiva välilehti napsauttamalla kenttää.

3. Tässäkin on valittavana muutama vaihtoehto. Napsauta "Mukauta valintanauhaa" vasemmalla puolella olevan painikkeen sisällä.

   

4. Näet nyt kaksi kenttää. Katso oikealla olevaa ruutua ja etsi "kehittäjätyökalut" tarkistaaksesi sen edessä olevan tyhjän ruudun.

   

Tällä tavalla otat kehittäjätyökalut käyttöön asetuksissasi ja löydät ne sitten valintanauhasta. Mutta mitä hyötyä näistä työkaluista on Wordissa? Makroja voidaan suunnitella monella eri tavalla ja ne voivat suorittaa käyttäjän määrittämiä tehtäviä.

Käyttämällä makroja, jotka voit luoda kehittäjätyökaluilla, asiakirjalle voidaan luoda kokonaisia malleja. Esimerkiksi kustantajat tai yritykset käyttävät tulosteissaan tiettyjä muotoja, jotka voidaan tallentaa Wordiin. Voit esimerkiksi määrittää, miltä sisällysluettelo ja lähdeluettelo näyttävät. Välit, kirjasinkoko ja grafiikan näyttö voidaan myös tallentaa työkaluilla ja avata vain muutamassa vaiheessa. Lisäksi voit esimerkiksi jälkiasentaa helposti päivämäärän laskutoimituksia Wordissa.

Johtopäätös: käytä makrot Wordissa pätevästi

Microsoft Word tarjoaa erilaisia toimintoja, jotka tukevat käyttäjiä heidän vastuualueillaan. Jos joudut esimerkiksi käyttämään tiettyjä komentoja toistuvasti, voit hakea ne nopeammin makrojen avulla. Office -ohjelma mahdollistaa työvaiheiden määrän vähentämisen ja helpottaa siten tekstien käsittelyä.

Jos asiakirja sisältää makron, se voidaan tunnistaa lyhenteellä "dotm" asiakirjan nimen lopuksi vastaavassa tallennuspaikassa. Makroja voi käyttää paitsi Wordissa myös esimerkiksi Excelissä. Kehitystyökalujen ansiosta voit kehittää erittäin monimutkaisia ohjelmia ja luoda yksilöllisiä sovellusratkaisuja. Näiden työkalujen avulla Word ja Excel tarjoavat sinulle laajan valikoiman mukautusvaihtoehtoja.

Näiden hyödyllisten toimintojen lisäksi Office -ohjelma tarjoaa käyttäjilleen lisäominaisuuksia:

• Sivuasetukset
• Kenttätoiminnot päivämäärille, lainauksille jne.
• Etsi ja vaihda
• Tallenna Word -tiedosto PDF -tiedostona
• Sarjakirjeet

Jos pidät tämän valikoiman toimintoja mielessä, monia tekstityön tehtäviä voidaan yksinkertaistaa ja nopeuttaa.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä makrot ovat Microsoft Wordissa?

Makrot ovat Word -ohjelmia, jotka käyttäjät määrittelevät ja tallentavat itse. Tämä tarkoittaa, että tietyt komennot ja syötteet voidaan järjestää näppäinyhdistelmiksi, jotka voidaan kutsua tarvittaessa. Yksinkertaisten makrojen lisäksi voit luoda myös monimutkaisempia ja suurempia makroja, joiden taakse ovat täysin tiedostomallit piilotettu.

Kuinka luon makron?

Löydät "Makrot" -painikkeen Word -tiedostosi valikkonauhan "Näytä" -välilehdestä. Täällä voit joko näyttää kaikki olemassa olevat makrot tai tallentaa uuden makron. Luo uusi makro, anna sille makron nimi ja napsauta haluttua kenttäyhdistelmää tai kirjoita näppäinkuvio. Voit sitten aktivoida komennon vain muutamalla vaiheella haluamallasi tavalla.