Lisää ja muokkaa ylätunnisteita ja alatunnisteita - helpompaa kuin luulet!
Fonttikoon ja -tyypin sekä riviväliasetusten avulla tekstiasiakirjat voidaan jo suunnitella houkuttelevalla tavalla Wordin toimintojen ansiosta. Jos lisäät myös ylätunnisteen ja alatunnisteen, jotka sisältävät lisätietoja, asiakirja näyttää entistä jäsennellymmältä. Lukijat näkevät tärkeät tiedot yhdellä silmäyksellä, kun he määrittävät sivun. Yleensä joko ylä- tai alatunniste sisältää tiedostosi sivunumerot. Mutta miten voit määrittää ja muokata ylätunnisteita ja alatunnisteita?
Olennainen toiminto: sivunumerot Word -asiakirjoissa
Sivunumeroiden kanssa työskentely on välttämätöntä, varsinkin kun kirjoitat pidempiä kirjaimia. Koska se ei ainoastaan helpota lukemista, vaan myös selkeyttää tekstiä. Sivunumeron lisääminen joko alatunnisteeseen tai ylätunnisteeseen:
-
Valitse Lisää -välilehti ja napsauta Sivunumero.
-
Valitse avattavasta valikosta "Sivun yläosa", "Sivun alaosa", "Marginaalit" tai "Nykyinen sijainti".
-
Valitse yksi malleista tai etsi lisää Office.online -sivulta.
Poikkeustapauksissa - esimerkiksi siksi, että liität etusivun ja sisällysluettelon etuosaan - numeroinnin tulisi alkaa vain tietystä asiakirjan sivusta ja tietystä sivunumerosta: asetat tämän kohdassa "Muotoile sivunumerot". Jos viimeisen sivun ylätunniste tai alatunniste näyttää erilaiselta kuin muu asiakirja, voit muuttaa tätä tiedostoissa vain muutamalla napsautuksella.
Sanan ylätunniste ja alatunniste: lisää tärkeitä tietoja
Useimmat käyttäjät käyttävät sivunumerointitoimintoa Wordin alatunnisteessa. Mutta ohjelma mahdollistaa monia muita mahdollisia käyttötarkoituksia. Voit esimerkiksi luoda automaattisia ristiviittauksia alaviitteiden välille tai lisätä otsikoita tai polun nimiä asiakirjan alatunnisteeseen tai otsikkoon.
Alatunnisteeseen tai otsikkoon voidaan lisätä myös asiakirjan nimi, tekijän nimi tai päivämäärä ja paikka. Vaikka otsikko löytää usein paikkansa otsikossa, voit sijoittaa alatunnisteeseen tekijän, paikan ja päivämäärän. Voit muokata molempia helposti kaksoisnapsauttamalla Word-sivun ylä- tai alareunaa. Teksti -alue on sitten pilkullinen harmaa, kun taas pää ja jalka näkyvät mustilla kirjaimilla. Kentän värillinen merkintä sulkeutuu uudelleen.
Hyvä tietää:Microsoft Word käyttää vain eri tekstin väriä korostamaan muokatun alueen passiivisesta alueesta. Painetussa versiossa ylätunniste, alatunniste ja teksti ovat oletuksena samaa väriä.
Rakenne ja tehokkuus: yksilöi otsikot
Kirjoitatko tekstiä ja sinulla on erityisiä ohjeita asettelulle? Oletko itse vastuussa suunnittelusta ja haluatko tehdä asiakirjasta mahdollisimman houkuttelevan? Ylätunnisteiden ja alatunnisteiden avulla lukijat voivat nopeasti käsittää tiedot. Samaan aikaan lisämuotoilu toimii oppaana, varsinkin jos tekstiasiakirja on pidempi tai siinä on jopa useita lukuja.
Vaikka ylä- ja alatunniste voidaan määrittää vain muutamassa vaiheessa, esiasetukset helpottavat ohjelman eri vaihtoehtojen käyttöä. Erityisesti silloin, kun muotoilua käytetään monille asiakirjoille, se auttaa tallentamaan haluamasi asetukset. Esimerkiksi asiakirjamallien ylä- ja alarivit voidaan määrittää etukäteen, jotta voit soittaa niihin milloin tahansa ja upottaa ne helposti uuteen asiakirjaan.
Yksittäiset sanat, lauseet tai lukujen otsikot voidaan tallentaa ns. Pikaosiksi. Voit lisätä ne alatunnisteeseen tai otsikkoon kaksoisnapsauttamalla asiakirjan ylä- tai alaosaa. Tässä vaiheessa käytät myös Word -toimintoa StyleRef. Tämän sovelluksen avulla voit lisätä kappaleiden otsikoita ja otsikoita tekstiisi tallennettuina kentinä pikatoiminnoissasi. Wordin makrot helpottavat myös käsittelyä: voit käyttää makroja kutsuaksesi usein käytettyjä komentoja tai syötteitä yhdellä napsautuksella, mikä säästää aikaa.
Lisää näkökulmaa: Selkeät rakenteet Word -asiakirjassa
Mitä tulee asiakirjojen tai välilehtien koordinointiin, Microsoft Word tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja tiedostojen järjestämiseen ja jäsentämiseen. Toisaalta voit esimerkiksi käyttää nopeasti ja erityisesti äskettäin käytettyjä asiakirjoja ja vaihtaa siten useiden nykyisten tiedostojen välillä. Toisaalta ohjelma tarjoaa myös erilaisia organisaatiovaihtoehtoja asiakirjassa.
Esimerkiksi voi olla hyödyllistä, jos koko tiedostonimi näkyy otsikossa tai alatunnisteessa, jotta voidaan varmistaa, että oikeaa asiakirjaa muokataan. Riippuen siitä, kuinka paljon tilaa linjalla tarvitaan, jakoraja voidaan myös asettaa halutulla tavalla.
Ylä- tai alatunnisteeseen on myös mahdollista lisätä muita elementtejä, esimerkiksi:
- otsikoihin
- Luvun tiedot
- Osat
Tätä menetelmää voidaan käyttää myös selkeän rakenteen käyttöönottoon. Tarvittaessa voit tallentaa tämän muotoilumallina.
Tee säätöjä: Aseta ylä- ja alatunniste
Jatkuvat muutokset asiakirjan ulkoasuun ja muotoiluun parantavat jatkuvasti kokonaiskuvaa.Voit myös muokata otsikoita ja alatunnisteita luomisprosessin aikana: jos päätät esimerkiksi jättää myöhemmin pois kaikki tekstin alaviitteet, voidaan myös muokata poistamalla kerralla.
Jos asettelua muutetaan - esimerkiksi pystysuunnasta vaakasuuntaan - alatunnisteen muoto voi muuttua. Vaakasuunnassa käännettyjä ylä- ja alatunnisteita voidaan myös muuttaa ja muokata tarpeidesi mukaan. Lopulta asiakirjan tulee vastata odotuksiasi.
Jos esimerkiksi kaikki tiedot, jotka haluat sisällyttää tekstiin, eivät mahdu alatunnisteeseen, voit pienentää ala- ja ylärivien marginaaleja. Tämä antaa sinulle enemmän tilaa tiedoillesi.
Johtopäätös: Ylätunnisteet ja alatunnisteet Wordissa
Asiakirjan kehyksen muokkaaminen antaa sinulle mahdollisuuden määrittää kirjeitä tai muita asiakirjoja sekä ajanjaksolle että tekijälle. Voit käyttää sitä myös tekstiasiakirjojen yksilöimiseen haluamallasi tavalla. Kenttätoiminnot, tarjoukset, mallit ja sisällysluettelot tarjoavat toisen vaihtoehdon luovuuteen ja asiakirjojen personointiin. Hyperlinkit mahdollistavat myös asiakirjojen täyttämisen hyödyllisillä tiedoilla ja tekevät niistä mielenkiintoisempia.
Vaihdettaessa muiden ihmisten kanssa voi myös olla hyödyllistä tallentaa tiedostot PDF -muodossa. Muista tarkistaa asiakirja etukäteen, koska valmiiseen PDF -muotoon ei useinkaan voi tehdä muutoksia. Sama koskee integroituja käännöksiä, lomakekirjeiden luomista ja lähdeluetteloita. Korjauksia voidaan tehdä esimerkiksi "Etsi ja korvaa" -toiminnon avulla. Tämä auttaa myös lisäämään asiaankuuluvia lisäyksiä.
Q&A
Miltä nopeat osat näyttävät Wordissa ja miten niitä käytetään?
Pikaosat ovat teksti -elementtejä, jotka voidaan sijoittaa ylä- tai alatunnisteeseen vain muutamalla askeleella. Eri sanat tai sanayhdistelmät on piilotettu rakennuspalikoiden taakse. Voit esimerkiksi tallentaa aiheen, tekstin kirjoittajan tai numeroyhdistelmän pikakomponentiksi ja lisätä sen haluamaasi kohtaan.
Mikä on StyleRef?
StyleRef on Word -kenttätoiminto, jonka avulla käyttäjät voivat tallentaa viittauksia ylä- tai alatunnisteeseen. Lukuotsikot tai otsikot tallennetaan nopeina osina ja ne voidaan lisätä Word -asiakirjan ylä- tai alaosaan tarpeen mukaan.
