Microsoft Word: Vinkkejä ja temppuja

Kirjoita hyviä tekstejä eri toiminnoilla

Microsoft Word on yksi suosituimmista kirjoitus- ja tekstinkäsittelyohjelmista. Ohjelmisto vakuuttaa lukuisilla toiminnoillaan ja käyttäjäystävällisellä käyttöliittymällään. Kirjoitusohjelma sopii erinomaisesti myös aloittelijoille ja tarjoaa jopa oman aloittelijan oppaan. Tekstit voidaan suunnitella helposti ja selkeästi Wordin avulla. Microsoft -ohjelmisto mahdollistaa myös työskentelyn taulukoiden, kirjeiden, kuvien ja kuvien kanssa.

Microsoft 365: Word osana laajaa Office -pakettia

Office -paketin, joka tunnettiin viimeisimmässä versiossa nimellä Office 365, nimi on nyt Microsoft 365. Se tarjoaa paitsi kaikki Microsoftin Office -sovellukset myös pilvitallennustilaa ja parempaa suojausta. Word -ohjelma on osa Microsoft -pakettia. Tekstinkäsittelyohjelman lisäksi seuraavat sovellukset ovat myös osa Microsoft 365: n toiminnallista laajuutta:

• Excel
• PowerPoint
• Näkymät
• Yksi huomio
• OneDrive
• MS -joukkueet

Excelillä sinulla on ammattitaitoinen laskentataulukko -ohjelma käsilläsi, kun taas PowerPointilla voit helposti luoda houkuttelevia esityksiä. Outlookin sähköpostipalvelun avulla voit helpommin työskennellä ystävien ja työtovereiden kanssa useilla laitteilla.

Sama koskee OneNotea. Tämän sovelluksen avulla voit tehdä digitaalisia muistiinpanoja ja jakaa ne valittujen ihmisten kanssa. Vaihtoehtoisesti voit myös jakaa OneDrive -pilvitallennukseen tallentamiasi tiedostoja muiden kanssa. Vain videoneuvottelutyökalu Microsoft Teams tarjoaa entistä enemmän tilaa ryhmätyöhön. Heti kun sinulla on Microsoft 365, voit luoda ilmaisen tilin Teamsissa.

30 vuoden kirjoituskokemus: Tekstinkäsittelyohjelma yhdellä silmäyksellä

Word on ollut Windows -käyttöjärjestelmässä vuodesta 1989. Siitä lähtien päivityksiä on tehty säännöllisesti, joten ohjelmisto on aina mukautettu viimeisimpään tekniseen standardiin. Microsoft Word on nyt saatavana PC: n ohjelmistona, mutta myös sovelluksena mobiililaitteille, kuten älypuhelimille ja tableteille. Word -versioiden yhteensopivuuden varmistamiseksi kirjoitusohjelma tarjoaa oman yhteensopivuustarkistuksensa. Tämä varoittaa, jos uusi Word -versio ei enää tue vanhentunutta sisältöä.

Nykyiset versiot tarjoavat myös mahdollisuuden suojata esimerkiksi asiakirjasi. Tällainen kirjoitussuoja on erityisen hyödyllinen, jos kolmannet osapuolet eivät saa muuttaa tekstiäsi missään olosuhteissa. Tekstin muotoilu ja määritetyt hyperlinkit säilytetään.

Kirjoitusohjelman nykyisten versioiden avulla sinulla on myös lukemattomia vaihtoehtoja Wordin mukauttamiseen. Muutamalla napsautuksella voit mukauttaa malleja tarpeidesi mukaan tai luoda omia makroja. Haluatko vielä laajemman valikoiman toimintoja? Sitten niin kutsuttuja Word-apuohjelmia voidaan käyttää lisäkomentojen ja toimintojen lisäämiseen.

Suunnittele tekstejä Wordilla - kirjoittaminen on helppoa

Riippumatta siitä, kirjoitatko tekstin yksityisesti vai kirjoitatko asiakirjan ammattimaisista syistä: Word helpottaa tekstinkäsittelyä millä tahansa laitteella. Vain muutamalla napsautuksella voit määrittää kirjasinten ja kirjasintyyppien lisäksi riviväliä, kirjasinkokoa ja kappaleen muotoilua. Mutta Word voi tehdä vielä enemmän.

Haluatko lisätä dokumenttiin erikoismerkkejä? Sitten voit käyttää erikoismerkkiä pikanäppäimen tai vastaavan toiminnon avulla niin kutsutussa valikkonauhassa. Business Word -asiakirjat vaativat usein myös henkilökohtaisen allekirjoituksen. Myös tässä ohjelmisto auttaa sinua ja mahdollistaa tekstin allekirjoituksen lisäämisen. Viitteitä ja luetteloita voidaan myös lisätä ilman ongelmia.

Kun asiakirja on valmis, on järkevää tarkistaa se ennen lähettämistä. "Etsi ja korvaa" -toiminto tukee sinua muun muassa. Jos huomaat, että sama kirjoitusvirhe on hiipunut sanaan yhä uudelleen, tämä työkalu auttaa sinua korjaamaan koko tekstin virheen. Voit myös käyttää automaattista tavutusta välttääksesi tavutusvirheet. Pidemmille asiakirjoille on myös hyvä luoda sisällysluettelo. Jos olet käyttänyt sopivia muotoilumalleja kirjoittaessasi, Word ottaa jopa tämän tehtävän puolestasi. Löydät tämän toiminnon valikkovalikosta "Viitteet" -välilehdestä.

kärki: Valmis teksti voidaan tulostaa helposti Wordilla. Vaihtoehtoisesti voit myös tallentaa tiedoston PDF -tiedostona. Päätä itse, missä muodossa tarvitset asiakirjasi.

Wordin hyödyllisiä toimintoja tehokkaampaan päivittäiseen kirjoittamiseen

Muutamalla vinkillä tekstien kirjoittaminen on vielä nopeampaa. Esimerkiksi käytännön kenttätoiminnot helpottavat asiakirjan suunnittelua. Word tunnistaa tietyt tekstimoduulit ja mukauttaa ne automaattisesti vaatimuksiisi ja muotoosi. Näin pidät päivämäärän lisäksi myös sivunumerot ajan tasalla.

On myös hyödyllistä määrittää sivu ennen kirjoittamisen aloittamista. Voit esimerkiksi määrittää marginaalit, lisätä sivunvaihdon tai muuttaa asiakirjan sivun suuntausta. Tällä tavalla muoto vastaa alusta alkaen valitsemaasi tekstityyppiä. Jotain menee pieleen kirjoittaessasi ja menetät muotoilun? Sitten Microsoftin ohjelmisto antaa sinulle mahdollisuuden korjata vioittuneet Word -asiakirjat.

Voit myös säätää ylä- ja alatunnistetta joko heti alussa tai muokata sitä kirjoittaessasi. Näillä riveillä voit näyttää sivunumerot tai saada asiakirjasi nimen näkymään jatkuvasti. Lainausten lähteet voidaan myös tallentaa alatunnisteeseen. Jos käytät vastaavaa toimintoa täällä, ohjelmisto luo sinulle jopa automaattisen lähdeluettelon.

kärki: Tarvitsetko Word -asiakirjaasi sanan tai kokonaisen lauseen vieraalla kielellä? Sitten sinun ei tarvitse avata erillistä käännöstyökalua. Koska Word tarjoaa oman tehtävänsä kääntää. Voit helposti vaihtaa kieltä kirjoittaessasi.

Enemmän kuin tekstinkäsittely: taulukot, grafiikka ja Co Wordissa

Varsinkin pitkät asiakirjat voivat nopeasti hämmentää lukijaa. Käytä taulukoita ja grafiikkaa luodessasi tekstiä tehdäksesi asiakirjasta houkuttelevan. Tiesitkö esimerkiksi, että voit siirtää Excel -taulukoita Wordiin ja jopa linkittää ne Wordiin? Vaihtoehtoisesti voit luoda taulukot suoraan tekstinkäsittelyohjelmassa. Sinä päätät, kuinka monta riviä ja saraketta elementillä tulee olla. Vain muutamalla napsautuksella voit valmistaa tietoja visuaalisesti houkuttelevalla tavalla.

Kuvat ja grafiikka saavat saman vaikutuksen. Ne paitsi löysentävät jokaisen asiakirjan, myös auttavat selkeyttämään sisältöä. Voit esimerkiksi lisätä selittävän kuvan tai näyttää suhteita kaavioiden ja älykkäiden taidekuvien avulla. Jopa kuvakaappaukset voidaan integroida Word -tiedostoon. Voit jopa muokata kuvakaappauksia Microsoft Wordilla. Näin voit tarjota grafiikalle taiteellisia suodattimia ja houkuttelevia kontrasteja. Word 2010: ssä ja 2007: ssä on enemmän kuvatehosteita verrattuna aiempiin versioihin.

Beyond Word: Vaihtoehtoiset tekstinkäsittelyohjelmat

Koska Microsoftin Office -paketti ei ole halpa, monet käyttäjät etsivät ilmaista vaihtoehtoa. Ihannetapauksessa tämän pitäisi pystyä pysymään Wordin toiminnassa.

Ilmainen kirjoitusohjelma OpenOffice ja LibreOffice

Tietokoneen tekstinkäsittelyohjelma, jonka voit ladata ilmaiseksi Internetistä, on esimerkiksi OpenOffice. Open Office Writerin mukana tulee Wordin kaltaisia toimintoja. Ohjelmisto tarjoaa kuitenkin huomattavasti vähemmän malleja kuin Microsoftin kilpailu.

Ilmainen vaihtoehto sopii kuitenkin hyvin yksinkertaisiin kirjoitustöihin. LibreOffice -ohjelmisto erotettiin OpenOfficesta vuonna 2010. Se on nyt vaihtoehto Wordille. LibreOffice on myös saatavilla ilmaiseksi ja sen toimintoja voidaan verrata OpenOfficeen.

Keskitetty paperityö WriteMonkeyn avulla

Kaikille niille, jotka haluavat vähemmän häiriötekijöitä työpöydällä kirjoittaessaan, WriteMonkey -ohjelmisto kannattaa katsoa. Vaikka se tarjoaa vähemmän asetuksia kuin Word, se mahdollistaa kohdennetun tekstinkäsittelyn. Koska kirjoittaminen tapahtuu koko näytön tilassa mustalla taustalla - näin tämä ilmainen kirjoitusohjelma luo tunnelman keskittyneelle kirjoittamiselle.

Sivut: Applen tekstinkäsittelyohjelma

Heti kun omistat Apple -tuotteen, löydät siitä myös tekstinkäsittelyohjelmiston - tätä kutsutaan sivuksi. Kirjoitusohjelma on esiasennettu maksutta Mac-, iPad- ja iPhone -tietokoneisiin.

Samoin kuin Word, Pages antaa myös kollegoille ja ystäville mahdollisuuden osallistua asiakirjan luomiseen. Molemmat ohjelmat toimivat yhdessä vaivattomasti. Jakamisen helpottamiseksi Pages -asiakirjat voidaan jopa tallentaa Word -tiedostona - tätä prosessia kutsutaan muunnokseksi.

Tekstieditorit vaihtoehtona Wordille

Näiden tekstinkäsittelyjärjestelmien lisäksi on olemassa myös ns. Tekstieditorit. Näissä on yleensä vähemmän asettelu- ja muotoilutoimintoja. Useimmat ihmiset käyttävät tekstieditoria muistiinpanojen tekemiseen tai lähdetekstin muokkaamiseen ohjelmoinnin aikana.

Johtopäätös: tekstinkäsittely on helppoa Wordin ansiosta

Word on osa laajaa Office -ohjelmistoa. Ohjelmiston avulla käyttäjät saavat luotettavan ja käytännöllisen työkalun tekstityöhön. Mallit auttavat muotoilun ja asettelun suunnittelussa houkuttelevalla tavalla. Mutta Word antaa sinulle myös mahdollisuuden olla luova itse. Käytä lukuisia mukautusvaihtoehtoja ja asetuksia suunnitellaksesi tiedoston omien ideoidesi mukaan.

Asiakirjan ulkoasu määritetään fontista sivun suuntaukseen. Voit jopa integroida taulukoita ja grafiikkaa tiedostoosi vain muutamalla napsautuksella. Word on siis enemmän kuin pelkkä kirjoitusohjelma. Lukuisat asettelu- ja lisäysvaihtoehdot mahdollistavat myös vaihtoehtoisten muotojen, kuten esitteiden, ansioluetteloiden tai houkuttelevien kutsukorttien luomisen.