Sähköpostit ja postiohjelmat - vinkkejä ja temppuja käyttäjille

Sinun täytyy tietää se!

Useimmilla ihmisillä on yksi tai useampi sähköpostitili ja he käyttävät sitä. Sähköpostien kirjoittaminen ja lähettäminen on todistettu viestintätapa, joka on osa jokapäiväistä elämää. Tilastoportaali Statista kertoo, että vuosina 2022-2023 päivittäin lähetetään ja vastaanotetaan yli 306 miljardia sähköpostia. Arvioiden mukaan sähköpostien määrä kasvaa yli 360 miljardiin päivittäin seuraavien vuosien aikana.

Useimmat käyttäjät odottavat turvallisuutta ja helppokäyttöisyyttä sähköpostilta ja sähköpostiohjelmalta. Samaan aikaan sähköpostien avulla yhdistetään erilaisia teknisiä termejä, jotka eivät ole tuttuja jokaiselle käyttäjälle ensi silmäyksellä. POP3, saapuvan postin palvelin, palvelimen osoite, keskus tai palveluntarjoaja ja SMTP ovat joitain teknisistä termeistä, jotka on selitettävä. Teknisten termien merkitys ja niiden oikea käyttö määrittävät muun muassa sen, voidaanko sähköposti lähettää ja arkistoida oikein vai pystyykö sähköpostiohjelma kommunikoimaan muiden kanssa tiimirakenteissa. Ennen kuin käsittelet teknisiä ehtoja ja teet asetuksia sähköpostiohjelmissa, on kuitenkin tärkeää löytää paras sähköpostipalveluntarjoaja omiin tarpeisiisi.

Ei sähköpostia ilman palveluntarjoajaa-siksi tarvitset sähköpostipalveluntarjoajan

Sähköpostiosoitteen tarjoajat ovat kuin kymmenkunta senttiä.Ei ole niin helppoa löytää paras tarjoaja monien palveluntarjoajien joukosta. Valittaessa on otettava huomioon muutama asia.

Sähköpostin tarjoaja on ammattimainen palveluntarjoaja, joka tarjoaa asiakkailleen ilmaisen tai maksullisen sähköpostiosoitteen Internetissä. Palveluntarjoajana Internet -yrityksellä on sähköpostipalvelin. Se voi käyttää tätä tarjotakseen asiakkailleen sähköpostitilejä ja sähköpostilaatikoita postipalvelimella. Tätä varten asiakas tarvitsee sähköpostitilin.

Sähköpostin tarjoaja on vastuussa kaikkien viestien välittämisestä sujuvasti ja viiveettömästi palvelimensa kautta. Hän ottaa välittäjän roolin, johon liittyy myös tietosuojalainsäädäntöä koskevia kysymyksiä. Erityisesti yleisen tietosuoja -asetuksen (GDPR) käyttöönoton jälkeen lainsäätäjä on seurannut digitaalista viestintää Euroopassa tiukempien sääntöjen mukaisesti. Yleisen tietosuoja -asetuksen tarkoituksena on suojata kaikkien asianosaisten henkilötietoja. Tämä on erityisen ilmeistä, kun otetaan huomioon monet tietojenkalasteluhyökkäykset henkilöiden ja yritysten sähköpostiosoitteisiin.

Tiedot:

Tietojenkalastelu on yritys varastaa henkilökohtaisia tietoja ja salasanoja väärennettyjen verkkosivustojen tai sähköpostien kautta teeskennellen olevansa vääriä. Esimerkiksi Internetin rikolliset jäljittelevät pankin verkkopankkia yksityiskohtaisesti ja pyytävät pahaa -aavistamattomia käyttäjiä antamaan tietonsa. Tämän seurauksena he käyttävät saatuja tietoja varkauksien varastamiseen tai suojatun aineiston jälleenmyyntiin.

Tunnetut sähköpostin tarjoajat ja niiden edut

Tunnetuimmilla maksetuilla ja ilmaisilla yksittäisen sähköpostiosoitteen tarjouksilla on erilaiset lisäarvot käyttäjille. Tästä syystä ei ole "parasta" tarjousta, mutta monia suositeltavia palveluntarjoajia, joilla on etuja ja haittoja. Jokaisen käyttäjän on suodattettava paras palveluntarjoaja itselleen. Vaikka jotkut sisältävät paljon tallennustilaa sähköpostiviesteille tai asiakirjoille ja valokuville, toiset pisteyttävät yksinkertaisella asennuksella tai erityisen tiukan tietosuojan vuoksi.

Nimi ja palveluntarjoaja	Verkkotunnuksen osa	kustannuksia	etuja
Gmail (Google)	gmail.com	Ilmaiseksi	Jopa 15 Gt tallennustilaa
GMX (United Internet)	gmx.de	Ilmaiseksi (jatko mahdollista lisämaksusta)	Sähköposti Made in Germany (tietosuoja)
Web.de (United Internet)	web.de	Ilmaiseksi (jatko mahdollista lisämaksusta)	Sähköposti Made in Germany (tietosuoja)
Yahoo sähköposti	yahoo.com	Maksuton (maksullinen Pro-laajennus mahdollista)	Helppo asennus
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Ilmaiseksi	Kirjaudu Skypeen, Office Onlineen tai OneNoteen samanaikaisesti
Mail.de	mail.de	Ilmaiseksi	Tietokeskukset Saksassa, parantanut tietoturvaa

Tiedot: Mitä "Saksassa valmistettu sähköposti" tarkoittaa sinulle asiakkaana

Erilaiset saksalaiset yritykset, kuten Deutsche Telekom, United Internet ja Strato, ovat mukana ”Sähköposti Made in Germany” -aloitteessa. Nämä kilpailijat Euroopassa tunnetut Internet-yritykset toimivat yhdessä avainsanalla "Sähköposti Made in Germany". Yhdistyksen tarkoituksena on tehdä viestinnästä turvallisempaa Saksassa. Tämän markkinointitoimenpiteen etuna yritysten asiakkaille on varmuus siitä, että jokainen sähköposti lähetetään Saksan tietosuojalakien mukaisesti ja että yrityksen palvelimet ovat Saksan maaperällä.

Perustiedot sähköpostiosoitteista ja niiden teknisestä rakenteesta

Sähköpostiosoite on rakennettu ymmärrettävän mallin mukaan. Se koostuu yleensä yhdestä

• "Domain-part" ja
• "Paikallinen osa".

Esimerkki:

[email protected] = max.muster / domain-part = gmx.de / @ = sitovia merkkejä

Sähköpostin lähettäjä voidaan tunnistaa selvästi "paikallisosalla". Jos esimerkiksi käytetään lähettäjän oikeaa nimeä, vastaanottaja näkee heti, keneltä sähköposti on lähetetty. "Toimialue-osa" näyttää sähköpostipalvelimen tai palveluntarjoajan, jonka kautta sähköposti on toimitettu.

Kuinka tunnistaa lailliset sähköpostiosoitteet - hyödyllisiä vinkkejä ja temppuja

Lähettäjä voidaan jäljittää käyttämällä sähköpostiosoitteen "paikallista osaa". Tästä syystä on tärkeää käyttää hyvämaineista sähköpostiosoitetta, etenkin liiketoiminnallisista syistä lähetettyjen sähköpostiviestien yhteydessä. Hyvämaineinen sähköpostiosoite koostuu yleensä lähettäjän etu- ja sukunimestä. Esimerkiksi on tavallista erottaa nimi pisteellä tai täydellinen, erottamaton nimi ([email protected] / [email protected]). Jokaista sähköpostiosoitetta voi käyttää vain kerran. Tästä syystä sähköpostiosoitteet, joissa on laajalti käytettyjä nimiä, sisältävät numeron tai erikoismerkin lisäyksenä niiden erottamiseksi käytetyistä osoitteista.

On suositeltavaa määrittää eri sähköpostiosoitteet yksityisiin ja ammatillisiin tarkoituksiin. Tässä tapauksessa viestintä voidaan erottaa ammattimaisesti. Varsinkin pääosoitteen suhteen sinun tulee olla valikoiva ja valita oikeinkirjoitus, joka on yhtä tarttuva kuin vakava. Tietosuojasyistä voi olla järkevää valita palveluntarjoaja, joka sijaitsee Euroopan unionissa. Tässä tapauksessa sovelletaan GDPR: n tiukempia tietosuojalakeja. Samalla viestintä on suojattu viranomaisten pääsyltä. Tämä ei päde Yhdysvaltojen tai muiden maiden palvelimilla ylläpidettyihin tietoihin.

Fantasia -nimet näyttävät epäluotettavilta tai ammattimaisilta. Enintään niitä voidaan käyttää toissijaisina osoitteina yksityisessä viestinnässä. Epäselviä nimiä sisältäviä sähköpostiosoitteita ei pidetä luotettavina. Jos tällaista sähköpostia käytetään pääosoitteena, tämä voi ainakin saada hymyn, kun hän on yhteydessä viranomaisiin tai mahdollisiin työnantajiin. Yleensä se ei puhu vakavuudesta ja on haitallista.

Kärki:

Onko sinulla oma Internet -osoitteesi nimesi kanssa tai yrityksellesi? Tässä tapauksessa voit rekisteröidä palveluntarjoajalta yhden tai useamman sähköpostiosoitteen. Saksassa sijaitsevalle yritykselle on parasta valita huipputason verkkotunnukset (TLD), joiden pääte on de. Tunnetaan myös .net, .org, .eu ja muut päätteet. Kansainväliset yritykset haluavat käyttää .com -verkkotunnusta ja kääntää verkkosivustonsa eri kielille. Yksityishenkilöille riittää yleensä erillinen Internet-osoite, jossa on vähän tallennustilaa ja muutama sähköpostiosoite.

Nämä ovat erot maksetun ja ilmaisen sähköpostiosoitteen välillä

Sähköpostiosoitteiden tarjoajien maksettujen ja ilmaisten tarjousten väliset erot ovat suuria. Joidenkin palveluntarjoajien maksullisessa versiossa esimerkiksi roskapostisuodatin sisältyy toimitukseen. Tämä skannaa kaikki sähköpostitilin sähköpostit mahdollisen vaaran tai mainossanomien varalta. Asetuksista riippuen se suodattaa pois ei -toivotut viestit ja siirtää ne välittömästi epäiltyyn roskapostikansioon.

Vapaa nimivalinta on maksullisten sähköpostin tarjoajien toinen etu. Koska eri päätteitä on saatavilla ei-ilmaisissa versioissa, on helpompi luoda tarttuva, lyhyt, nimipohjainen sähköpostiosoite. Tällaista sähköpostia voidaan käyttää koko elämän ajan, ja se on erottamattomasti sidoksissa henkilöön. Lisääntynyt tietoturva ja parempi asiakastuki ongelmatilanteissa ovat maksullisten palveluntarjoajien tarjoamia lisäetuja.

Lähetä nimettömiä sähköpostiviestejä väliaikaisten sähköpostiosoitteiden kanssa-mikä on mahdollista

Useimmissa tapauksissa tarvitset sähköpostiosoitteen pitkällä aikavälillä. Tästä syystä uusi sähköpostiosoite linkitetään erottamattomasti omaan nimeesi ja muihin henkilökohtaisiin ominaisuuksiisi ja luodaan sähköpostitili. Jokaisen poikkeuksen tiedetään vahvistavan sääntö. Tästä syystä jotkut palveluntarjoajat tarjoavat sinulle sähköpostiviestien lähettämistä nimettömästi. Muut Internet-portaalit tarjoavat mahdollisuuden käyttää tilapäisiä sähköpostiosoitteita, jotka ovat aktiivisia vain 10 minuuttia.

Ei ole epäilystäkään siitä, että tämän tyyppisen sähköpostiosoitteen sovellusalue on rajoitettu. Sovellusalueita ovat esimerkiksi yllätyssähköpostit hyvälle ystävälle tai anonyymi rikosilmoitus poliisille. Tässä tapauksessa anonyymiä sähköpostia voidaan verrata kirjeeseen, joka lähetetään ilman lähettäjää. Tämä on mahdollista eikä ole lain vastaista. Anonyymin sähköpostipalvelun tarjoaja on yhdysvaltalainen 10minutE-Mail.com. Voit tilata tämän verkkopalvelun paljastamatta omaa sähköpostiosoitettasi. Palvelu luo kertakäyttöisen sähköpostiosoitteen, joka on olemassa vain 10 minuuttia. Kopioi väliaikainen sähköpostiosoite leikepöydälle ja syötä se esimerkiksi rekisteröintilomakkeelle.

Kaikki sähköpostit, jotka lähetetään sähköpostiosoitteeseen 10 minuutin kuluessa, näkyvät suoraan postilaatikossasi osoitteessa www.10minutE-Mail.com. Voit lukea vastaanotetut sähköpostiviestit ja vastata niihin. Sähköpostin sisältämiä linkkejä voidaan myös napsauttaa, jotta voit myös vastaanottaa vahvistuslinkkejä sisältäviä sähköpostiviestejä palvelun kautta.

Jos 10 minuuttia ei riitä kaiken työn suorittamiseen, napsauta "Pidennä 10 minuuttia" -linkkiä kerran tai useammin. 10 Minute Mail ei vaadi rekisteröintiä eikä kysy sähköpostiosoitettasi. Jotta sivusto näytetään saksaksi, valitse vasemmasta alakulmasta "saksa" ja napsauta "Muuta".

Lähetä viestejä nimettömänä RE-Mailer-palveluilla

RE-Mailer-palvelut ovat hyödyllisiä myös tietojen lähettämiseen nimettömästi. Jotkut näistä palveluntarjoajista välittävät kaikki sähköpostit palvelimen kautta, joka yleensä toimii viestin lähettäjänä. Todellisen lähettäjän henkilötiedot ovat piilossa, eikä niitä voida jäljittää.

Muut RE -postituspalveluntarjoajat käyttävät palvelinta satunnaisesti. Varsinainen lähettäjä ei myöskään näy. On myös mahdollista käyttää VPN -palvelua (Virtual Private Network). VPN -yhteydet peittävät kaikille laitteille, kuten reitittimelle, määritetyn IP -osoitteen. Sijainti ja käyttäjä voidaan vahvistaa IP -osoitteen perusteella. Sen sijaan, että paljastettaisiin, että viesti lähetettiin nimettömästi Saksasta, VPN-yhteyden kanssa käytetään ns. Tunneliyhteyttä. Tässä tapauksessa todellista lähettäjän tunnistusta ei voida jäljittää.

Useimmat nimettömät sähköpostipalvelut eivät vaadi sähköpostitiliä. Niitä voidaan käyttää vaivattomasti selaimen käyttöliittymän kautta. Liitteiden lähettäminen anonyymillä sähköpostilla on myös mahdollista monien palveluntarjoajien kanssa. Kuten monet muut tekniset innovaatiot, nimettömät sähköpostit, VPN-yhteydet tai RE-Mailer-palvelut tarjoavat mahdollisuuden salata ja naamioida rikollista toimintaa. On sanomattakin selvää, että tällaisia palveluja tulisi käyttää vain lain mukaisesti. Uhkauksia tai lainvastaisia tekoja koskevien pyyntöjen sisältävien sähköpostien lähettäminen sekä nimettömästi lähetetyt tietojenkalastelu- tai roskapostiviestit ovat rangaistavia.

Määritä tietty sähköpostiosoite - sinun on tiedettävä se

Kun olet valinnut sähköpostipalveluntarjoajan ja valinnut käyttämättömän nimen henkilökohtaiselle sähköpostillesi, sähköpostiviestintä omalta sähköpostitililtäsi on vain yhden askeleen päässä. Ennen kuin voit varata ja määrittää tietyn sähköpostiosoitteen pysyvästi, palveluntarjoaja tarvitsee uuden asiakkaan henkilötietoja. Osoitteen lisäksi tulee syöttää myös puhelinnumero ja toinen sähköpostiosoite.

Käyttäjätunnus on tarpeen erottaaksesi sähköpostitilin muista tileistä. Useimmissa tapauksissa käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite ovat samat. Vaihtoehtoisesti on mahdollista määrittää yksittäinen käyttäjänimi. Tämä tarjoaa paremman suojan hakkereita vastaan. Käyttäjänimen lisäksi on määritettävä myös suojattu salasana.

Postilaatikon käytön avaamiseen käytettävän salasanan on oltava salainen. Vaikeasti löydettävä salasana, joka koostuu:

• Kirjaimet,
• Numerot ja
• Koostuu erikoismerkeistä,

tarjoaa riittävän suojan hakkereiden hyökkäyksiä ja tietovarkauksia vastaan tietoverkkorikollisuudesta. Kun olet syöttänyt kaikki henkilökohtaiset tiedot ja tiedot uuden sähköpostin omistajasta, sitä voidaan käyttää. Tämän seurauksena sähköpostit voivat:

1. Web-pohjainen webmail, sähköpostin tarjoajan sähköpostin kautta,
2. Sähköpostiohjelman, kuten Microsoft Outlookin tai Thunderbirdin, kautta
3. Mobiili, tabletin, älypuhelimen ja vastaavien sähköpostiohjelmien kautta

voidaan hakea.

Vaiheittaiset ohjeet: Määritä uusi sähköpostiosoite

Sähköpostin tarjoajan GMX -esimerkin avulla näet, miten uusi sähköpostiosoite määritetään:

Vaihe 1	Siirry osoitteeseen www.gmx.net ja napsauta sivun yläosassa olevaa kenttää "Rekisteröidy ilmaiseksi".
vaihe 2	Seuraavasta ikkunasta löydät uuden sähköpostin tarjoukset. Mainonnan rahoittaman ilmaisen käytön lisäksi voit valita myös maksullisen sähköpostin. Kun olet päättänyt variantista, lopetat valinnan painikkeella "Rekisteröidy nyt".
vaihe 3	Seuraavassa vaiheessa on mahdollisuus tarkistaa haluamasi sähköpostiosoite. Tätä varten riittää, että lisäät haluamasi yhdistelmän vapaalle kenttään. Sähköpostin tarjoaja tarkistaa, onko syötetty sähköpostiosoite käytettävissä. Jos osoite on muutoin määritetty, saat ehdotuksia vastaavista sähköpostiosoitteista.
Vaihe 4	Tämän seurauksena käyttäjän henkilökohtaiset tiedot on syötettävä. Tämä sisältää osoitteen lisäksi syntymäajan ja salasanan, jotka on annettava kahdesti.
Vaihe 5	Jos salasana unohtuu, se voidaan palauttaa tekstiviestillä. Tätä varten on välttämätöntä linkittää matkapuhelinnumero sähköpostitiliin.
Vaihe 6	Seuraava tietoturvakysely, joka käyttää automaattisesti luotua merkkijonoa, varmistaa, että rekisteröinti ei ole automatisoitu.
Vaihe 7	Napsauttamalla painiketta "Hyväksyn. Luo sähköpostitili nyt ”, uusi asiakas hyväksyy sekä palveluntarjoajan yleiset käyttöehdot että tietosuojamääräykset.
Vaihe 8	Sähköpostin tarjoaja vahvistaa uuden sähköpostiosoitteen ja lähettää sähköpostiohjelmien yksittäiset asetukset erillisessä sähköpostissa. Se sisältää saapuvan ja lähtevän postipalvelimen käyttötiedot. Käyttötiedot vaihtelevat postilaatikon tyypin mukaan. Useimmat palveluntarjoajat sallivat sekä IMAP- että POP3 -protokollat vaihtoehtona.

Tärkeää: Määritä suojattu salasana ja arkistoi se

Jotta voit lähettää tai vastaanottaa viestejä sähköpostiosoitteen kautta, tarvitset yleensä salasanan. Päätös siitä, minkä sähköpostin salasanan haluat antaa, on harkittava huolellisesti. Kirjautumisen aikana, kun avaat postilaatikon, sinua pyydetään antamaan salainen salasanasi kahdesti ja asettamaan salasana tällä tavalla. Kaksinkertaisella merkinnällä varmistetaan, ettei kirjoitusvirheitä pääse sisään.

On tärkeää huomata sähköpostitilin salasana ja arkistoida se turvallisuusnäkökohtien mukaisesti. Tämä on tärkeää, koska salasana on ainoa tapa saada pääsy henkilökohtaiseen sähköpostiin.

IMAP- ja POP3 -protokollat - mikä ero on?

Kun olet luonut ja määrittänyt sähköpostiosoitteen, saat henkilökohtaiset käyttötiedot sähköpostin tarjoajalta. Näitä tarvitaan sähköpostien lähettämiseen palveluntarjoajan palvelimelle (lähtevän postin palvelin) ja tietojen vastaanottamiseen (saapuvan postin palvelin).

Vakavin ero vuodesta 1996 lähtien tunnetun POP-protokollan (Post Office Protocol) ja vuonna 2003 käyttöön otetun IMAP-protokollan välillä on sähköpostien välimuistiin tallentaminen. Vaikka POP-protokollan avulla sähköposti ladataan fyysisesti vastaanottajan tietokoneelle ja poistetaan palvelimelta, IMAP-protokollaa voi käyttää useista päätelaitteista. Tässä tapauksessa sähköposti pysyy sähköpostin tarjoajan palvelimella.

IMAP -protokolla tarjoaa selvää lisäarvoa erityisesti nykypäivän verkottuneessa yhteiskunnassa. Vaikka vuosituhannen lopussa sähköposteja käytti vain kiinteä tietokone, nykyään tietojen ja viestien on oltava saatavilla eri päätelaitteilla. Tietokoneen lisäksi käyttäjät tarvitsevat sähköpostinsa älypuhelimella tai tabletilla tai älypuhelimella. IMAP -protokolla takaa saatavuuden kaikissa päätelaitteissa.

On helpompaa ja turvallisempaa käyttää sähköposteja IMAP -protokollan avulla. Jos käytät useita laitteita, voit soittaa nykyisille ja tallennetuille sähköpostiviesteille milloin tahansa. Lisäksi IMAP -protokolla toimii paremmin tietosuoja -asioissa. Tämä voidaan sanoa, koska vanhentuneen POP -protokollan avulla todennustiedot lähetetään monissa tapauksissa selkeänä tekstinä. Tämä tapahtuu ennen kuin SSL -yhteys on muodostettu. Salauksen puute on suuri turvallisuusriski, joka on estettävä.

IMAP -protokollan periaate on samanlainen kuin POP3 -protokollan. Selvä etu on, että palveluntarjoajan palvelin voi estää asetuksia salasanan lähettämisen estämiseksi. Salasana ja sähköposti välitetään vain, kun suojattu SSL-yhteys on muodostettu. Useimmissa tapauksissa yhteenvetona on järkevämpää perustaa IMAP -tili kuin vanhentunut POP -tili. Konfiguraatiot eroavat vain vähäisesti tilin perustamisessa.

Yksinkertaisesti selitetty: saapuvat ja lähtevät postipalvelimet sekä palvelintiedot

Jos määrität IMAP- tai POP3 -tilin, sinulta kysytään erityisesti saapuvan ja lähtevän postin palvelinta. Saapuvan postin palvelin on sähköpostipalveluntarjoajan palvelinkeskuksen palvelimen osoite, johon vain saapuvat sähköpostit tallennetaan. Kullakin sähköpostipalveluntarjoajalla on oma palvelin- ja palvelinosoitteensa sähköpostiviestinnän jakeluun, ja niiden on oltava sähköpostiohjelman hallittavissa. Useimmissa tapauksissa saapuvan postin palvelin koostuu seuraavasta tunnisteesta, joka koostuu siirtoprotokollasta ja palveluntarjoajan tunnisteesta (käyttämällä palveluntarjoajan 1 & 1 Ionos -esimerkkiä):

Saapuvan postipalvelimen palvelinosoitteet: Pop3.ionos.de tai imap.ionos

Vain käyttäjän lähettämät sähköpostit tallennetaan ja jaetaan lähtevän postin palvelimelle. Saapuvan postipalvelimen ja lähtevän postipalvelimen erottaminen varmistaa, että saapuvat ja lähtevät sähköpostit eivät sekoitu tai sekoitu.

Lähtevän postin palvelimia käytetään SMTP -protokollalla. Useimmissa tapauksissa saat seuraavan tunnisteen, joka sisältää myös siirtoprotokollan ja palveluntarjoajan tunnuksen:

Lähtevän postin palvelimen osoite: SMTP.ionos.de

Saapuvan posti- ja lähtevän postipalvelimen oikeiden nimien lisäksi myös palvelintiedot ovat välttämättömiä. Sähköpostipalveluntarjoajasi lähettää yleensä palvelintiedot tervetuliaisviestin mukana. Tarvitset palvelintiedot ilmoittaaksesi sähköpostiohjelmallesi oikeat parametrit saapuvan ja lähtevän postin palvelimelle. Palvelintiedot sisältävät tietoja porteista ja salausmenetelmästä. Nykyaikaiset sähköpostiohjelmat, kuten Microsoft Outlook tai Thunderbird, määrittävät automaattisesti palvelintietojen sekä saapuvan ja lähtevän postipalvelimen syötteet, kun kirjoitat sähköpostipalveluntarjoajan ja sähköpostiosoitteesi. Tämän seurauksena he muodostavat oikean yhteyden.

Info: Miksi SSL -yhteydet ovat tärkeitä

On sanomattakin selvää, että sähköpostien ja niiden liitteiden pitäisi lukea vain vastaanottajan. Kun sähköpostia kuljetetaan, se voidaan lukea teknisesti eri solmuista ja sen sisältö skannata. Poliittiset järjestelmät, joilla on autoritaarinen rakenne, tukeutuvat muun muassa kansalaisten sähköpostiviestien salaamiseen. SSL (Secure Sockets Layer), joka tunnetaan myös uudella nimellään TLS (Transport Layer Security), estää sähköpostitietojen lukemisen. Salausmenetelmä on testattu käytännössä ja sitä käytetään kaikkialla verkkosivustoilla. SSL- tai TSL -salatut Internet -sivut voidaan tunnistaa helposti. Ne näkyvät selainikkunan hakupalkissa nimellä "https".

Mistä yksittäisistä komponenteista sähköpostit koostuvat

Jokainen sähköposti koostuu kahdesta pääosasta:

• Otsikko, jota voidaan kutsua myös sähköpostin pääksi.
• Teksti, joka sisältää sähköpostin sisällön.

Erilaisia yksityiskohtaisia tietoja tallennetaan sähköpostin otsikkoon. Se sisältää tietoja lähettäjästä ja luontipäivästä. Lisäksi otsikko sisältää teknisiä tietoja lähetyksen eri asemista. Koska nämä tiedot eivät ole tärkeitä useimmille käyttäjille, postiohjelmat piilottavat ne useimmissa tapauksissa.

Mistä yksittäisistä komponenteista sähköpostit koostuvat - Ohjeet:

Jos haluat näyttää otsikon kokonaan Microsoft Outlookissa ja lukea vastaanotetun sähköpostin kuljetustiedot, toimi seuraavasti:

1. Avaa viesti kaksoisnapsauttamalla sitä lukualueen ulkopuolella.

2. Napsauta TIEDOSTO> OMINAISUUDET.

3. Otsikkotiedot näkyvät INTERNET HEADERS -kentässä. Ne voidaan kopioida komennolla CTRL + C Microsoft Wordiin tai muuhun tekstiohjelmaan jatkokäsittelyä varten.

   

Mozilla Thunderbirdissä näyttö toimii helpommin. Voit tehdä tämän painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + U näyttääksesi otsikon ja HTML -lähdetekstin.

Mitä tietoja keho sisältää

Runko on erotettu otsikosta tyhjällä rivillä. Se sisältää sähköpostin todelliset tiedot ja voi sisältää vain merkkejä 7-bittisestä ASCII-merkistöstä (American Standard Code for Information Interchange). Koska saksalaiset umlautit eivät sisälly tähän muotoon, ne on ilmoitettava ja koodattava otsikko -osioon. Useimmat sähköpostiohjelmat koodaavat automaattisesti.

Jokainen viesti voi:

• Yksinkertaisena tekstiviestinä yksinkertaisena tekstinä tai
• Lähetetään HTML -viestinä.

HTML -muotoisten tekstien etuna on, että niitä on helpompi lukea. Hypertekstimerkinnän kieltä kutsutaan HTML: ksi. Sitä käytetään sekä tekstien jäsentämiseen että Internet -sivujen ohjelmointiin. HTML on Internetin vakiokieli, ja se on perusta verkkosivustojen ohjelmoinnille.

Muut sähköpostiviestin olennaiset osat

Useimmissa tapauksissa sähköpostiviesti sisältää myös allekirjoituksen. Se on osa kehoa ja antaa tietoja lähettäjästä. Luojan osoite tai yhteystiedot näkyvät yleensä allekirjoituksessa. Kuvat ja hyperlinkit voidaan myös sisällyttää sähköpostin allekirjoitukseen.

Tiedot:

Hyperlinkki on viittaus toiseen verkkosivustoon tai sähköpostiosoitteeseen.

Yksityiset palveluntarjoajat asettavat ns. Posti-alatunnisteeseen vakiotekstin, joka sisältää mainontaa tai viittauksen ilmaiseen palveluunsa.

Liitteet ovat myös osa sähköpostia. Sähköpostin liite on asiakirja, jolla on tietty tiedostopääte ja joka on avattava erillisessä ohjelmassa. Seuraavat liitteet ovat yleisiä:

• Portable Document Format (PDF) -tiedosto.
• Tiedosto MS Wordissa (docx) tai MS Excel -muodossa (xlsx).
• Kuvatiedosto (tiedostopääte jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
• Video- tai äänitiedosto (mov, mp3, mpeg).
• Suorittava tiedosto (exe).

Tärkeä:

Luota liitteenä oleviin suoritettaviin tiedostoihin vain poikkeustapauksissa. Jos et tiedä lähettäjää, useimmissa tapauksissa suoritettavat liitteet sisältävät haittaohjelmia, jotka tartuttavat tietokoneesi huomaamatta. Tämä pätee erityisesti Windows -käyttöjärjestelmää käyttäviin tietokoneisiin.

Lähetetään sähköpostiviestejä, selitetään yksityiskohtaisesti

Sähköposti voidaan välittää Internetin välityksellä millisekunneissa sähköpostitilin kautta. Jos viestiä tarkistetaan jatkuvasti ennen kuin se saapuu vastaanottajalle, siirto kestää yleensä muutaman sekunnin. Mikä tahansa Internetiin liitetty päätelaite voi lähettää ja vastaanottaa sähköpostiviestejä, jos vastaava sähköpostiohjelma on käytettävissä. Tekniseltä kannalta sähköpostiviesti kulkee seuraavasti:

• Sähköposti lähetetään ja lähetetään "Lähetä" -painikkeella.
• Viesti välitetään lähettäjän palveluntarjoajalle ja hänen tililleen olemassa olevan yhteyden (WLAN, LAN, matkapuhelin) kautta. Tämä tarkistaa sähköpostin ja välittää sen vastaanottajan sähköpostin tarjoajalle Internetin kautta. Tämä tehdään eri solmujen kautta. Saksan kaupallinen Internet-vaihto (DE-CIX) on tiedonsiirtonsa ansiosta maailman suurin solmu, jonka tiedonsiirtonopeus on yli 9,1 Tbit / s. Internet -keskuksia löytyy useimmista maailman suurista kaupungeista.
• Sähköpostin vastaanottajan palveluntarjoaja tallentaa sen vastaanottajan postilaatikkoon. Jos alkupäässä on roskapostisuodatin, viesti tarkistetaan mainosten tai haittaohjelmien varalta.
• Sähköposti voidaan kutsua ja näyttää sähköpostiohjelman avulla.

Koska koko sähköpostiviestien lähetysprosessi tapahtuu mahdollisimman lyhyessä ajassa, lähettäjä ja vastaanottaja voivat kommunikoida lähes reaaliajassa. Viestin vastaanottaminen ja lukeminen voidaan jäljittää samanaikaisesti jakelu- ja lukuvahvistuksen avulla. Tämä on tehokasta ja takaa, että tärkeät tiedot ja liitteet voidaan vaihtaa välittömästi. Jos vastaanottaja ei ole tietokoneen kantaman sisällä, hän voi vaihtoehtoisesti näyttää saapuvat viestit postilaatikkonsa push -toiminnolla.

Tiedot:

Push -toiminto on palvelu, jossa sähköpostiviestejä skannataan uusien sähköpostien varalta määrätyin aikavälein tai jatkuvasti. Jos uusia viestejä tulee, ne näytetään. Vaihtoehtoisesti käyttäjä saa tietoa uusista sähköpostiviesteistä.

Mitkä sähköpostisovellukset sopivat Androidille

Erilaisia Windowsista tuttuja sovelluksia suositellaan Android -puhelimissa tai -tableteissa, joissa on Android -käyttöjärjestelmä. Esimerkiksi Microsoft Outlook for Androidia voidaan käyttää. Tablet- tai älypuhelinversiossa ohjelmalla on samanlaiset toiminnot kuin Windowsilla. Sovellukset saivat myös erinomaisen arvosanan Google Play -kaupassa:

• Myös Blue Mail
• Oma posti.

Blue Maililla on intuitiivinen käyttöliittymä ja se määrittää automaattisesti eri palveluntarjoajien sähköpostitilit. Sovellus käyttää suodatintoimintoja, tehtävälistoja ja muistutustoimintoa. Yksi puute on kaikkien viestien välittäminen sovellussuunnittelijan palvelimen kautta. Tässä on tietosuojariski, joka on sisällytettävä ennen sovelluksen asentamista.

My Mail tekee vaikutuksen myös helposti ymmärrettävällä ja käyttäjäystävällisellä käyttöliittymällään. Sovellus mahdollistaa eri tilien hallinnan, ja siinä on integroitu Internet -selain, jota voidaan käyttää sähköpostiliitteiden tarkasteluun.

Kaikkien tunnettujen palveluntarjoajien sähköpostitilit voidaan myös avata verkkopostina selaimessa Androidin kautta. Oletuksena Googlen Gmail -sovellus on asennettu sähköpostiohjelmaksi lähes kaikkiin laitteisiin, joissa on Android -käyttöjärjestelmä. Sovellusta voidaan käyttää myös sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Siinä on myös laajat työkalut sähköpostien järjestämiseen älypuhelimella tai tabletilla Androidilla.

Sähköpostisovellukset iOS- ja Mac OS -käyttöjärjestelmille - nämä vaihtoehdot ovat vakuuttavia

IOS- ja Mac OS -käyttöjärjestelmät iPadille, iPhonelle sekä MacBookille ja iMacille sisältävät esiasennettuja erillisiä sähköpostiohjelmia. Mac OS sisältää Mail -ohjelman. Se tekee vaikutuksen riittävillä varusteillaan. Synkronointi Applen oman pilvipalvelimen iCloudin kanssa tuo merkittävää lisäarvoa.

Vain Apple-laitteita käyttävät käyttäjät arvostavat synkronointia sekä siistiä, käyttäjäystävällistä ja tyylikästä pintaa. Apple Mail -sovellus iOS: lle on myös esiasennettu iPadiin ja iPhoneen. Se tekee vaikutuksen myös kannettaviin laitteisiin yksinkertaisella sähköpostitilien asetuksella ja korkealla käyttömukavuudella.

Microsoft Outlook voidaan asentaa myös laitteisiin, joissa on iOS -käyttöjärjestelmä. Useimmat Microsoft -ohjelmat ovat saatavilla App Storesta. Ne voidaan asentaa ja käyttää ilman ongelmia. Erityisesti Microsoft Exchange -tilillä varustetuissa yrityssovelluksissa on varmistettu, että kaikki viestit näkyvät mobiililaitteissa ja kiinteissä päätelaitteissa viipymättä käytetystä käyttöjärjestelmästä riippumatta.

Vaihtoehtoisia sähköpostisovelluksia iOS: lle, jotka tarjoavat lisäarvoa käyttäjille, ovat esimerkiksi seuraavat sovellukset:

• Kipinä ja
• Newton.

Spark tarjoaa käyttäjille sen edun, että tärkeimmät ilmoitukset ja sähköpostit näkyvät yleensä laitteen yläosassa. Tämä on erityisen mielenkiintoista pienille päätelaitteille, kuten iPhonelle. Sovellus erottaa sähköpostit automaattisesti uutiskirjeistä ja sisältää älykkään postilaatikon.

Newton -sovellus kiinnostaa ensisijaisesti käyttäjiä, joille on tärkeää pystyä lukemaan viestisi helposti. Sovellus tekee vaikutuksen yksinkertaisella valikossa navigoinnilla, jolla viestit voidaan lukea, välittää tai lähettää yhdellä silmäyksellä. Yksinkertaisesta rakenteestaan huolimatta sillä on kaikki tärkeät toiminnot yksityisille käyttäjille ja liikemiehille.

Yritykset palveluntarjoajien takana - nämä suuret toimijat hallitsevat markkinoita

Suurin osa kansallisesti tai maailmanlaajuisesti toimivista yrityksistä on maksuttomien tai maksullisten sähköpostitilien tarjoajien takana. Monet sähköpostin tarjoajat, jotka tarjoavat ilmaisia sähköpostiviestejä, käyttävät saatuja henkilötietoja mainostarkoituksiin. Ulkomaiset palveluntarjoajat ovat osoittaneet, että skannaavat saapuvat sähköpostit avainsanojen varalta ja myyvät kerättyjä, nimettömiä tietoja mainosasiakkaille.

Tämän tiedon perusteella on tärkeää ymmärtää, miten yritykset suhtautuvat tietosuojaan ja mainontaan ennen kuin päättävät sähköpostin tarjoajasta. Monissa tapauksissa kannattaa sijoittaa halpaan, maksettuun sähköpostitiliin. Lisäkustannukset takaavat, että mainonta ja roskapostiviestit jätetään pois ja GDPR: n mukainen tietosuoja säilytetään.

Jotkut suurimmista sähköpostiosoitteiden tarjoajista ja niiden emoyrityksistä:

Gmail	Google
Yahoo sähköposti	Yahoo
1 ja 1 Ionos	Yhdistetty Internet
Web.de	Yhdistetty Internet
GMX	Yhdistetty Internet
Telecom Mail	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Roskapostisuodattimien määrittäminen ja roskapostiviestien tunnistaminen - tämä sinun pitäisi tietää

Tutkimukset ovat vahvistaneet, että niin kutsuttujen roskapostien osuus voidaan arvioida yli 50 prosentiksi. Yleensä roskaposti tai "roska" on termi, jota käytetään kuvaamaan joukkosähköposteja, jotka sisältävät mainontaa ja joita vastaanottaja ei ole pyytänyt. Ne lähetetään ei-toivottuina ja voivat tehdä vastaanottajan sähköpostin postilaatikosta hämmentävän. Haluttujen ja ei -toivottujen viestien erottaminen kestää kauan. Samaan aikaan roskapostit voivat sisältää haittaohjelmia ja viruksia, ja ne voivat vakoilla sähköpostin vastaanottajaa ja hänen henkilötietojaan.

Niin sanottu "phishing", jossa väärennettyjä sähköpostiviestejä tai verkkosivuja käytetään pankkitietojen tai henkilötietojen varastamiseen, on ollut kasvava uhka jo vuosia. Rikollisjoukot ja totalitaaristen valtioiden tukemat hallituksen hakkerit yrittävät vahingoittaa väärennettyjä sähköpostiviestejä kaikilla kanavilla. Sähköpostiohjelman roskapostisuodatin voi auttaa estämään ei-toivotut tai mahdollisesti vaaralliset sähköpostit.

Lisäksi seuraava koskee kutakin sähköpostin vastaanottajaa liitteineen:

Avaa liitteet, joiden tiedostopääte on .exe, .doc, .pdf ja muut tiedostotunnisteet, jos tiedät lähettäjän ja luotat siihen. Muussa tapauksessa on mahdollista, että yksittäinen tiedosto avaa tietokoneesi viruksille ja haittaohjelmille. Yhdellä napsautuksella voit vakoilla tietojasi huomaamatta.

Haittaohjelmien uhka ja ei -toivotun mainonnan suuri osuus tarkoittavat, että roskapostisuodattimien, joita kutsutaan myös roskapostisuodattimiksi, käyttämiselle ei ole vaihtoehtoa. Roskapostisuodatin toimii selkeän algoritmin mukaisesti ja voi selvittää suuren osan ei-toivotuista sähköpostiviesteistä. Palveluntarjoajat, jotka ovat integroineet roskapostisuodattimen tarjoukseensa, luokittelevat sähköpostit muun muassa lähettäjän osoitteen tai otsikon merkintöjen perusteella. Jos sähköpostista löytyy sanoja, termejä tai ilmaisuja, jotka viittaavat ei-toivottuun mainontaan tai haittaohjelmia sisältävään liitteeseen, nämä viestit merkitään tai siirretään välittömästi Roskaposti- tai Roskaposti-kansioon.

Voit selvittää, miten tunnistat roskapostin tai roskapostin postilaatikostasi ja mitkä 7 pistettä ovat tärkeitä artikkelista: "Epäilyttävät sähköpostit: Näillä 7-vaiheisilla ohjeilla voit suojautua haittaohjelmilta ja viruksilta."

Mustat listat ja todennäköisyyslaskelmat

Ei -toivottuja termejä sisältävien mustien listojen lisäksi palveluntarjoajat työskentelevät myös todennäköisyyslaskelmilla. Järjestelmä laskee käyttäjän aiemmista poistoprosesseista, mitkä sähköpostit tulee välittää edelleen ja jotka ohjataan välittömästi roskapostikansioon.

Voit yleensä tunnistaa roskapostit seuraavista ominaisuuksista:

• Sinua ei puhuta henkilökohtaisesti, mutta yleisellä tervehdyksellä.
• Napsautettavat linkit tai kuvat löytyvät viestin tekstistä.
• Linkkien URL -osoite johtaa tuntemattomille palvelimille. URL -osoite tulee näkyviin heti, kun siirrät hiiren linkin päälle napsauttamatta sitä.
• Aihe on sensaatiomainen, sisältää kirjoitusvirheitä tai pyynnön kirjautua verkkopankkiin tai muulle suojatulle alueelle välittömästi.
• Lähettäjän jälki tai sähköpostin allekirjoitus puuttuu.
• Liitteenä on Zip-, Exe-, Word- tai Excel -tiedostoja.

Näiden ja muiden merkkien sattuessa on suositeltavaa olla avaamatta sähköpostia ja tuhota linkit ja liitteet avaamatta niitä. Jos lähettäjä on tiedossa, ota yhteyttä häneen, jos olet epävarma, jotta tietokone ei salaa salaa haittaohjelmilta.

Kuinka integroida roskapostisuodattimet ja roskasuodattimet sähköpostiohjelmiin

Kaikkia sähköpostiosoitteita ei ole testattu maksutta roskapostin tai haittaohjelmien varalta. Palveluntarjoajat tarjoavat pääsääntöisesti jatkuvaa ammattimaista testausta kuukausimaksusta. Jos haluat luopua palveluntarjoajan ensivahvistuksesta, voit vaihtoehtoisesti käyttää sähköpostiohjelmaa sähköpostisi tarkistamiseen. Sama pätee, jos haluat optimoida palveluntarjoajan tarkistamat sähköpostit lisäsuodatinsuojauksella. Roskasuodatin voidaan aktivoida useimmissa sähköpostiohjelmissa pienellä vaivalla. Tätä voidaan käyttää sieppaamaan roskapostia tai tietojenkalasteluviestejä, joita sähköpostin tarjoajan roskapostisuodatin ei tunnistanut. Tämä lisää myös tietoturvaa.

Aktivoi roskapostisuodatin Microsoft Outlookissa - se on niin helppoa

Microsoft Outlookin roskapostisuodatin voidaan aktivoida helposti valikkoriviltä. Se sijaitsee valikkokohdassa "Poista" ja se näkyy "läpinäkyvänä avatarina, jossa on kielto -merkki". Kuvakkeen napsauttaminen avaa roskapostisuodattimen valikon alakohteen ”Roskapostiasetukset” alla. Suodatuksen voimakkuutta voidaan sitten säätää.

Asetuksen jälkeen Outlookin roskapostiksi tunnistamat viestit siirretään automaattisesti roskapostikansioon.

Aktivoimalla valintaruudun "Varoita minua epäilyttävistä verkkotunnuksista sähköpostiosoitteissa" saat myös turvallisuusvaroituksen, ennen kuin linkki aktivoidaan sähköpostissa. Nämä suojausasetukset voivat auttaa varmistamaan, että sähköpostiviestintä on turvallisempaa ja ammattimaisempaa. Kehittyneistä suodatusmenetelmistä huolimatta roskapostikansio kannattaa tarkistaa aika ajoin. Tämä on tarkoituksenmukaista, koska harvinaisissa tapauksissa myös tärkeät viestit voidaan suodattaa pois.

Aktivoi Thunderbirdin roskasuodattimen asetukset

Roskasuodattimen asetukset voidaan tehdä myös Thunderbirdissä, Firefox -selaimen ilmaisessa sähköpostiohjelmassa. Thunderbird käyttää mukautuvaa algoritmia, joka aktivoidaan oletuksena. Mukautuva, itseoppiva suodatin voidaan myös kytkeä päälle. Hän oppii aiemmasta sähköpostien käsittelystä ja päättelee, mitkä viestit ovat haluttuja ja voidaan luokitella roskapostiksi.

Thunderbirdin roskasuodattimen asetukset ovat osoitteessa:

• Työkalut> Asetukset> Suojaus ja alaspäin
• Roskaposti -välilehdessä

säätää. Napsauttamalla: "Aktivoi roskaprotokolla itseoppivalle suodattimelle" adaptiivinen suodatin kytketään päälle.

Ei roskapostisuodatinta Windows Mailissa

Nykyisessä Windows Mailin versiossa, jota tarjotaan maksutta vakiona Windows 10: n kanssa, ei ole asennettu omaa roskapostisuodatinta. Windows Mail kartoittaa sähköpostin tarjoajan järjestelmäkansion 1: 1. Jos palveluntarjoaja, esimerkiksi GMX tai Yahoo, tarjoaa roskapostitoiminnon, kansio näkyy myös Windows Mailissa. Microsoftilla sisäisen roskapostisuodattimen asetusvaihtoehdot ovat mahdollisia vain Microsoft Outlookissa.

Kentät "Vastaanottaja", "Kopio" ja "Piilokopio" - ovat tärkeitä viestinnän kannalta

On hyvin todennäköistä, että huomasit kentät "Vastaanottaja" "Kopio" ja "Piilokopio", kun tarkastelet sähköpostiohjelmaasi. Nämä näkyvät oletusarvoisesti kaikissa sähköpostiohjelmissa, kun haluat lähettää sähköpostia.

Vastaanottaja -kenttä on tärkein syöttökenttä ja välttämätön viestin lähettämiselle. Se toimii vastaanottajan paikkamerkkinä. Vastaanottajan sähköpostiosoite on kirjoitettava Vastaanottaja -kenttään seuraavan mallin mukaisesti:

paikallinen osa = esim. Esimerkiksi: max.muster / domain-part = esim. Gmx.de erotettuna @ -merkillä.

Esimerkki: [email protected]

Kirjoita Vastaanottaja-kenttään vastaanottajat, joille haluat lähettää nimenomaisen sähköpostiviestin ja joilta odotat esimerkiksi vastausta tai toimintoa. Jokaisessa sähköpostissa on oltava vastaanottaja, muuten sähköpostiviestejä ei voi lähettää.

Kenttä "Cc" tarkoittaa "kopiota" käännettynä englannista ja saksaksi "Cc" kutsuttaisiin kopioksi. Kirjoita sähköpostiosoite Kopioi-kenttään ja lähetä kopio sähköpostista muille vastaanottajille. Esimerkiksi liiketoimintaympäristössä on yleistä käyttää tätä reittiä esimiesten tai muiden työntekijöiden tiedottamiseen. Sähköposti lähetetään suoraan vastaanottajalle. Vastaanottajat voivat lukea Kopio -kentästä, mitkä muut ihmiset ovat myös vastaanottaneet viestin. Kirjoita Kopio-kenttään yhteenveto vastaanottajista, joille haluat ilmoittaa sähköpostin sisällöstä, mutta joilta et odota palautetta tai toimia.

Lyhenne "Piilokopio" -kentässä tarkoittaa kirjaimellisesti "sokea kopio". Käännettynä se tarkoittaa näkymätöntä kopiota. Piilokopio-syöttökenttää käytetään poikkeustapauksissa, esimerkiksi jos haluat todennettavissa olevista syistä sulkea pois mahdollisuuden, että viestin vastaanottaja ei saa selville, ketkä muut ihmiset ovat myös saaneet sähköpostiviestin.

Piilokopio-kenttää voidaan käyttää myös, jos sähköpostiviesti lähetetään jakeluluetteloon, jossa on useita vastaanottajia. Kirjoita tässä tapauksessa kaikkien vastaanottajien sähköpostiosoitteet Piilokopio -kenttään. Kaikki vastaanottajat saavat sähköpostin. Samalla he eivät voi nähdä, kuka kuuluu jakeluluetteloon, eivätkä myöskään tiedä vastaanottajien sähköpostiosoitteita. Voit kertoa, että vastaanottajat on asetettu "Piilokopioon" sähköpostin avaamisen jälkeen katsomalla viestin lähettäjäaluetta, jos sähköpostiosoitteita ei ole luettelossa.

Eri vastaanottajakentillä ilmoitat vastaanottajille, miten he liittyvät viestiin ja millaista reaktiota odotat.

Lähetetyn sähköpostin soittaminen takaisin - nämä ovat vaihtoehtosi

Kaikki tietävät tunteen seuraavassa tilanteessa: Kirjoitat sähköpostiviestin ja olet unohtanut lisätä mielekkään sähköpostin liitteen tai lisätä tärkeän yhteystiedon "Cc" -kenttään. Koska sähköposti voi tavoittaa vastaanottajan sekunnin murto-osassa, lähetettyjä sähköpostiviestejä on vaikea muistaa. Hankkeen onnistuminen edellyttää nopeutta.

Soita takaisin sähköpostilla Microsoft Outlookista

Kun sähköposti palautetaan, lähetetty viesti yritetään noutaa vastaanottajien postilaatikoista, jos sitä ei ole vielä luettu. Tästä syystä sinun tulee nopeasti soittaa takaisin väärin lähetettyyn sähköpostiviestiin. Voit myös vaihtaa viestin korvaavaan viestiin.

Vaihtoehto soittaa viestejä on käytettävissä Microsoft Outlookissa:

• Kun sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on Microsoft 365- tai Microsoft Exchange -tili samassa organisaatiossa.

Voit palauttaa viestin Outlookista seuraavasti:

Valitse Outlook -ikkunan vasemmalla puolella olevasta kansiosta "Lähetetyt" -kansio.

Avaa viesti, jonka haluat soittaa takaisin kaksoisnapsauttamalla sitä.

Valitse välilehdeltä Viesti> Toiminnot ja napsauta "Soita takaisin tähän viestiin" -painiketta.

Palveluntarjoajien, kuten GMX, Gmail tai Web.de, sähköpostien soittaminen takaisin ei ole periaatteessa mahdollista. Googlen Gmail-sähköpostipalvelu voidaan asettaa siten, että viesti pysyy jonossa 30 sekuntia. Tänä aikana sinulla on mahdollisuus keskeyttää lähetys. 30 sekunnin kuluttua sähköposti lähetetään eikä sitä voi noutaa.

Lopuksi on tärkeää tarkistaa jokainen sähköposti ennen sen lähettämistä. Seuraavien kysymysten vastaaminen ennen viestin lähettämistä voi auttaa välttämään vääriä tai puutteellisia sähköpostiviestejä:

• Olenko ottanut huomioon kaikki viestin vastaanottajat?
• Onko kenttien "Vastaanottaja", "Kopio" ja "Piilokopio" määritetty sähköpostiosoitteet oikein?
• Onko sähköpostilla merkityksellinen aihe?
• Olenko lisännyt kaikki asiaankuuluvat sähköpostin liitteet?
• Olenko tarkistanut tekstini oikeinkirjoitus- ja merkkivirheiden ja täydellisyyden varalta?
• Onko oikea sähköpostin allekirjoitus lisätty?

Tämän tarkistuslistan avulla voit olla varma, että virheellisiä tai puutteellisia viestejä ei lähetetä ja että vain ammattimaisesti valmistetut sähköpostit saapuvat vastaanottajillesi.

Tiedot:

Outlook-kalenterin ja kaikkien muiden kalenterisovellusten kokouspyyntöjen kalenteriasetukset voidaan noutaa helpommin kuin sähköpostit. Voit tehdä tämän yksinkertaisesti merkitsemällä asetetun tapaamisen Outlookin kalenteriin ja etsimällä valikosta alakohtaa "Poista" .Poista poistotoimintoa painamalla kaikki osallistujat saavat tiedon tapaamisen peruuttamisesta. Kun poistat kokouspyynnön, on järkevää ilmoittaa soittamisen syy tekstissä osallistujille, jotta vältetään kyselyt.

Vaihtoehto sähköpostille: postituslistat ja mitä kannattaa varoa

Postituslista on pohjimmiltaan sähköpostin jakelulista. Postituslistojen periaate on yksinkertainen ja testattu, ja sitä käytetään pääasiassa uutiskirjeissä.

Ensimmäisessä vaiheessa kiinnostunut osapuoli tilaa postituslistan. Hän esimerkiksi tilaa sellaisen yrityksen uutiskirjeen, jonka tuotteista hän on kiinnostunut. Kun sähköpostiosoite on tarkistettu ja tietosuojatiedot luettu, asianomainen osapuoli on osa postituslistaa. Jos uusi uutiskirje lähetetään, se lähetetään kaikille muille jäsenille sähköpostitse.

Pääsääntöisesti erotetaan toisistaan:

• Moderoitu ja
• Moderoimattomat postituslistat.

Valvottujen postituslistojen tapauksessa vastuullinen valvoja tarkistaa viestin ennakoivasti, ennen kuin se välitetään edelleen kaikille osallistujille. Yksi tärkeä testikriteeri on ns. Siinä kuvataan säännöt sosiaalisen viestinnän käyttäytymisestä Internetissä. Jos viesti sisältää rasistisia tai loukkaavia kommentteja tai töykeitä sanoja, sitä ei välitetä eteenpäin. Valvojat tarkistavat myös viestin sisällön, jotta roskapostia tai mainosviestejä ei välitetä suodattamatta. Muokkaamattomien postituslistojen tapauksessa jokainen viesti toimitetaan kaikille vastaanottajille tarkistamatta.

Postituslistat ovat käteviä ja tehokkaita. Koska henkilötiedot, kuten henkilökohtainen sähköpostiosoite, ovat vapaasti saatavilla sähköpostilistojen tapauksessa, jokainen postituslista on tarkistettava yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännösten mukaisesti. Henkilötiedot on aina pidettävä suojattuna ja piilossa näkyviltä, eivätkä ne saa olla luvattomien henkilöiden saatavilla.

Postituslista voi syntyä myös tiedostamatta, jos sähköpostin "Vastaanottaja" -kenttään on merkitty useita sähköpostiosoitteita pelkkänä tekstinä. Tässä tapauksessa jokaisella vastaanottajalla on pääsy lähetettyihin tietoihin. Tämän kiertämiseksi on järkevää käyttää Piilokopio -osoitekenttää, jos viestit on lähetettävä useille vastaanottajille. Tämä menettely takaa, että kaikki vastaanottajat saavat tietosuojaa noudattavan sähköpostin.

Postituslistat henkilökohtaiseen käyttöön

Postituslistat ovat välttämätön osa yksityistä sektoria. Jos haluat kommunikoida useiden ihmisten kanssa samanaikaisesti sähköpostitse, sähköposti on pienin yhteinen nimittäjä. Toinen vaihtoehto kommunikointiin ovat sanansaattajat, kuten Facebook tai WhatsApp. Monissa tapauksissa Facebook -ryhmät hylätään, koska kaikki eivät tietosuojasyistä halua liittyä Facebookiin. Verkkofoorumi on monimutkainen ja kestää pitkään, joten sähköpostit näyttävät ensi silmäyksellä parhaalta vaihtoehdolta.
Tavallisella sähköpostiohjelmalla ohjattavilla sähköpostin jakelulistoilla on ratkaiseva haitta. Kaikki käyttäjät eivät tiedä ja noudattavat viestintäsääntöjä ja kaaos on väistämätöntä. Vaikka jotkut vastaavat vain yhdelle henkilölle, vaikka he halusivat puhua kaikille, toiset käyttäjät menevät päinvastaiseen suuntaan. Myös ne, jotka haluavat poistua postituslistalta, kohtaavat haasteita, koska heidän osoitettaan ei tallenneta vain kerran keskitetysti. Jokaisella ryhmän osallistujalla on sähköpostiosoite, mikä on myös ongelmallista tietosuojan kannalta.

Keskeinen postituslista on tie ulos tästä ärsyttävästä dilemmasta. Erityisesti

• Yliopistot tai
• Viestintään koulussa,
• Töissä tai
• Harrastuksiin,

Postituslistat ovat ensimmäinen valinta, koska ne on helppo asentaa.

Internetissä on useita palveluntarjoajia, jotka ovat helppoja ja tehokkaita käyttää. Esimerkki ilmaisesta postituslistan tarjoajasta on Google -ryhmät. Jos arvostat Saksan lain mukaista tietosuojaa, voit perustaa postituslistan Posteossa maksutta. JPBerlinissä voit varata jopa viisi postituslistaa seitsemällä eurolla kuukaudessa. Voit perustaa oman luettelopalvelimesi esimerkiksi ezmlm: n avulla. Mailman -ohjelmisto soveltuu myös postituslistojen hallintaan järjestelmänvalvojan ja eri jakelulistojen kanssa.

Yhteenveto sähköposteista ja niiden käyttö

Nykyään on tavallista lähettää tietoja ja asiakirjoja sähköpostitse. Joka päivä miljardit sähköpostiviestit vaihdetaan muutamassa sekunnissa. Tästä syystä sähköposti on yksi tärkeimmistä ja tehokkaimmista viestintävälineistä.

Sähköpostiosoitteen määrittämiseksi tarvitset ensin palveluntarjoajan, joka hallinnoi sähköpostit ja tilin. On lukemattomia palveluntarjoajia, jotka tarjoavat ilmaisia tai maksullisia versioita sähköpostiosoitteesta. Rekisteröityminen sähköpostipalveluntarjoajalle on helppoa ja se voidaan tehdä vain muutamalla vaiheella. Maksullisilla sähköpostitileillä on monia etuja ilmaisiin versioihin verrattuna. Integroitu roskapostisuodatin, joka lajittelee huolellisesti mainossähköpostit ja sähköpostit, joihin on liitetty haittaohjelmia ja viruksia, on merkittävä lisäarvo. Roskasuodatin helpottaa sähköpostien käsittelyä ja tekee viestinnästä turvallisempaa.

On mahdollista lähettää tai vastaanottaa sähköpostiviestejä suoraan palveluntarjoajalle webmailin kautta. Webmail on selainpohjainen sähköpostien käsittely ilman paikallista sähköpostiohjelmaa. Sähköpostiohjelmilla, kuten Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Mail tai Apple Mail, on laajoja etuja. Esimerkkejä ovat viestien yksittäinen arkistointi tai parempi yhteistyö muiden käyttäjien kanssa tiimirakenteissa.

Sähköpostiohjelmassa käyttäjän on päätettävä, haluaako hän lähettää ja vastaanottaa viestejä POP3- tai IMAP -protokollalla. IMAP -protokolla ei tallenna tietoja paikallisesti, ja se on erityisen mielenkiintoinen käyttäjille, jotka työskentelevät useiden päätelaitteiden kanssa. Lisäksi se tarjoaa etuja tietosuojan kannalta. Käytettävän protokollan mukaan saapuvan postipalvelimen, lähtevän postin palvelimen ja palvelimen osoitteiden määritykset vaihtelevat.

Kun määrität henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen, on tärkeää valita tarttuva ja suojattu salasana. Kun lähetät sähköposteja, sinun on myös liitettävä allekirjoitus. Näin vastaanottajat voivat tunnistaa vastaanottajan milloin tahansa. Jokaisessa sähköpostissa on myös tietty tervehdys ja aihe. Sähköpostin tekstin lisäksi viesteillä voidaan lähettää tai vastaanottaa liitteitä, kuten asiakirjoja, kuvia tai videoita.

Sähköpostiliitteiden koko ei saa ylittää 5 Mt. Kun vastaanotat sähköpostiviestejä liitteineen, sinun on tarkistettava, onko lähettäjä luotettava. Tämä on välttämätöntä, koska liitteet voivat milloin tahansa sisältää haittaohjelmia ja viruksia, jotka tartuttavat tietokoneesi huomaamatta.

Ennen kuin valitset sähköpostipalveluntarjoajan ja henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen, on tärkeää päättää kaikista tarjouksista. Tässä tapauksessa voit löytää palveluntarjoajan, joka sopii henkilökohtaisiin ideoihisi ja puite -ehtoihisi.Jokainen, joka tietää sähköpostin tärkeimmät perusehdot ja voi hallita sähköpostiohjelmia, voi kommunikoida ammattimaisesti sähköpostitse.