Ohjelmistot toimiston jokapäiväisessä elämässä: Microsoft Office ja vaihtoehdot

Täältä voit lukea kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää eri Office -ohjelmista

Työelämä on muuttunut selvästi digitalisaation seurauksena. Vuosia sitten ihmiset käyttivät yhä enemmän puhelinta keskustellakseen liiketoiminta-asioista, mutta nykyään he luottavat sähköpostiin tai viestintään viestintäpalvelujen, kuten WhatsAppin tai Facebookin, kanssa. Varsinkin koronakriisin puhjetessa työmaailma on uudistunut ratkaisevasti. Henkilökohtaiset kokoukset ja työmatkat antavat tilaa digitaaliselle viestinnälle videoneuvottelujärjestelmien, kuten Zoomin tai Skypen, kanssa. Tämä kehitys vaikuttaa myös yksityiseen sektoriin.

Edistyneen digitalisaation myötä toimistokommunikaatioon liittyvä verkottunut ohjelmisto on tulossa yhä tärkeämmäksi ja suositummaksi. Tästä syystä ohjelmilla, joita voidaan käyttää jokapäiväisessä yksityisessä tai yritystoimistoelämässä, on ratkaiseva rooli toimistossa. Miljoonat ihmiset Saksassa ja miljardit ihmiset ympäri maailmaa käyttävät päivittäin Microsoft Officea toimiston ohjelmien tunnetuimpana edustajana sekä ilmaisia ohjelmistoja, kuten LibreOffice, Open Office tai Ashampoo Office.

Siksi ohjelmisto on tärkeä ammattimaisessa toimistoviestinnässä

Jos katsot haasteita, joita yritykset tai yksityishenkilöt kohtaavat globalisaation vuoksi, voit ymmärtää, miksi nykyaikainen toimistoviestintäohjelmisto on välttämätön. Yritykset kilpailevat tuotteillaan monien muiden kansallisten ja kansainvälisten yritysten kanssa. Erilaisten olosuhteiden vuoksi tuotteita voidaan valmistaa ja markkinoida halvemmalla joissakin maissa. Tätä taustaa vasten on erityisen tärkeää perustaa ammattimainen markkinointi omaan tuotevalikoimaasi, joka tuo lisäarvoa ja etuja. Samalla on tärkeää pystyä reagoimaan nopeasti ja tehokkaasti asiakkaiden kyselyihin.

Esimerkki:

Keskikokoinen yritys markkinoi jääkaappia teknisenä tuoteinnovaationa maailmanmarkkinoilla. Kiinnostuneet ja nykyiset asiakkaat saavat alustavaa tietoa alueellisista ja kansallisista esityksistä. Tilanne on samanlainen Internetissä esitettyjen online -esitysten kanssa. Näihin ja muihin markkinointitoimenpiteisiin yritys käyttää nykyaikaisia esitysohjelmistoja, kuten Microsoft PowerPoint.

Kiinnostuneet asiakkaat pyytävät tarjouksen uudentyyppisestä jääkaapista. Yleinen hintalaskelma, joka sisältää kaikki materiaali- ja valmistuskustannukset, määritettiin laajoissa laskelmissa Microsoft Excelissä. Lukemattomat pöydät yhdistettiin luomaan oikeudenmukainen ja riittävä tarjous jokaiselle asiakkaalle. Kustannusten laskemisen lisäksi yrityksessä käytetään Microsoft Exceliä myös sisäisten henkilöstökustannusten laskemiseen ja monien muiden prosessien kirjaamiseen.

Kun tarjoushinta on määritetty Microsoft Excelissä, yritys luo Microsoft Wordin avulla sisällöllisen ja motivoivan saatekirjeen. Tämä on selkeästi jäsennelty ja välittää tuotteen ja tarjouksen edut ja lisäarvon. Microsoft Word ja Microsoft Excel on linkitetty CRM -ohjelmaan tätä tarkoitusta varten. Tämä lisää automaattisesti mahdollisen asiakkaan yhteystiedot kirjeeseen ja tallentaa tarjouksen sisäiselle palvelimelle. Viimeisessä vaiheessa tuotevalikoima lähetetään erikseen sähköpostitse Microsoft Outlookin avulla.

Esimerkki osoittaa selvästi, kuinka tärkeitä nykyaikaiset ohjelmistot ovat toimistossa. Nykyaikaisen toimistoviestinnän tehtävät tai tarjousten laskeminen olisi vaikeampaa ja virhealttiinta ilman verkotettuja ohjelmistosovelluksia. Microsoft Office -ohjelmien lisäksi, joita monet yritykset käyttävät markkinajohtajina, yllä olevan esimerkin vaatimukset voidaan suorittaa myös ilmaisilla ohjelmistoilla, kuten Libre Office.

On tärkeää, että toimiston ohjelmien yksittäiset toiminnot verkotetaan mielekkäästi toisiinsa. Nykyaikaisilla toimisto-ohjelmistoilla on mahdollista luoda laadukkaita esityksiä, ammattimaista tekstinkäsittelyä, oikeita laskentataulukoita ja muita sovelluksia. Monissa tapauksissa tulokset voidaan näyttää vain muutaman napsautuksen jälkeen.

Samaan aikaan Microsoft Officen kaltaisista ohjelmistoista on vähän hyötyä, jos niitä ei voida käyttää ammattimaisesti. Tästä syystä on erittäin tärkeää, että toimiston työntekijät tai yksityiset käyttäjät tuntevat ja käyttävät ohjelmistosovellusten mahdollisuuksia. Tässä tapauksessa nykyaikaiset toimisto -ohjelmistot, kuten Microsoft Office tai Libre Office, täyttävät tarkoituksensa ja auttavat käyttäjiä kommunikoimaan tehokkaasti ja yksilöllisesti.

Microsoft Office - toimisto -ohjelmistojen lippulaiva

Microsoft Office on ollut saatavilla toimisto -ohjelmistona vuodesta 1989. Alun perin yksinomaan Macintoshille tarkoitetut Microsoft Office for Windows -versiot julkaistiin nopeasti. Ensimmäisessä versiossa nykyään tunnetuimmat sovellukset olivat:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Myös Microsoft PowerPoint
• Microsoft Mail

sisältää.

Ajan myötä Microsoft Officea on kehitetty jatkuvasti. Myymälöistä voi tällä hetkellä ostaa erilaisia painoksia eri vastuualueille. Microsoft Officen nykyisessä jälleenmyyntiversiossa on nimi Office Home & Business2021-2022 ja maksaa kertamaksun 299 euroa. Se voidaan hankkia yleisimmille käyttöjärjestelmille, kuten Windows, MacOS, iOS tai Linux. Hinta sisältää Outlook-, Word-, Excel- ja PowerPoint for Windows- tai Mac -tietokoneille täysin asennetut versiot. Opiskelijat, joilla on ylioppilaskortti, saavat Microsoftin Koti ja opiskelija2021-2022 kertamaksulla 149 euroa. Opiskelijaversio sisältää vain Microsoft Wordin, Excelin ja PowerPointin, Outlook ei ole käytettävissä.

Vanhempien MS Office -versioiden käyttäjät voivat edelleen käyttää niitä ja avata tiedostoja uusilla tiedostomuodoilla docx, xlsx tai pptx. Tässä tapauksessa on hyödyllistä asentaa ja käyttää Microsoftin maksutonta yhteensopivuuspakettia.

Kärki:

Microsoft Outlook on ilmainen tablet -laitteiden ja älypuhelimien mobiiliversiossa, ja sen voi ladata maksutta Applen tai Android -laitteiden sovelluskaupasta. Lisäksi vanhemmat Office -versiot, esimerkiksi Office 2007 tai 2010, voivat silti toimia Windows 10 -käyttöjärjestelmässä.

Microsoft Officen ostamismahdollisuuden lisäksi valmistaja Microsoft on tarjonnut Office-tilauspohjaisen lisenssin kauppanimellä vuodesta 2011 Office 365 klo. Halutusta toimituksesta riippuen yksityisasiakkaiden hinnat ovat 10 euroa kuukaudessa (vuositilaus 99 euroa) Microsoft Office -perhe. Yrityksille Microsoft tarjoaa erilaisia tilausversioita, jotka maksavat 10,50–16,90 euroa kuukaudessa. Yritykset hyötyvät seuraavista lisäohjelmistosovelluksista:

• Microsoft Publisher (toimisto- ja suunnitteluohjelmisto).
• Microsoft Access (tietokanta).
• Microsoft Exchange (sähköpostipalvelin).
• Microsoft OneDrive Business (pilvi).
• Microsoft SharePoint (verkkosovellus yhteistyöhön).
• Microsoft Teams (alusta, joka yhdistää chatin, kokoukset, muistiinpanot ja liitteet).

Tarkat hinnasuunnitelmat ja tiedot Microsoft Officen sisältämistä ohjelmista ja pilvipalveluista löytyvät osoitteesta www.microsoft.com. Lisäksi Microsoft tarjoaa ilmaisia ohjeita tuotteilleen erityisellä verkkosivustolla.

Ohjelmat Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel ja Microsoft Word ovat erityisen suosittuja toimisto -ohjelmistoina ja niillä on tärkeä rooli nykyaikaisessa Officessa. Jokaisen käyttäjän on tärkeää tietää, mitkä perustoiminnot ja vaihtoehdot sisältyvät sovelluksiin.

Tiedot:

Suojaus viruksia ja troijalaisia vastaan on välttämätöntä jokaiselle Microsoft Office -käyttäjälle. Pohjimmiltaan Microsoft toimittaa Word- tai Excel -Office -ohjelmat deaktivoiduilla makroilla. Tämä on tärkeää, jotta troijalaiset tai muut haittaohjelmat eivät pääse tietokoneellesi makron kautta.

Microsoft PowerPoint: ammattimainen esitysohjelmisto yksityis- ja yrityskäyttäjille

Arvioiden mukaan 500 miljoonaa ihmistä ympäri maailmaa käyttää Microsoft PowerPointia esitysohjelmistonaan. Liiketapaaminen ilman dioja ja PowerPoint -esitystä on tullut harvinaiseksi. Yritykset, freelancerit ja yksityiskäyttäjät luottavat pääasiassa siihen, että yleisö voi innostua ja aktivoitua tosiasioiden asianmukaisen visualisoinnin avulla.

PowerPoint kehitettiin alun perin vuonna 1987 amerikkalaisen Robert Gaskinsin toimesta ja myytiin Microsoftille nimellä "Presenter". Nykyisessä versiossa PowerPointilla on paljon hyödyllisiä toimintoja esitysten valmisteluun ja suorittamiseen vilkkaalla ja erittäin pätevällä tavalla.

PowerPointin ominaisuudet - nämä ovat vaihtoehdot vilkkaille esityksille

Kun napsautat tyhjää esitystä PowerPointissa, PowerPointin vakionäkymä avautuu.

Vakionäkymän oikealla puolella näet kaikki esityksen tähän mennessä luodut diat pienessä muodossa. Keskellä on rakennus- tai esittelyalue. Ohjelmiston tällä alueella voit suunnitella jokaisen dian erikseen. Voit esimerkiksi lisätä tekstiä, grafiikkaa, videoita ja ääniä tai muita tyylillisiä laitteita erityisesti ja sopiviin paikkoihin. PowerPointin uusimmassa versiossa löydät myös suunnitteluideoita vakiokuvan oikealta puolelta. Jos aloitat dian suunnittelun, saat ohjelmasta automaattisesti suunnitteluehdotuksia, jotka voidaan hyväksyä yhdellä napsautuksella.

Kohokohtia jokaiseen esitykseen - kuinka käyttää PowerPointia ammattimaisesti

Mikään ei ole tylsää kuin esitys, jossa on liikaa tekstiä. Tekstidiat ilman visuaalisia tyylivälineitä sitovat yleisön näyttöön tai näyttöön. Puhujan kuuntelemisen sijaan teksti luetaan ja tulkitaan. Tässä tapauksessa kaiuttimen pääkohdat menetetään. Kuuntelijat vaeltavat ja tulevat henkiseen poissaoloon. Sen sijaan, että olisit osallistuja luennolle, anna itsesi suihkuttaa tiedot.

Jotta näin ei tapahdu ja PowerPoint -esitys herättää aina kiinnostusta yleisössä ja esittelee aiheen ja tosiasiat pätevästi, löydät PowerPointista lukemattomia mahdollisuuksia diaesitysten ammattimaistamiseen. Kaikki esimerkit, vinkit ja temput PowerPointin ammattimaiseen käyttöön ylittävät soveltamisalan. Seuraavat kolme käytännön esimerkkiä tekevät selväksi, kuinka hyödyllinen PowerPoint voi olla toimisto -ohjelmisto. Voit nähdä, miten käyttäjät hyötyvät valmistelusta ja samalla tavalla yleisöstä esityksen aikana:

Käytännön esimerkki 1: Lisää siirtymiä, jotta esityksestä tulee mielenkiintoinen

PowerPoint -esitys voidaan joko rakentaa kuten diaesitys tai jännittävä elokuva. Diaesitys näyttää yleensä tylsältä, koska näytössä ei ole tehosteita tai yksittäisiä siirtymiä. Diaesityksen tyyliin esitetty PowerPoint -esitys on yleisölle yksitoikkoinen.

Esityksen keskeinen tavoite on tiedottaa, inspiroida ja saada yleisö toimimaan. Tämän saavuttamiseksi on tarkoituksenmukaista päivittää yksittäisten kalvojen väliset siirtymät. Tässä tapauksessa toisaalta vaihtelevasti suunnitellut kalvot ovat mielenkiintoisia. Lisäksi siirtymät kalvojen välillä ovat myös vaikuttavia.

PowerPointin avulla voit upottaa animoituja siirtymiä diojen välillä muutamalla napsautuksella. Ne aiheuttavat jännitystä ja pitävät yleisön huomion korkealla. "Siirtymät" -toiminto löytyy samannimisestä "Siirtymät" -välilehdestä.

Sinä seisot:

• Dynaaminen,
• Upea myös
• Hienovaraiset kalvon siirtymät

joka vastaa joka tapauksessa esityksen aihetta ja perusrakennetta. Erittäin tieteellinen luento upealla siirtymällä, kuten animaatio "hunajakenno"Tarjoaminen on haitallista. Sitä vastoin dynaamista sisältöä, esimerkiksi siirtymistä "lentävän läpi", voidaan käyttää herättävässä luennossa, jonka tarkoituksena on inspiroida ja animoida yleisöä.

Kuten useimmissa tapauksissa, seuraava koskee PowerPointin siirtymiä: ”Vähemmän on enemmän.” Esitystä ei saa sotkea liian monella eri diasiirtymällä. Tämä on tärkeää, koska muuten katsojat menettävät kiinnostuksensa siirtymistä huolimatta. Toistuvat toistot kuluvat ja ylikuormittavat esityksen. Sitä vastoin, jos sisällytät esitykseesi taitavasti sopivia siirtymiä, voitat yleisösi ja lisäät yleisön huomiota ja kiinnostusta.

Käytännön esimerkki 2: Käytä suunnitteluideoita luodaksesi korkealaatuisia elokuvia nopeasti

PowerPoint -käyttäjät tietävät, että informatiivisten, kiinnostavien ja kiinnostavien PowerPoint -esitysten luominen voi viedä paljon aikaa. Aiheen ja keskeisten kohtien lisäksi kuvat, taulukot, videot ja muut tyylilliset laitteet on valittava asianmukaisesti ja tarkoituksenmukaisesti.

GfK: n Made in Office GmbH: n puolesta tekemä edustava kysely, jossa tutkittiin yli 1000 saksalaisten yritysten Office -käyttäjää, osoittaa, kuinka monimutkaista esitysten luominen voi olla. Tutkitut työntekijät työskentelivät keskimäärin 20 tuntia kuukaudessa PowerPointilla. Näistä 20 tunnista 8 tuntia käytettiin yksinomaan diojen muotoiluun. Tutkimus tekee selväksi, kuinka paljon työtä tarvitaan houkuttelevan esityksen luomiseksi.

PowerPointin uusimman version käyttäjät voivat lyhentää diojen suunnitteluun kuluvaa aikaa. Voit jättää diojen muotoilun osittain ohjelmaan. Integroitu Suunnitteluideat-toiminto, joka näkyy oletuksena päänäytön oikealla puolella, toimiston työntekijät tai kotikäyttäjät saavat tyylikkäitä ja houkuttelevia ideoita diojen suunnitteluun. Jos valikkokohta on piilotettu, se voidaan näyttää "Käynnistä" -välilehden kautta. Valikkokohta ”Suunnitteluideat” sijaitsee välilehden lopussa.

Suunnitteluideat voivat monissa tapauksissa auttaa muun muassa kuvien ja tekstien oikeassa järjestelyssä diassa tai optimoida suunnittelun. Näytettyjen ehdotusten lisäksi voit saada lisää ehdotuksia Näytä lisäsuunnitteluideoita -painikkeella.

"Suunnitteluideat" -toiminnon avulla PowerPoint -käyttäjät voivat keskittyä enemmän sisältöön ja ydinviestien esitykseen sen sijaan, että käyttäisivät liikaa aikaa suunnittelun parantamiseen.

Asiantuntijan vinkki kuvien muokkaamiseen:

Jotta Office -tiedostojen luottamuksellisia osia ei tunnisteta, ei riitä, että muotoilet ne mustalla ja mustalla. Varmistaaksesi, että tunnistamattomia kohtia ei voida lukea, ne on aina poistettava kuvasta.

Käytännön esimerkki 3: Upota media interaktiivisen esityksen luomiseksi

Edistyvä digitalisaatio on tehnyt normaaliksi sen, että voi katsella videoita, musiikkia ja liikkuvia kuvia korkeimmalla resoluutiolla milloin tahansa. Kannettavien tai televisioiden näytöt näyttävät videoita HD-, Ultra HD- ja 4K -muodossa. Sama koskee musiikkia ja ääniä, jotka lähetetään kristallinkirkkaasti Dolby Surround -tilassa. Koska liikkuvat kuvat sekä musiikki ja äänet ovat yleisiä yhteiskunnassamme, on järkevää integroida ne myös PowerPoint -esitykseen. Tämä toimii vain muutamalla napsautuksella "Lisää" -välilehdellä "Media" -valikkokohdassa.

Sinulla on muun muassa vaihtoehto tällä valikkoalueella:

• Aseta video kiintolevyltä tai pilviasemalta.
• Integroi video online -alustalta, kuten YouTubesta.
• Upota äänitiedostot tietokoneeltasi esitykseen.
• Aloita tallennus ja integroi se esitykseen.
• Lisää näytön tallenne.

Se, onko median käyttö onnistunut, riippuu videoiden tai musiikin valinnasta ja käytetystä laitteistosta. Joka tapauksessa viihdyttävä ja viihdyttävä esitys, jossa tekstit ja videoesitysten ja valokuvasarjojen edestä esitteleminen vuorottelevat, inspiroi yleisöä. Kiinnostuksen lisäksi säilytyskyky paranee, kun visuaalinen sisältö tallennetaan paljon syvemmälle aivoihin kuin puhutut sanat tai tekstit. Siksi on objektiivisia syitä sisällyttää media esitykseen ja voittaa ja ilahduttaa yleisö musiikilla ja liikkuvilla kuvilla.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoft PowerPoint tarjoaa jokaiselle käyttäjälle laajan valikoiman vaihtoehtoja ja toimintoja ammattimaisten ja yleisölle suunnattujen esitysten suunnitteluun.Jokainen, joka käyttää PowerPointia toimisto-ohjelmistona ja tuntee ohjelman mahdollisuudet ja hienovaraisuudet, luo sovelluksella laadukkaita esityksiä. Niillä on mahdollisuus innostaa kestävästi ja välittää sisältöä ja arvoja modernilla ja syvällisellä tavalla. Tästä syystä PowerPointia arvostetaan toimistossa ja sitä käytetään joka päivä diaesitysten luomiseen.

Microsoft Excel - Luo laskentataulukoita kuin ammattilainen

Microsoft Excel julkaistiin vuonna 1985 ensimmäisessä Macintosh -versiossa. Microsoft Multiplanin seuraajana tavoitteena oli tarjota visuaalisesti suunnattu ohjelmisto monimutkaisille laskentataulukoille. Vuonna 1989 esiteltiin Excelin ensimmäinen Windows -versio. Ajan myötä ohjelmistoa on kehitetty johdonmukaisesti. Sitä käyttävät tällä hetkellä miljoonat käyttäjät ympäri maailmaa liike- ja yksityistarkoituksiin. Excelissä on yli 400 toimintoa, joilla laskelmat voidaan suunnitella ja näyttää lähes mihin tahansa tarkoitukseen. On myös tärkeää, että tulokset ja laskelmat voidaan tulostaa visuaalisesti kaavioina tai yksilöllisinä käyttämällä muotoja, värejä ja fontteja.

Excelin looginen rakenne

Kun olet avannut uuden tyhjän työkirjan Microsoft Excelissä, löydät kaikki Excel -toiminnot laskentatilassa jaettuna eri välilehtiin.

Kuten kaikissa muissa Microsoft Office -ohjelmissa, Excelin päätoiminnot on lueteltu Käynnistä -välilehdessä. Kaikkien Office -sovellusten yhtenäinen rakenne helpottaa kokemattomien Excel -käyttäjien navigointia ohjelmassa.

Kaikki perustoiminnot, esim.

• Fonttien mukauttaminen,
• Myös tekstin tai numeroiden kohdistaminen
• Numeroiden erityinen muotoilu

on selvästi eritelty "Käynnistä" -välilehdessä. Toiminto on erityisen tärkeä suurille taulukoille, joissa arvioidaan paljon dataa. Kyse on toiminnosta "Lajittele ja suodata" valikkokohdassa "Muokkaa".

Excel -käyttäjät, jotka työskentelevät harvemmin kaavojen kanssa ja käyttävät pääasiassa Exceliä tulkitsemaan tietoja, luetteloita ja tuloksia, tarvitsevat säännöllisesti Lajittele ja suodata -valikkokohdan.

Kuten kaikissa muissa Office-ohjelmissa, voit lisätä kuvia, kaavioita, tekstikenttiä tai 3D-objekteja. Vaihtoehdot kuvien ja kaavioiden oikeaan lisäämiseen löytyvät "Lisää" -välilehdestä. Linkkien upottaminen Excel -taulukkoon, esimerkiksi viittaamaan yrityksen sisäiseen verkkosivustoon tai ulkoiseen projektiin, on myös käytännöllistä.

Kuten kaikki muut Office -ohjelmat, Microsoft Excel tekee vaikutuksen mahdollisuudella visualisoida taulukot yksitellen. Jokainen, joka käyttää Exceliä ammattimaisessa ympäristössä, on riippuvainen tietojen ja laskennallisten tietojen esittämisestä tosikeskeisellä ja samalla visuaalisesti houkuttelevalla tavalla. Excel tarjoaa tähän kaikki toiminnot ja vaihtoehdot. Voit muun muassa:

• Valitse erilaisista valmiista pöytämalleista,
• Säädä myös marginaaleja ja tulostusaluetta
• Muuta värejä ja fontteja erityisesti.

Sivun asettelu -välilehden toimintojen avulla voit suunnitella ainutlaatuisia, informatiivisia ja houkuttelevia taulukoita. Nämä edustavat tosiasioita ja keskittyvät samalla laskelmien pääkohtiin ja keskeisiin lausuntoihin. Kaavioiden mukana satoja tai tuhansia yksittäisiä tietoja käytetään luomaan ammattimainen, laskennallinen katsaus, joka tarjoaa katsojalle pysyvää tietoa.

Käyttäjät voivat myös lisätä matemaattisia toimintoja laskentataulukkoonsa Kaavat -välilehdessä.

Excel tarjoaa tärkeimmät toiminnot suosituimmista luokista valikkokohdassa "Toimintokirjasto". Lisää toiminto -kohdassa voit käyttää Vapaa teksti -vaihtoehtoa ja kuvata toiminnon tarkoitusta omin sanoin. Ohjelma tarjoaa sitten sopivan matemaattisen kaavan.

Uusille ja kokemattomille Microsoft Excel -käyttäjille, joilla on vähän kokemusta kaavojen käytöstä, Excelin kanssa työskentely tarkoittaa pitkäaikaista harjoittelua, jotta kaavoja voidaan käyttää järkevästi. Excelin sisältämät ohjetoiminnot sekä valmiit funktiot ja matemaattiset kaavat, joista jokainen käyttäjä yleensä löytää etsimänsä, ovat hyödyllisiä. Erikoiskaavoja kuvataan monilla Internet -foorumeilla, ja ne voidaan useimmissa tapauksissa kopioida ja liittää omaan taulukkoon.

Tiedonsiirto eri lähteistä on mahdollista

Erityisesti ammatillisessa ympäristössä eri lähteistä peräisin olevat tiedot on otettava huomioon Excel -laskentaa varten. Tässä on Data -välilehdestä suuri apu. Se takaa, että voit tallentaa ja integroida tietoja muista Excel -taulukoista, tietokantatietoja ja lukuja ulkoisista ohjelmista.

"Hae tiedot" -kohdassa on lukemattomia lähteitä, joiden tiedot voit linkittää taulukkoosi. Voit sisällyttää muun muassa tietoja Microsoft Access -tietokannoista. Ilmaisissa opetusohjelmissa näytämme sinulle, kuinka luoda linkkejä näiden kahden ohjelman välille ja miten Accessia käytetään yleensä oikein.

Tämä välilehti sisältää myös kaksi käytännöllistä toimintoa, jotka löydät valikosta ”Ennuste”.

Toisaalta voit käyttää "mitä jos -analyysiä" eri skenaarioiden esittämiseen. Tällainen arvio voi olla erityisen tärkeä laskettaessa ennustetavoitteita pätevien päätösten tekemiseksi. "Ennustearkki" -toiminnolla voidaan luoda trendejä ja ennusteita saatavilla olevista tiedoista samalla tavalla.

Näkymä -välilehdessä, joka on ohjesivujen vieressä olevan Excel -valikkoalueen viimeinen vaihtoehto, voit valita seuraavista vaihtoehdoista:

• Valitse eri työkirjanäkymät
• Sen määrittämiseksi, pitääkö ruudukko- ja otsikot tulostaa vai
• Aseta pöydän zoomauskerroin.

Ikkunan jäädyttäminen - tärkeä vaihtoehto Excelissä

Valikkokohta "Korjaa ikkuna" on huomaamaton ja samalla välttämätön toiminto Microsoft Excelissä. Erityisesti taulukoilla, jotka ulottuvat useille näytön sivuille, on usein ongelma, että otsikot katoavat vieritettäessä. Pysäytysikkunassa asetat, että otsikot syötetään taulukon jokaisen sivun yläriville. Vaihtoehtoisesti voit myös määrittää, että ensimmäinen sarake on kiinteä.

Suunnittele ammattitaulukoita Excelissä - käytä Ideat -toimintoa

Kuten Microsoft PowerPointissa, Microsoft Excel tarjoaa myös toiminnon, jossa saat automaattisesti ideoita pöydän suunnitteluun tai ammattimaiseen esitykseen. Vain muutamalla vaiheella saat Excelistä taulukoita, jotka ovat vakuuttavia ja tekevät tosiasiat ymmärrettäviksi visualisointien avulla.

1. Suunnittele tietojesi avulla taulukko Excelissä, esimerkiksi taulukoitu tuotteiden vertailu useiden kalenterivuosien ajalta. Syötä tiedot Exceliin ilman lisämuotoilua.

   

2. Avaa Ideat -toiminto Käynnistä -välilehdessä kaksoisnapsauttamalla.

   

3. Ohjelma näyttää pöydän suunnitteluideat automaattisesti pääikkunan oikealla puolella. Päätä sopiva ja houkutteleva esitys aktivoimalla se kaksoisnapsauttamalla.

   

Exceliin integroitujen ideoiden ansiosta voit tehokkaasti ammattitaitoistaa taulukoita. Yhden taulukon osalta näytetään yli 20 mallia, joista voit valita parhaan esityksen. Tämä toimenpide säästää paljon aikaa kaavioiden, kaavioiden ja taulukoiden suunnittelussa ja muotoilussa. Samalla voit esittää tärkeimmät tiedot tosiasioihin perustuvalla tavalla.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoft Excel tunnetaan ammattitaitoisena taulukkolaskentaohjelmana. Alkeistaulukoiden lisääminen, informatiivisten kaavioiden näyttäminen ja monimutkaisten matemaattisten toimintojen upottaminen ovat kolme monista muista Excelin tarjoamista mahdollisuuksista. Kun harjoitellaan riittävästi ja kokeillaan uusia vaihtoehtoja, Excel -käyttäjät saavat ajan myötä asiantuntemusta ja voivat käyttää ohjelmistosovelluksen toimintoja ammattimaisesti.

Microsoft Word: nykyaikainen tekstinkäsittely jokaiseen toimistoon

Microsoft Excelin ja PowerPointin lisäksi Microsoft Word on yksi Office-sarjan tunnetuimmista ohjelmista. Microsoft Wordin avulla käyttäjät käyttävät tehokasta ja käytännönläheistä ohjelmaa tekstinkäsittelyyn. Tekstin luomisen lisäksi, joka on Wordin tärkein toiminto, voidaan luoda myös lomakekirjeitä ja taulukoita integroida kirjeiksi tai asiakirjoiksi.

Microsoft Word on rakenteeltaan samanlainen kuin PowerPoint ja Excel, mikä helpottaa uusien käyttäjien aloittamista. Käynnistä -välilehdestä käyttäjät löytävät tärkeimmät vaihtoehdot ja toiminnot uuden kirjeen tai tekstiasiakirjan luomiseen.

Leikepöydän tekstin liittämisen lisäksi etenkin Fontti -valikkoaluetta käytetään intensiivisesti Wordissa. Tämä on välttämätöntä

• Muuttaa fonttia ja kirjasinkokoa,
• Tee tekstimerkintöjä tai
• Sisällytä tekstitehosteita.

Tilanne on samanlainen valikkokohdan ”Kappale” kanssa. Tässä asetusvalikossa voidaan asettaa luettelomerkkien lisääminen, sisennysten käyttö ja tekstin peruskohdistus.

Käytä "Etsi ja korvaa" ja sanelutoimintoa työskennelläksesi tehokkaammin Wordin kanssa

Haku- ja Korvaa -toiminnot voivat olla hyödyllisiä ja tehokkaita monimutkaisissa teksteissä. Jos esimerkiksi haluat tietää, kuinka usein tärkeä termi esiintyy tekstissä, voit selvittää sen käyttämällä "Etsi" -valikkokohdan suurennuslasia. Vasemmalle avautuu tekstikenttä, josta voit etsiä sanastoa.

"Korvaa" -toiminnon avulla voit korvata termit tai sanat virheellisellä oikeinkirjoituksella yhdessä vaiheessa. Jos esimerkiksi olet sisällyttänyt termin "välttämätön" useita kertoja tekstiin ja haluat muuttaa sen "välttämättömäksi" nykyisen Duden -suosituksen mukaisesti, sinun ei tarvitse etsiä ja muuttaa jokaista tekstikohtaa manuaalisesti. Jos kirjoitat molemmat oikeinkirjoitukset "Korvaa" -toimintoon, voit tehdä kaikki muutokset ilman välivaihetta.

Mahdollisuus sanella tekstejä suoraan Wordissa on myös käytännöllinen. Tämä toimii hyvin "Sanele" -toiminnon kanssa "Kieli" -valikossa. Samaan aikaan ammattimaisista saneluohjelmistoista on enemmän hyötyä käyttäjille yrityksissä, jotka luottavat virheettömään saneluun. Yksityiseen käyttöön tai satunnaiseen käyttöön "sanelu" Microsoft Wordilla on ehdottomasti suositeltavaa.

Taulukoiden ja grafiikan lisääminen Wordiin

"Lisää" -välilehdessä sinulla on kaikki Office -ohjelmia vastaavat vaihtoehdot, joilla voit ammattitaitoistaa asiakirjasi taulukoilla, kaavioilla, Wikipedian merkinnöillä, online -videolla, kommenteilla ja kirjanmerkeillä tai symboleilla ja kaavoilla. On järkevää käyttää tekstikenttiä, jotka toimivat paikkamerkkinä asiakirjan kuville tai muodoille.

Tiedot:

Jos saat seuraavan virheilmoituksen, kun napsautat linkkiä Wordissa tai Excelissä: "Tämä prosessi on peruutettu tämän tietokoneen rajoitusten vuoksi", sinun on muutettava rekisterin merkintöjä. Voit sitten lisätä ja napsauttaa linkkejä helposti Wordissa ja muissa Office -ohjelmissa.

Mukauta asiakirjasi ulkoasua ja asettelua - nämä ovat vaihtoehtosi

"Suunnittelu" -välilehdellä voit mukauttaa asiakirjan valmiiksi suunnitelluksi muutamassa vaiheessa ja valita malleja suunnittelun muotoilua varten. On myös mahdollista mukauttaa värejä, fontteja, kappaleväliä tai vesileimoja.

Jokainen asiakirja tarvitsee tietyn asettelun. Vaikka liikekirjeet on suunniteltava DIN -määritysten mukaisesti, kutsukortit tai esitteet voidaan suunnitella yksilöllisesti. Kaikki reunuksiin, peruskohdistukseen, muotoon tai sisennykseen liittyvät asetukset tehdään Asettelu -välilehdessä.

Kärki:

Opiskelijat, jotka valmistelevat tieteellistä artikkelia tai väitöskirjaansa, voivat hyödyntää "Viitteet" -välilehteä. Sitä voidaan käyttää esimerkiksi sisällysluettelon luomiseen. Plagioinnin estämiseksi viittaukset voidaan lisätä tekstiin selvästi ulkoisina lähteinä ja lisätä oikeusperustojen luetteloon. Sanaa voidaan käyttää myös lainausten älykkääseen etsintään.

Sarjakirjeiden lähettäminen kirjeenä tai sähköpostina - näin se toimii

Jokapäiväisessä liiketoiminnassa Lähetykset -välilehti on erittäin suosittu monissa yrityksissä. Sen avulla lomakekirjeitä voidaan suunnitella ja linkittää tietolähteisiin, esimerkiksi Excel -tiedostoon. Kirjekuoret ja tarrat voidaan luoda samalla tavalla ja tulostaa millä tahansa tulostimella. Esikatselu valikkokohdassa "Esikatsele tuloksia" on käytännönläheinen. Kalliiden testitulosten aloittamisen sijaan esikatselu voidaan tulostaa digitaalisesti. Jos virheitä löytyy, ne voidaan korjata ennen lomakekirjeiden tulostamista resursseja tuhlaamatta.

Tarkista -välilehden avulla Microsoft on integroinut oikeinkirjoituksen tarkistuksen Wordiin ja muihin sovelluksiin, kuten Microsoft Outlookiin. Sisäänrakennettu tesaurus sisältää laajan synonyymitietokannan Wordin kanssa. Lisäksi tällä valinta -alueella voit:

• Pyydä teksti lukemaan ääneen
• Tarkista saavutettavuus ja
• Suojaa asiakirja erikseen.

Käytä Wordin verkkomalleja ammattimaisten asiakirjojen luomiseen

Sen sijaan, että luotaisit jokaisen asiakirjan henkilökohtaisesti ja huolellisesti yksityiskohtaisen työn, voi olla järkevää käyttää Microsoft Wordin online -malleja tekstidokumenttien luomiseen, kuten:

• Ansioluettelo.
• Liikekirje.
• Esite.
• Moniste tai
• Varmenteen luominen.

Vaihda "Tiedosto" -välilehden kautta, jossa voit tehdä monia perusasetuksia Wordissa, "Uusi" -valintakenttään. Henkilökohtaisten malliesi lisäksi tällä valinta -alueella on myös lukuisia verkossa saatavilla olevia malleja ja hakukenttä voi etsiä lisää ehdotuksia voi etsiä.

Microsoftin verkkomallien avulla on mahdollista suunnitella suurin osa asiakirjoista ammatti- ja yksityistarkoituksiin Wordin avulla. Ilmaisia malleja on saatavana myös muihin Office -ohjelmiin, joten voit käyttää satoja Word-, PowerPoint- ja Excel -malleja maksutta.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoft Word tarjoaa laajan valikoiman vaihtoehtoja tekstidokumenttien luomiseen ja lähettämiseen ammattimaisesti. Sen lisäksi, että tekstin lisäksi voidaan upottaa grafiikkaa ja muita tyylillisiä laitteita, käyttäjät arvostavat yhdistämistoimintoa tai mahdollisuutta korjata ja ammattimaistaa tekstejä automaattisesti.

Huolimatta Microsoft Officen laajasta käytöstä ja lukuisista käytännöllisistä toiminnoista, kaikki käyttäjät eivät ole halukkaita tai kykeneviä maksamaan kuukausittain ohjelmaperheestä tai ostamaan Officen kaupallista versiota. Tässä tapauksessa Microsoft Officeen voidaan valita ilmaisia vaihtoehtoja, joilla on toiminnallisen ulottuvuutensa suhteen samankaltaisia kuin Microsoft Office.

Libre Office - ilmaiset toimistotoiminnot avoimen lähdekoodin ohjelmistoissa

Yksi ohjelmisto, joka voidaan asentaa ilmaiseksi toimistoon ja jolla on suuri osa Microsoft Officen toimistotoiminnoista, on Libre Office. LibreOffice tarjoaa tehokkaan toimistopaketin, jossa on toimiva käyttöliittymä ja jokapäiväisen toimiston välttämättömät toiminnot. Kuten Microsoft Office, LibreOffice yhdistää eri sovellukset yhteen toimistopakettiin.

LibreOffice on spin-off tunnetuista OpenOffice- ja Star Office -sovelluksista, jotka ovat myös ilmaisia. LibreOffice tarjoaa useita sovelluksia yhdessä paketissa:

• Kirjailija (tekstinkäsittelyohjelma),
• Calc (laskentataulukko),
• Impress (esitysohjelma),
• Piirrä (piirustusohjelma),
• Base (tietokannan hallinta),
• Matematiikka (kaavaeditori).

Suurin ero LibreOffice -palvelun ilmaisen ja vapaasti saatavilla olevan ohjelmiston ja maksullisen Microsoft Officen välillä on yksittäisten valikkorakenteiden vieressä tiedostomuodoissa. LibreOffice käyttää avointa tiedostomuotoa (ODT), avointa tiedostomuotoa, jota monet muut ilmaiset toimisto -ohjelmat voivat käyttää ja tuoda. Microsoft Office voi myös tallentaa asiakirjoja ODT -muodossa ja käsitellä ODT -asiakirjoja.

Tiedostomuotojen erot - tämä sinun pitäisi tietää

	Microsoft Office	LibreOffice
Tekstinkäsittely	*. docx	* .odt
Laskentataulukko	* .xlsx	* .odit
Esitystiedosto	* .pptx	* .odp

Listaus: Ilmaisten, ei-kaupallisten ja ilmaisten toimisto-ohjelmistojen valmistaja

Arvioidulla markkinaosuudellaan yli 90%Microsoft Office on selvä markkinajohtaja toimisto -ohjelmistojen alalla. Maksullisesta tarjouksesta huolimatta käyttäjät arvostavat Microsoft Officen etuja tai ovat aina työskennelleet Microsoftin toimisto-ohjelmiston kanssa. Jos etsit vaihtoehtoja, saat lisätietoja seuraavilta palveluntarjoajilta, jotka tarjoavat toimisto -ohjelmistoja ilmaiseksi ladattavaksi:

palveluntarjoajia	Linkki tarjoukseen
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
WPS -toimisto	www.wps.com/de-DE/
Softmakerin toimisto (Saksalainen palveluntarjoaja)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsoftin online -toimisto (vähemmän toimintoja kuin Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office ja G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (iOS)	Sisältyy Apple App Storeen ja automaattisesti uusien Apple -laitteiden kanssa

Yhteenveto: Toimiston ohjelmisto tekee paljon ja säästää arvokasta aikaa toimiston jokapäiväisessä elämässä

Ohjelmistoista, kuten Microsoft Word, Excel tai PowerPoint, ja niiden ilmaisista vaihtoehdoista on tullut välttämätön osa toimistoa. Arjen päivittäiset tehtävät ja haasteet voidaan ratkaista ammattimaisesti esityksiä, laskentataulukoita, tekstinkäsittelyä ja tietokantoja varten tarkoitetulla ohjelmistolla.

Toimiston ohjelmistojen toiminnot ja mahdollisuudet ovat muuttuneet tasaisesti vuosien varrella. Microsoft Office on tällä hetkellä vakiona Windows -tietokoneessa, ja sitä käyttävät pääasiassa yritykset. Microsoft Officea tai alustan omaa Apple iWork -ohjelmistoa voidaan käyttää myös Macissa ja laitteissa, joissa on iOS -käyttöjärjestelmä.

Se, minkä paketin käyttäjät lopulta valitsevat, riippuu erityisistä vaatimuksista, jotka on ratkaistava ammattimaisesti toimistossa. Joka tapauksessa toimisto -ohjelmistot vaikuttavat ratkaisevasti tehokkaaseen ja verkottuneeseen työhön toimistossa ja yksityisessä ympäristössä.

Lisäartikkeli:

• Microsoft Office Live Workspacen ja Office Live Small Businessin uudet ominaisuudet