PowerPointin käyttäminen: Asiantuntijan vinkit esityksiin

Paljon vinkkejä ja apua

Yksityiset ja yrityskäyttäjät ovat arvostaneet Microsoft PowerPointia esitysohjelmana monien vuosien ajan, koska sillä on laaja valikoima näyttöesityksiä. PowerPointissa on lukemattomia työkaluja esitysten mukauttamiseen tai visuaalisten tyylillisten laitteiden, kuten grafiikan tai videoiden, lisäämiseen. Lisäksi ohjelmaa voidaan käyttää käytännönläheisellä ja intuitiivisella tavalla.

Microsoft Office -paketin käyttäjät, jotka käyttävät myös Exceliä tai Wordia PowerPointin lisäksi, kohtaavat monia yhtäläisyyksiä valikkorakenteessa. Myös uudet käyttäjät, jotka työskentelevät PowerPointin kanssa ensimmäistä kertaa, löytävät tiensä nopeasti. Intuitiivisen käyttäjäopastuksen lisäksi ohjelma tarjoaa vinkkejä ja apua kontekstivalikoissa, jotka opastavat käyttäjiä reaaliajassa PowerPointin mahdollisuuksista. PowerPointin rakenne takaa, että tehokas työ voi olla esitysten luomisen painopiste. Jokaisella, joka minimoi tarpeettomat työvaiheet PowerPointin ennustavan käytön avulla, on enemmän aikaa näytön esityksen sisältöön liittyvään käsitykseen.

Oppivideo PowerPointin käyttöön: Kaikki rakenteesta ja tärkeimmistä toiminnoista

PowerPointin käyttäminen - näin voit luoda uuden esityksen

Uuden diaesityksen ensimmäinen askel ei luoda tietokoneella vaan päähän. Ammattiympäristössä tietty aihe tai uusi tuote voi olla lähtökohtana pohdinnoille, yksityisessä ympäristössä se voi olla harrastus. Hankkeen tässä vaiheessa on ratkaisevan tärkeää kerätä sisältö, kaikki olennaiset tiedot, grafiikka ja kuvat ja kehittää henkilökohtainen strategia siitä, miten esityksen tulisi tiedottaa ja motivoida yleisöä. Hyvin harkittu rakenne auttaa jäsentämään aiheen ammattimaisesti ja älykkäästi. Jännityskaaren integrointi on myös tärkeää, jotta kuulijan huomion taso pysyy korkealla.

Voit luoda uuden esityksen PowerPointissa valitsemalla "Uusi" -valintakentän ohjelman käynnistymisen jälkeen. Tällä alueella sinulla on useita vaihtoehtoja muodon suhteen:

• Luo tyhjä esitys.
• Suunnittele diaesitys mallista.
• Etsi aiheeseen sopivia online -malleja ja malleja.

Kun olet valinnut sopivan mallin kaksoisnapsauttamalla sitä, voit aloittaa esityksen luomisen.

Ammattimaisessa ympäristössä käytetään monissa tapauksissa ns. Malleja. Tämä on malli, jossa väri, kirjasin ja logo on integroitu dioihin yrityksen suunnitteluohjeiden mukaisesti. Yksityisellä alueella voit joko valita tyhjän esityksen uuden esityksen luomiseksi tai käyttää jotakin PowerPointin tarjoamista malleista.

PowerPointin käyttö: tärkeitä käytännön vinkkejä kaiuttimille

Jotta voit käyttää PowerPointin mahdollisuuksia ja voidaksemme käyttää ohjelmaa diaesityksen suunnitteluun, on tärkeää tietää PowerPointin valikkorakenne. PowerPointin asianmukainen käyttö riittää sisällyttämään olennaiset toiminnot ja vaihtoehdot.

Vinkki 1: PowerPointin päänäyttö - tärkein työalueesi

Kun olet avannut tyhjän esitysmallin tai mallin, olet PowerPoint -päänäytössä.

Päänäytön vasemmalla puolella on yleiskatsaus kaikista luomistasi dioista. Lisää uusi dia tai osa diaesitykseesi hiiren kakkospainikkeella. Päänäytön keskellä on dia -alue, joka on ratkaiseva esityksen suunnittelun kannalta. Tässä PowerPoint-osassa esitykseesi voidaan lisätä erilaisia tyylillisiä laitteita käytännöllisellä ja hyödyllisellä tavalla. Esimerkiksi muutamalla "Lisää" -välilehden napsautuksella on mahdollista upottaa tekstikenttiä, kuvaa tai videota. Lisäksi voit kirjoittaa tekstiä, muuttaa dian fonttia tai värisuunnittelua ja käyttää monia muita toimintoja esityksen tai yksittäisten diojen mukauttamiseen.

Oikealla puolella ”suunnitteluideoita” on integroitu ohjelmistoon Microsoft PowerPointin nykyisessä versiossa. Yhdellä napsautuksella valmiita kuvioita koko diaesitys räätälöidään väreillä, taustalla, muodoilla tai kirjasimilla.

Vinkki 2: PowerPointin päävalikko "Käynnistä" - komentoalue

Microsoft PowerPointin päävalikko "Käynnistä" sisältää suurimman osan tärkeimmistä työkaluista, toiminnoista ja mahdollisuuksista, joita tarvitset ammattimaisen diaesityksen luomiseen PowerPointissa.

Leikepöydän löydät ensimmäiseltä välilehdeltä. Tämän avulla voit lisätä esitykseesi tekstejä tai kuvakaappauksia, jotka olet luonut muiden ohjelmien kanssa. Seuraavasta välilehdestä "Kalvot" löydät toisen tärkeän käyttövaihtoehdon. Voit lisätä diaesitykseesi uuden dian tai osion.

Uusi osio on kirjanmerkki, joka antaa sinulle parhaan mahdollisen rakenteen diaesityksellesi. Osien lisääminen voi olla hyödyllistä, varsinkin jos kyseessä ovat hämmentävät esitykset, joissa on paljon tietoa. Esitykset, joissa on paljon dioja, ovat hämmentäviä ja hankalia, varsinkin kun muutoksia tehdään. Tässä tapauksessa muutokset voivat nopeasti tulla stressitestiksi. Osioiden lisääminen takaa, että loogiset alajaot voidaan tehdä. Voit esimerkiksi siirtää kokonaisen osan dioista PowerPointin käyttöalueella yksittäisten diojen työlästi muokkaamisen sijaan.

Voit myös lisätä uuden dian ”Slides” -valikkoalueelle. Voit valita eri diamalleista. Voit muun muassa näyttää kaksi sisältöä vierekkäin, lisätä dian, jossa on osion otsikko, tai käyttää tyhjää dioa.

"Diat" -välilehti on välttämätön PowerPointin oikean toiminnan kannalta. Uusilla dioilla tai osioilla voit suunnitella ja rakentaa esityksen ja helpottaa käyttöä diaesityksen aikana.

Vinkki 3: Fontti, kappale ja piirustus - tärkeitä säätimiä PowerPointissa

Käyttäjät, jotka työskentelevät muiden Microsoft Office -ohjelmien kanssa, löytävät Fontti, kappale ja piirustus -välilehdet tutuiksi. Jotta voit käyttää PowerPointia ja suunnitella dioja yksitellen, tarvitset ensisijaisesti välilehdet "Fontti ja kappale". "Fontti" -välilehdellä voit muokata fonttia, vaihtaa värejä ja muokata merkkiväliä sekä ylä- ja pienillä kirjaimilla tai korostuskynällä yksittäisten tekstikohtien korostamiseen.

"Kappale" -välilehteä käytetään pääasiassa luettelomerkkien tai numeroinnin lisäämiseen ja tekstin kohdistuksen asettamiseen. Kuten tiedät muista Office -ohjelmista, voit myös käyttää Kappale -valikkoa määrittääksesi, miten tekstisi tulee tasata. On myös mahdollisuus lisätä sarakkeita tai upottaa SmartArt -grafiikkaa.

Microsoft PowerPoint ja ammatilliset esitykset elävät visualisoinnista. Tästä syystä myös "Piirrä" -välilehti on erityisen tärkeä. Siinä on seuraavat vaihtoehdot:

• Upota muotoja, kuten vakiomuotoja, lohkonuolia tai vuokaavioita.
• Lajittele tai ryhmittele objekteja.
• Käytä nopeita tyylejä ja suunnittelutyylejä.
• Sovita täyttötehosteet tai muotoile ääriviivat esitykseesi.
• Integroi diaesitykseesi muototehosteita, kuten heijastuksia tai 3D -kierroksia.
• Siirrä objektin koko toiselle objektille muutamalla napsautuksella.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Fontti-, Kappale- ja Piirrä -välilehdet ovat tärkeitä mielenkiintoisten ja informatiivisten esitysten luomisessa. Näiltä kolmelta välilehdeltä käyttäjät löytävät kaikki vaihtoehdot ja toiminnot jännittävien luentojen ja diaesitysten luomiseen PowerPointin avulla. Välilehden toiminta on itsestään selvää ja käytännönläheistä. Jos mukautus ei vastaa dian muotoilua, muutos voidaan peruuttaa milloin tahansa kaikkiin Microsoft Office -ohjelmiin integroiduilla nuolinäppäimillä. Nämä sijaitsevat vasemmassa yläkulmassa ylimmässä toimintopalkissa.

Lisäksi PowerPointissa on muita tekniikoita ja pikanäppäimiä merkintöjen kumoamiseksi.

Vinkki 4: Käytä tärkeitä toimintoja PowerPointissa - kätevästi palkeissa

PowerPointin avulla käyttäjien on helppo löytää tärkeät toiminnot yhdellä silmäyksellä. Valikkorivin yläpuolella ja dia -alueen alapuolella on pieniä kuvakkeita, joilla voit suorittaa PowerPointin tärkeimmät toiminnot.

Seuraavat PowerPoint -toiminnot on integroitu yläpalkkiin:

1. Automaattinen tallennus tarjoaa mahdollisuuden, että kaikki esityksen muutokset tallennetaan automaattisesti.

2. Tallenna diaesitys manuaalisesti levykkeen kuvakkeen avulla.

3. Voit kumota muutokset nuolipainikkeilla "eteen- ja taaksepäin".

4. "Diaesitys" -kuvakkeen napsauttaminen aloittaa esityksen ensimmäisestä diasta esitystilassa. Tässä näkyvät vain diat eivätkä valikkorivit.

5. Hakukentässä voit hakea esityksesi termejä tai ilmaisuja. Voit myös käyttää tarkennettua hakua tiedostojen etsimiseen tietokoneeltasi.

6. Toimintopalkin lopussa on Microsoft PowerPointin tavalliset symbolit. Kuvakkeet edustavat toimintoja:

   • Pienennä ikkuna,
   • Mukauta ikkunan kokoa tai
   • Sulje Microsoft PowerPoint kokonaan.

Alempi toimintopalkki - esityksesi ohjaamo

PowerPointin käytön lisätoiminnot on integroitu alempaan toimintopalkkiin:

• Näyttää, mitä diaa parhaillaan käsitellään.
• PowerPointin korjaustoiminto näyttää onko kirjoitusvirheitä löydetty tiedostosta. Lisäksi tulostetaan korjaustoiminnon kieli.
• Olennainen kenttä PowerPointin käyttämiseen on "Notes" -kenttä. "Notes" -kohdassa voit integroida kommentit ja muistiinpanot jokaiselle dialle, mikä toimii yhteisenä säikeenä esityksen aikana. Yksi napsautus muistiinpanokentässä riittää yksittäisten selitysten syöttämiseen ja tallentamiseen.
• Näyttöasetukset-kohdassa voit määrittää, miten PowerPoint näyttää diat korkean resoluution näytöillä, esimerkiksi 4K-näytöillä tai projektorilla.

• Alemman työkalupalkin PowerPointiin integroiduissa näkymäasetuksissa voit määrittää, onko esityksesi:
• Normaalitilassa
• Kalvon lajittelussa tai
• Lukunäkymässä

pitäisi näyttää. Lisäksi löydät "Diaesityksen" -kuvakkeen, jolla voit näyttää esityksesi esitystilassa projektorissa tai televisiossa.

• Alemman toimintopalkin viimeisessä osassa PowerPoint tarjoaa sinulle mahdollisuuden muuttaa zoomauskerrointa ja mukauttaa dia nykyiseen ikkunaan.

Ylempi ja alempi toimintopalkki ottavat yhdessä käyttöön suuren määrän tärkeitä ohjaustoimintoja. Molemmat palkit helpottavat PowerPointin käyttöä. Muutamalla napsautuksella voit säätää zoomauskerrointa, muuttaa näkymäasetuksia ja tallentaa esityksen. PowerPointin eri palkkien avulla ohjelmistosovelluksen käyttö yksinkertaistuu ja ammattimaistuu.

Vinkki 5: PowerPointin käyttö - mitä käyttäjien pitäisi myös tietää

PowerPointin käytön voi oppia nopeasti käyttäjäystävällisen valikkoselailun ansiosta. Itsestään selvät symbolit ja piktogrammit ovat suureksi avuksi uusille PowerPointin käyttäjille. Sama koskee selittäviä tekstejä, jotka näkyvät kenttien ja toimintojen alueella Hoover-tehosteen vuoksi.

Esimerkki: Jos haluat tietää, miten voit integroida perustelut teksteihisi PowerPointissa, siirrä hiiri kuvakkeen kohdalle. Saat heti selityksen symbolista ja sen toiminnasta.

Kärki: Office 2010: n jälkeen voit löytää usein käytettyjä komentoja työkalupalkista nopeaa käyttöä varten, mutta myös integroida ne suoraan nauhaan. Tämä toimenpide säästää aikaa ja lisää tehokkuutta.

Sinun pitäisi myös tietää ja pystyä käyttämään seuraavia toimintoja PowerPointin käyttämiseen:

• Lisää valikkokohta

Tässä välilehdessä on lukemattomia vaihtoehtoja PowerPointin käyttämiseen. Voit muun muassa valita kuvia, videoita tai kaavioita, integroida tekstikenttiä esitykseesi tai upottaa taiteellisia tehosteita WordArtin avulla. Lisäksi "Lisää" -valikossa voit hallita joustavasti multimediasisältöä esitysten aikana ja integroida käyttäjän määrittämiä animaatioita vakiopainikkeiden sijaan.

• Luonnosvalikon kohta

Luonnos -valikosta löydät suunnitteluideoita ja -vaihtoehtoja, joiden avulla voit muokata ja muuttaa diaasi yhdellä napsautuksella. Hoover -tehosteen avulla voit esikatsella muutoksia ja verrata erilaisia variantteja.

• Siirtymät -valikkokohta

Siirtyminen diojen välillä on yksi PowerPointin tyylilaitteista, jotka herättävät yleisön huomion. Voit sisällyttää siirtymät vain muutamalla napsautuksella. Monet esitykset saavat selkeyttä ja huomiota, kun valitset sopivat diasiirtymät, jotka vastaavat taustaa.

• Valikkokohta "Animaatiot"

"Animaatiot" -välilehdellä on erityistoimintoja grafiikan tai kuvien animoimiseksi. Erikoistehosteiden avulla kuva tai video voi esimerkiksi lentää esitykseen tai haalistua hitaasti tietyn ajan kuluttua.

"Diaesitys" -valikkokohta

"Diaesitys" -välilehti sisältää esityksen ohjaimet. Sinulla on muun muassa vaihtoehto:

• Aloita diaesitys
• Aseta diojen näytön kesto ja määritä, millä näytöllä esityksesi näytetään.
• Esittäjänäkymästä löydät myös kaikki tärkeät ohjausvaihtoehdot esityksen käyttämiseen.

• "Tarkista" -valikkokohta

"Tarkista" -välilehdessä käytät pääasiassa integroitua oikeinkirjoituksen tarkistusta. Arvostelu PowerPointissa tarkoittaa myös sitä, että muut, kuten esimiehesi, ovat esittäneet esityksessä kommentteja ja huomautuksia, jotka voit hyväksyä tai hylätä.

• "Näytä" -valikkokohta

"Näytä" -valikko on tärkeä diaesityksen valmistelussa. Se antaa kaiuttimille mahdollisuuden katsella PowerPoint -esitystä eri esitysnäkymissä, lisätä makroja tai valita diaesityksen, joka muuttaa asettelua ja asetteludian koko esityksessä.

• "Ohje" -valikkokohta

"Ohje" -välilehdeltä löydät laajan ohjealueen, jossa on ohjeita, vinkkejä ja vianmääritystä kaikista PowerPointin tärkeistä aiheista. Tietyn opetusohjelman avulla opit tuntemaan PowerPointin taustan ja hienovaraisuudet ja ajan myötä luot esitystiedostoja ja esitysmalleja ammattitaidolla.

Kaikkia välilehtiä ja valikoita voidaan käyttää samalla periaatteella. Valittu toiminto avautuu napsauttamalla välilehteä tai valintakenttää. Lisäksi valintaikkunat, joissa on avattavat valikot, on sisällytetty moniin valikkoalueisiin. Näissä voit tehdä tiettyjä asetuksia. Toiminta ei ole monimutkaista, mutta käytännönläheistä. Uudet käyttäjät hyötyvät siitä, että kaikki virheelliset tiedot voidaan peruuttaa.

"Tiedosto" -välilehden käyttäminen - tärkeitä asetusvaihtoehtoja PowerPointissa

Microsoft PowerPointissa käyttäjät löytävät lukuisia mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja kuvatuista välilehdistä diaesityksen asettamiseksi ammattimaisesti ja informatiivisesti. Jokaisen PowerPoint -käyttäjän pitäisi myös osata käyttää "Tiedosto" -välilehteä. Se on päävalikon ensimmäinen välilehti ja se on välttämätön vakiotoimintojen, kuten "Tulosta", "Tallenna" tai "Sulje", suorittamiseksi. Jos napsautat "Tiedosto", avautuu valintaikkuna, jolla voidaan ohjata seuraavia toimintoja:

Tekijän nimi voidaan muuttaa "Tiedot" -kohdassa. Tältä alueelta löydät myös tietoja asiakirjasta, sanojen lukumäärästä ja viimeisestä muokkauspäivästä.

Tallenna ja tallenna nimellä Tallenna esitys tai tallenna esitys tilapäisesti toiseen paikkaan, esimerkiksi pilveen tai muuhun muotoon.

Avaa laaja PowerPoint -tulostusvalikko napsauttamalla "Tulosta" -painiketta.

Lisäksi sinulla on mahdollisuus jakaa esitystiedosto, viedä se sähköpostitse tai pilviasemalla tai sulkea se.

"Tiedosto" -välilehden alaosasta löydät tavalliset Microsoft Office -valinta -alueet, joilla voit muuttaa tilisi asetuksia. Jos haluat muuttaa PowerPointin olennaisia toimintoja, löydät erilaisia asetusvaihtoehtoja "Asetukset" -valinta -alueelta. Vaihtoehtojen muutokset vaikuttavat suoraan PowerPointin toimintaan.

Yhteenveto: Näin PowerPoint toimii oikein

PowerPointin toiminta esitysohjelmana ja diaesitysten luominen ei ole erityisen monimutkaista. Ohjelmistosovelluksen valikkorakenne on itsestään selvä ja siitä on tullut käyttäjäystävällisempi jokaisen version kanssa vuosien varrella. Ymmärrettävästä valikkorakenteesta huolimatta puhujien on tärkeää laatia esitykset käsitelläkseen yksityiskohtaisesti eri välilehtien toimintaa.

Muun muassa sinun pitäisi tietää, miten uusia dioja luodaan, mitä vaihtoehtoja "Lisää" -välilehti tarjoaa tai mitkä toiminnot ovat piilotettu "Tiedosto" -valikkoalueelle. Sinun ei tarvitse käyttää PowerPointia ammattilaisen tavoin. Pienellä harjoittelulla, kiinnostuksella toimintoihin ja mahdollisuuksiin sekä vinkkien avulla jokainen puhuja voi luoda informatiivisia, käytännöllisiä ja ammattimaisia näyttöesityksiä, jotka inspiroivat.

Löydät toisen ilmaisen latauksen täältä:

• Lisää tiedoston nimi ja polku dioihin hiiren napsautuksella