Tietyn arvon, tekstin tai tuloksen löytäminen ilman pitkää hakua voi olla haasteellista, etenkin laajoissa ja hämmentävissä Microsoft Excelin laskentataulukoissa. Jos haluat helpottaa hakua Excel-taulukoista, kannattaa käyttää ohjelmistoon integroitua hakutoimintoa, jolla on mahdollista lukea tiedot jopa koko työkirjasta. Tämä artikkeli näyttää käytännössä, miltä ammattimainen haku Microsoft Excelissä näyttää.
Kuinka etsiä laskentataulukkoa Excelissä?
Seuraavassa esimerkkitaulukossa olemme laatineet Microsoft Excelissä taulukon, jossa eri sarakkeet ja rivit on täytetty arvoilla. Tämä lyhyt taulukko on jo ensi silmäyksellä hämmentävä ja yksittäisiä arvoja on vaikea etsiä.
Esimerkistä poiketen laskentataulukot, jotka edustavat yrityksen mittareita tai yksityisiä laskentataulukoita, voivat sisältää satoja tai tuhansia rivejä ja sarakkeita kaavoineen ja funktioineen, kuten VLookup. Manuaalinen haku käsin on tässä virhe altista ja näyttää mahdottom alta. Tästä syystä on aina suositeltavaa käyttää Microsoft Excel -hakutoimintoa laskentataulukon ammattimaiseen etsimiseen. Tähän on kaksi todistettua menetelmää Microsoft Excelissä:
- Käytä hakutoimintoa nauhan yläpuolella.
- Käytä HOME-välilehden tarkennettua hakutoimintoa.
Kuinka käytät nauhan yläpuolella olevaa hakutoimintoa?
Jos etsit laskentataulukosta vain yhtä arvoa, on järkevää käyttää Exceliin integroitua hakukenttää, joka sijaitsee monitoimipalkin yläpuolella.
Syötä kenttään etsimäsi numero, esimerkiksi numero 23 ja napsauta hakuikkunan alaosassa "Hae dokumentista" -luokasta.
Microsoft Excelin vakiohakuikkuna avautuu, jossa voit määrittää muita asetuksia ja hakuvaihtoehtoja. Voit esimerkiksi määrittää etsimäsi numeron muodon tai tehdä haun isot ja pienet kirjaimet erottelevaksi. Hakemamme numero 23 on merkitty dokumenttiin, koska haku viittaa aina koko taulukkoon.
Kuinka käyttää HOME-välilehden hakutoimintoa?
Käynnistät klassisen haun Microsoft Excelissä MUOKKAA-valikkoalueen START-välilehden kautta. Täältä löydät Excel-hakutoiminnon suurennuslasikuvakkeella.
Perinteisen hakutoiminnon lisäksi sinulla on muita vaihtoehtoja. Voit muun muassa hakea suoraan kaavoista tai muistiinpanoista tai korvata tietyt tekstit tai merkinnät koko asiakirjassa yhdessä vaiheessa "Korvaa-toiminnolla" .
Klikkaamalla klassista hakutoimintoa (suurennuslasi) pääset hakuikkunaan, jonka avasit ensimmäisessä esimerkissä monitoimipalkin yläpuolella olevalla hakutoiminnolla.
Tässä voit määrittää haun ja etsiä myös esimerkissä etsimääsi numeroa 23.
Vinkki: Voit myös käyttää Microsoft Excelin hakutoimintoa helposti näppäinyhdistelmällä CTRL + F.
Kuinka etsiä useita laskentataulukoita kerralla?
Excel 2000 -versiosta lähtien voit etsiä tietoja paitsi nykyisestä laskentataulukosta, myös koko työkirjasta.Excel 365:n tai Excel 2019:n nykyisessä versiossa tämä toimii käyttäjäystävällisellä tavalla hakuvaihtoehdoissa. Käytä hakuasetusten avattavaa valikkoa valitaksesi "työkirja" "arkin" sijaan etsiäksesi koko työkirjasta haluttua arvoa.
Tämä hakuvaihtoehtojen asetusvaihtoehto on tärkeä etu verrattuna Excel 2000:een, jossa jokainen hakuun sisällytettävä taulukko piti merkitä manuaalisesti etukäteen.
Yhteenveto: Microsoft Exceliin integroitu hakutoiminto tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden löytää arvoja, tekstiä tai tuloksia ja kaavoja napin painalluksella. Käyttäjäystävällinen toiminto, koko työkirja hakutoiminnossa, tuottaa tärkeää lisäarvoa, joka on tavoitteellista ja aikaa säästävää etenkin laajoilla työkirjoilla.
