Kuinka viedä päiväkirja Outlookista Exceliin sen arvioimiseksi siellä.
Outlook -päiväkirjaa voidaan käyttää hyvin kirjaamaan, kuinka paljon aikaa olet käyttänyt tiettyyn tehtävään tai asiakasohjelmaan. Päiväkirjassa ei kuitenkaan ole aritmeettista funktiota, joten sinun on laskimen avulla laskettava, kuinka kauan kaikki tehtävät ovat kuluneet tietylle asiakkaalle.
Sen sijaan voit tietysti käyttää myös Exceliä arviointiin, mikä on erityisen hyödyllistä projekteille, joissa on monia alitehtäviä. Voit tehdä tämän viemällä päiväkirjatiedot Exceliin alla kuvatulla tavalla.
1. Näytä ensin päiväkirja luettelomuodossa. Voit tehdä tämän avaamalla päiväkirjan ja kutsumalla komennon "Näytä, Järjestä sen mukaan, Nykyinen näkymä" (Outlook 2003: sta) tai "Näytä, Nykyinen näkymä" (aiemmissa Outlook -versioissa) ja valitsemalla "Syöttölista".
2. Varmista nyt, että kaikki Excelin arviointia varten tarvitsemasi tiedot näkyvät päiväkirjassa. Jos tarvitset päivämäärän ja kellonajan kunkin tehtävän aloittamiseen ja lopettamiseen, napsauta hiiren kakkospainikkeella Aihe tai Kansio ja käytä Muokkaa nykyistä näkymää -komentoa. Napsauta sitten "Kentät".
3. Valitse "Valitse käytettävissä olevat kentät" -kohdasta "Kaikki päiväkirjakentät". Napsauta sitten "Käytettävissä olevat kentät" -kohdassa "Alku" tai "Loppu" ja sitten "Lisää". Lisää kaikki tarvittavat kentät ja määritä niiden järjestys "Siirrä ylös" ja "Siirrä alas" -painikkeiden avulla. Sulje sitten kaksi valintaikkunaa.
4. Muotoile nyt päivämääräkentät niin, että Excel voi myös arvioida ne: Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella "Käynnistä" -sarakkeen otsikkoa ja kutsumalla "Muotoile sarakkeet" -komennon.
5. Valitse vasemmalta "Aloita" ja sitten muoto, jossa on kaksinumeroinen päivä ja kuukausi, nelinumeroinen vuosi ja yksinkertainen aika 24 tunnin muodossa (katso kuva). Valitset saman muodon "Lopeta". Huomaa: Excel ei voi tehdä mitään muodoilla, jotka sisältävät viikonpäivien nimet.
6. Merkitse nyt hiirellä päiväkirjan merkinnät, joita haluat muokata Excelissä, ja kopioi ne CTRL + C -näppäimellä.
7. Avaa Excel ja liitä tiedot haluamaasi Excel -taulukkoon painamalla CTRL + V.
8. Sinun on vielä muutettava "Kesto" -kentän tiedot numeerisiksi arvoiksi, joita Excel pystyy käsittelemään (Excel ei voi laskea esimerkiksi "30 minuutin" tiedoilla).
