Sähköpostit ja sähköpostiohjelmat – vinkkejä ja temppuja käyttäjille

Useimmat ihmiset omistavat ja käyttävät yhtä tai useampaa sähköpostitiliä. Sähköpostien kirjoittaminen ja lähettäminen on todistettu viestintätapa, joka on osa jokapäiväistä elämää. Tilastoportaali Statista kertoo, että vuonna 2020 lähetetään ja vastaanotetaan päivittäin yli 306 miljardia sähköpostia. On arvioitu, että sähköpostin määrän nousevan yli 360 miljardiin päivässä muutaman seuraavan vuoden aikana.

Useimmat käyttäjät odottavat ensisijaisesti turvallisuutta ja helppokäyttöisyyttä sähköpostilta ja sähköpostiohjelm alta. Samaan aikaan sähköpostit liittyvät erilaisiin teknisiin termeihin, joita jokainen käyttäjä ei ensisilmäyksellä tunne.POP3, saapuvan postin palvelin, palvelimen osoite, keskus tai palveluntarjoaja ja SMTP ovat joitain teknisiä termejä, jotka on selitettävä. Teknisten termien merkitys ja oikea käyttö määrää muun muassa sen, voidaanko sähköposti lähettää ja arkistoida oikein vai pystyykö sähköpostiohjelma kommunikoimaan muiden kanssa tiimirakenteissa. Ennen kuin käsittelet teknisiä termejä ja teet asetuksia sähköpostiohjelmissa, on kuitenkin tärkeää löytää paras sähköpostipalveluntarjoaja omiin tarpeisiisi.

Ei sähköpostia ilman palveluntarjoajaa - johon tarvitset sähköpostipalvelun

Sähköpostiosoitteiden palveluntarjoajia on tusina, mutta useiden palveluntarjoajien joukosta ei ole ollenkaan helppoa löytää parasta. Valittaessa on otettava huomioon muutama seikka.

Sähköpostintarjoaja on ammattimainen palveluntarjoaja, joka tarjoaa asiakkailleen sähköpostiosoitteen Internetissä ilmaiseksi tai maksua vastaan.Palveluntarjoajana Internet-yrityksellä on sähköpostipalvelin. Se voi käyttää tätä tarjotakseen asiakkailleen sähköpostitilejä ja sähköpostilaatikoita sähköpostipalvelimella. Asiakas tarvitsee tätä varten sähköpostitilin.

Sähköpostin tarjoaja vastaa siitä, että kaikki viestit välitetään sujuvasti ja ilman viiveitä palvelimiensa kautta. Hän ottaa välittäjän roolin, joka liittyy myös tietosuojakysymyksiin. Varsinkin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) käyttöönoton jälkeen digitaalista viestintää Euroopassa on valvottu lainsäätäjän tiukempien sääntöjen mukaisesti. Yleisen tietosuoja-asetuksen tavoitteena on suojata kaikkien asianosaisten henkilötietoja. Tämä on erityisen ilmeistä, kun otetaan huomioon monet yksityishenkilöiden ja yritysten sähköpostiosoitteisiin kohdistuvat phishing-hyökkäykset.

Tiedot:

Fishing on yritys varastaa henkilökohtaisia tietoja ja salasanoja väärennettyjen verkkosivustojen tai sähköpostien kautta teeskentelemällä vääriä tosiasioita.Esimerkiksi Internetin rikolliset jäljittelevät yksityiskohtaisesti pankin verkkopankkitoimintaa ja pyytävät pahaa aavistamattomia käyttäjiä syöttämään tietonsa. Sitten he käyttävät saatuja tietoja varojen varastamiseen tai omistusoikeudellisten tietojen jälleenmyyntiin.

Kuuluisat sähköpostipalveluntarjoajat ja niiden edut

Tunnetuimmilla yksittäisen sähköpostiosoitteen maksullisilla ja ilmaisilla tarjouksilla on erilaisia lisäarvoja käyttäjille. Tästä syystä ei ole olemassa "paras" tarjous, mutta monia suositeltavia palveluntarjoajia, joilla on etuja ja haittoja. Jokaisen käyttäjän on suodatettava itselleen paras palveluntarjoaja. Jotkut sisältävät paljon tallennustilaa sähköposteille tai asiakirjoille ja valokuville, kun taas toiset saavat pisteitä helpon asennuksen tai erityisen tiukan tietosuojan ansiosta.

Nimi ja palveluntarjoaja	Domain-Part	Kustannus	Edut
Gmail (Google)	gmail.com	Ilmainen	Jopa 15 Gt tallennustilaa
GMX (Yhdistynyt Internet)	gmx.de	Ilmainen (maksullinen laajennus mahdollinen)	E-Mail-Made in Germany (tietosuoja)
Web.de (Yhdistynyt Internet)	web.de	Ilmainen (maksullinen laajennus mahdollinen)	E-Mail-Made in Germany (tietosuoja)
Yahoo Mail	yahoo.com	Ilmainen (Maksullinen Pro laajennus mahdollinen)	Helppo asennus
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Ilmainen	Kirjaudu sisään Skypeen, Office Onlineen tai OneNoteen samanaikaisesti
Mail.de	mail.de	Ilmainen	Tietokeskukset Saksassa, parannettu tietoturva

Info: Mitä "Saksassa tehty sähköposti" tarkoittaa sinulle asiakkaana

Useat saksalaiset yritykset, kuten Deutsche Telekom, United Internet ja Strato, ovat mukana "E-Mail Made in Germany" -aloitteessa.Nämä Internet-yritykset tunnetaan kilpailijoina Euroopassa, ja ne toimivat yhdessä avainsanalla "E-Mail Made in Germany" . Yhdistymisen tavoitteena on parantaa viestintää Saksassa. Tämän markkinointitoimenpiteen etu yrityksen asiakkaille on varmuus siitä, että jokainen sähköposti lähetetään Saksan tietosuojalakien mukaisesti ja että yrityksen palvelimet ovat Saksan maaperällä.

Sähköpostiosoitteiden perusteet ja niiden tekninen rakenne

Sähköpostiosoite on rakennettu ymmärrettävän kaavan mukaan. Se koostuu yleensä

• " domain-part" ja
• " paikallinen osa."

Esimerkki:

[email protected] – paikallinen osa=max.muster / domain-part=gmx.de / @=sitova merkki

" Paikallista osaa" voidaan käyttää tunnistamaan selkeästi sähköpostin lähettäjä. Jos esimerkiksi käytetään lähettäjän oikeaa nimeä, vastaanottaja näkee heti sähköpostin lähettäjän." Domain osa" näyttää sähköpostipalvelimen tai -palveluntarjoajan, jonka kautta sähköposti toimitettiin.

Aitojen sähköpostiosoitteiden tunnistaminen – hyödyllisiä vinkkejä

Lähettäjä voidaan jäljittää käyttämällä sähköpostiosoitteen "paikallista osaa" . Tästä syystä on tärkeää käyttää hyvämaineista sähköpostiosoitetta, erityisesti liiketoiminnallisista syistä lähetetyissä sähköposteissa. Aito sähköpostiosoite koostuu yleensä lähettäjän etu- ja sukunimestä. Esimerkiksi nimen erottaminen pisteellä tai täydellisellä, erottamattomalla nimellä ([email protected] / [email protected]) on yleistä. Kutakin sähköpostiosoitetta voi käyttää vain kerran. Tästä syystä yleisillä nimillä varustetut sähköpostiosoitteet sisältävät numeron tai erikoismerkin lisäyksenä erottamaan ne käytetyistä osoitteista.

On suositeltavaa määrittää erilaisia sähköpostiosoitteita yksityisiin ja ammatillisiin tarkoituksiin.Tällöin viestintä voidaan erottaa ammattimaisesti. Sinun tulee olla valikoiva erityisesti pääosoitteen suhteen ja valita oikeinkirjoitus, joka on yhtä tarttuva kuin vakava. Tietosuojasyistä voi olla järkevää valita palveluntarjoaja, jonka kotipaikka on Euroopan unioni. Tässä tapauksessa sovelletaan GDPR:n tiukempia tietosuojalakeja. Samalla viestintä on suojattu v altion virastojen pääsyltä. Tämä ei koske tietoja, joita isännöidään palvelimilla Yhdysvalloissa tai muissa maissa.

Fancy-nimet eivät näytä kovin vakavilta tai ammattimaisilta. Parhaimmillaan niitä voidaan käyttää toissijaisena osoitteena yksityisessä viestinnässä. Sähköpostiosoitteita, joiden nimi on epäselvä, pidetään epäluotettavina. Jos tällaista sähköpostia käytetään pääosoitteena, se voi ainakin saada hymyn kommunikoitaessa viranomaisten tai mahdollisten työnantajien kanssa. Yleensä se ei puhu vakavuuden puolesta ja on haitallista.

Vinkkejä hyvämaineisille sähköpostiosoitteille

Vihje:

Onko sinulla oma Internet-osoite nimesi kanssa tai yritykselläsi? Tässä tapauksessa voit rekisteröidä yhden tai useamman sähköpostiosoitteen palveluntarjoajalle. Saksassa toimivalle yritykselle on parasta valita ylätason verkkotunnus (TLD), joka päättyy de. Tunnetaan myös .net, .org, .eu ja muut päätteet. Kansainväliset yritykset haluavat napata .com-verkkotunnuksen ja kääntää verkkosivustonsa eri kielille. Yksityishenkilöille riittää yleensä yksityinen Internet-osoite, jossa on vähän tallennustilaa ja muutama sähköpostiosoite.

Nämä ovat erot maksullisten ja ilmaisten sähköpostiosoitteiden välillä

Erot maksullisten ja ilmaisten sähköpostiosoitteiden tarjoajien välillä ovat v altavat. Esimerkiksi roskapostisuodatin sisältyy joidenkin palveluntarjoajien maksullisen version toimitukseen.Tämä tarkistaa jokaisen sähköpostitilin sähköpostin mahdollisten vaarojen tai mainosviestien var alta. Asetuksista riippuen se suodattaa ei-toivotut viestit ja siirtää ne välittömästi epäiltyyn roskapostikansioon.

Vapaa nimenvalinta on toinen maksullisen sähköpostin tarjoajien etu. Koska erilaisia laajennuksia on saatavilla ei-ilmaisissa versioissa, on helpompi luoda tarttuva, lyhyt ja nimetty sähköpostiosoite. Tällaista sähköpostia voidaan käyttää koko elämän ja se liittyy erottamattomasti henkilöön. Parempi tietoturva ja parempi asiakastuki ongelmatilanteissa ovat lisäetuja, joita maksulliset palveluntarjoajat tarjoavat.

Lähetä sähköpostit nimettömästi väliaikaisilla sähköpostiosoitteilla – mikä on mahdollista

Useimmissa tapauksissa tarvitset sähköpostiosoitteen pitkällä aikavälillä. Tästä syystä uusi sähköpostiosoite liitetään erottamattomasti nimeesi ja muihin henkilökohtaisiin ominaisuuksiisi ja luodaan sähköpostitili.Kuten hyvin tiedetään, jokainen poikkeus vahvistaa säännön. Tästä syystä on olemassa palveluntarjoajia, jotka tarjoavat sinulle nimettömän sähköpostin lähettämisen. Muut Internet-portaalit tarjoavat mahdollisuuden käyttää väliaikaisia sähköpostiosoitteita, jotka ovat aktiivisia vain 10 minuuttia.

Ei ole epäilystäkään siitä, että tämäntyyppisten sähköpostiosoitteiden käyttö on rajoitettua. Käyttökohteita ovat esimerkiksi yllätyssähköpostit hyvälle ystävälle tai anonyymi rikosilmoitus poliisille. Tässä tapauksessa nimetöntä sähköpostia voidaan verrata kirjeeseen, joka lähetetään ilman lähettäjää. Tämä on mahdollista, eikä se ole lain vastaista. Yksi anonyymin sähköpostipalvelun tarjoaja on amerikkalainen yritys 10minutE-Mail.com. Voit rekisteröityä tähän verkkopalveluun ilman, että sinun tarvitsee paljastaa omaa sähköpostiosoitettasi. Palvelu luo kertakäyttöisen sähköpostiosoitteen, joka on olemassa vain 10 minuuttia. Kopioi väliaikainen sähköpostiosoite leikepöydälle ja kirjoita se esimerkiksi rekisteröintilomakkeeseen.

Kaikki 10 minuutin aikaikkunan sisällä sähköpostiosoitteeseen lähetetyt sähköpostit näkyvät suoraan postilaatikossasi osoitteessa www.10minutE-Mail.com. Voit lukea saapuvia sähköposteja ja vastata niihin. Sähköpostissa olevia linkkejä voi myös napsauttaa, jolloin saat myös sähköpostit vahvistuslinkeillä palvelun kautta.

Jos 10 minuuttia ei riitä kaiken työn suorittamiseen, napsauta "Pidennä 10 minuuttia" -linkkiä yhden tai useamman kerran. 10 Minute Mail ei vaadi rekisteröitymistä, eikä se kysy sähköpostiosoitettasi. Jotta sivusto näytetään saksaksi, valitse vasemmasta alakulmasta "saksa" ja napsauta "Muuta" .

Lue ja muokkaa kaikkia saapuvia sähköposteja 10 Minute Maililla

Lähetä viestejä anonyymisti RE-Mailer-palveluilla

RE-postituspalvelut ovat hyödyllisiä myös tiedon lähettämiseen nimettömänä.Jotkut näistä palveluntarjoajista välittävät kaikki sähköpostit palvelimen kautta, joka yleensä toimii viestin lähettäjänä. Varsinaisen lähettäjän henkilötiedot ovat piilossa, eikä niitä voida jäljittää.

Muut RE-Mailer-palveluntarjoajat käyttävät satunnaista palvelinta. Varsinainen lähettäjä ei myöskään näy. On myös mahdollista käyttää VPN-palvelua (Virtual Private Network). VPN-yhteydet peittävät kaikille laitteille, kuten reitittimelle, määritetyn IP-osoitteen. IP-osoitetta voidaan käyttää sijainnin ja käyttäjän tarkistamiseen. Sen sijaan, että paljastettaisiin, että viesti on lähetetty nimettömänä Saksasta, VPN-yhteyden kanssa käytetään ns. tunneliyhteyttä. Tässä tapauksessa todellista lähettäjän tunnusta ei voida jäljittää.

Useimmat anonyymit sähköpostipalvelut eivät vaadi sähköpostitiliä. Niitä voidaan käyttää ilman vaivaa selaimen käyttöliittymän kautta.Liitteiden lähettäminen nimettömällä sähköpostilla on myös mahdollista monien palveluntarjoajien kanssa. Kuten monet muutkin tekniset innovaatiot, anonyymit sähköpostit, VPN-yhteydet tai RE-postituspalvelut tarjoavat mahdollisuuden peittää ja naamioida rikollista toimintaa. On sanomattakin selvää, että tällaisia palveluita tulee käyttää vain lain mukaisesti. Sekä laittomaan toimintaan liittyviä uhkauksia tai pyyntöjä sisältävien sähköpostien lähettäminen että anonyymisti tietojenkalastelu- tai roskapostiviestit ovat rangaistavaa.

Erityisen sähköpostiosoitteen määrittäminen – sinun on tiedettävä se

Kun olet valinnut sähköpostipalveluntarjoajan ja valinnut henkilökohtaiselle sähköpostillesi käyttämättömän nimen, sähköpostiviestintä om alta sähköpostitililtäsi on vain yhden askeleen päässä. Ennen kuin voit varata ja määrittää tietyn sähköpostiosoitteen, palveluntarjoaja tarvitsee uuden asiakkaan henkilötiedot.Anna osoitteen lisäksi myös puhelinnumero ja toinen sähköpostiosoite.

Käyttäjätunnus tarvitaan erottamaan sähköpostitili muista tileistä. Useimmissa tapauksissa käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite ovat samat. Vaihtoehtoisesti on mahdollista määrittää yksilöllinen käyttäjätunnus. Tämä tarjoaa paremman suojan hakkereita vastaan. Käyttäjätunnuksen lisäksi on annettava myös suojattu salasana.

Postilaatikon salasanan on oltava salainen. Vaikeasti löydettävä salasana, joka koostuu seuraavista:

• kirjaimet,
• numerot ja
• Erikoismerkkejä on,

edustaa riittävää suojaa hakkerihyökkäyksiä ja tietovarkauksia vastaan Internetin rikollisuuden kautta. Kun olet syöttänyt kaikki henkilötiedot ja tiedot uuden sähköpostin omistajasta, sitä voidaan käyttää. Sähköpostit voivat seurata:

1. Web-pohjainen webmailina, sähköpostin tarjoajan sähköpostin kautta,
2. Sähköpostiohjelmalla, kuten Microsoft Outlook tai Thunderbird tai
3. Mobiili, tabletin, älypuhelimen ja vastaavien sähköpostiohjelmien kautta

haettu.

Vaiheittaiset ohjeet: Luo uusi sähköpostiosoite

Sähköpostintarjoajan GMX esimerkki näyttää kuinka uusi sähköpostiosoite asetetaan:

Vaihe 1	Siirry osoitteeseen www.gmx.net ja napsauta sivun yläreunassa olevaa ruutua: "Rekisteröidy ilmaiseksi."
Vaihe 2	Seuraavasta ikkunasta löydät tarjoukset uudesta sähköpostista. Mainosrahoitteisen ilmaisen pääsyn lisäksi voit valita myös maksullisen sähköpostitilin.Kun olet valinnut vaihtoehdon, lopetat valinnan painikkeella "Rekisteröidy nyt."
Vaihe 3	Seuraava vaihe on tarkistaa haluamasi sähköpostiosoite. Tätä varten riittää, että syötät haluamasi yhdistelmän vapaaseen kenttään. Sähköpostintarjoaja tarkistaa, onko syötetty sähköpostiosoite saatavilla. Jos osoite on määritetty muualle, saat ehdotuksia samanlaisista sähköpostiosoitteista.
Vaihe 4	Käyttäjän henkilötiedot on sitten syötettävä. Osoitteen lisäksi tämä sisältää syntymäajan ja salasanan, joka on syötettävä kahdesti.
Vaihe 5	Jos salasana unohtuu, se voidaan palauttaa tekstiviestillä. Tätä varten sähköpostitiliin on linkitettävä matkapuhelinnumero.
Vaihe 6	Seuraava suojauskysely automaattisesti luodulla merkkijonolla varmistaa, että rekisteröinti ei tapahdu automaattisesti.
Vaihe 7	Klikkaamalla painiketta "Hyväksyn. Luo sähköpostitili nyt" uusi asiakas hyväksyy sekä palveluntarjoajan yleiset ehdot että sen tietosuojasäännökset.
Vaihe 8	Sähköpostintarjoaja vahvistaa uuden sähköpostiosoitteen ja lähettää sähköpostiohjelmien yksittäiset asetukset erillisessä sähköpostissa. Mukana ovat saapuvan postin palvelimen ja lähtevän postin palvelimen käyttötiedot. Käyttötiedot vaihtelevat postilaatikon tyypin mukaan. Useimmat palveluntarjoajat sallivat joko IMAP- tai POP3-protokollat lisävarusteena.

Rekisteröidy saadaksesi haluamasi sähköpostiosoitteen osoitteessa gmx.net

Tärkeää: Määritä ja arkistoi suojattu salasana

Jotta voit lähettää tai vastaanottaa viestejä sähköpostiosoitteen kautta, tarvitset yleensä salasanan. Päätös siitä, minkä sähköpostin salasanan haluat määrittää, tulee olla hyvin harkittu. Kirjautumisprosessissa postilaatikkoa avattaessa sinua pyydetään syöttämään salainen salasanasi kahdesti ja määrittämään salasana tällä tavalla. Kaksoismerkintä varmistaa, ettei kirjoitusvirheitä tule sisään.

On erittäin tärkeää kirjoittaa sähköpostitilin salasana muistiin ja arkistoida se turvallisuussyistä. Tämä on tärkeää, koska salasana on ainoa tapa päästä käsiksi henkilökohtaiseen sähköpostiin.

IMAP- ja POP3-protokollat – mitä eroa niillä on?

Kun olet luonut ja määrittänyt sähköpostiosoitteen, saat henkilökohtaiset pääsytiedot sähköpostin tarjoaj alta. Näitä tarvitaan sähköpostien lähettämiseen palveluntarjoajan palvelimelle (lähtevän postin palvelin) ja tiedon vastaanottamiseen (saapuvan postin palvelin).

Vakavin ero vuodesta 1996 tunnetun POP-protokollan (Post Office Protocol) ja vuonna 2003 käyttöön otetun IMAP-protokollan välillä on sähköpostien välimuisti. POP-protokolla lataa sähköpostin fyysisesti vastaanottajan tietokoneelle ja poistaa sen palvelimelta, kun taas IMAP-protokolla mahdollistaa pääsyn useilta päätelaitteilta. Tässä tapauksessa sähköposti jää sähköpostintarjoajan palvelimelle.

IMAP-protokolla tarjoaa selkeää lisäarvoa erityisesti nykypäivän verkottuneessa yhteiskunnassa. Kun vuosituhannen lopussa sähköposteja käytettiin vain kiinteältä PC:ltä, niin nykyään datan ja viestien on oltava saatavilla eri päätelaitteilla.PC:n lisäksi käyttäjät tarvitsevat sähköpostinsa älypuhelimeen tai tablettiin tai älykelloon. IMAP-protokolla takaa saatavuuden kaikissa päätelaitteissa.

Sähköpostien tarkistaminen IMAP-protokollalla on kätevämpää ja turvallisempaa. Jos käytät useita päätelaitteita, voit milloin tahansa hakea nykyiset ja tallennetut sähköpostit. Lisäksi IMAP-protokolla toimii paremmin myös tietosuoja-asioissa. Näin voidaan sanoa, koska monissa tapauksissa vanhentuneella POP-protokollalla todennustiedot lähetetään selkeästi. Tämä tapahtuu ennen kuin SSL-yhteys on muodostettu. Salauksen puute on suuri turvallisuusriski, joka on estettävä.

IMAP-protokolla on rakenteeltaan samanlainen kuin POP3-protokolla. Selvä etu on, että palveluntarjoajan palvelin voi käyttää asetuksia estääkseen salasanan lähettämisen.Vain kun suojattu SSL-yhteys on muodostettu, salasana ja sähköposti lähetetään edelleen. Yhteenvetona voidaan todeta, että useimmissa tapauksissa on järkevämpää määrittää IMAP-tili kuin vanhentunut POP-tili. Määritykset erosivat vain vähän tilin luomisessa.

Yksinkertainen selitys: saapuvan postin palvelin ja lähtevän postin palvelin sekä palvelintiedot

Jos määrität IMAP- tai POP3-tilin, sinulta kysytään erityisesti saapuvan postin palvelinta ja lähtevän postin palvelinta. Saapuvan postin palvelin on sähköpostipalveluntarjoajasi tietokeskuksessa oleva palvelinosoite, johon vain saapuvat sähköpostit tallennetaan. Kullakin sähköpostintarjoajalla on omat palvelimensa ja palvelinosoitteensa sähköpostiviestinnän jakelua varten, joita sähköpostiohjelman on ohjattava. Useimmissa tapauksissa saapuvan postin palvelin koostuu seuraavasta siirtoprotokollan tunnisteesta ja palveluntarjoajan tunnisteesta (käyttäen esimerkkinä palveluntarjoajaa 1&1 Ionos):

Saapuvan postin palvelimen palvelinosoitteet: Pop3.ionos.de tai imap.ionos

Vain käyttäjän lähettämät sähköpostit tallennetaan ja jaetaan lähtevän postin palvelimelle. Saapuvan postin palvelimen ja lähtevän postin palvelimen erottaminen toisistaan varmistaa, että saapuvat ja lähtevät viestit eivät mene sekaisin.

Lähtevän postin palvelimia käytetään SMTP-protokollan kautta. Useimmissa tapauksissa saat seuraavan tunnuksen, joka sisältää myös siirtoprotokollan ja palveluntarjoajan tunnuksen:

Lähtevän postin palvelimen palvelinosoitteet: SMTP.ionos.de

Saapuvan postin palvelimen ja lähtevän postin palvelimen oikeiden nimien lisäksi myös palvelintiedot ovat tärkeitä. Sähköpostipalveluntarjoajasi lähettää yleensä palvelimen tiedot tervetulosähköpostin mukana. Tarvitset palvelintiedot kertoaksesi sähköpostiohjelmallesi oikeat parametrit saapuvan ja lähtevän postin palvelimelle.Palvelintiedot sisältävät tietoja porteista ja salausmenetelmästä. Nykyaikaiset sähköpostiohjelmat, kuten Microsoft Outlook tai Thunderbird, määrittävät automaattisesti palvelimen tiedot sekä saapuvan ja lähtevän postin palvelimen, kun annat sähköpostin tarjoajan ja sähköpostiosoitteesi. Tämän seurauksena ne muodostavat oikean yhteyden.

Tiedot: Miksi SSL-yhteydet ovat tärkeitä

On sanomattakin selvää, että vain vastaanottajan tulee lukea sähköpostit ja niiden liitteet. Sähköpostin kuljetusreitillä se voidaan teknisesti lukea eri solmuissa ja skannata sen sisältö. Autoritaariset poliittiset järjestelmät luottavat muun muassa kansalaistensa sähköpostiviestinnän purkamiseen. SSL (Secure Sockets Layer), joka tunnetaan myös uudella nimellä TLS (Transport Layer Security), estää sähköpostin tietojen lukemisen. Salausmenetelmää on kokeiltu ja testattu, ja sitä käytetään laajasti verkkosivustoissa.SSL- tai TSL-salatut Internet-sivut voidaan tunnistaa ilman vaikeuksia. Ne näkyvät selainikkunan hakupalkissa muodossa "https" .

Mistä yksittäisistä komponenteista sähköpostit koostuvat

Jokainen sähköposti koostuu kahdesta olennaisesta osasta:

• Otsikko, jota voidaan kuvata myös sähköpostin otsikoksi.
• Sähköpostin sisällön sisältävä teksti.

Erilaisia yksityiskohtaisia tietoja tallennetaan sähköpostin otsikkoon. Se antaa tietoja lähettäjästä ja luomispäivämäärästä. Lisäksi otsikko sisältää teknisiä tietoja lähetyksen eri asemista. Koska nämä tiedot eivät ole tärkeitä useimmille käyttäjille, sähköpostiohjelmat piilottavat ne useimmissa tapauksissa.

Mistä yksittäisistä komponenteista sähköpostit koostuvat - ohjeet:

Näyttääksesi otsikon kokonaan Microsoft Outlookissa ja lukeaksesi vastaanotetun sähköpostin siirtotiedot, toimi seuraavasti:

1. Kaksoisnapsauta viestiä avataksesi sen lukuruudun ulkopuolelle.

2. Napsauta TIEDOSTO>OMINAISUUDET.

3. Otsikkotiedot näkyvät INTERNET HEADERS -kentässä. Ne voidaan kopioida Microsoft Wordiin tai muuhun tekstiohjelmaan CTRL + C -komennolla jatkokäsittelyä varten.

   Microsoft Outlookin ominaisuudet

Mozilla Thunderbirdissä näyttö toimii helpommin. Voit tehdä tämän painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+U näyttääksesi otsikon ja HTML-lähdetekstin.

Mitä tietoa keho sisältää

Teksti on erotettu otsikosta tyhjällä rivillä. Se sisältää sähköpostin todelliset tiedot ja voi sisältää vain merkkejä 7-bittisestä ASCII-merkistöstä (American Standard Code for Information Interchange). Koska saksalaiset umlautit eivät sisälly tähän muotoon, ne on ilmoitettava ja koodattava otsikkoosiossa. Useimmat sähköpostiohjelmat tekevät koodauksen automaattisesti.

Kaikki viestit voivat:

• Pelkänä tekstiviestinä tai
• Lähetetty muotoiltuna HTML-viestinä.

HTML-muotoisen tekstin etuna on, että sitä on helpompi lukea. HTML on "Hypertext Markup Language" , jota käytetään sekä tekstien jäsentämiseen että Internet-sivujen ohjelmointiin. HTML on vakiokieli World Wide Webissä, ja sitä pidetään verkkosivustojen ohjelmoinnin perustana.

Muut sähköpostiviestin olennaiset osat

Useimmissa tapauksissa sähköpostiviesti sisältää myös allekirjoituksen. Se on osa kehoa ja tarjoaa tietoa lähettäjästä. Tekijän osoite tai yhteystiedot näkyvät yleensä allekirjoituksessa. Kuvia ja hyperlinkkejä voidaan myös liittää sähköpostin allekirjoitukseen.

Tiedot:

Hyperlinkki on viittaus toiseen verkkosivustoon tai sähköpostiosoitteeseen.

Yksityiset palveluntarjoajat sijoittavat ns. postin alatunnisteeseen vakiotekstin, joka sisältää mainoksia tai viittauksen heidän ilmaiseen palveluunsa.

Liitteet ovat myös osa sähköpostia. Sähköpostin liite on asiakirja, jolla on tietty tiedostopääte, joka on avattava erillisessä ohjelmassa. Seuraavat jälkiliitteet ovat yleisiä:

• PDF (Portable Document Format) -tiedosto.
• Tiedosto MS Word (docx) tai MS Excel -muodossa (xlsx).
• Kuvatiedosto (tiedostotunniste jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
• Video- tai äänitiedosto (mov, mp3, mpeg).
• Suoritettava tiedosto (exe).

Tärkeää:

Luota liitetiedostoihin vain poikkeustapauksissa. Jos et tiedä lähettäjää, suoritettavat liitteet sisältävät yleensä haittaohjelmia, jotka saastuttavat tietokoneesi huomaamattasi. Tämä pätee erityisesti henkilökohtaisiin tietokoneisiin, jotka toimivat Windows-käyttöjärjestelmän kanssa.

Sähköpostien lähettäminen, erityisesti selitetty

Sähköposti voidaan lähettää edelleen Internetin kautta millisekunneissa sähköpostitilin kautta. Jos viestiä tarkistetaan jatkuvasti ennen kuin se saapuu vastaanottajalle, siirto kestää yleensä muutaman sekunnin. Mikä tahansa Internetiin liitetty päätelaite voi lähettää ja vastaanottaa sähköposteja, jos sopiva sähköpostiohjelma on saatavilla.Teknisestä näkökulmasta sähköposti kulkee seuraavaa polkua:

• Sähköposti laaditaan ja lähetetään "lähetä-painikkeella" .
• Viesti välitetään lähettäjän palveluntarjoajalle ja tilille olemassa olevan yhteyden kautta (WLAN, LAN, mobiili). Tämä tarkistaa sähköpostin ja välittää sen edelleen Internetin kautta vastaanottajan sähköpostin toimittajalle. Tämä tehdään eri solmujen kautta. Saksan kaupallinen Internet Exchange (DE-CIX) on tiedonsiirtokykynsä ansiosta maailman suurin solmu, jonka tiedonsiirtonopeus on yli 9,1 Tbit/s. Internet-keskuksia löytyy useimmista suurimmista kaupungeista ympäri maailmaa.
• Sähköpostin vastaanottajan palveluntarjoaja tallentaa sen vastaanottajan postilaatikkoon. Jos roskapostisuodatin on asennettu, viesti tarkistetaan mainosten tai haittaohjelmien var alta.
• Sähköposti voidaan hakea ja näyttää sähköpostiohjelmalla.

Koska sähköpostien koko lähetysprosessi tapahtuu hyvin lyhyessä ajassa, lähettäjä ja vastaanottaja voivat kommunikoida lähes reaaliajassa. Viestin vastaanottamista ja lukemista voidaan seurata samanaikaisesti toimitus- ja lukuvahvistuksella. Tämä on tehokasta ja takaa, että tärkeät tiedot ja liitteet voidaan vaihtaa välittömästi. Jos vastaanottaja ei ole tietokoneen kantaman sisällä, hän voi vaihtoehtoisesti näyttää saapuvat viestit postilaatikon push-toiminnolla.

Tiedot:

Push-toiminto on palvelu, jossa sähköpostin Saapuneet-kansiosta tarkistetaan uusia viestejä määrätyin väliajoin tai jatkuvasti. Jos uusia viestejä on, ne näytetään. Vaihtoehtoisesti käyttäjä saa tiedon, että uusia sähköposteja on saapunut.

Mitkä sähköpostisovellukset sopivat Androidille

Erilaisia Windows-sovelluksia suositellaan Android-puhelimille tai -tableteille, joissa on Android-käyttöjärjestelmä. Esimerkiksi Microsoft Outlook for Android -sovellusta voidaan käyttää. Ohjelmassa on samanlaiset toiminnot tablet- tai älypuhelinversiossaan kuin Windowsissa. Sovellukset saivat myös erinomaisen arvosanan Google Play Kaupassa:

• Blue Mail sekä
• Oma sähköposti.

Blue Mailissa on intuitiivinen käyttöliittymä, ja se määrittää automaattisesti eri palveluntarjoajien sähköpostitilit. Sovellus käyttää suodatintoimintoja sekä tehtäväluetteloita ja muistutustoimintoa. Yksi puute on kaikkien viestien välittäminen sovellussuunnittelijan palvelimen kautta. Tässä on tietosuojariski, joka on otettava huomioon ennen sovelluksen asentamista.

My Mail vakuuttaa myös helposti ymmärrettävällä ja käyttäjäystävällisellä käyttöliittymällä. Sovelluksen avulla voit käyttää erilaisia tilejä, ja siinä on integroitu Internet-selain, jota voidaan käyttää sähköpostin liitteiden katseluun.

Kaikkien tunnettujen palveluntarjoajien sähköpostitilit voidaan avata myös webmailina selaimessa Androidin kautta. Oletuksena Googlen Gmail-sovellus on asennettu sähköpostiohjelmana lähes kaikkiin laitteisiin, joissa on Android-käyttöjärjestelmä. Sovellusta voidaan käyttää myös sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Siinä on myös kattavat sisäiset resurssit sähköpostien järjestämiseen Android-älypuhelimella tai tabletilla.

Sähköpostisovellukset iOS- ja Mac OS -käyttöjärjestelmille – nämä vaihtoehdot ovat vakuuttavia

Käyttöjärjestelmät iOS ja Mac OS iPadille, iPhonelle sekä MacBookille ja iMacille sisältävät valmiiksi asennettuja, itsenäisiä sähköpostiohjelmia. Sähköpostiohjelma "Mail" sisältyy Mac OS -käyttöjärjestelmään. Se tekee vaikutuksen riittävillä varusteilla. Synkronointi Applen oman pilvipalvelimen iCloudin kanssa on merkittävä lisäarvo.

Ainoastaan Apple-laitteita käyttävät käyttäjät arvostavat synkronointia sekä siistiä, käyttäjäystävällistä ja tyylikästä käyttöliittymää.Apple Mail -sovellus iOS:lle on myös esiasennettu iPadiin ja iPhoneen. Se tekee vaikutuksen myös kannettaviin päätelaitteisiin yksinkertaisella sähköpostitilien määrityksellä ja korkealla käyttäjäystävällisyydellä.

Microsoft Outlook voidaan asentaa myös iOS-käyttöjärjestelmää käyttäviin päätelaitteisiin. Useimmat Microsoftin ohjelmat ovat saatavilla App Storesta. Ne voidaan asentaa ja käyttää helposti. Erityisesti Microsoft Exchange -tilillä varustetut yrityssovellukset varmistavat, että kaikki viestit näkyvät mobiililaitteissa ja kiinteissä laitteissa ilman viivettä, riippumatta siitä, mikä käyttöjärjestelmä on käytössä.

Vaihtoehtoisia iOS-sähköpostisovelluksia, jotka tarjoavat käyttäjille lisäarvoa, ovat seuraavat sovellukset:

• Spark and
• Newton.

Spark tarjoaa käyttäjille sen edun, että tärkeimmät ilmoitukset ja sähköpostit näkyvät yleensä laitteen yläosassa.Tämä on erityisen kiinnostavaa pienille laitteille, kuten iPhonelle. Sovellus erottaa sähköpostit automaattisesti uutiskirjeistä ja siinä on älykäs postilaatikko.

Newton-sovellus kiinnostaa ensisijaisesti käyttäjiä, joille on tärkeää pystyä lukemaan viestinsä mutkattomasti. Sovellus tekee vaikutuksen yksinkertaisella valikkonavigaatiollaan, jonka avulla viestejä voi lukea, välittää tai lähettää yhdellä silmäyksellä. Yksinkertaisesta rakenteestaan huolimatta siinä on kaikki tärkeät toiminnot yksityiskäyttäjille ja liikemiehille.

Yritykset tarjoajien takana – nämä suuret toimijat hallitsevat markkinoita

Ilmaisten tai maksullisten sähköpostitilien tarjoajien takana ovat enimmäkseen kansalliset tai globaalit yritykset. Monet sähköpostin tarjoajat, jotka tarjoavat ilmaista sähköpostia, käyttävät saatuja henkilötietoja mainontatarkoituksiin. On todistettu, että ulkomaiset palveluntarjoajat skannaavat saapuvista sähköposteista avainsanoja ja myyvät kerätyt, nimettömät tiedot mainosasiakkaille.

Tällä tiedolla on tärkeää ymmärtää, miten yritykset käsittelevät tietosuojaa ja mainontaa, ennen kuin päättävät sähköpostipalveluntarjoajasta. Monissa tapauksissa kannattaa sijoittaa halvaan, maksulliseen sähköpostitiliin. Lisäkustannukset takaavat, että mainonta- ja roskapostiviestit suljetaan pois ja tietosuoja ylläpidetään GDPR:n mukaisesti.

Jotkut suurimmista sähköpostiosoitteiden tarjoajista ja niiden emoyhtiöistä:

Google Mail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1&1 Ionos	Yhdistetty Internet
Web.de	Yhdistetty Internet
GMX	Yhdistetty Internet
Telekom Mail	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Roskapostisuodattimien määrittäminen ja roskapostiviestien tunnistaminen – sinun pitäisi tietää se

Tutkimukset ovat vahvistaneet, että niin sanottujen roskapostien osuuden voidaan arvioida olevan yli 50 %. Roskapostia tai "roskaa" käytetään yleensä kuvaamaan joukkosähköpostiviestejä, jotka sisältävät mainoksia ja joita vastaanottaja ei ole pyytänyt. Ne lähetetään pyytämättä ja voivat sotkea vastaanottajan sähköpostin.Haluttujen ja ei-toivottujen viestien erottaminen vie paljon aikaa. Samaan aikaan roskapostit voivat sisältää haittaohjelmia ja viruksia ja vakoilla sähköpostin vastaanottajaa ja hänen henkilötietojaan.

Nin sanottu "phishing" , jossa väärennettyjä sähköposteja tai verkkosivustoja käytetään pankkitietojen tai henkilötietojen varastamiseen, on kehittynyt kasvavaksi vaaraksi jo vuosia. Totalitaaristen v altioiden tukemat rikollisjoukot ja hallituksen hakkerit käyttävät kaikkia kanavia tuhotakseen väärennetyillä sähköpostiviesteillä. Sähköpostiohjelman roskapostisuodatin voi auttaa estämään ei-toivotut tai mahdollisesti vaaralliset sähköpostit.

Lisäksi jokaiselle liitteenä olevan sähköpostin vastaanottajalle:

Avaa vain liitteet, joiden tiedostotunniste on .exe, .doc, .pdf ja muut tiedostotunnisteet, jos tunnet lähettäjän ja luotat siihen. Muuten on mahdollista, että yksi tiedosto avaa henkilökohtaisen tietokoneesi viruksille ja haittaohjelmille.Yhdellä napsautuksella tietosi voidaan vakoilla sinua huomaamatta.

Haittaohjelmien uhka ja ei-toivotun mainonnan suuri osuus tarkoittavat, että roskapostisuodattimille, jotka tunnetaan myös roskapostisuodattimina, ei ole vaihtoehtoa. Roskapostisuodatin toimii ainutlaatuisen algoritmin mukaan ja pystyy selvittämään suuren osan ei-toivotuista sähköposteista. Palveluntarjoajat, jotka ovat integroineet tarjoukseensa roskapostisuodattimen, luokittelevat sähköpostit muun muassa lähettäjän osoitteen tai otsikon merkintöjen perusteella. Jos sähköposti sisältää sanoja, termejä tai lauseita, jotka viittaavat ei-toivottuun mainontaan tai haittaohjelmaliitteeseen, nämä viestit merkitään tai siirretään välittömästi Roskaposti- tai Roskaposti-kansioon.

Saat tietää, kuinka tunnistaa roskapostin tai roskapostin postilaatikossa ja mitkä 7 pistettä ovat tärkeitä artikkelista: "Epäilyttävät sähköpostit: Näillä 7-vaiheisilla ohjeilla voit suojautua haittaohjelmilta ja viruksilta. "

Mustat listat ja todennäköisyyslaskelmat

Tarjoajat eivät työskentele vain mustien listojen kanssa, joille on tallennettu ei-toivottuja termejä, vaan myös todennäköisyyslaskelmien kanssa. Käyttäjän aiempien poistojen perusteella järjestelmä laskee, mitkä sähköpostit lähetetään edelleen ja mitkä välittömästi roskapostikansioon.

Tunnistat yleensä roskapostit seuraavista ominaisuuksista:

• Sinua ei oteta henkilökohtaisesti, vaan yleisellä osoitteella.
• Viestin teksti sisältää klikattavia linkkejä tai kuvia.
• Linkkien URL-osoite johtaa tuntemattomille palvelimille. URL-osoite tulee näkyviin heti, kun siirrät hiiren linkin päälle ilman, että napsautat sitä.
• Aihe on ällöttävä, sisältää kirjoitusvirheitä tai pyytää kirjautumaan välittömästi verkkopankkiin tai muulle suojatulle alueelle.
• Lähettäjän merkintä tai sähköpostin allekirjoitus puuttuu.
• Zip-, Exe-, Word- tai Excel-tiedostot on liitetty.

Jos näet näitä ja muita merkkejä, on suositeltavaa olla avaamatta sähköpostia ja tuhota linkit ja liitteet niitä avaamatta. Jos lähettäjä on tiedossa, ota häneen yhteyttä, jos olet epävarma, jotta tietokoneesi ei ole salaa haittaohjelmatartuntaa.

Roskapostisuodattimien ja roskapostisuodattimien integrointi sähköpostiohjelmiin

Sähköpostintarjoaja ei testaa jokaista sähköpostiosoitetta roskapostin tai haittaohjelmien var alta ilmaiseksi. Palveluntarjoajat tarjoavat pääsääntöisesti jatkuvan, ammatillisen tutkinnon kuukausimaksua vastaan. Jos haluat tehdä ilman palveluntarjoajan alustavaa tarkistusta, voit vaihtoehtoisesti käyttää sähköpostiohjelmaa sähköpostisi tarkistamiseen. Sama pätee, jos haluat optimoida palveluntarjoajan tarkistamat sähköpostit lisäsuodatinsuojauksella.Roskapostisuodatin voidaan aktivoida useimmissa sähköpostiohjelmissa ilman paljon vaivaa. Tätä voidaan käyttää roskapostin tai tietojenkalasteluviestien sieppaamiseen, joita sähköpostin palveluntarjoajan roskapostisuodatin ei tunnistanut. Tämä lisää tietoturvaa entisestään.

Ota roskapostisuodatin käyttöön Microsoft Outlookissa – se on niin helppoa

Microsoft Outlookin roskapostisuodatin voidaan helposti aktivoida valikkoriviltä. Se sijaitsee "Poista" -valikkokohdassa ja näkyy "läpinäkyvänä avatarina, jossa on kieltomerkki" . Napsauttamalla kuvaketta avautuu roskapostisuodattimen valikko "Junk e-mail options" -alikohdan alla. Suodatuksen voimakkuutta voidaan sitten säätää.

Roskapostisuodattimen käyttöönotto Microsoft Outlookissa.

Asetuksen jälkeen Outlookin roskapostiksi tunnistamat viestit siirretään automaattisesti Roskaposti-kansioon.

Aktivoimalla valintaruudun "Varoita epäilyttävistä verkkotunnuksista sähköpostiosoitteissa" , annetaan turvavaroitus ennen kuin sähköpostissa oleva linkki aktivoituu. Nämä suojausasetukset voivat auttaa tekemään sähköpostiviestinnästä turvallisempaa ja ammattimaisempaa. Edistyneistä suodatusmenetelmistä huolimatta roskapostikansio kannattaa tarkistaa aika ajoin. Tämä on tarkoituksenmukaista, sillä tärkeät viestit voidaan myös harvoin suodattaa pois.

Ota roskapostisuodatusasetukset käyttöön Thunderbirdissä

Roskasuodatinasetukset voidaan tehdä myös Firefox-selaimen ilmaisessa sähköpostiohjelmassa Thunderbirdissä. Thunderbird käyttää mukautuvaa algoritmia, joka on oletuksena käytössä. Mukautuva, itseoppiva suodatin voidaan myös kytkeä päälle. Hän ottaa oppia aiemmasta sähköpostien käsittelystä ja päättelee, mitkä viestit ovat toivottuja ja ne voidaan luokitella roskapostiksi.

Thunderbirdin roskapostisuodattimen asetukset löytyvät osoitteesta:

• Extrat>Asetukset>Suojaus ja siitä eteenpäin
• Junk-välilehdellä

muokattava. Napsauttamalla "Ota roskapostiloki käyttöön itseoppivaa suodatinta varten" mukautuva suodatin kytkeytyy päälle.

Thunderbirdillä voit myös tehdä asetuksia roskasuodattimelle.

Ei roskapostisuodatinta Windows Mailissa

Windows Mailin nykyiseen versioon, joka tarjotaan ilmaiseksi Windows 10:n kanssa vakiona, ei ole asennettuna omaa roskapostisuodatinta. Windows Mail kartoittaa sähköpostipalveluntarjoajan järjestelmäkansiot suhteessa 1:1. Jos palveluntarjoaja, kuten GMX tai Yahoo, tarjoaa roskapostitoiminnon, kansio kartoitetaan myös Windows Mailissa. Sisäisen roskapostisuodattimen asetusasetukset ovat mahdollisia vain Microsoft Outlookissa.

Kentät "Vastaanottaja" , "Kopio" ja "Piilokopio" - tärkeitä viestintäsi kann alta

Olet varmasti huomannut Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentät, kun katsoit sähköpostiohjelmaasi. Nämä näkyvät oletuksena kaikissa sähköpostiohjelmissa, kun haluat lähettää sähköpostia.

" Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentät sähköpostiohjelmassasi"

Vastaanottaja-kenttä on tärkein syöttökenttä ja välttämätön viestin lähettämiselle. Se on vastaanottajan paikkamerkki. Vastaanottaja-kenttään on määritettävä vastaanottajan sähköpostiosoite seuraavalla mallilla:

paikallinen osa=z. Esim.: max.muster / domain-part=esim. gmx.de erotettuna @-merkillä.

Esimerkki: [email protected]

Syötä "Vastaanottaja" -kenttään vastaanottajat, joille haluat erityisesti osoittaa sähköpostillasi ja joilta odotat esimerkiksi palautetta tai toimenpiteitä. Jokaisessa sähköpostissa on oltava Vastaanottaja, muuten sähköpostin lähettäminen ei ole mahdollista.

Kopio-kenttä tarkoittaa englanniksi "kopiokopiota" . Saksaksi "Cc" tarkoittaa hiilikopiota. Kirjoita sähköpostiosoite Kopio-kenttään ja lähetä kopio sähköpostista myös muille vastaanottajille. Esimerkiksi yritysympäristössä on yleistä tiedottaa esimiehille tai muille työntekijöille tällä tavalla. Sähköposti lähetetään suoraan vastaanottajalle/vastaanottajille. Vastaanottajat voivat lukea Kopio-kentästä, ketkä muut ihmiset ovat myös vastaanottaneet viestin. Kirjoita Kopio-kenttään yhteenveto vastaanottajista, joille haluat ilmoittaa sähköpostin sisällöstä, mutta joilta et odota vastausta tai toimenpiteitä.

Piilokopio-kentässä oleva lyhenne tarkoittaa kirjaimellisesti "sokkokopiota" . Käännettynä se tarkoittaa näkymätöntä kopioita. "Piilokopio" -syöttökenttää käytetään poikkeustapauksissa, esimerkiksi jos halutaan estää viestin vastaanottajaa tietämästä, ketkä muut henkilöt ovat myös saaneet sähköpostin varmennettavista syistä.

Piilokopio-kenttää voidaan käyttää myös, jos sähköposti lähetetään jakelulistalle, jossa on useita vastaanottajia. Syötä tässä tapauksessa kaikkien vastaanottajien sähköpostiosoitteet Piilokopio-kenttään. Kaikki vastaanottajat saavat sähköpostin. Samalla he eivät voi ymmärtää, ketkä ovat postituslistalla, eivätkä myöskään tiedä vastaanottajien sähköpostiosoitteita. Sähköpostin avaamisen jälkeen näet, että vastaanottajaksi on asetettu "Piilokopio" katsomalla viestin lähettäjäaluetta, jos sähköpostiosoitteita ei ole luettelossa.

Eri vastaanottajakentillä kerrot vastaanottajille, miten he liittyvät viestiin ja mitä reaktiota odotat.

Lähetetyn sähköpostin palauttaminen – nämä ovat vaihtoehtosi

Kaikki tietävät tunteen seuraavasta tilanteesta: Kirjoitat sähköpostia ja unohdit lisätä merkittävän sähköpostin liitteen tai "kopioi" tärkeän yhteystiedon.Koska sähköposti voi tavoittaa vastaanottajan sekunnin murto-osissa, on lähetettyjen sähköpostien muistaminen vaikeaa. Nopeus on tärkeää, jotta projekti onnistuisi.

Sähköpostin palauttaminen Microsoft Outlookista

Sähköpostin palauttaminen yrittää noutaa lähetetyn viestin vastaanottajien postilaatikoista, jos sitä ei ole vielä luettu. Tästä syystä virheellisesti lähetetty sähköposti tulee palauttaa mahdollisimman pian. Voit myös vaihtaa viestin korvaavaan viestiin.

Microsoft Outlookissa on mahdollista kutsua viestejä:

• Jos sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on Microsoft 365- tai Microsoft Exchange -sähköpostitili samassa organisaatiossa.

Voit palauttaa viestin Outlookista seuraavasti:

Valitse Outlook-ikkunan vasemmalla puolella olevasta kansioruudusta Lähetetyt-kansio.

Avaa palautettava viesti kaksoisnapsauttamalla sitä.

Valitse Viesti-välilehdellä>Toiminnot ja paina Hae tämä viesti -painiketta.

Sähköpostien palauttaminen palveluntarjoajilta, kuten GMX, Gmail tai Web.de, ei yleensä ole mahdollista. Palveluntarjoajan Googlen Gmail-sähköpostipalvelulla viesti voidaan asettaa jäämään jonoon 30 sekunniksi. Tänä aikana sinulla on mahdollisuus keskeyttää lähetys. 30 sekunnin kuluttua sähköposti on vihdoin lähetetty, eikä sitä voi enää noutaa.

Yhteenveto, on tärkeää tarkistaa jokainen sähköposti ennen sen lähettämistä. Seuraaviin kysymyksiin vastaaminen ennen viestin lähettämistä voi auttaa välttämään epätarkkoja tai puutteellisia sähköposteja:

• Olenko sisällyttänyt kaikki viestin vastaanottajat?
• Ovatko sähköpostiosoitteet kentissä "Vastaanottaja" , "Kopio" ja "Piilokopio" määritetty oikein?
• Onko sähköpostilla merkityksellinen aihe?
• Olenko lisännyt kaikki asiaankuuluvat sähköpostin liitteet?
• Olenko tarkistanut tekstini kirjoitus- ja merkkivirheiden sekä täydellisyyden?
• Onko oikea sähköpostin allekirjoitus lisätty?

Tämän tarkistuslistan avulla voit olla varma, että virheellisiä tai puutteellisia viestejä ei lähetetä ja että vain ammattimaisesti valmistetut sähköpostit saapuvat vastaanottajallesi.

Tiedot:

Outlookkalenterin ja kaikkien muiden kalenterisovellusten kokouspyyntöjen kalenteriasetukset voidaan hakea helpommin kuin sähköpostit. Outlookissa merkitse vain kalenteriin asetettu tapaaminen ja etsi valikosta alakohta "Poista" .Poista-toiminnon painamisen jälkeen kaikki osallistujat saavat tiedon, että tapaaminen on peruttu. Kun poistat kokouspyyntöä, on järkevää sisällyttää takaisinsoiton syy tekstiin osallistujille kysymysten välttämiseksi.

Vaihtoehto sähköpostille: postituslistat ja mitä kannattaa huomioida

Postituslista on pohjimmiltaan sähköpostin jakelulista. Postituslistojen periaate on yksinkertainen ja testattu ja sitä käytetään pääasiassa uutiskirjeissä.

Ensimmäisessä vaiheessa kiinnostunut rekisteröityy postituslistalle. Hän esimerkiksi tilaa sellaisen yrityksen uutiskirjeen, jonka tuotteista hän on kiinnostunut. Sähköpostiosoitteen tarkistuksen ja tietosuojaselosteen lukemisen jälkeen asianosainen on postituslistalla. Jos uusi uutiskirje lähetetään, hän saa sen yhdessä kaikkien muiden jäsenten kanssa sähköpostitse.

Pääsääntöisesti erotetaan:

• Moderoitu ja
• Moderoimattomat postituslistat.

Moderoiduilla postituslistoilla vastuullinen moderaattori tarkistaa viestin ennakoivasti ennen kuin se välitetään kaikille osallistujille. Tärkeä testikriteeri on ns. netiketti. Se kuvaa sosiaalisen kommunikaatiokäyttäytymisen säännöt Internetissä. Jos viesti sisältää rasistisia tai loukkaavia kommentteja tai töykeää kieltä, sitä ei välitetä eteenpäin. Moderaattorit tarkistavat myös viestin sisällön, jotta roskapostia tai mainosviestejä ei lähetetä suodattamattomina. Sen sijaan valvomattomien postituslistojen tapauksessa jokainen viesti lähetetään kaikille vastaanottajille ilman tarkistusta.

Postituslistat ovat käteviä ja tehokkaita. Koska henkilötiedot, kuten henkilökohtainen sähköpostiosoite, ovat vapaasti saatavilla sähköpostilistoissa, jokainen postituslista on tarkistettava yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännösten mukaisesti.Henkilötiedot on säilytettävä aina suojattuna ja ulottumattomissa, eivätkä ne saa olla luvattomien henkilöiden saatavilla.

Postituslista voi syntyä myös tietämättään, jos kirjoitat useita sähköpostiosoitteita pelkkänä tekstinä sähköpostin Vastaanottaja-kenttään. Tässä tapauksessa jokaisella vastaanottajalla on pääsy lähetettyihin tietoihin. Tämän välttämiseksi on järkevää käyttää "Piilokopio" -osoitekenttää, jos viestejä on lähetettävä usealle vastaanottajalle. Tämä menettely takaa, että kaikki vastaanottajat saavat tietosuojan mukaisen sähköpostin.

Postituslistat yksityiseen käyttöön

Postituslistat ovat olennainen osa yksityiselämää. Jos haluat kommunikoida useiden ihmisten kanssa samanaikaisesti sähköpostitse, sähköposti on pienin yhteinen nimittäjä. Toinen vaihtoehto kommunikaatioon ovat sanansaattajat, kuten Facebook tai WhatsApp. Monissa tapauksissa Facebook-ryhmät hylätään, koska kaikki eivät tietosuojasyistä halua olla osa Facebookia.Verkkofoorumi on monimutkainen ja sen perustaminen vie paljon aikaa, joten sähköpostit näyttävät ensi silmäyksellä parha alta vaihtoehdolta.
Sähköpostin jakelulistat, joita ohjataan tavallisella sähköpostiohjelmalla on yksi ratkaiseva haitta. Kaikki käyttäjät eivät tiedä ja noudata kommunikoinnin sääntöjä ja kaaos on väistämätöntä. Vaikka jotkut vastaavat vain yksittäiselle henkilölle, vaikka he halusivat puhua kaikille, toiset käyttäjät toimivat päinvastoin. Jokaisella postituslist alta poistuvalla on myös haasteita, sillä osoite ei tallennu keskitetysti vain kerran. Jokaisella ryhmän osallistujalla on sähköpostiosoite, mikä on ongelmallista myös tietosuojan kann alta.

Keskipostituslista on tie ulos tästä ärsyttävästä ongelmasta. Varsinkin

• yliopistot tai
• Viestinnästä koulussa,
• Töissä tai
• Harrastuksille,

Postituslistat ovat ensimmäinen valinta, koska ne on helppo määrittää.

Internetissä on useita palveluntarjoajia, joita on helppo ja tehokas käyttää. Esimerkiksi ilmainen postituslistan tarjoaja on Google Groups. Jos arvostat Saksan lain mukaista tietosuojaa, voit luoda postituslistan Posteon kanssa maksutta. JPBerlinillä voit varata jopa viisi postituslistaa seitsemällä eurolla kuukaudessa. Voit perustaa oman listapalvelimesi esimerkiksi ezmlm:llä. mailman-ohjelmisto soveltuu myös postituslistojen hallintaan järjestelmänvalvojan kanssa ja eri jakelulistoille.

Yhteenveto sähköposteista ja niiden käytöstä

Nykyään on tavallista lähettää tietoja ja asiakirjoja sähköpostitse. Miljardeja sähköposteja vaihdetaan muutamassa sekunnissa joka päivä. Tästä syystä sähköpostia pidetään yhtenä tärkeimmistä ja tehokkaimmista viestintävälineistä.

Sähköpostiosoitteen määrittämiseksi tarvitset ensin palveluntarjoajan, joka hallinnoi sähköpostit ja tiliä. On olemassa lukemattomia palveluntarjoajia, jotka tarjoavat ilmaisia tai maksullisia muunnelmia sähköpostiosoitteesta. Rekisteröityminen sähköpostipalveluntarjoajan palveluun on helppoa ja se voidaan tehdä vain muutamassa vaiheessa. Maksullisilla sähköpostitileillä on monia etuja ilmaisiin versioihin verrattuna. Integroitu roskapostisuodatin, joka lajittelee huolellisesti mainossähköpostit ja sähköpostit, joihin on liitetty haittaohjelmia ja viruksia, on merkittävä lisäarvo. Roskapostisuodatin tekee sähköpostin kanssa työskentelystä helpompaa ja viestinnän turvallisempaa.

Voit lähettää tai vastaanottaa sähköposteja suoraan palveluntarjoaj alta webmailin kautta. Webmail on selaimen tukema sähköpostien käsittely ilman paikallista sähköpostiohjelmaa. Postiohjelmilla, kuten Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Mail tai Apple Mail, on suuria etuja. Esimerkiksi viestien yksilöllinen arkistointi tai parempi yhteistyö muiden käyttäjien kanssa tiimirakenteissa voidaan mainita.

Postiohjelmassa käyttäjän on päätettävä, haluaako hän lähettää ja vastaanottaa viestejä POP3- vai IMAP-protokollalla. IMAP-protokolla ei tallenna tietoja paikallisesti, ja se on erityisen kiinnostava käyttäjille, jotka työskentelevät useiden päätelaitteiden kanssa. Lisäksi se tarjoaa etuja tietosuojan kann alta. Saapuvan postin palvelimen, lähtevän postin palvelimen ja palvelinosoitteiden määritykset vaihtelevat käytetystä protokollasta riippuen.

Henkilökohtaista sähköpostiosoitetta määritettäessä on tärkeää valita tarttuva ja turvallinen salasana. Kun lähetät sähköpostia, sinun tulee myös varmistaa allekirjoitus. Näin vastaanottajat voivat tunnistaa vastaanottajan milloin tahansa. Jokaiseen sähköpostiin kuuluu myös tietty tervehdys ja aihe. Sähköpostin tekstin lisäksi viestin mukana voidaan lähettää tai vastaanottaa liitteitä, kuten asiakirjoja, kuvia tai videoita.

Sähköpostin liitetiedostot eivät saa olla kooltaan yli 5 Mt. Liitetiedostoja vastaanotettaessa tulee tarkistaa, onko lähettäjä luotettava. Tämä on välttämätöntä, koska liitteet voivat milloin tahansa sisältää haittaohjelmia ja viruksia, jotka saastuttavat henkilökohtaisen tietokoneen huomaamatta.

Ennen kuin päätät sähköpostin tarjoajasta ja henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta, on tärkeää päättää kaikista tarjouksista. Tässä tapauksessa löydät palveluntarjoajan, joka vastaa henkilökohtaisia ideoitasi ja yleisiä ehtojasi. Jokainen, joka tuntee sähköpostin tärkeimmät peruskäsitteet ja osaa hallita sähköpostiohjelmia, pystyy kommunikoimaan ammattimaisesti sähköpostitse.