Excelin lukuisten toimintojen lisäksi, joilla ammattimaisia laskentataulukoita voidaan luoda tehokkaasti, myös numeromuodot ovat tärkeitä, jotta taulukon katsoja ymmärtää sen lisäarvon ja ydinlausekkeet yhdellä silmäyksellä.
Tämän saavuttamiseksi on hyödyllistä työskennellä mukautettujen numeromuotojen kanssa Microsoft Excelissä. Mukautetut numeromuodot ovat hyödyllisiä esimerkiksi, jos haluat näyttää tietyn määrän desimaaleja tai muotoilla numeroita eri yksiköissä. Yksittäiset numeromuodot voivat myös olla hyödyllisiä, jos yksittäisiä kriteerejä halutaan korostaa, esim.B. negatiiviset luvut tai arvot, jotka ovat tietyn alueen ulkopuolella.
Tässä artikkelissa opit kahdesta ymmärrettävästä käytännön esimerkistä, kuinka yksittäisiä numeromuotoja luodaan Microsoft Excelissä solualueelle ja missä on yksittäisten numeromuotojen lisäarvo.
Kuinka määrittää mukautettuja numeromuotoja Excelissä?
Ensimmäinen käytännön esimerkki osoittaa yksityiskohtaisesti, miksi Excelin yksittäiset numeromuodot voivat olla hyödyllisiä ja tehokkaita:
Yritys hallinnoi laajaa tuotetietoluetteloa Excel-laskentataulukossa. Ensimmäisessä sarakkeessa nimikkeen numero annetaan kuusinumeroisena numerona. Ohjelmistokohtaisen tavaranhallintaohjelman muutoksen vuoksi jokaisen tuotenumeron eteen tulee liittää samanlainen kirjainkoodi, joka tulee voimaan välittömästi. Uusi muoto on rakennettu siten, että kirjaimet erotetaan aina numeroista pisteellä.Lisäksi kolme numeroa erotetaan aina pisteellä.
Yksittäisen numeromuodon käyttöönoton jälkeen vanhasta tuotenumerosta 730452 tulee tuotenumero: ABC.730.452.
Jos haluat muotoilla uuden tuotenumeron yksitellen Excelissä muutamassa vaiheessa, käytä mukautettua numeromuotoa ja toimi seuraavasti:
Valitse esimerkissä solut B2–B8. Esimerkkitaulukossamme nämä sisältävät muunnettavat artikkelinumerot. Avaa FORMAT CELLS -valintaikkuna seuraavassa vaiheessa näppäinyhdistelmällä CTRL 1. Komento toimii kaikissa Excel-versioissa.
Aktivoi NUMEROT-välilehti.
Valitse valintaikkunan CATEGORY-kohdasta MUKAUTETTU.
" Kirjoita TYYPPI-kenttään seuraava muotoiluohje: ABC.."
Vahvista lopuksi käyttäjän määrittämä muotoilu OK-painikkeella. Numerot näkyvät sitten halutussa muodossa laskentataulukossasi.
Tärkeää: Huomaa, että mukautettu muotoilu ei itse asiassa lisää tekstiä ja pisteitä numeroihin. Näet tämän, kun napsautat syöttöriviä.
Tuotenumero näkyy siellä alkuperäisessä muodossaan. Tällä lähestymistavalla, jonka otat käyttöön lainausmerkeillä mukautetussa numeromuodossa, on se etu, että voit silti käyttää numeroita laskettaessa Excelissä. Tämä ei enää toimisi tekstiksi muunnettaessa.
Kuinka voit muuntaa sisällön taulukkofunktiolla?
Jos kirjaimet ja pisteet todella näkyvät solussa, ei ole vaihtoehtoa muuttaa numeromuotoa tekstiksi. Muotoile numerot tekstissä seuraavasti:
Liitä apusarake artikkelinumerosarakkeen viereen. Tässä tuotenumerot on varustettu tekstillä ja pisteillä kaavan avulla.
Jos ensimmäinen numero on solussa A2 ja haluat sarakkeen C toimivan apusarakkeena, kirjoita seuraava kaava soluun C2:
"=ABC.&LEFT(A2;3)&.&RIGHT(A2;3)"
Kaava näyttää artikkelien numerot halutussa muodossa taulukossa. Samalla kaavaa käytettäessä numeeriset arvot menetetään, joten et voi suorittaa muita laskutoimituksia sarakkeessa C tai numeroita voidaan käsitellä edelleen.
Kopioi kaava riittävän alas ohjesarakkeeseen. Kopioi sitten lisäsarake leikepöydälle ja liitä se uudelleen käyttämällä PASTE CONTENT -komentoa ARVOT-vaihtoehdon kanssa. Kaavat korvataan todellisilla nimikenumeroilla.Voit poistaa sarakkeen vanhoilla artikkelinumeroilla, jos et enää tarvitse niitä.
2. Esimerkki: Kuinka voit tallentaa käyttäjän määrittämiä numeromuotoja Exceliin?
Toisessa esimerkissä näet, kuinka voit käyttää Excelin mukautettua numeromuotoa luottokorttinumeroiden ammattimaiseen muotoiluun Excelissä. Luottokortit ovat yhä suositumpia ja niistä on tullut välttämättömiä yritysten ja yksityishenkilöiden maksutapahtumissa. Excel ei tarjoa integroitua muotoa luottokorttinumeroiden oikeaan näyttämiseen, joiden kuusitoista numeroa näytetään yleensä neljän lohkoissa. Lennossa halutun esityksen tulisi olla helppo toteuttaa käyttämällä seuraavaa mukautettua numeromuotoa.
Tämä muoto saa lohkot näkyviin taulukon solualueella.Viimeinen numero korvataan kuitenkin aina nollalla. Syy nollan näyttämiseen on se, että Excel pystyy käsittelemään enintään 15 numeroa. Tästä syystä jokaisen 16-numeroisen luottokortin numeron lopussa on aina nolla.
Luottokorttinumerot on syötettävä tekstinä, jotta luottokortin numero näkyy oikein. Voit saavuttaa tämän laittamalla sen eteen lainauksen tai määrittämällä tekstimuodon etukäteen.
Tekstinäytöstä huolimatta varsinaista tavoitetta näyttää luottokorttien numerot neljän lohkoina ei saavuteta muotoa muuttamalla. Kuten ensimmäisessä esimerkissä, ratkaisu on lisätä ylimääräinen apusarake, johon voit tulostaa haluamasi näytön kaavan avulla.
Jos syötit luottokortin numeron esimerkiksi soluun B1, voit käyttää seuraavaa kaavaa näyttääksesi sen neljän lohkoina solussa C1:
"=VASEN(B1;4)& &OSA(B1;5;4)& &OSA(B1;9;4)& &OIKEA(B1;4)"
Käyttämällä ohjesaraketta luottokortin numero voidaan näyttää oikein ja sen jälkeen käsitellä.
Riippumatta siitä, käytätkö käyttäjän määrittämää numeromuotoa tuotenumeroiden näyttämiseen yksitellen, luottokorttinumeroiden rakentamiseen neljän kappaleen lohkoiksi – on ratkaisevan tärkeää, että numeromuoto on rakenteeltaan sellainen, että käyttäjät omaksuvat sen nopeasti tärkeimmät tiedot.
