Microsoft on parantanut tiedostojen pakkaamista PowerPoint 2007: ssä ja 2010: ssä. Siitä huolimatta lukijat valittavat edelleen, että jopa muutaman kuvan esitykset ovat joskus edelleen valtavia tiedostokokoja eivätkä siksi sovellu sähköpostitse lähetettäviksi
Mitä enemmän kuvia, sitä suurempi tiedosto
Kun lisäät kuvia dioihin, PowerPoint tallentaa grafiikan esitykseen. Tämä tietysti lisää tiedoston kokoa. Kuitenkin lukuisia graafisia formaatteja, jotka tunnistetaan niiden laajennuksilla, kuten JPG.webp, PNG, TIF, BMP.webp, EMF tai WMF, voidaan pakata vaihtelevalla menestyksellä. Mutta vaikka tiedätkin sen: Kuinka voit kertoa jälkikäteen olemassa olevasta esityksestä, mikä kuvista on lisätty dioihin, missä graafisessa muodossa ja kuinka suuri se on?
Hakumenetelmä 1 - ZIP -menetelmä
PowerPoint 2007: stä alkaen voit tarkastella esityksen sisäistä toimintaa seuraavasti:
- Kopioi esitys Windowsin Resurssienhallinnassa. Lisää tiedostopääte ZIP kopioon.
- Kaksoisnapsauta ZIP -tiedostoa ja avaa esityksen alla olevassa rakenteessa vasemmalla:
- Kun olet kaksoisnapsauttanut PPT: tä ja MEDIAa, pääset kansioon, johon kaikki esityksen sisältämät kuvat tallennetaan.
- Avaa kuvatiedostot, jotka ovat kooltaan keskimääräistä suurempia. Nyt näet, mitkä kuvat sinun pitäisi vaihtaa esityksessä tarvittaessa.
- Sulje ZIP -arkisto ja poista se. Valitettavasti MEDIA -kansion kuvatiedostoilla ei ole dian numeroa. Ne on yksinkertaisesti numeroitu peräkkäin, mikä lisää vaivaa etsiä liian suuria kuvia laajojen esitysten tapauksessa.
Hakutapa 2 - tallenna diat kuviksi
Tällä menetelmällä näet suoraan, mitkä diat vievät eniten tilaa. Tällä tavalla löydät tällaisen ylimitoitetun grafiikan hetkessä.
- Kun olet lopettanut esityksen, napsauta TIEDOSTO tai TOIMISTOPAINIKE ja valitse TALLENNA.
- Vaihda tiedostotyypiksi PNG -MUOTO (PORTABLE NETWORK GRAPHICS).
- Valitse sijainti ja napsauta TALLENNA.
- Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko viedä jokaisen dian vai vain nykyisen dian. Valitse JOKA FOLIO.
- Löydät nyt kansion valitsemastasi tallennuspaikasta, jossa jokainen dia on saatavana PNG -grafiikkana.
- Avaa kansio, napsauta hiiren kakkospainikkeella valintaikkunan valkoista taustaa ja valitse pikavalikosta NÄYTÄ - TIEDOT.
- Näet nyt yhdellä silmäyksellä, millä dialla on erityisen suuri tiedostokoko. Esimerkissä se on dia 6.
- Pakkaa ylisuuret grafiikat ja poista sitten kansio, joka sisältää PNG -tiedostot.
Näin jatkat löydettyjen "lihotusasioiden" käsittelyä
Heti kun olet huomannut, kummassa diassa ongelma on jommallakummalla kahdesta kuvatusta ammattitekniikasta, voit nyt pakata ylisuuret grafiikat. Näin se tehdään:
- Valitse kuva ja vaihda KUVATYÖKALUT / MUOTO -välilehdelle.
- Napsauta CUSTOMIZE -ryhmässä COMPRESS PICTURES -painiketta (versiossa 2007 ja napsauta sitten OPTIONS COMPRESS PICTURE -valintaikkunassa).
- Aktivoi KÄYTÄ VAIN TÄSTÄ KUVASTA ja POISTA LEIKATUT KUVA -ALUEET -valintaruudut.
- Valitsemasi kohdetuloksen vaihtoehdot riippuvat siitä, mitä haluat tehdä esityksellä myöhemmin: Jos haluat tulostaa esityksen erittäin hyvälaatuisena, valitse TULOSTA (220 DPI). NÄYTTÖLÄHTÖ (150 DPI) on ihanteellinen esityksille tietokoneella. Jos haluat lähettää esityksen mahdollisimman pieneksi, valitse Sähköposti (96DPI).
