Vie jakeluluettelot Outlookista Exceliin - näin

Vaiheittaiset ohjeet vientiin

Kopioi yhteystiedot ja jakelulistat Exceliin

Microsoft Officen merkittävä lisäarvo on mahdollisuus yhdistää tietoja, numeroita ja tekstejä Outlookissa, Excelissä, Wordissa, PowerPointissa ja muussa ohjelmassa ja muokata niitä eri ohjelmissa. Tämä koskee muun muassa, jos kopioit yhteystietoja tai jakelulistoja Exceliin ja haluat käsitellä niitä siellä. Osoitekirjan vieminen Outlookista Exceliin voi olla hyödyllistä esimerkiksi, jos haluat luoda ammattiluetteloita yhteystiedoista ja lajitella tai suodattaa ne Excelissä.

Jos haluat välittää osoitekirjasi osia kollegoillesi tai ystävillesi, on myös tärkeää muokata niitä etukäteen Excelissä. Tässä tapauksessa sinulla on mahdollisuus tarkistaa yksityiset tiedot ja poistaa arkaluonteiset kohteet. Vie osoitekirja käyttämällä ns. Vedä ja pudota -menetelmää, jossa vedät tietoja ohjelmasta toiseen hiirellä ja käsittelet niitä siellä.

Osoitekirjan vieminen - selitetty vaihe vaiheelta:

1. Käynnistä tyhjä työkirja Excelissä.

2. Siirry yhteystietoihisi Outlookissa.

3. Vie Exceliin valitsemalla kaikki edelleen käsiteltävät yhteystiedot.

4. Järjestä Outlook- ja Excel -ikkunat vierekkäin näytöllä. Voit tehdä tämän säätämällä molempien ohjelmien kokoa "Pienennä" -painikkeella.

   

5. Vedä ja pudota valitut yhteystiedot Excel -työkirjaan.

Kärki: Jos Excel -ikkunaa ei näy Outlook -ikkunan vieressä, vedä yhteystiedot alas aloituspalkkiin käyttämällä Excel -painiketta. Odota hetki, kunnes Excel -ikkuna avautuu etualalle.

Näiden 5 pisteen avulla voit siirtää yhteystietoja Outlookista Exceliin. Voit sitten muokata tietoja Excelissä, esimerkiksi poistaa, järjestää uudelleen, lajitella ja ratkaista oikeinkirjoitusvirheet.

Kopioi jakelulistat Exceliin tempulla

Jos lähetät jatkuvasti viestejä määritetylle ihmisryhmälle, on järkevää työskennellä Outlookin jakelulistojen kanssa. Voit luoda uuden jakeluluettelon Outlookissa osoitekirjan alaotsikon alla: "Uusi yhteysryhmä.“

Vie jakelulista Exceliin

Outlook ei tarjoa suoraa tapaa viedä jakeluluetteloa Exceliin jatkokäsittelyä varten. Käyttämällä kokeiltua temppua voit kopioida jakeluluettelot Exceliin ja muokata niitä edelleen, vaikka vientivaihtoehtoa ei ole:

1. Avaa osoitekirja Microsoft Outlookissa.

   

2. Vedä jakelulista osoitekirjasta postilaatikkoon hiiren oikealla painikkeella ja vapauta hiiren painike.

3. Pikavalikko avautuu. Valitse komento "Kopioi tähän tekstiviestinä".

4. Outlook luo uuden sähköpostiviestin, joka sisältää kaikki jakeluluettelon henkilötiedot. Valitse arvot ja kopioi ne suoraan Excel -luetteloosi leikepöydän kautta.

Tällä menetelmällä säästät vaivaa kopioida yksittäisiä tietoja Exceliin.