Varmuuskopiointi Outlookissa - varmuuskopioi datatiedostot ja kansiot ammattimaisesti

Käytännön vinkkejä ja yleistä tietoa tietojen varmuuskopioinnista

Microsoft Outlookin käyttäjät lähettävät, arkistoivat ja välittävät suuria määriä dataa ajan myötä. Lisäksi kerätään kalenterimerkintöjä, henkilökohtaisia tehtäviä, liitteinä lähetettyjä tiedostoja ja osoitekirjan henkilötietoja.

Jokainen, joka on kadottanut muistikirjan tai analogisen kalenterin, voi ymmärtää, kuinka tärkeitä osoitteita, puhelinnumeroita tai viestejä on. Tappiota on vaikea sietää. Sama koskee digitaalista versiota ja Microsoft Outlookiin tallennettuja tietoja. Jos järjestelmän kaatuminen, virus tai muu tapahtuma aiheuttaa tietokoneen uudelleenkäynnistyksen, se voi olla tuskallista. Varsinkin kun tärkeitä tietoja, tehtäviä, osoitteita ja muita tietoja ei ole varmuuskopioitu ja ne menetetään.

Tällainen skenaario on estettävä kaikin keinoin. Tästä syystä Outlook -käyttäjien on erittäin tärkeää varmuuskopioida henkilökohtaiset tietonsa säännöllisesti. On myös hyödyllistä tietää datatiedostojen sijainti. Käyttäjien pitäisi ymmärtää pinnallisesti, miten ja minne Outlook tallentaa osoitteet, tapaamiset ja tehtävät. Tämä tietoisuus ja järjestelmällinen tietojen varmuuskopiointi takaavat, että kaikki olennaiset Outlook -tiedot varmuuskopioidaan ja ovat edelleen käytettävissä järjestelmäongelmien sattuessa.

Ohjevideo - Outlook: Outlookin varmuuskopiointi ja sähköpostien varmuuskopiointi

Käytännön vinkki: Jos haluat tallentaa vain muutamia tärkeitä sähköpostiviestejä etkä halua tehdä täydellistä varmuuskopiota, arkistointi PDF-viestinä on ihanteellinen vaihtoehto. Ilmainen ohjelmisto PDF Creator auttaa sinua tallentamaan sähköpostit tiedostona tulostusprosessin tapaan. PDF -tiedostoa voidaan lukea eri ohjelmilla ja päätelaitteilla ilman ongelmia, mitä ei voida sanoa Outlookin omasta MSG -muodosta. Samalla on vaihtoehtoisesti mahdollista tallentaa tärkeät sähköpostiviestit Windows -kansioon MSG -muodossa.

Toinen vaihtoehto MSG- tai PDF -muodossa tallentamiselle voi olla tallennus tekstitiedostoon. Outlook tarjoaa käyttäjäystävällisen vaihtoehdon arkistoida useita sähköpostiviestejä yhteen TXT-tiedostoon. Tällä tavalla voit tallentaa aiheeseen liittyviä viestejä kohdennetusti ja yhdessä.

Miten Microsoft Outlook tallentaa tietosi Jotta voimme toimia välittömästi järjestelmäongelmien tai virushyökkäysten sattuessa, on tärkeää tietää tausta ja asetusvaihtoehdot sekä tietää, miten Outlook tallentaa tiedot. Pohjimmiltaan Outlook arkistoi tietosi tiedostoihin kahdella eri tiedostotunnisteella:

1. Outlookin offline -tiedostot (OST -tiedosto).
2. Henkilökohtaiset tallennustiedostot (PST -tiedosto).

Outlookin offline -tiedostot

Järjestelmä käyttää Outlookin offline -tiedostoja seuraaviin tarkoituksiin:

• IMAP -tilit,
• Microsoft 365 -tilit,
• Vaihtotilit myös
• Outlook.com -tilit

luotu. Kaikille mainituille sähköpostitileille on ominaista hajautettu, palvelintuettu tallennus. Tällä säilytysmenetelmällä on monia etuja. Eri päätelaitteiden nopean käytön lisäksi tietosi tallennetaan suojatuille palvelimille ja suojataan viruksilta tai haittaohjelmilta.

Palvelimessa olevien alkuperäisten tiedostojen lisäksi Outlook luo offline -datatiedostoja, jotka on lyhennetty tiedostotunnisteella "OST". Ne ovat jatkuvasti synkronoituja kopioita, jotka korvataan heti, kun postilaatikko on yhdistetty Internetiin. Ilman Internet -yhteyttä käyttäjät voivat jatkaa työskentelyä OST -tiedostojen avulla, koska kaikki olennaiset tiedot kopioidaan kiintolevylle. Jos Internet-yhteys muodostetaan, kaikki muutokset, esimerkiksi tällä välin luodut sähköpostiviestit, käsitellään. OST -tiedosto päivitetään automaattisesti. Jos OST -tiedosto poistetaan manuaalisesti, Outlook luo uuden. Tämä tapahtuu heti, kun tietokone ja palvelin on yhdistetty uudelleen.

Vahingossa poistetut tiedot Exchange -palvelimelta voidaan myös helposti aktivoida uudelleen. Edellytyksenä on, että järjestelmänvalvoja on luonut säilytyskäytännön poistetuille objekteille. Tämä on yksi Exchange -palvelimien monista eduista ja syy, miksi monet yritykset käyttävät tämän tyyppistä sähköpostiviestintää.

Henkilökohtaiset tallennustiedostot

Toisin kuin Outlookin offline -tiedostot, Personal Store -tiedostot tallennetaan vain keskitetysti tietokoneeseen. Niitä voidaan kuvata viestien, tehtävien, asetusten ja yhteystietojen olennaiseksi arkistoksi. Kaikki Outlook -datatiedoston (.pst) viestit ja Outlook -kohteet ovat käytettävissä vain tietokoneessa, johon tiedosto on tallennettu.

Tietojen lisäksi kansiorakenne tallennetaan myös PST -tiedostoihin. Outlook voi luoda erilaisia PST -tiedostoja järjestelmän puolelle. Tämä tehdään muun muassa käyttäjän komennolla, jotta yksityiset tai yrityssähköpostit voidaan erottaa toisistaan. Jos PST -tiedostojen kopioita ei tallenneta säännöllisesti, arkistoida varmuuskopioihin tai varmuuskopioida manuaalisesti, kaikki tiedot voivat peruuttaa peruuttamattomasti tietokoneen kaatumisen tai kiintolevyn vian sattuessa. Koska kaatumisia ja virushyökkäyksiä tapahtuu ilman varoitusta, on tärkeää olla ennakoiva.

Henkilökohtaiset tallennustiedostot luodaan pääasiassa POP -tileille. Outlook 2013 -versioon saakka kaikki IMAP -tilien tiedot varmuuskopioitiin myös PST -tiedostoihin. Vanhempien Outlook-versioiden käyttäjät, erityisesti IMAP-tilit, ilmoittivat, että sähköpostiviestit katosivat selittämättömästi lähes kolmen kuukauden kuluttua. Ongelma voidaan ratkaista säätämällä asetuksia.

Tärkeää: Vanhempien Outlook-versioiden käyttäjien tai ihmisten, jotka työskentelevät POP3-sähköpostitilien kanssa, tulee aina varmistaa, että he jatkavat PST-tiedostojen varmuuskopiointia tietojen menetyksen välttämiseksi.

Sisäpiirin vinkki: Yksittäisillä asetuksilla voit myös käyttää sähköpostiviestejä POP3-palvelimelta samanaikaisesti kahdella eri tietokoneella. Tässä tapauksessa sinun on muutettava postilaatikkosi tiliasetusten sääntöjä. PST -tiedosto vastaavilla tiedoilla luodaan sitten jokaiselle tietokoneelle.

Tiedot: Ns. Tavallinen PST-tiedosto on välttämätön Outlook-käyttäjille. Periaatteessa siinä hallitaan koko postilaatikkoa ja lähtevää kansiota sekä kaikkia tapaamisia ja yhteystietoja. Tästä syystä tavallista PST -tiedostoa ei saa poistaa milloin tahansa. Koska PST -tiedostot sisältävät arkaluonteisia henkilötietoja, voit valinnaisesti suojata ne salasanalla. Tämä menettely on erityisen tärkeä, jos useat yrityksen työntekijät jakavat tietokoneen ja heillä ei ole pääsyä henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin.

Outlookin datatiedostojen sijainnin löytäminen

Outlookin datatiedostojen manuaalinen varmuuskopiointi on arkistointivaihtoehto. Tätä varten tarvitset pääsyn datatiedostojen sijaintiin. Löydät datatiedostojen sijainnin Outlookissa seuraavasti:

1. Siirry tilin asetuksiin Outlookin valikon Tiedosto -kohdan kautta.

   

2. Napsauta alakohtaa "Tuo / vie". Käynnistät Outlookin tuonti- ja vientitoiminnon.

   

3. Voit käyttää kaikkia tietokoneellesi tallennettuja tiedostoja Windowsin Resurssienhallinnan avulla. Voit sisällyttää tämän manuaalisesti varmuuskopioon tai tallentaa kopion tikulle tai toiselle kiintolevylle.

Näin voit luoda varmuuskopion tiedoistasi Microsoft Outlookin avulla

Datatiedostojen manuaalinen varmuuskopiointi voi olla tarkoituksenmukaista ja toimivaa, jos varmuuskopioit jatkuvasti tietoja, asiakirjoja ja asetuksia ammattimaisella varmuuskopiointiohjelmistolla. Tyylikkäämpi ja turvallisempi tapa varmuuskopioida OST- tai PST -tiedostot on varmuuskopioida tiedot ohjatun vientitoiminnon avulla suoraan Outlookista.

Ohjatun vientitoiminnon avulla sähköpostisi, kalenterimerkinnät ja yhteystiedot kopioidaan uuteen PST-tiedostoon ja varmuuskopioidaan. Voit aloittaa ohjatun vientitoiminnon Outlookissa seuraavasti:

1. Siirry Outlookissa Tiedosto -kohdassa toiseen valikkokohtaan "Avaa ja vie". Tämä komento avaa uuden ikkunan, jossa on useita vaihtoehtoja.

   

2. Napsauta alakohtaa "Tuo / vie". Käynnistät Outlookin tuonti- ja vientitoiminnon.

3. Valitse avautuvasta ikkunasta Vie tiedostoon, jos haluat varmuuskopioida Outlookiin tallennetut tiedot.

   

4. Seuraava askel on valita, tallennetaanko tiedot pilkuilla erotettuun CSV-tiedostoon vai Outlookin datatiedostoon. Valitse aina Outlookin datatiedosto täältä, koska voit tuoda tämän muodon Outlookiin alkuperäiseen tapaan, jos tiedot häviävät.

   

5. Seuraavassa ikkunassa voit valita arkistoitavan postilaatikon. Tässä on tärkeää, että voit tallentaa PST-tiedostoon vain yhden sähköpostiviestin ja kaikki sen sisältämät tiedot. Jos hallitset useita sähköpostiviestejä Outlookissa, sinun on toistettava vientiprosessi jokaiselle postilaatikolle.

6. Napsauta seuraavassa ikkunassa "Selaa" määrittääksesi Outlook -datatiedoston tallennuspaikan. Voit valita minkä tahansa hakemiston ja valita vientitiedoston nimen, jonka loppuosa on PST. Jos olet aiemmin tehnyt varmuuskopion Outlookissa, aiemmin käytetty tiedostonimi näytetään oletuksena. Jos se on tavallinen tietojen varmuuskopiointi, sulje päälle kopioiden vienti. Tässä tapauksessa datatiedostosi jatkuvassa varmuuskopiossa on aina uusimmat tiedot.

   

7. Valmis -painikkeella Outlook -datatiedosto tallennetaan varmuuskopiona. Datatiedosto voidaan kopioida tallennuspaikasta ja väliaikaisesti tallentaa esimerkiksi pilvitallennustilaan, kuten OneDriveen.

Kärki: Aktivoi yleensä valintaruutu "Sisällytä alikansiot"Joten kaikki sähköpostitilin osat kaikista alikansioista arkistoidaan. Valikkokohdan alla "suodattaa”Sinulla on mahdollisuus määrittää yksityiskohtaisesti, mitkä viestit tai yksittäiset elementit arkistoidaan. Yleensä et tarvitse suodatintoimintoa normaaliin tietojen varmuuskopiointiin.

Käytännön vinkki: Et halua arkistoida koko postilaatikkoa, vaan vain tärkeän projektikansion? Merkitse tässä tapauksessa kansio tai kansiot, jotka haluat varmuuskopioida sen sijaan, että varmuuskopioit koko postilaatikon.

Tiedot: Tiesitkö, että voit myös viedä Outlookin jakelulistasi Exceliin? Lue täältä, miten se toimii.

On järkevää varmuuskopioida sähköpostisi postilaatikosta säännöllisesti, jos et käytä IMAP- tai Exchange-tiliä. Varmuuskopiotiedosto voidaan sitten helposti tuoda järjestelmään ohjatun Outlook -tuontitoiminnon avulla. Tämä toimii myös silloin, kun siirrytään Outlook Expressistä Outlookiin.

Käytännön vinkki: Tee Outlookissa säännöllinen kalenterimerkintö, esimerkiksi kuukausittain, viedäksesi kaikki tiedot sisältävän postilaatikon. Outlookin muistutustoiminnon ansiosta et menetä arkistointia ja sinulla on yleensä varmuuskopiot, jotka ovat yhtä hyviä kuin uudet.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Outlookin vientitoiminnon käyttäminen ei ole vaikeaa. Sen avulla POP3-sähköpostitilit voidaan varmuuskopioida ammattimaisesti ja Outlook PST-tiedostojen varmuuskopiot voidaan luoda. IMAP- ja Exchange -postilaatikoiden tiedot voidaan myös arkistoida. Niitä ei välttämättä tarvitse varmuuskopioida, koska kaikki alkuperäiset tiedot ovat palveluntarjoajan palvelimella. Tämä tarkoittaa, että ne voidaan tuoda uudelleen ilman ongelmia tietojen menetyksen yhteydessä.

Allekirjoitusten tallentaminen manuaalisesti

Voit varmuuskopioida henkilökohtaisesti luodut allekirjoitukset manuaalisesti avaamalla niiden tallennuspaikan. Voit tehdä tämän helposti seuraavilla Windows -komennoilla:

1. Paina näppäimistön näppäimiä samanaikaisesti [Windows] ja [R]. Valintaikkuna "Suorittaa“, Joka tunnettiin komentokehotteena DOS: n alla.

2. Kirjoita seuraava komento komentokehotteeseen: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(Ilman lainausmerkkejä).

3. Windows -kansio "Allekirjoitukset", Johon kaikki tallentamasi allekirjoitukset arkistoidaan. Löydät allekirjoitukset sekä RTF -muodossa että myös HTM- ja TXT -muodossa. Voit kopioida allekirjoitukset kätevästi tallennuspaikasta, siirtää ne toiseen tietokoneeseen tai tallentaa ne väliaikaisesti pilvitallennustilaan.

Automaattinen arkistointi Outlookissa

Microsoft Outlookilla on ollut monien vuosien ajan mahdollisuus arkistoida sähköpostit automaattisesti ennalta määrätyn aikataulun perusteella. Automaattinen arkistointi on erityisen hyödyllistä pitää postilaatikko tyhjänä ja minimoida postilaatikon koko.

Aseta automaattisen arkistoinnin parametrit seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Tiedosto / Asetukset.

2. "Windows -asetukset" -valintaikkuna avautuu. Windows -vaihtoehdoissa voit tehdä muutoksia muotoiluun ja toimintoihin, säätää valikkonauhaa tai valita kieliasetuksia. Automaattisen arkistoinnin asetusvaihtoehdot löytyvät ikkunan keskellä "Lisäasetukset" -kohdasta.

   

3. Napsauta "Automaattisen arkistoinnin asetukset" määrittääksesi, mitkä viestit arkistoidaan automaattisesti ja missä ajassa.

   

Kaikki arkistoidut viestit löytyvät arkistokansioista ja aktivoidaan uudelleen. Vanhoja tiedostoja ja viestejä arkistosta voi avata ja käyttää vain muutamalla napsautuksella. Tätä varten voit käyttää toisaalta Outlookin automaattista arkistointia - vaihtoehtoisesti voit myös varmuuskopioida tiedot manuaalisesti.

Johtopäätös Outlookin varmuuskopiosta ja sen merkityksestä jokaiselle käyttäjälle

On tärkeää varmuuskopioida säännöllisesti henkilökohtaiset Outlook -tiedot ja kaikki alikansiot. Sähköpostit, kalenterimerkinnät, käsin kirjoitetut muistiinpanot ja muut tiedot voidaan arkistoida helpoimmin ohjatun Outlookin vientitoiminnon avulla. Vaihtoehtoisesti on myös mahdollista manuaalinen kopio olemassa olevista PST- tai OST -tiedostoista. Tätä varten käyttäjät tarvitsevat datatiedoston tarkan sijainnin Outlookissa.

Ohjatun toiminnon avulla yksi tili voidaan tallentaa kutakin arkistointiprosessia varten. Jos käytät useita tilejä, prosessi on toistettava. Ennen tietojen varmuuskopiointia Outlookissa on tärkeää ymmärtää, miten Outlook tallentaa tiedot. Varmuuskopio tiedoista on erityisen tärkeä POP3-sähköpostitileille, joissa kaikki tiedot tallennetaan keskitetysti paikalliselle tietokoneelle. Muussa tapauksessa kaikki tiedostot, yhteystiedot, asetukset ja tiedot voidaan peruuttaa peruuttamattomasti virushyökkäyksen sattuessa. Kopioiden luominen takaa tietojen palauttamisen milloin tahansa.

Microsoft Exchange -tilien, IMAP-tilien käyttäjät ja Outlook 2013 tai uudempaa käyttävät käyttäjät hyötyvät tietojensa ulkoisesta tallennuksesta sähköpostin tarjoajan palvelimille. Tämä tarkoittaa, että näille tileille tallennetut tiedot ovat edelleen käytettävissä tietokoneongelman jälkeen. Outlookin varmuuskopiointi ei ole välttämätöntä näiden tilien käyttäjille. Huolimatta tarpeettomuudesta voi olla hyötyä, jos haluat turvallisuussyistä varmuuskopioida tietosi tikulle tai ulkoiselle kiintolevylle.

Kysymyksiä ja vastauksia Outlookin varmuuskopioinnista

Mitä voit tehdä, kun PST -tiedostosi ovat vioittuneet ja lukukelvottomia?

Onko sinulla vakavia ongelmia Outlookin kanssa ja PST -tiedosto on vahingoittunut vakavasti ja kadonnut tiedot? Tällainen tilanne on ongelmallinen, koska yhteystiedot tai tärkeitä tietoja sisältävät sähköpostit menetetään monissa tapauksissa peruuttamattomasti. Tässä tapauksessa tietojen ennakoivan varmuuskopioinnin lisäksi ilmainen ilmainen ohjelmisto, joka voi korjata vaurioituneet PST -tiedostot, voi auttaa.

Onko mahdollista siirtää PST -tiedostoja toiselle asemalle ja käyttää niitä?

Onko sinulla ongelma, että kiintolevylläsi ei ole tarpeeksi tallennustilaa Windowsissa huolimatta käynnissä olevasta arkistoinnista ja varmuuskopioinnista? Haluatko siirtää Outlookin PST -tiedostot toiselle asemalle tilanpuutteen vuoksi? Tällöin hyvin harkittu 5-pisteen suunnitelma Outlook 2013: sta tai ohjeet Outlook Expressin käyttäjille tukevat sinua. Molemmat artikkelit opettavat PST -tiedostojen siirtämisen helposti toiseen asemaan.

Kuinka voin aktivoida tärkeät liitteet Windowsissa uudelleen niiden poistamisen jälkeen?

Monissa tapauksissa sähköpostiviesti on vähemmän relevantti kuin sen liite. Vaikka posti vain vahvistaa lähetyksen, liitteenä oleva PDF- tai Excel -tiedosto on erittäin tärkeä. Jos sähköposti poistettiin, liitettä ei myöskään löydy. Windowsissa poistettu liite voidaan aktivoida uudelleen tempulla etsimällä Väliaikaiset Internet -tiedostot.