Lisää allekirjoitus Wordiin: Näin

Kuinka luoda digitaalinen allekirjoitus

Allekirjoitukset ovat välttämättömiä monissa eri yhteyksissä. Vaikka elämä digitalisoituu yhä enemmän sekä yksityisesti että ammatillisesti, mahdollisuudet allekirjoittaa tietokoneella tai älypuhelimella näyttävät rajallisilta. Microsoft Word tarjoaa useita aikaa ja paperia säästäviä tapoja lisätä allekirjoituksia. Mutta: Kaikilla vaihtoehdoilla ei ole sama oikeudellinen asema kuin manuaalisella allekirjoituksella.

Miksi lisätä allekirjoitus Wordiin ollenkaan?

Kuka ei tiedä tätä ongelmaa? Saat asiakirjoja ja sopimuksia allekirjoitettavaksi sähköpostitse ja sinun on nyt tulostettava ja allekirjoitettava vaivalloisesti ja lähetettävä ne takaisin skannattuna. Tätä prosessia voidaan yksinkertaistaa Wordin ansiosta. Jos et omista tulostinta tai haluat säästää paperia ympäristön vuoksi, voit allekirjoittaa vaihtoehtoja.

Mutta mitä allekirjoittaminen oikeastaan tarkoittaa - ja onko digitaalinen allekirjoitus manuaalinen? Allekirjoituksellasi teet aikomusilmoituksen laajimmassa merkityksessä. Olipa kyse myyntisopimuksesta, vuokrasopimuksesta tai työsopimuksesta tai takuusta. Vain allekirjoituksestasi tulee oikeudellisesti sitova.

Tämä ei kuitenkaan ole ainoa syy lisätä allekirjoitus. Allekirjoitukset lisäävät asiakirjojen ammattimaisuutta ja tunnistavat selvästi tekijän. Lisäksi allekirjoitukset suojaavat petoksilta: Manuaalinen allekirjoituksesi on ainutlaatuinen ja siksi väärennössuojattu. Se auttaa myös tunnistamaan sinut luotettavasti pitkällä aikavälillä. Mutta koskeeko tämä myös digitaalista allekirjoitusta?

Turvallisuus ensin - mikä on digitaalinen allekirjoitus?

EIDAS -asetus (Electronic Identification And Trust Services) määrittelee vaatimukset sähköisten allekirjoitusten pätevyydelle ja luotettavuudelle kaikkialla EU: ssa. Tämä "sähköisen tunnistamisen ja luottamuspalvelujen palvelu" määrittelee kolme tasoa: yksinkertainen, edistynyt ja pätevä sähköinen allekirjoitus. Koska yksityinen käyttö rajoittuu pääasiassa kahteen ensimmäiseen suojaustasoon, seuraavat selitykset viittaavat vain tähän.

Pakettikuljettajan tabletin allekirjoitus on yhtä yksinkertainen sähköinen allekirjoitus kuin manuaalisen allekirjoituksen sisältävän skannauksen lisääminen asiakirjaan. Jälkimmäinen toimii ilman ongelmia Wordissa, mutta sitä ei hyväksytä jokaisessa numerossa. Kolmas osapuoli voi myös lisätä skannauksen allekirjoituksestasi.

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus tarjoaa paljon enemmän suojaa, koska myös tässä käytetään digitaalista varmennetta. Se vahvistaa selvästi henkilöllisyytesi - toisin kuin manuaalisen allekirjoituksen skannaus. Varmenteen on myöntänyt luotettu kolmas osapuoli, ja se sisältää henkilötunnuksen ja PIN -koodin. Allekirjoittamisen jälkeen tiedosto välitetään salatussa muodossa, eikä sitä voi enää muuttaa siitä lähtien.

Allekirjoita manuaalisesti: klassinen ja turvallinen paperille tai tabletille

Käytettävissäsi on useita vaihtoehtoja manuaalisen allekirjoituksen lisäämiseksi Word -asiakirjaasi.

Skannaa allekirjoitus ja aseta se Wordiin: Näin se toimii

Lisäät allekirjoituksesi Word -asiakirjaan käyttämällä skanneria tai älypuhelimen tai tabletin skannaussovellusta:

Allekirjoita allekirjoitus paperille.

Skannaa allekirjoitus sovelluksella tai tulostimella.

Avaa skannaus tietokoneellasi ja rajaa haluttuun kokoon käyttämällä Wordin kuvankäsittelytoimintoja.

Tallenna allekirjoituksesi muokattu kuva kuvatiedostona.

Kun olet napsauttanut "Lisää", valitse "Kuvat" -painike ja sitten "Tämä laite". Näkyviin tulee uusi ikkuna, jossa näet tietokoneen kansiorakenteen. Etsi allekirjoituksesi sisältävä kuvatiedosto ja aseta se haluttuun kohtaan napsauttamalla "Ok" valintaikkunan lopussa.

Hyvä tietää: Macilla on mahdollista skannata ja tallentaa allekirjoitus PDF -tiedostoihin, jotka voidaan sitten siirtää myös Wordiin.

Luo allekirjoitukselle ammattimainen allekirjoitusrivi

Jotta allekirjoitus näyttäisi ammattimaisemmalta, voit myös työskennellä allekirjoitusrivillä. Koska tähän voidaan merkitä allekirjoittajan nimi, päivämäärä ja virka tai virkanimike. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Siirry Word -valintanauhan "Lisää" -välilehdelle.

2. Napsauta allekirjoitusviivaa nauhan oikealla puolella ja valitse avattavasta valikosta "Microsoft Office Signature Line".

   

3. Kirjoita allekirjoittajan etunimi, sukunimi ja asema sekä tarvittaessa sähköpostiosoite ja huomautus valintaikkunan kenttiin.

   

4. Tee valinta asettamalla tai poistamalla valintamerkki allekirjoitusajan automaattiseen lisäämiseen ja kommenttien hyväksymiseen.

5. Vahvista syöttämäsi tiedot napsauttamalla "Ok".

Tämä asiakirja voidaan nyt tulostaa ja nimetyn henkilön allekirjoittaa. On kuitenkin olemassa myös tapa allekirjoittaa digitaalisesti allekirjoitusrivillä.

Allekirjoita digitaalisesti - älykäs ja turvallinen ratkaisu

Jos haluat lisätä digitaalisen allekirjoituksen Word -asiakirjaan, käytä Word -vakiotoimintoja tai laajennusvaihtoehtoja.

Allekirjoita allekirjoitusrivi kuvalla tai vapaalla kädellä

Jos allekirjoitusrivi on olemassa, allekirjoitus voidaan lisätä kahdella eri tavalla. Voit joko lisätä kuvan tai skannatun allekirjoituksesi tai allekirjoittaa käsin matkapuhelimesta tai tablet -tietokoneesta. Huomaa, että tämä on mahdollista vain Microsoft 365: n Wordista. Lisää allekirjoitustiedosto seuraavasti:

Jos nimesi ei ole vielä allekirjoitusrivin alla, kirjoita se "Etunimi, sukunimi" -kenttään.

Napsauta Valitse kuva ja valitse Valitse allekirjoituskuva.

Etsi haluamasi tiedosto sijainnista.

Vahvista valintasi napsauttamalla "Valitse" hiiren vasemmalla painikkeella.

Manuaalinen allekirjoitus kosketuslevyn kautta

Toisaalta manuaalinen allekirjoitus voidaan lisätä allekirjoitusriville myös kosketuslevyltä:

Napsauta tabletin tai älypuhelimen musteasetuksia.

Aseta manuaalinen allekirjoituksesi allekirjoitusrivin osoitettuun kohtaan.

Koska et yleensä halua muuttaa allekirjoitettua asiakirjaa, on suositeltavaa tallentaa koko asiakirja PDF -tiedostona sen allekirjoittamisen jälkeen. Tämä suojaa sitä myös laittomilta muutoksilta.

Kärki: Jos toisaalta haluat mieluummin aikaleiman sisältävän digitaalisen allekirjoituksen ja siten vielä paremman suojan, sinun tarvitsee vain kaksoisnapsauttaa allekirjoitusriviä ja lähettää se edelleen eri varmenneviranomaisille, kuten GlobalSign. Nämä toimivat eräänlaisena viranomaisena, joka antaa sinulle väliaikaisen varmenteen digitaalisille allekirjoituksille. Sertifikaatti on verrattavissa digitaaliseen henkilöllisyystodistukseen ja joissakin tapauksissa se on maksullinen. Se mahdollistaa kuitenkin myös edistyneen sähköisen allekirjoituksen lisäämisen eIDAS -asetuksen mukaisesti.

Käytä Word-apuohjelmia sähköisiin allekirjoituksiin: Näin se toimii

Word-apuohjelmat helpottavat myös asiakirjan digitaalista allekirjoittamista. Apuohjelmat ovat yleensä ilmaisia Microsoft Word -laajennusvaihtoehtoja. Etuna sovellukseen - eli mobiililaitteesi mobiilisovellukseen - on yksinkertainen toteutus olemassa olevassa Word -ohjelmassa. Apuohjelma on yksinkertaisesti työkalu, joka on käytettävissäsi kaikkiin tuleviin Word-tekstisuunnittelun tehtäviin.

Kaksi apuohjelmaa "DocuSign" ja "AdobeSign" ovat ihanteellisia tärkeiden asiakirjojen allekirjoittamiseen. Voit lähettää Adoben avulla sähköisiä allekirjoituksia kaikilla kolmella suojaustasolla. Lisäksi tämä Word -laajennus mahdollistaa kommenttien lisäämisen ja tiettyjen kohtien osoittamisen nimenomaan vastaanottajalle.

Tämä tietää sitten, missä hänen allekirjoituksensa tarvitaan ja missä hänen tulee jättää allekirjoitusrivi tyhjäksi. Asiakirjan luoja seuraa samanaikaisesti, kuka allekirjoittajista on jo allekirjoittanut ja kenen allekirjoitus on edelleen vireillä. Molemmat apuohjelmat ovat turvallisia ja säästävät aikaa ja paperia.

Kirjautuminen Wordiin: Office tekee kynästä ja paperista kilpailun

Wordin avulla voit tehdä tekstistä houkuttelevamman ja ammattimaisemman. Voit muotoilla tekstiä tai näyttää otsikkomalleja sisällysluettelossa. Voit myös varmistaa johdonmukaisen ulkonäön lisäämällä viitteitä. Luetteloita ja erikoismerkkejä voidaan myös lisätä havainnollistamaan mutta myös tieteellisesti oikeaa esitystä - esimerkiksi matematiikan tai vieraiden kielten aloilta. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, Word auttaa tarkistamaan tavut, fontit ja kirjasimet.

Toinen tapa suunnitella asiakirjoja ammattimaisesti on lisätä allekirjoituksia Wordiin. Allekirjoitus lisää asiakirjasi vakavuutta mutta myös oikeudellisesti sitovaa luonnetta. Riippumatta siitä, onko kyseessä myyntisopimus, vuokrasopimus vai työsopimus, allekirjoitus osoittaa, että hyväksyt asiakirjan sisällön. Wordin digitaalinen allekirjoitus on siten olennainen askel kohti nykyaikaisempaa, tehokkaampaa ja ympäristöystävällisempää suunnittelua erilaisista koordinointiprosesseista yksityis- ja työelämässä.

Usein kysytyt kysymykset

Miten voin lisätä allekirjoituksen Wordiin?

Voit lisätä allekirjoituksen Wordiin asettamalla sen paperiarkille, skannaamalla sen ja lisäämällä sen graafisena haluamaasi kohtaan Word -asiakirjassa. Jos sinulla on kosketuslevy, voit allekirjoittaa sen käyttämällä Wordin mustevaihtoehtoa. Tämä toimii kuitenkin vain Microsoft Word 365. Toinen tapa on allekirjoittaa allekirjoitusrivi tarvittaessa sertifioidulla digitaalisella allekirjoituksella. Wordin voi myös päivittää hyödyllisillä laajennuksilla - ns. Apuohjelmilla - kuten Adoben "AdobeSign".

Mikä on allekirjoitusrivi?

Allekirjoitusrivi on erityinen allekirjoitusrivi, jonka voit muokata allekirjoittajan etunimen, sukunimen, ammatillisen aseman ja muiden tietojen avulla. Allekirjoituksen kuva voidaan lisätä riville, allekirjoittaa käsin kosketuslevyllä tai varmenteella.

Ovatko allekirjoitukset turvassa tietokoneella?

Tietokoneella, tabletilla tai älypuhelimella tekemäsi sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia eri tasoilla riippuen niiden vaatimuksista. EU: n eIDAS -asetuksessa määritellään kolme suojaustasoa. Vaikka postinkantaja hyväksyy pakettien vastaanottamisen vain yksinkertaisella sähköisellä allekirjoituksella, vähintään edistynyttä, jos ei pätevää sähköistä allekirjoitusta tarvitaan tärkeissä asioissa, kuten sopimusten tekemisessä. Wordissa voit lisätä edistyneen allekirjoituksen vasta vastaavan varmenteen ostamisen jälkeen.