Miksi visualisoinnit ovat niin tärkeitä PowerPoint -esityksissä?
Miljoonat PowerPoint -esitykset suunnitellaan ja esitetään yleisön edessä joka päivä. Esitysten yrityksissä, asiakkaiden ja liikekumppaneiden edessä, yksityisissä tiloissa tai lehdistötilaisuuksissa pitäisi informoida ja inspiroida kuulijoita. Se, onko yleisö hiljainen tarkkailija vai esitys ja sen sisältö kohtelevat häntä ja kannustetaanko toimimaan, riippuu eri tekijöistä. Esityksen tyypin ja sisällön lisäksi olennainen näkökohta on se, mitä visualisointeja käytetään korostamaan argumentteja ja ydinviestejä pähkinänkuoressa.
Samoin kuin puhuja käyttää fläppitaulua analogisessa luennossa edustaakseen tosiasioita ja lausuntoja visuaalisesti, projektorin PowerPoint -visualisointeja käytetään monimutkaisten tietojen selventämiseen. PowerPointissa on useita vaihtoehtoja lausuntojen, tulosten ja tosiasioiden visualisoimiseksi.
Miksi sopivat visualisoinnit ovat välttämättömiä
Suurin osa ammatillisessa ympäristössä pidetyistä esityksistä sisältää tekstidiat, joissa on tarkkoja tietoja sekä monia tosiasioita ja lukuja myynnistä, markkinaosuuksista ja tuloksista. Yleisön ei ole aina helppoa seurata esitystä, jossa numerot ja tulokset rinnastetaan nopeasti peräkkäin. Jos visualisointia ei ole, useimpien osallistujien huomion taso laskee muutamassa minuutissa. Esitystyypin lisäksi tämä johtuu pääasiassa siitä, että yleisö, toisin kuin puhuja, katselee lukuja ja tuloksia ensimmäistä kertaa eikä ole vielä sisäistänyt niitä.
Visualisoinnit ovat välttämättömiä PowerPoint -esityksen yhteydessä, koska kuvat, kaaviot, symbolit, grafiikka ja värit voivat välittää tosiasiat nopeammin ja tehokkaammin. Tästä syystä esityksiä kutsutaan usein ”kuvan luomiseksi päähän”. Kaiuttimet voivat käyttää esityksesi visualisointeja lisätäkseen yleisön huomion tasoa ja kiinnostaakseen yleisöä sisältöön. Varsinkin kun esitetään lukuja, tietoja ja tosiasioita, on tärkeää käyttää infografioita ja kaavioita vaikeasti ymmärrettävien lausuntojen helpommin ymmärrettäviksi ja sisällön esittämiseksi askel askeleelta.
6 tapaa vakuuttaa yleisösi visualisoinnilla
Microsoft PowerPointissa on vähintään kuusi vaihtoehtoa, joiden avulla voit vakuuttaa yleisösi sopivilla visualisointeilla:
- Käytä grafiikkaa ja SmartArtia herättääksesi huomiota.
- Muokkaa ja lisää kuvia tehokkaasti PowerPointissa.
- Käytä värejä ja värimaailmaa pätevästi tukemaan faktoja.
- Integroi tehosteet ja animaatiot alleviivataksesi prosesseja tai lausuntoja.
- Suunnittele asettelut, jotka visualisoivat sisällön ja esittävät sen yksinkertaisella tavalla.
- Luo grafiikkaa muotojen ja esineiden avulla ja liitä ne diaesitykseen.
Kuinka käyttää PowerPointin kuutta visualisointivaihtoehtoa tehokkaasti
Tehokas tyylinen laite, jota käytetään useimmissa PowerPoint -esityksissä, on grafiikan tai SmartArt -objektien lisääminen esitykseen. PowerPoint tarjoaa useita vaihtoehtoja upotetun grafiikan mukauttamiseen. On tärkeää, että kuva tai grafiikka alleviivaa tosiasiat ja väitteet. Kaavioiden visualisointi siirtää tunteet yleisölle ja tekee tekstidiat tai tulokset helpommin ymmärrettäviksi.
PowerPointin avulla voit mm.
- Mukauta grafiikkaa sen muodon mukaan,
- Värien mukauttamiseksi,
- Jos haluat integroida erivärisen kehyksen,
- Rajataksesi osaa kuvasta tai
- Sisällytä teksti grafiikkaan.
Integroitujen kuvamuotojen tai suunnitteluideoiden avulla voit luoda dioihin erehtymättömiä visualisointeja, jotka tekevät vaikutuksen. Useimmissa tapauksissa voit muokata kuvatiedostoja suoraan PowerPointissa ja tehdä ilman ulkoista grafiikkaohjelmaa. Sinun ei tarvitse käyttää olemassa olevaa grafiikkaa kaikissa tapauksissa. PowerPointin sisältämien muotojen ja esineiden avulla voit luoda grafiikan henkilökohtaisesti tai sisällyttää kaavioita ja kuvakkeita.
Värit ovat myös välttämättömiä tosiasioiden visualisoimiseksi. Keskeinen kohta tai negatiivinen tulos voidaan näyttää syväpunaisena esityksessä. Sitä vastoin markkinaosuuden kasvu voidaan visualisoida vihreällä värillä. Eri värit luovat syviä assosiaatioita yleisön kanssa. Sama koskee kaavioita. Sen sijaan, että ne olisi luonnehdittu eri harmaan sävyihin, sopivat värit, erot ja tulokset auttavat tunnistamaan. Värien tehokkuuden vuoksi niiden pitäisi olla tärkeässä roolissa esitysten visualisoinnissa.
Tehosteet ja animaatiot, joissa kuvat lentävät sisään, haalistuvat tai visualisoidaan Morph -toiminnolla, voivat myös lisätä yleisön huomiota. Sama koskee diojen siirtymiä, joita voidaan säätää yksilöllisesti PowerPointissa. On järkevää mukauttaa ja suunnitella dian asettelua. Tämä sisältää myös linkkien symbolit ja lausunnot. PowerPoint sisältää myös kokoelman vinkkejä, apua ja ideoita esityksen parantamiseksi reaaliaikaisen visualisoinnin kannalta.
Yhteenvetona voidaan todeta, että sisällön ja lausuntojen visualisointi on välttämätöntä tunteiden synnyttämiseksi ja yleisön kiinnostamiseksi esityksessä.