Microsoft Excel lajittelee tiedot oletuksena riveihin. Tämä tarkoittaa, että taulukon ensimmäinen rivi määrittää kaikkien muiden rivien järjestyksen viimeiseen asti. Sarakkeiden lajittelu Microsoft Excelissä on tarpeen poikkeustapauksissa, esimerkiksi kun nimiluetteloa halutaan lajitella aakkosjärjestykseen. Excel ei tarjoa sinulle tiettyä painiketta jossakin välilehdessä sarakkeiden lajittelua varten. Sarakkeisiin lajittelu voidaan kuitenkin tehdä valikkokomennoilla viidessä helpossa vaiheessa.
Sarakkeiden lajittelua, aivan kuten rivejäkin, voidaan soveltaa sekä numeroihin että tekstiin ja palauttaa tulokset, kun on selkeästi määritelty mitkä arvot toimivat avainkenttinä ja miten ne tulee lajitella.Seuraava käytännön esimerkki näyttää, kuinka voit käyttää viittä helppokäyttöistä vaihetta Microsoft Excelissä tekstin ja tietojen lajitteluun sarakkeisiin.
Kuinka lajitella sarakkeiden mukaan Excelissä?
Esimerkissä olemme laatineet yksinkertaisen taulukon. Se on tarkoitettu näyttämään yrityksen neljän työntekijän työpäivät viimeisen kalenterivuoden aikana.
Taulukko tulee lajitella sarakkeiden mukaan niin, että työntekijöiden nimet ovat aakkosjärjestyksessä. Lajittele sarakkeet seuraavasti:
1. Merkitse lajiteltava alue B1–E13.
2. Siirry Excel-versiosta 2007 TIEDOT-välilehteen ja LAJITTELU JA SUODATIN -valikkokohtaan. Kutsu Excelissä versioon 2003 asti DATA - SORT -komento.
3. Kun olet napsauttanut LAJITTELU-painiketta, avautuu asetusvalikko, jossa voit tehdä yksilölliset lajitteluasetukset. Voit lajitella sarakkeiden mukaan siirtymällä kohtaan OPTIONS.
4. Napsauta näkyviin tulevassa valintaikkunassa LAJITTELU SARAKEJA ALIGNMENT-vaihtoehdon alla. Vahvista lajitteluvaihtoehto OK-painikkeella.
5. LAJITTELU-valintaikkuna tulee jälleen näkyviin. Kun olet vaihtanut lajitteluluettelokenttien kohtaan "Lajittele sarakkeet" , et voi enää valita sarakkeita, vaan taulukon rivejä. Valitse luetteloista rivi(t), joiden mukaan haluat lajitella taulukon sarakkeiksi. Voit sitten määrittää, lajitellaanko sarakkeet nousevaan vai laskevaan järjestykseen.Esimerkissämme käytämme riviä 1 viitteenä.
Seuraava kuva näyttää valintaikkunan kuvattujen asetusten jälkeen:
Vahvista lajitteluasetukset OK-painikkeella. Sitten Excel lajittelee taulukkosi haluamaasi muotoon lajittelemalla rivin 1 nimien sarakkeet aakkosjärjestyksessä A:sta Z:hen siten, että työntekijä Jennifer tulee ensin.
Yhteenveto: Microsoft Excelissä on mahdollista ryhmitellä sarakkeiden mukaan tavallisen rivilajittelun lisäksi. Tämä voi olla tarkoituksenmukaista esimerkiksi, jos joudut järjestämään laajan työntekijätaulukon tiedot aakkosjärjestykseen.
Periaatteessa lajittelujärjestystä voidaan säätää käyttäjäystävällisellä tavalla LAJITTELU-valikkoalueella. Oletusasetuksen "A–Z" lisäksi voit lajitella myös käänteisiin tai mukautettuihin sarakkeisiin.
Säätämällä lajittelukriteeriä ja käyttämällä Microsoft Excelin lajittelutoimintoa rivien ja sarakkeiden lajitteluun, Excel-käyttäjillä on käytettävissään kaikki vaihtoehdot Excel-laskentataulukoiden näyttämiseen yksilöllisesti ja ammattimaisesti lajitteluun.
