Jos käytät Excel 2007 tai uudempaa, taulukon tallentaminen PDF -tiedostoksi on erittäin helppoa. Monien muiden tiedostomuotojen lisäksi siellä tarjotaan PDF -tiedostoa tallennusmuodona. Voit tehdä tämän seuraavasti:
Avaa Tiedosto -valikko (Excel 2010) tai Tallenna nimellä -komento Office -painikkeen avulla (Excel 2007). Avaa seuraavassa valintaikkunassa "Tiedostotyyppi" -luetteloruutu. Valitse "PDF (* .pdf)" -muoto käytettävissä olevien tiedostomuotojen luettelosta hiiren napsautuksella. Seuraava kuva näyttää, miltä valintaikkuna näyttää:
Kirjoita PDF -asiakirjan tiedostonimi tähän valintaikkunaan. Excel -taulukon nimi on annettu, mutta voit myös valita toisen.
Excel tarjoaa kaksi optimointivaihtoehtoa tallentamiseen PDF -tiedostona. Vaihtoehtojen avulla voit optimoida tiedoston joko "Vakio (verkkojulkaisut ja tulostus)" tai "Minimikoko (verkkojulkaisut)". Valitse haluamasi vaihtoehto.
Jos haluat tallentaa vain osan työkirjasta PDF -tiedostona tallennuksen aikana, napsauta "Asetukset". Sitten voit käyttää "Julkaise mitä" -lohkoa valitaksesi "(valittu solualue)", "Aktiiviset taulukot", "Koko työkirja" tai "Taulukko" (koskee vain, jos käytät kohdistinta alueella taulukkona) voidaan tallentaa PDF -muotoon.
Jos valitset Ohita tulostusalueet -valintaruudun, kaikki Excelissä luomasi tulostusalueet ohitetaan, kun PDF -tiedosto luodaan.
Excel -tiedoston sisäisiä tietoja, kuten tekijää, tallennuspäivämäärää ja kommentteja, ei pitäisi tallentaa PDF -tiedostoon, jos tätä tiedostoa käytetään myös yrityksen ulkopuolella. Poista tämän vuoksi käytöstä "Asiakirjan ominaisuudet" -valintaruutu "Sisällytä tulostamattomat tiedot" -valintaikkunan "Asetukset" -valintaruudusta.
Kun olet tehnyt kaikki asetukset, napsauta "OK" valintaikkunassa. Excel luo sitten PDF -tiedoston ja tallentaa sen valittuun tallennuspaikkaan.
