Täältä opit jäljittämään vanhat sähköpostiviestit Outlookissa ja poistamaan ne manuaalisesti sekä kuinka voit käyttää automaattista arkistointia vanhojen sähköpostien automaattiseen poistamiseen.
Kuinka sähköpostit poistetaan automaattisesti AutoArchiven avulla
Outlookin automaattisen arkistointitoiminnon tarkoituksena on tallentaa vanhat sähköpostit, tapaamiset jne. Arkistotiedostoon ja vapauttaa Outlook vanhoista tiedoista. Toiminnon avulla voit myös poistaa pysyvästi vanhat sähköpostit, tapaamiset jne. - eli poistaa ne sen sijaan, että siirrät ne arkistotiedostoon.
Poista vanhat tiedot seuraavasti:
- Kutsu komento "Työkalut, asetukset" ja avaa "Muut" -välilehti.
- Napsauta tätä "AutoArchive".
- Aktivoi vaihtoehto "Automaattinen arkistointi __ päivän välein" ja määritä aikaväli, jolloin arkistointi suoritetaan.
- Kirjoita Poista kohteet, jos ne ovat vanhempi -kenttään vähimmäisikä, jonka tietojen on oltava, jotta ne voidaan poistaa pysyvästi.
- Aktivoi vaihtoehto "Poista vanhat elementit pysyvästi".
- Jos olet varma, että haluat tämän, napsauta "Käytä asetuksia kaikkiin kansioihin" - turvakysymyksiä ei enää ole.
- Kun olet valmis, sulje valintaikkunat.
Kuinka löytää ja poistaa vanhoja sähköposteja manuaalisesti
Jos et käytä AutoArchive-toimintoa postilaatikkosi puhdistamiseen ja vanhempien sähköpostiviestien siirtämiseen arkistotiedostoon, voit puhdistaa postilaatikko -komennolla näyttää ja poistaa vanhat sähköpostit kaikista kansioista.
- Outlookissa versioon 2007 asti kutsut komentoa "Työkalut, postilaatikon puhdistus". Siirry Outlook 2010: ssä kohtaan Tiedosto, Siivousvälineet, Postilaatikon puhdistus.
- Aktivoi vaihtoehto "Etsi kohteita, jotka ovat vanhempia kuin … päivää" ja anna arvo, esimerkiksi 90 tai 180 päivää.
- Napsauta "Hae".
- Nyt avautuu "Tarkennettu haku" -valintaikkuna, jossa näytetään hakukriteeriä vastaavat sähköpostiviestit. Täällä voit poistaa vanhoja sähköpostiviestejä tai avata ne tallentaaksesi niiden sisältämät liitteet kiintolevylle.
- Sulje valintaikkuna heti, kun olet poistanut tarpeettomat sähköpostiviestit.
- Tyhjennä sitten "Poistetut kohteet" -kansio ja anna henkilökohtaisen kansion pakata.
