Näin voit määrittää, miten Outlook tunnistaa lainaukset vastaussähköposteissa.
Kun vastaat sähköpostiin, viitat usein alkuperäisen sähköpostiviestin yksittäisiin lausuntoihin. Tätä varten Outlook kopioi koko alkuperäisen tekstin vastaukseen napsautettuaan "Vastaa" ja merkitsee sen "lainatuksi".
Jotkut käyttäjät kirjoittavat viestinsä vastaussähköpostin alkuun ja jättävät lainatun alkuperäisen sähköpostin loppuun. Jos vastaukseen on toinen vastaus ja niin edelleen, sinulla on jokaisen sähköpostin lopussa täydellinen kirjeenvaihto. Toisaalta tämä on hyvin käytännöllistä, toisaalta tämä viittaustyyli nimeltä "TOFU" ("teksti yllä, koko lainaus alla") täyttää sähköpostit erittäin paljon. Siksi Netiquette suosittelee erilaista, kompaktimpaa viittaustyyliä, inline -lainausta. Vain ne edellisen sähköpostin osat, joihin viittaat, jäävät vastaukseksi. Nämä on merkitty kulmakannattimella (>) jokaisen rivin alussa lainauksena. Kirjoita sitten kopio alla.
Varmista, että Outlook merkitsee lainausmerkit oikein seuraavasti:
1. Avaa komento "Työkalut, asetukset".
2. Valitse Asetukset -välilehdessä Sähköpostiasetukset.
3. Valitse "Kun vastaat viesteihin" -kentässä vaihtoehto "Etuliite ennen alkuperäisen viestin jokaista riviä".
4. Kirjoita kulmasulkeet "Esitä jokainen rivi" -kenttään.
5. Jos kommenttisi tulisi merkitä myös nimesi tai lyhenteesi avulla, aktivoi "Merkitse kommenttini" -vaihtoehto ja kirjoita lyhenne. Koko nimeä ei ole suositeltavaa käyttää, muuten sähköpostit muuttuvat nopeasti hämmentäviksi, jos useita vastauksia edestakaisin. Tästä syystä useimmat käyttäjät eivät ota tätä vaihtoehtoa käyttöön.
6. "Lähetettäessä viestejä" -kentässä voit myös määrittää, miten edelleenlähetettyjen sähköpostiviestien tekstejä tulee käsitellä. Lainausten tavoin voit lisätä niihin sisennyksiä, lisätä etuliitteen kullekin riville, jättää ne muotoilematta tai lisätä ne liitteenä.
7. Sulje valintaikkunat.
