Mitä sinun tarvitsee tietää XLOOKUPista
XVERWEISin avulla Microsoft tarjoaa Excel -käyttäjilleen uuden mahdollisuuden etsiä taulukoita nopeasti ja helposti sekä arvioida tietoja. Tämä toiminto oli alun perin vain testivaiheen osallistujien käytettävissä, mutta se on ollut saatavilla myös Microsoft 365 -versioille Windows ja Mac vuoden alusta lähtien.
Ytimessään XLOOKUP on mukavampi versio VLOOKUPista ja HLOOKUPista, jota on täydennetty käytännön lisäsovelluksilla. Sen tehtävänä on siis myös etsiä taulukoita, mutta tämä eroaa jo aiemmista viitteistä. Sisällön suodatus ei ole enää sidottu määrättyyn kurssiin, mutta sen voi nyt myös aloittaa oikealta vasemmalle, ylhäältä alas ja päinvastoin. Tämä innovaatio tarjoaa suuren edun, että Excel -taulukot voidaan nyt suunnitella oman harkintasi mukaan eivätkä ne ole enää sidoksissa teknisiin eritelmiin. Uusien parametrien ansiosta on tullut saataville lisävaihtoehtoja, joita ei aiemmin ollut saatavilla. Hyödyllisyys ulottuu pienistä yksityiskohdista huomattaviin yksinkertaistuksiin käytössä. XLOOKUPin lopullinen vaikutus riippuu täysin käytetyistä parametreista.
XLOOKUPin yksinkertaiset parametrit
XLOOKUPin yksinkertainen käyttö vaatii vain kolme parametria. Nämä ovat:
- Hakuperuste
- Hakumatriisi
- Palautusmatriisi
Äskettäin saavutettu vapaus johtuu ensisijaisesti haku- ja paluumatriisin erottamisesta. Vaikka VLOOKUP ja HLOOKUP vaativat edelleen käyttäjää valitsemaan koko matriisin hakuprosessia varten, XLOOKUP antaa hänelle mahdollisuuden erottaa tunnettu ja haettu arvo. Tämä tarkoittaa, että yksi hakusarake tai nyt myös hakurivi määritellään vaadittavaksi matriisiksi, jossa valittu hakukriteeri sijaitsee, ja toisesta tulee halutun tuloksen palautusalue. Uusi kaava on seuraava:
= XLOOKUP (hakukriteeri; hakumatriisi; paluumatriisi)
Jos esimerkiksi herra Wagnerin kuukausipalkka voidaan ottaa työntekijöiden Excel -taulukosta, kaksi saraketta ovat tärkeitä: Ensimmäinen, jossa luetellaan kaikki työntekijät nimen mukaan, ja toinen, johon on merkitty työntekijöiden palkka. Koska hakukriteeri on nimi, siihen liittyvä hakusarake valitaan matriisiksi. Palautettava tulos on toisaalta palkka, minkä vuoksi vastaavasta sarakkeesta tehdään paluumatriisi.
Tämä esimerkki osoittaa, että uusi kaava tekee tietyn sarakeindeksin edellisen määrittämisen yhden suuren matriisin sisällä tarpeettomaksi. Tämä säästää yksityiskohtaista työtä ja estää tarpeettomat virheet.
Jos ei kuitenkaan tiedetä, onko etsimäsi työntekijä nimeltään "Wagner" vai "Wegner", hakukriteerin uusi lisäys voi auttaa. Mikä tahansa määrä tuntemattomia merkkejä voidaan jättää pois lisäämällä tähti (*). Tässä tapauksessa on järkevää muuttaa hakuehto nopeasti "* gner", jotta pääset haluttuun kohteeseen. Jos taulukko on kuitenkin täynnä monia samankaltaisia nimiä, joten kollega Stegner tulee tahattomasti ulos, koska hänen nimensä sisältää myös etsimäsi kirjainten yhdistelmän, hakua voidaan tarkentaa entisestään. Tässä kohtaa tulee kysymysmerkki (?), Koska sen avulla käyttäjä voi korvata vain yhden merkin. Hakukriteeri on siis täynnä "W? Gner".
Mutta mitä tapahtuu, kun sinun on etsittävä tähtiä tai kysymysmerkkiä? Tässä tapauksessa XLOOKUPilla on ylimääräinen tilde (~), jolla tehdään selväksi, että tarkoituksena ei ole hakukriteerin funktio, vaan hakumatriisin sisältö. Näin ollen kaksoistilde hakukriteerinä (~~) mahdollistaa myös yksittäisen tilden etsimisen hakumatriisista (~).
Täydelliset parametrit
Lisäksi XVERWEIS tarjoaa muita toimintoja, jotka tulevat käyttöön heti, kun näitä kolmea lisäparametria käytetään halutulla tavalla:
- Jos_ ei löydy
- Vertailutila
- Hakutila
"Jos_ ei löydy"
Kolmen parametrin hakukriteerin, hakumatriisin ja paluumatriisin lisäksi uudessa XVERWEIS -järjestelmässä on kolme muuta parametria, jotka tarjoavat käyttäjälle monia etuja. Yksi tällainen on "If_not_ found", joka toimii integroiduna if-error-funktiona.
Tämän toiminnon avulla XLOOKUP sallii aiempien viittausten yhteisen ongelman välttämisen: Jos haettua tulosta ei löydy, toistaiseksi näytettiin vain salainen virhearvo ("#NV"). Uuden parametrin ansiosta on nyt mahdollista nimetä tämä virhe ja luokitella se helpommin korvaamalla paikkatieto-parametri valitsemallasi sanalla, joka on lainausmerkeissä. Automaattisen virhearvon sijasta Excel voi ilmoittaa, että tulosta "ei löytynyt" tai että oli "syöttövirhe". Kaikki tiedot huomioon ottaen XVERWEIS -kaava näyttää tältä:
= XLOOKUP (hakukriteeri; hakumatriisi; paluumatriisi; if_not_ found)
Vertailutila
Toinen parametri on vertailutila, jonka avulla voidaan tarvittaessa laajentaa mahdollisuuksia löytää arvoja. Alun perin VLOOKUP ja HLOOKUP tiesivät vain osumia tai virheitä. XLOOKUP voi kuitenkin reagoida joustavasti ja jos tulos on olematon, vaihtoehtoisesti käyttää mahdollisimman lähellä olevaa arvoa, jotta käyttäjä ei yksinkertaisesti luettele virheitä, vaan suosittelee vaihtoehtoa. Jos esimerkiksi etsit 1500 euron laskua, jota ei löytynyt, arvoa -1 voidaan käyttää vertailutilaparametrissa seuraavan pienemmän tuloksen näyttämiseen. Voi käydä ilmi, että lasku oli alusta alkaen vain 1 450 euroa. Nämä tiedot saatiin selville vain aiempien viittausten avulla välivaiheiden kautta. Päinvastoin, arvoa 1 voidaan käyttää seuraavan suuremman tuloksen saamiseen.
Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen, kun arvo on vain likimain tunnettu. Tällä tavoin kehystä voidaan kaventaa, jotta haluttu tulos on helpompi löytää kaikesta huolimatta. Lisäksi taulukon sisältöä ei tarvitse enää lajitella nousevaan järjestykseen, kuten VLOOKUP -ohjelmassa, koska XLOOKUP pystyy löytämään seuraavan merkityksellisen arvon myös ilman käyttäjän apua. Tämä antaa myös lisävapautta taulukoiden yksilöimisessä.
Jos näitä innovaatioita ei kuitenkaan vaadita, arvoa 0 voidaan yksinkertaisesti käyttää vain tarkkojen tulosten saamiseksi normaalisti. Yleisen paikkamerkin avulla kaavaa laajennetaan seuraavasti:
= XLOOKUP (hakukriteeri; hakumatriisi; paluumatriisi; jos_ ei_ löydetty; vertailutila)
Hakutila
Viimeinen parametri näyttää jälleen yksinkertaisimman ja ehkä silmiinpistävimmän parannuksen VLOOKUPiin verrattuna, koska se tekee hakuhistorian suunnasta säädettävän ensimmäistä kertaa. Lisättyllä arvolla 1 voit etsiä osumia ylhäältä alas, kun taas arvolla -1 kaikki menee ylösalaisin. Lisäksi nouseva binäärihaku voidaan aloittaa arvolla 2 ja laskeva binäärihaku arvolla -2.
Vaikka tämä parametri ei vaikuta aluksi erityisen vaikuttavalta, sillä voi olla säännöllisesti positiivinen vaikutus yhdessä laajennetun hakukriteerin kanssa. Koska jos hakumatriisi sisältää haetun ehdon kahdesti (esimerkiksi kaksi työntekijää, joilla on sama sukunimi), aikaisemmassa asemassa aikajärjestyksessä oleva palautusarvo annetaan oletuksena. Jos hakuhistorian suunta kuitenkin käännetään, tapahtuu päinvastainen vaikutus ja aiemmin piilotettu arvo tulee näkyviin. Tämä parametri on kuitenkin hyödyllinen myös silloin, kun sitä käytetään välivaiheessa. Koska jos haku ylhäältä alas antaa eri tuloksen kuin haku alhaalta ylöspäin, tämä voi tarkoittaa, että on tapahtunut sovellusvirhe, joka voidaan nyt korjata varhaisessa vaiheessa. Tämä huomio huomioon ottaen XLOOKUPin lopullinen kaava näyttää tältä:
= XLOOKUP (hakukriteeri; hakumatriisi; paluumatriisi; jos_ ei_ löydetty; vertailutila; hakutila)
Kannattaako vaihtaa VLOOKUPista XLOOKUPiin?
Lopuksi on vielä sanottava, että XLOOKUPin käyttöönoton myötä Microsoft on asettanut Excel -käyttäjien saataville uuden tavan etsiä ja analysoida, mikä voi palvella erilaisia tarkoituksia ja on helppokäyttöinen. Tällä tavalla kaikki nopeista hauista tiettyihin tulostusvaatimuksiin täyttyvät. XLOOKUP on siis selvästi edellä muita viitteitä, koska se tarjoaa selkeitä etuja jopa toiminnoissa, jotka se on ottanut haltuunsa. Tämä voidaan nähdä siitä tosiasiasta, että tässä kaksi vertailutoimintoa yhdistetään ja niitä täydennetään muun muassa integroidulla jos virhe.
Jokainen, joka on tähän mennessä ollut täysin tyytyväinen VLOOKUP- tai HLOOKUP -palveluun eikä myöskään ole kiinnostunut tottumaan uuteen kaavaan, voi pitää kiinni kokeilusta puhtaalla omantunnolla. Kaikille muille, jotka haluavat tehdä lähestymistapastaan dynaamisemman ja mutkattomamman, XVERWEIS on tervetullut innovaatio. Uusia vaihtoehtoja voidaan varmasti muokata ja yhdistää siten, että seuraava Excel -käyttö on näkyvästi helpompaa.
